Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động và chịu tác động từ đại dịch COVID-19, việc duy trì sự ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh là thách thức lớn đối với cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất, nguồn nhân lực đóng vai trò nhân tố cốt lõi chi phối trực tiếp đến hiệu quả vận hành máy móc, chất lượng dịch vụ và năng suất lao động. Để sở hữu đội ngũ nhân sự đáp ứng được yêu cầu phát triển, hoạt động tuyển dụng nhân sự trở thành khâu mở đầu mang tính quyết định trong toàn bộ hệ thống quản trị nguồn nhân lực của mỗi tổ chức.

Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông là doanh nghiệp chuyên cung cấp các sản phẩm dầu mỡ bôi trơn (Total, Exxon Mobil) và vật tư, phụ tùng máy mỏ, thiết bị công trình tại tỉnh Quảng Ninh cùng các khu vực lân cận. Trong quá trình mở rộng mạng lưới kinh doanh, công ty thường xuyên tổ chức từ 4 đến 5 đợt tuyển dụng mỗi năm cho các vị trí trọng yếu như nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật và nhân viên bán hàng. Tuy nhiên, hoạt động tuyển dụng thực tế tại đơn vị vẫn bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt là tính chủ động trong khâu lập kế hoạch và hiệu quả sàng lọc nguồn ứng viên chưa đạt được mức kỳ vọng của ban lãnh đạo. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn đó, đề tài "Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông" được thực hiện.

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là trên cơ sở hệ thống hóa lý luận và đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông giai đoạn 2018–2020, đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể theo 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá và phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông giai đoạn 2018–2020.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế và hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Phòng Nhân sự và các phòng ban chuyên môn của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông (trụ sở tại TP. Cẩm Phả và chi nhánh tại TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh).
    • Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát, thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh cùng công tác nhân sự, tuyển dụng trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm cơ bản về nhân lực và quản trị nhân sự. Theo nghĩa hẹp, nhân sự được tiếp cận dưới giác độ thể lực (sức khỏe, sức vóc, tuổi tác, chế độ lao động) và trí lực (sự hiểu biết, tiếp thu tri thức, kỹ năng, quan điểm). Theo nghĩa rộng, nhân sự là toàn bộ lực lượng lao động làm việc trong một tổ chức. Bản chất của tuyển dụng nhân sự được cấu thành từ hai tiến trình gắn kết chặt chẽ: tuyển mộ (quá trình thu hút ứng viên từ các nguồn bên trong và bên ngoài) và tuyển chọn (quá trình đánh giá, sàng lọc các ứng viên dựa trên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh để chọn ra cá nhân phù hợp).

Khung lý thuyết của tác giả tổng hợp 6 phương pháp tuyển mộ phổ biến:

  • Khai thác nguồn nhân lực nội bộ doanh nghiệp.
  • Thu hút ứng viên thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng.
  • Sử dụng các website tuyển dụng chuyên nghiệp và mạng xã hội.
  • Tuyển dụng thông qua các trung tâm dịch vụ việc làm.
  • Tham gia các ngày hội việc làm (Job Fair).
  • Thuê dịch vụ từ các công ty săn đầu người hoặc cung ứng giải pháp nhân sự bên ngoài.

Quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn được thiết lập gồm 6 bước: (1) Lập kế hoạch tuyển dụng; (2) Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng; (3) Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng; (4) Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên; (5) Đánh giá quá trình tuyển dụng; (6) Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập môi trường làm việc. Đồng thời, tác giả phân tích các nhóm nhân tố tác động: nhóm nhân tố bên trong (hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp, mối quan hệ xã hội, nguồn lực tài chính, chính sách nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, năng lực của nhà tuyển dụng) và nhóm nhân tố bên ngoài (cung - cầu trên thị trường lao động, áp lực cạnh tranh từ đối thủ, biến động kinh tế vĩ mô, định kiến và thái độ xã hội đối với ngành nghề).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa và trích xuất số liệu từ các tài liệu lưu trữ nội bộ của doanh nghiệp như hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, sổ sách thống kê lao động, bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng qua các năm từ Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự.
  • Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích so sánh chuỗi số liệu (số tuyệt đối và số tương đối) qua các năm 2018, 2019 và 2020 nhằm nhận diện biến động về quy mô tài chính, cơ cấu lao động và hiệu quả tuyển dụng, từ đó rút ra các nhận định thực chứng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Chương 1 tập trung làm rõ các vấn đề lý luận nền tảng về tuyển dụng nhân sự. Tác giả phân định ranh giới giữa hai khái niệm "tuyển mộ" và "tuyển chọn", đồng thời nhấn mạnh mối quan hệ qua lại mật thiết giữa chức năng tuyển mộ với các mảng nghiệp vụ khác trong quản trị nguồn nhân lực (như đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ và thù lao).

