CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1. Khái niệm, ý nghĩa, yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Khái niệm, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Trên thực tế, để quản lý tài chính các đơn vị nói chung và đơn vị sự nghiệp nói riêng thì công tác kế toán yêu cầu phải không ngừng nâng cao chất lượng.
Công tác kế toán không chỉ là việc ghi chép, phản ánh đơn thuần mà kế toán còn phải thực sự là hệ thống thông tin kinh tế - tài chính cung cấp trung thực, chính xác, kịp thời phục vụ lãnh đạo để ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động tài chính của đơn vị. Thông tin do kế toán cung cấp sẽ là cơ sở để lập dự toán thu, chi và theo dõi tình hình chấp hành dự toán, đồng thời là căn cứ đánh giá kết quả thực hiện dự toán. Như vậy, để đạt được yêu cầu trên thì mỗi đơn vị phải tổ chức hạch toán kế toán khoa học. Tuy nhiên có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức hạch toán kế toán như sau: Quan điểm 1: Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức mối liên hệ giữa các yếu tố cấu cấu thành, thành một hệ thống phương pháp của hạch toán kế toán là: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán.
Như vậy, quan điểm này vẫn chưa tính đến mối quan hệ giữa đối tượng và hệ thống phương pháp của hạch toán kế toán trong tổ chức và chưa tính đến những đặc điểm riêng có trong hoạt động của mỗi đơn vị khác nhau. Quan điểm 2: Tổ chức hạch toán kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đối với mục đích quản lý các đối tượng của hạch toán kế toán tại đơn vị hạch toán cơ sở. Quan điểm này đã nhấn mạnh tới việc phát huy tác 5 dụng của thông tin kế toán đến các đối tượng sử dụng thông tin. Nhưng quan điểm này mới chỉ chú trọng đến việc sử dụng các phương tiện của kế toán để cung cấp thông tin mà vẫn chưa quan tâm đến vấn đề bố trí nhân sự làm công tác kế toán hợp lý, chủ thể tạo ra những tác động trên.
Quan điểm 3: Tổ chức hạch toán kế toán đó là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đối tượng kế toán, bộ máy kế toán, phương pháp kế toán để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý của đơn vị. Quan điểm này là khá toàn diện vì nó đã đề cập đồng thời những yếu tố cần thiết để tổ chức hạch toán kế toán cũng như mục tiêu của tổ chức hạch toán kế toán. Như vậy tựu trung lại các quan điểm trên đều thống nhất tổ chức hạch toán kế toán đó là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy cao nhất vai trò của kế toán trong quản lý nói chung cũng như quản lý tài chính nói riêng. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên cơ sở tôn trọng các chính sách, chế độ kinh tế tài chính hiện hành nhằm phát huy triệt để vai trò của hạch toán kế toán, giúp cho quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả.
Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Nội dung của tổ chức công tác kế toán bao gồm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, kiểm tra giám sát và cung cấp thông tin trên cơ sở tôn trọng các chính sách, chế độ kinh tế tài chính hiện hành nhằm phát huy hết vai trò của kế toán, góp phần quản lý, điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả. Theo đó, tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ có tác dụng tích cực trên các mặt chủ yếu sau: T h ứ n h ấ t , Tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý nói chung. Thông tin không chỉ quan trọng đối với loại hình đơn vị sản xuất kinh doanh, cơ quan quản lý Nhà nước, các ngành, các cấp mà còn tối quan trọng và có ý nghĩa sống còn với các đơn vị sự nghiệp. Hoạt động kinh tế, tài chính và điều hành quản lý kinh doanh yêu cầu phải có thông tin đầy đủ.
Thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác sẽ làm cho các nhà quản lý 6 không nắm được bức tranh toàn cảnh của đơn vị và sẽ đưa ra những quyết định phi thực tế. Đây là yếu tố không chỉ làm phương hại đến nội bộ đơn vị mà còn gây ảnh hưởng xấu đến các bạn hàng, các nhà quản lý chuyên ngành và nhiều cơ quan đơn vị khác. T h ứ h a i , Tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ tạo dựng được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả. Nếu phải đối mặt với một khối lượng công việc không nhỏ và một hệ thống nguyên tắc phải tuân thủ mà tổ chức một bộ máy kế toán cồng kềnh, làm việc kém hiệu quả sẽ nảy sinh các vấn đề như: công việc không trôi chảy, thiếu tính đồng bộ do nhiều bộ phận có tác nghiệp chồng chéo, phân định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận không rõ ràng; thời gian hạch toán và thanh quyết toán chậm so với quy định do phải qua nhiều bộ phận trung gian.
T h ứ b a , Tổ chức công tác kế toán khoa học sẽ là cơ sở quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả. Bằng những thông tin tài chính được cung cấp kịp thời sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, là cơ sở cho nhà quản lý dự trù chính xác kinh phí cần thiết, tránh thất thoát kinh phí cũng như tránh tình trạng sử dụng kinh phí không đúng mục đích. Quản lý tài chính cần những thông tin chính xác từ hạch toán kế toán để phân tích điểm mạnh, điểm yếu từ đó lập kế hoạch sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả đồng thời đề ra định hướng đúng đắn cho vấn đề sử dụng kinh phí của đơn vị. Như vậy tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý nói chung và quản lý tài chính các đơn vị sự nghiệp nói riêng.
Để phát huy vai trò, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong quản lý tài chính các đơn vị sự nghiệp, theo tác giả cần thiết phải nghiên cứu các nguyên tắc cần tôn trọng trong tổ chức công tác kế toán. Yêu cầu, nguyên tắc và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập. Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán a. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán Theo tác giả để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng, đáng tin cậy, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, 7 trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành.
Công tác kế toán phải tuân thủ theo những nguyên tắc, chính sách, chế độ, thể lệ, quy chế về kinh tế, tài chính, kế toán,. Vì thế, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn phải dựa trên cơ sở chấp hành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách, chế độ hiện hành liên quan của Nhà nước. Thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán trong đon vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị. Sản phẩm cuối cùng của kế toán là cung cấp được các báo cáo kế toán (thông tin kế toán) cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý, quản trị đơn vị và của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Do vậy, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cần lưu ý đến yêu cầu quản lý, quản trị của các đối tượng đó để thiết kế hệ thống thu nhận và cung cấp thông tin phải có hiệu quả và hữu ích. Thứ ba, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán. Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm, đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một tổ chức bộ phận của đơn vị cũng chi phí rất nhiều cho công việc này.
Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cũng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán, cần phải tính toán, xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả, hiệu quả, tính kinh tế của công tác kế toán mang lại. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán khoa học cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Thứ nhất, tổ chức công tác trong đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán. Nhằm tạo ra môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán. Vì vậy để 8 đảm bảo tuân thủ luật pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của từng quốc gia mà đơn vị đang hoạt động.