Tổng quan nghiên cứu
Trường Hữu Nghị T78 là đơn vị sự nghiệp công lập đặc thù trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo với bề dày lịch sử hơn 62 năm hình thành và phát triển kể từ ngày thành lập 01/01/1958. Trải qua 4 lần đổi tên và 9 lần di chuyển địa điểm qua 6 tỉnh thành, nhà trường thực hiện sứ mệnh chính trị quan trọng là giảng dạy chương trình giáo dục trung học phổ thông cho học sinh dân tộc nội trú và đào tạo dự bị tiếng Việt cho lưu học sinh Lào. Trong tiến trình đổi mới cơ chế quản lý tài chính theo tinh thần Nghị quyết 19-NQ/TW và Nghị định 16/2015/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao chất lượng quản lý kinh tế và kiểm soát chi ngân sách nhà nước.
Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán công, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Hữu Nghị T78 giai đoạn 2018 - 2020, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao đến năm 2030. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện trực tiếp tại cơ sở đào tạo của trường ở huyện Phúc Thọ, thành phố Hà Nội dưới góc độ kế toán tài chính. Công trình có ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc hỗ trợ nhà trường tối ưu hóa 100% quy trình hạch toán, nâng cao hơn 25% hiệu quả cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và bảo đảm sử dụng đúng mục đích 100% nguồn kinh phí ngân sách được giao.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết tổ chức hạch toán kế toán và lý thuyết quản lý tài chính công trong các đơn vị sự nghiệp. Khung phân tích vận dụng 3 nguyên tắc kế toán căn bản: nguyên tắc thống nhất trong thiết kế chỉ tiêu chứng từ - sổ sách - báo cáo, nguyên tắc phù hợp với đặc thù hoạt động giáo dục nội trú, và nguyên tắc tiết kiệm - hiệu quả trong quản lý chi phí. Các khái niệm nền tảng bao gồm: đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định tại Điều 9 Luật Viên chức số 58/2010/QH12; mô hình tổ chức bộ máy kế toán gồm mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình kết hợp; hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp luân chuyển hạch toán ban đầu; cùng hệ thống 10 loại tài khoản kế toán từ loại 0 đến loại 9 theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC. Ngoài ra, nghiên cứu tích hợp hệ thống mục lục ngân sách nhà nước theo Thông tư 324/2016/TT-BTC để chuẩn hóa hạch toán mã chương, loại, khoản và tiểu mục.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động và hệ thống sổ kế toán tổng hợp của Trường Hữu Nghị T78 trong giai đoạn 3 năm từ 2018 đến 2020. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu gồm 15 cán bộ quản lý và nhân viên kế toán tại 100% các phòng ban liên quan như Phòng Kế hoạch - Tài vụ và Ban Giám hiệu. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu có chủ đích, tập trung vào những người trực tiếp thực hiện và am hiểu quy trình kế toán tại đơn vị.
Các phương pháp phân tích chủ đạo bao gồm phương pháp duy vật biện chứng, quan sát thực tế luân chuyển chứng từ, phỏng vấn chuyên sâu, đối ứng tài khoản và so sánh đối chiếu giữa dự toán phê duyệt với số liệu quyết toán thực tế. Lý do lựa chọn các phương pháp này là nhằm phản ánh khách quan mối quan hệ logic giữa tổ chức bộ máy kế toán với hiệu quả quản lý tài chính, đồng thời nhận diện chuẩn xác các điểm nghẽn tác nghiệp trong môi trường kế toán công lập.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Thứ nhất, về mô hình tổ chức, nhà trường áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung với 1 phòng Kế hoạch - Tài vụ đảm nhiệm 100% khối lượng công tác kế toán phát sinh, giúp thống nhất chỉ đạo nhưng còn thiếu nhân sự chuyên trách về kế toán quản trị.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ, đơn vị đã áp dụng danh mục chứng từ theo Thông tư 107/2017/TT-BTC với tỷ lệ tuân thủ biểu mẫu chuẩn đạt trên 90%, tuy nhiên khâu kiểm tra và luân chuyển chứng từ thanh toán chế độ học sinh nội trú đôi khi kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc.
Thứ ba, về vận dụng tài khoản, trường đã ghi chép đầy đủ các tài khoản trong và ngoài bảng cân đối, nhưng việc mở sổ chi tiết theo dõi tài khoản loại 6 (chi hoạt động) và tài khoản loại 4 (nguồn kinh phí) cho từng nhiệm vụ đào tạo đặc thù mới đáp ứng được khoảng 75% nhu cầu phân tích chi tiết theo mục lục ngân sách.
Thứ tư, về ứng dụng tin học, trường đã sử dụng phần mềm kế toán máy để tự động hóa 80% công tác ghi sổ Nhật ký - Sổ cái và trích xuất Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01/BCTC), song phần mềm chưa liên thông dữ liệu trực tiếp với hệ thống quản lý vật tư và tài sản cố định.
Thảo luận kết quả
Nguyên nhân của những hạn chế trên là do quy mô đào tạo nội trú lớn với nhiều khoản chi tiêu phân tán, trong khi số lượng nhân sự kế toán còn mỏng và chưa được tập huấn chuyên sâu về các chuẩn mực kế toán công mới ban hành. Kết quả này phản ánh tính tương đồng với các nghiên cứu của tác giả Phan Thị Thanh Hương (2014) và tác giả Nguyễn Hoa Huyền (2019) khi chỉ ra rằng các đơn vị sự nghiệp giáo dục thường gặp trở ngại tại khâu luân chuyển chứng từ và phân tích chi phí quản trị.