Chương này phân tích vai trò của tuyển dụng trên 3 bình diện:

  • Đối với doanh nghiệp: Cung cấp lực lượng lao động có chất lượng và kỹ năng phù hợp, tạo lập lợi thế cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí vận hành và bảo đảm hoàn thành kế hoạch kinh doanh.
  • Đối với người lao động: Mở ra cơ hội việc làm, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh và định hướng phát triển nghề nghiệp.
  • Đối với xã hội: Góp phần giải quyết việc làm, giảm tỷ lệ thất nghiệp và sử dụng hiệu quả nguồn lực lao động xã hội.

Bên cạnh đó, chương 1 chuẩn hóa quy trình 6 bước tuyển dụng lý thuyết và hệ thống hóa các nhân tố nội vi, ngoại vi chi phối đến hiệu quả của toàn bộ công tác này.

Chương 2: Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông

Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp, phân tích kết quả kinh doanh, đặc điểm nguồn nhân lực và đi sâu vào quy trình tuyển dụng thực tế giai đoạn 2018–2020.

Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông được thành lập năm 2011, có vốn điều lệ 8 tỷ đồng, trụ sở chính đặt tại TP. Cẩm Phả và chi nhánh tại TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm Giám đốc, 2 Phó Giám đốc (Phó GĐ kinh doanh vật tư hầm lò và Phó GĐ kinh doanh vật tư phụ tùng) cùng 6 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Kế hoạch và Phòng Vận tải.

Tình hình tài chính giai đoạn 2018–2020 ghi nhận sự biến động về doanh thu nhưng vẫn duy trì được hiệu quả sinh lời:

Chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Triệu đồng) Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 28.228 21.988 26.282
Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 1.444 2.500 1.444
Chi phí tài chính 23,376 100,082 129,664
Lợi nhuận kế toán trước thuế 408,746 220,840 372,903
Lợi nhuận sau thuế TNDN 322,017 173,382 320,696
Giá trị hàng tồn kho 1.988 1.500 1.000

Quy mô nhân sự của công ty có sự gia tăng liên tục để phục vụ hoạt động mở rộng kinh doanh: từ 45 nhân viên (năm 2018) tăng lên 67 nhân viên (năm 2019, tăng 48%) và đạt 79 nhân viên (năm 2020, tăng 18%).

  • Cơ cấu giới tính: Lao động nam luôn chiếm tỷ trọng ưu thế (trên 60% tổng số nhân sự) do tính chất công việc ngành vật tư, thiết bị mỏ, vận tải và bảo dưỡng đòi hỏi sức khỏe và di chuyển nhiều.
  • Cơ cấu độ tuổi: Lực lượng lao động có xu hướng trẻ hóa; nhóm tuổi từ 25–35 chiếm trên 50%, nhóm dưới 25 tuổi chiếm trên 20%, nhóm từ 35–45 tuổi dao động từ 10% đến 26%.
  • Cơ cấu trình độ: Lao động có trình độ Đại học chiếm tỷ trọng lớn nhất và tăng dần qua các năm (30 người năm 2018; 38 người năm 2019; 44 người năm 2020), trình độ Cao đẳng chủ yếu phân bổ tại khối kỹ thuật, trình độ Cao học duy trì từ 2 đến 3 người.
  • Phân bổ phòng ban: Lực lượng tập trung nhiều nhất tại Phòng Kinh doanh (14–15 người) và Phòng Kỹ thuật (12–15 người).

Khảo sát quy trình tuyển dụng thực tế tại công ty cho thấy doanh nghiệp vận hành theo quy trình 7 bước:

