phần mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 2 chương: Chƣơng 1. Những vấn đề lý luận và pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào và kiến nghị hoàn thiện 7 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN HÀNH CHÍNH TỈNH LUANGNAM THA, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO 1. Vị trí, tính chất pháp lý, vai trò của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 1.
Vị trí, tính chất pháp lý của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha Văn phòng là một cơ quan không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức, cơ quan, đơn vị nào. Đó là bộ máy hay bộ phận có chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Bên cạnh đó, Văn phòng còn là một bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các hội nghị, các cuộc làm việc của lãnh đạo, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan tổ chức nói chung. Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên, định nghĩa về văn phòng: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan…”1 Từ điển tiếng Lào do SiLa Vilavong biên soạn có định nghĩa về văn phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi nhiệm vụ, kể cả ở trong các cơ quan nhà nước, xí nghiệp”2 Hiện nay có rất nhiều khái niệm về Văn phòng được nêu trong các tài liệu, có thể hiểu như sau: Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức3. 1 Hoàng Phê (chủ biên) (2019), Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Nxb. Hồng Đức 2 SiLa Vilavong (2005), Từ điển tiếng Lào, Nxb. Thủ đô Viêng Chăn 3 Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính Văn phòng - Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân, Nxb.
Thống kê, Hà Nội 8 Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Nói chung, dù được hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lắp với một tổ chức, cơ quan, đơn vị.
Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần, kỹ thuật nhằm góp phần cho cơ quan đó thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chính trị, xã hội và các lĩnh vực công tác chuyên môn của mình. Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ cấu đó Văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài, Văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động.
Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập, 9 xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Với vị trí nêu trên Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý; và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Như vậy, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn tổ chức đó. Văn phòng UBHC tỉnh Luang Nam Tha được tổ chức và hoạt động theo hiến pháp, pháp luật của CHND Lào và những văn bản pháp lý được tỉnh đề ra, trong đó có thể kể đến như Thông tư số 29 ngày 09 tháng 10 năm 1993 của Ban củng cố Tổ chức nhà nước Trung ương, về việc sát nhập Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng hành chính tỉnh thành văn phòng UBHC tỉnh.
Thông tư này đã quy định về vị trí, chức năng, quyền , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng hành chính cấp tỉnh. Theo nghị định số 14/2008/ND-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn trực thuộc tỉnh thì: “Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Ủy ban hành chính cùng cấp về hoạt động của UBHC; giúp UBHC tỉnh ; tham mưu cho Tỉnh trưởng về công tác chỉ đạo, điều hành; UBHC và các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của Ủy ban hành chính”Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2003 quy định về vị trí và vai trò của Văn phòng UBHC tỉnh, thủ đô như sau: “Văn phòng UBHC tỉnh có vai trò tham mưu cho Tỉnh trưởng, Đô trưởng trong việc quản lý của tỉnh, thủ đô lập kế hoạch, nghiên cứu, tổng hợp, dự thảo, kiểm tra văn bản, phối hợp với các cơ quan có liên quan, đáp ứng các thông tin, giám sát, thúc đẩy và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên và của tình, thủ đô 10 đề ra; tạo tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh”. Sau khi Luật Tổ chức chính quyền địa phương có hiệu lực áp dụng từ năm 2003, các cơ quan hành chính đã hoạt động theo quyền và nhiệm vụ của mình, nhưng nhiều tỉnh không dùng tên gọi của Văn phòng thống nhất với nhau. Một số tỉnh gọi là “trụ sở hành chính tỉnh”, “Văn phòng tỉnh’, “Văn phòng hành chính tỉnh”, “Văn phòng UBHC tỉnh”, “Văn phòng UBND tỉnh”.
Do đó, Chính phủ đã ban hành thông tư số 05 ra ngày 02/04/2010 về việc thay tên trụ sở làm việc của Tỉnh trưởng, Đô trưởng và tên của Văn phòng hành chính tính. Căn cứ theo Thông tư trên, trụ sở làm việc của tỉnh trưởng gọi tên thống nhất là “Ủy ban hành chính tỉnh” và Văn phòng của UBHC cấp tỉnh gọi là Văn phòng UBHC tỉnh, thủ đô. Căn cứ vào quyết định số 298/TTr của Tỉnh trưởng tỉnh Luang Nam Tha quy định về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha, ngày 21 tháng 5 năm2018, thì Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban hành chính tỉnh, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban hành chính tỉnh; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ. Vai trò của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha đóng có vai trò trợ giúp cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan.
Làm tốt công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học.