Về mặt ý nghĩa, việc khắc phục các hạn chế này sẽ giúp trường kiểm soát tốt rủi ro tài chính khi mở rộng quyền tự chủ. Để phục vụ công tác quản trị, các dữ liệu tài chính của trường cần được trực quan hóa thông qua biểu đồ tròn phản ánh cơ cấu 2 nguồn kinh phí (ngân sách cấp và thu sự nghiệp), cùng với bảng ma trận theo dõi thời gian luân chuyển 5 nhóm chứng từ kế toán cơ bản nhằm rút ngắn chu kỳ kiểm duyệt thanh toán.
Đề xuất và khuyến nghị
Một là, tái cơ cấu phân công lao động kế toán: Ban Giám hiệu cần ban hành quy chế làm việc mới, phân định rõ quyền hạn giữa kế toán viên thanh toán và kế toán tổng hợp, hoàn thành trong quý 1 năm 2021 nhằm giảm 25% khối lượng công việc chồng chéo.
Hai là, chuẩn hóa quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Phòng Kế hoạch - Tài vụ cần thiết lập quy trình kiểm tra chứng từ qua mạng nội bộ, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thanh toán từ 5 ngày xuống tối đa 2 ngày làm việc, áp dụng đồng bộ từ quý 2 năm 2021.
Ba là, hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản và sổ kế toán: Kế toán trưởng chủ trì việc mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho các tài khoản loại 6 và loại 4, đảm bảo phản ánh chính xác 100% các tiểu mục ngân sách theo Thông tư 324/2016/TT-BTC trước quý 3 năm 2021.
Bốn là, nâng cấp phần mềm kế toán và tăng cường kiểm tra nội bộ: Nhà trường cần đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán có liên thông dữ liệu với kho và tài sản cố định, đồng thời duy trì kiểm tra kế toán định kỳ 4 lần mỗi năm, hướng tới mục tiêu tự động hóa 95% khâu lập báo cáo quyết toán năm trong giai đoạn 2021 - 2022.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Nhóm thứ nhất là cán bộ quản lý và kế toán viên tại các trường dân tộc nội trú, đơn vị đào tạo đặc thù: Luận văn cung cấp giải pháp hạch toán và kiểm soát nguồn kinh phí phục vụ học sinh nội trú với tỷ lệ chính xác đạt 100%.
Nhóm thứ hai là lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp công lập đang thực hiện cơ chế tự chủ tài chính: Tài liệu cung cấp kinh nghiệm thực tiễn về việc hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán tinh gọn theo đúng các quy định của Nghị định 16/2015/NĐ-CP.
Nhóm thứ ba là học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp nghiên cứu tình huống với hệ thống 15 bảng biểu, sơ đồ luân chuyển chứng từ và mẫu báo cáo chuẩn mực.
Nhóm thứ tư là cơ quan quản lý nhà nước cấp trên như Bộ Giáo dục và Đào tạo: Nắm bắt thực trạng từ cơ sở giáo dục đặc thù để hoàn thiện cơ chế giao dự toán và thẩm định báo cáo tài chính cho hơn 50 cơ sở giáo dục trực thuộc.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao Trường Hữu Nghị T78 lựa chọn mô hình tổ chức kế toán tập trung?
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung với 1 phòng Kế hoạch - Tài vụ giúp đơn vị quản lý tập trung 100% các nguồn thu chi, tiết kiệm hơn 30% chi phí vận hành bộ máy và phù hợp với đặc điểm toàn bộ hoạt động đào tạo diễn ra tại một địa điểm duy nhất.
Đơn vị áp dụng chế độ kế toán nào trong hạch toán nghiệp vụ?
Nhà trường áp dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, kết hợp phân loại mục lục ngân sách nhà nước theo Thông tư 324/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Nguyên nhân nào dẫn đến độ trễ trong quá trình luân chuyển chứng từ tại trường?
Độ trễ từ 3 đến 5 ngày phát sinh chủ yếu do quy trình thanh toán chế độ cho học sinh nội trú phải qua nhiều bước kiểm tra thực tế tại các bộ phận đời sống, trong khi việc luân chuyển hồ sơ giấy vẫn chiếm tỷ lệ trên 80%.
Phần mềm kế toán máy mang lại lợi ích cụ thể gì cho công tác báo cáo?
Phần mềm kế toán giúp tự động hóa 80% khâu ghi chép sổ tổng hợp, giảm hơn 50% thời gian lập Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu S05-H) và nâng cao độ chính xác của các báo cáo tài chính năm trước khi gửi cơ quan cấp trên.
Định hướng hoàn thiện công tác kế toán của trường đến năm 2030 là gì?
Nhà trường đặt mục tiêu số hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ điện tử, hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị và nâng cao năng lực tự chủ tài chính, đảm bảo quản lý hiệu quả 100% các nguồn kinh phí được cấp.
Kết luận
- Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 107/2017/TT-BTC.
- Đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, luân chuyển chứng từ và hệ thống sổ sách tại Trường Hữu Nghị T78 trong giai đoạn 2018 - 2020.
- Phát hiện 4 nhóm tồn tại chính liên quan đến sự phân công lao động, tốc độ luân chuyển chứng từ, tài khoản chi tiết và tích hợp phần mềm kế toán.
- Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao kèm lộ trình thực hiện cụ thể từ năm 2021 đến năm 2022 và định hướng đến năm 2030.
- Cung cấp tài liệu tham khảo thực tiễn chất lượng cho hơn 100 đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập trên toàn quốc trong việc quản trị tài chính.
Luận văn đã đóng góp một công trình nghiên cứu hoàn chỉnh, phục vụ thiết thực cho yêu cầu đổi mới quản lý tài chính công. Các đơn vị sự nghiệp và nhà nghiên cứu có thể tham khảo áp dụng ngay mô hình này để nâng cao tính minh bạch và hiệu quả sử dụng ngân sách tại đơn vị mình.