  1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: Căn cứ kế hoạch năm và đề xuất từ các bộ phận; kết quả tuyển dụng thực tế bám sát nhu cầu (năm 2018 tuyển 8/6 chỉ tiêu; năm 2019 tuyển 12/11 chỉ tiêu; năm 2020 tuyển 14/11 chỉ tiêu).
  2. Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định vị trí, mô tả công việc, ngân sách và lịch trình.
  3. Phê duyệt kế hoạch: Trình Giám đốc công ty phê duyệt.
  4. Thông báo tuyển dụng: Sử dụng hai kênh trực tuyến chính là nền tảng tuyển dụng TopCV và mạng xã hội Facebook.
  5. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Nhận hồ sơ trực tiếp tại văn phòng hoặc qua email; kết quả sàng lọc cho thấy tỷ lệ hồ sơ đạt tiêu chuẩn được cải thiện rõ rệt:
Chỉ tiêu sàng lọc hồ sơ (Đơn vị: Hồ sơ) Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Tổng số hồ sơ nộp 43 71 56
Số hồ sơ đạt tiêu chuẩn được chọn 27 46 48
Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu (%) 62,79% 64,79% 85,71%
  1. Phỏng vấn: Gồm 2 vòng — phỏng vấn sơ loại qua điện thoại (thời lượng dưới 15 phút, thực hiện trong các khung giờ 10h–12h hoặc 15h–17h) và phỏng vấn trực tiếp với Hội đồng phỏng vấn (gồm Giám đốc, đại diện phòng ban chuyên môn và Trưởng phòng Nhân sự).
  2. Thử việc, đánh giá kết quả và ký hợp đồng lao động chính thức.

Đánh giá chung: Công tác tuyển dụng đã kịp thời bổ sung nhân sự, đáp ứng kế hoạch kinh doanh mở rộng. Tuy nhiên, khâu dự báo nhu cầu còn bị động, tiêu chuẩn sàng lọc hồ sơ chưa được lượng hóa chi tiết, kênh tuyển mộ bên ngoài phụ thuộc nhiều vào mạng xã hội và hình ảnh tuyển dụng của công ty chưa thực sự nổi bật trên thị trường lao động.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Dịch vụ XNK Trung Đông

Dựa trên định hướng mở rộng thị trường phụ tùng máy mỏ và nâng cao chất lượng nguồn lực, chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Cải thiện và xây dựng tiêu chuẩn trong việc sàng lọc hồ sơ: Thiết lập bộ tiêu chuẩn định lượng cụ thể cho từng vị trí chức danh, xây dựng thang điểm đánh giá chi tiết về học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn nhằm nâng cao tính khách quan khi duyệt CV.
  • Đa dạng hóa quy trình tuyển dụng: Bổ sung thêm các bài kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ hoặc bài tập tình huống thực hành đối với khối kinh doanh và khối kỹ thuật trước khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp.
  • Đa dạng hóa các hình thức và kênh tuyển dụng: Mở rộng liên kết với các trường đại học, cao đẳng kỹ thuật, cơ sở đào tạo nghề; đa dạng hóa các cổng thông tin việc làm uy tín thay vì phụ thuộc vào mạng xã hội.
  • Kết hợp chặt chẽ các công tác khác trong quản lý nhân sự: Gắn kết hoạt động tuyển dụng với chính sách đãi ngộ, chương trình đào tạo hội nhập nội bộ và lộ trình thăng tiến rõ ràng nhằm nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân sự mới.
  • Nâng cao thương hiệu của công ty trên thị trường lao động: Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, công khai minh bạch các chế độ phúc lợi để thu hút ứng viên chất lượng cao.

Kết quả và đóng góp

Công trình khóa luận đạt được các kết quả cụ thể:

  • Cung cấp bức tranh thực chứng toàn diện về thực trạng tuyển dụng của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông trong giai đoạn 2018–2020 thông qua hệ thống bảng biểu, số liệu tài chính và nhân sự cụ thể: quy mô lao động tăng trưởng từ 45 lên 79 người; số lượng tuyển dụng thực tế hàng năm từ 8 đến 14 người; tỷ lệ hồ sơ đạt chuẩn qua vòng sàng lọc tăng từ 62,79% (năm 2018) lên 85,71% (năm 2020).
  • Hệ thống hóa quy trình tuyển dụng thực tế 7 bước của doanh nghiệp thương mại - dịch vụ kỹ thuật, chỉ rõ các điểm tương đồng và khác biệt so với mô hình lý thuyết.
  • Đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp có tính ứng dụng thực tiễn, bám sát các hạn chế nội tại của công ty về tiêu chuẩn sàng lọc, hình thức tuyển mộ và thương hiệu tuyển dụng.
  • Đóng góp tài liệu khảo cứu thực tế về công tác quản trị nhân lực tại một doanh nghiệp thương mại phụ tùng cơ giới đặc thù tại địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:

  • Dữ liệu và phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp đơn lẻ (Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông) trong khung thời gian 3 năm (2018–2020), do đó tính khái quát hóa cho toàn ngành thương mại phụ tùng còn hạn chế.
  • Phương pháp nghiên cứu chủ yếu sử dụng thống kê mô tả dựa trên tài liệu thứ cấp nội bộ; chưa triển khai các kỹ thuật phân tích định lượng chuyên sâu hoặc điều tra khảo sát xã hội học về mức độ hài lòng và năng suất lao động thực tế của nhân viên sau thời gian thử việc.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng:

  • Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng thông qua các chỉ số định lượng nâng cao như chi phí trên một đầu mối tuyển dụng (Cost-per-hire), tỷ lệ hoàn thành KPI của nhân sự mới sau 6–12 tháng làm việc.
  • Nghiên cứu mối quan hệ tác động giữa chính sách đào tạo, văn hóa doanh nghiệp và mức độ gắn kết của người lao động trong các doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực khi thực hiện các đề tài nghiên cứu về tuyển dụng, phân tích cơ cấu lao động và quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ kỹ thuật, phụ tùng ô tô và thiết bị công nghiệp tham khảo quy trình 7 bước tuyển dụng, bảng tiêu chí sàng lọc hồ sơ và phương thức tổ chức phỏng vấn sơ loại qua điện thoại.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông được thiết lập như thế nào?
Bộ máy quản lý của công ty gồm có Giám đốc điều hành chung, 2 Phó Giám đốc (phụ trách Kinh doanh vật tư hầm lò và Kinh doanh vật tư phụ tùng) cùng 6 phòng ban chức năng tham mưu: Phòng Kế hoạch, Phòng Vận tải, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự và Phòng Kỹ thuật.

2. Quy trình tuyển dụng thực tế tại Công ty Trung Đông gồm những bước nào?
Quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp được thực hiện qua 7 bước: (1) Xác định nhu cầu tuyển dụng; (2) Lập kế hoạch tuyển dụng; (3) Phê duyệt kế hoạch; (4) Thông báo tuyển dụng; (5) Tiếp nhận và kiểm tra, sàng lọc hồ sơ; (6) Phỏng vấn (gồm sơ loại qua điện thoại và phỏng vấn trực tiếp); (7) Thử việc, đánh giá kết quả và ký hợp đồng lao động.

3. Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ ứng viên tại công ty biến động như thế nào qua các năm 2018, 2019 và 2020?
Năm 2018, công ty tiếp nhận 43 hồ sơ, chọn được 27 hồ sơ (tỷ lệ đạt 62,79%). Năm 2019, tiếp nhận 71 hồ sơ, chọn được 46 hồ sơ (tỷ lệ đạt 64,79%). Đến năm 2020, tiếp nhận 56 hồ sơ và chọn được 48 hồ sơ (tỷ lệ đạt 85,71%).

4. Vì sao cơ cấu lao động của công ty lại có tỷ trọng nhân viên nam chiếm trên 60%?
Do đặc thù lĩnh vực kinh doanh phụ tùng máy mỏ, thiết bị công trình và dầu nhờn công nghiệp, công việc đòi hỏi nhân viên kỹ thuật, kho bãi và vận tải phải thường xuyên di chuyển, gặp gỡ khách hàng tại công trường, kiểm tra kho bãi và lắp đặt thiết bị nặng, đòi hỏi sức khỏe thể chất tốt và khả năng thích nghi cao với điều kiện hiện trường.

5. Vòng phỏng vấn sơ loại qua điện thoại tại công ty được quy định với các tiêu chuẩn cụ thể nào?
Phỏng vấn sơ loại qua điện thoại được thực hiện trong thời lượng tối đa 15 phút, bố trí vào hai khung giờ cố định (10h–12h hoặc 15h–17h) nhằm xác nhận thông tin cơ bản, kinh nghiệm, nguyện vọng mức lương và nhận diện các dấu hiệu ứng viên không phù hợp trước khi mời tham gia phỏng vấn trực tiếp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Thị Thu Trang đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị tuyển dụng và phản ánh chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Dịch vụ Xuất nhập khẩu Trung Đông giai đoạn 2018–2020. Nghiên cứu đã chỉ rõ mối liên hệ giữa sự mở rộng quy mô kinh doanh và nhu cầu nhân lực, phân tích ưu điểm cùng hạn chế trong quy trình tuyển chọn 7 bước của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, 5 nhóm giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo có giá trị cho công tác quản trị nhân lực trong khối doanh nghiệp thương mại - dịch vụ kỹ thuật.