LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ của công nghệ số 4.0, các loại hình dịch vụ phụ vụ yêu cầu khách hàng ngày càng được cải tiến và tối ưu hóa. Công nghệ thông tin đã tác động sâu sắc tới mọi hoạt động trong cuộc sống và sản xuất kinh doanh. Lĩnh vực kinh doanh nhà hàng cũng dần trở nên phổ biến và rộng rãi ở nước ta. Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn, xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và cả chi phí.
Sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh trong nhà hàng là giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao năng lực vận hành, kiểm soát hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm thời gian, chi phí, và hạn chế các sai sót, nhầm lẫn, thất thoát dễ xảy ra khi quản lý theo phương pháp thủ công, quan trọng hơn là nó sẽ giúp thúc đẩy doanh thu của nhà hàng. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhà hàng còn giúp ta có thể theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng, rất thuận tiện trong trường hợp quản lý chuỗi nhiều nhà hàng. Nhận thấy tầm quan trọng của môn học và sự hứng thú đặc biệt với lĩnh vực nhà hàng, em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh nhà hàng trong nước”. Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm, nên báo cáo không thể tránh khỏi những sai sót, mong nhận được góp ý từ thầy và các bạn đẻ bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn. 1 PHẦN I: PHÁT BIỂU BÀI TOÁN VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG KINH DOANH NHÀ HÀNG TRONG NƯỚC I. Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu 1. Mục đích thiết kế phần mềm - Xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng ăn uống trong nước với đầy đủ các chức năng quản lý sau đây: - Nhận, xuất hàng hóa trong kho.
- Quản lý nhân viên: Nhân viên phục vụ từng bàn ăn, thu ngân thanh toán tại quầy (thêm, xóa, cập nhật). - Quản lý thẻ ưu đãi, mã ưu đãi cho khách hàng. - Quản lý các khoản chiết khấu, hoa hồng. - Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về: - Hàng hóa nhập/xuất/tồn kho.
- Doanh thu: Thu, chi, công nợ của khách hàng. - Thu chi tiền mặt, thu chi bằng thẻ. - Thống kê doanh thu theo từng nhân viên. - Thống kê doanh thu theo từng bàn ăn.
- Báo cáo kết quả kinh doanh. Phạm vi - Do phạm vi và khả năng có hạn nên em chỉ tập trung vào việc khảo sát và phân tích việc quản lý nhà hàng trong nước có mô hình vừa và nhỏ. Tuy nhiên, em nghĩ chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống các nhà hàng có quy mô lớn - BTL chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu. Chưa tiến hành thực hiện code, vì phần code thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng hoàn chỉnh.
Các nguồn điểu tra Việc khảo sát tiến hành tại nhà hàng thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ, một số người sử dụng những hệ thống sẵn có và một số tài liệu sổ sách ghi chép lại cách vận hành của nhà hàng. Người dùng hệ thống 2 - Ban giám đốc: Có thể nắm bắt rõ được tình hình vận hành của nhà hàng, doanh thu vào, khoản chi ra và mức độ yêu thích của khách hàng với nhà hàng. - Bộ phận quản lý nhà hàng: Theo từng chu kỳ thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý, năm) bộ phận quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, các mặt hàng nhập/xuất/tồn kho báo cáo với ban giám đốc và phân tích triển khai chiến lược kinh doanh mới. - Bộ phận bếp: Lên danh sách thực đơn và chế biến các món ăn - Bộ phận kinh doanh: Theo dõi tiến độ phát triển của nhà hàng thông qua sự đánh giá của khách hàng trong hệ thống, từ đó lên kế hoạch định hướng, phát triển nhà hàng với chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
- Bộ phận phục vụ khách hàng: Nhân viên phục vụ tại bàn được cung cấp thông tin về món ăn cùng đơn giá, số lượng một cách nhanh chóng. Các nhân viên có thể làm việc theo nhóm, mỗi nhóm có trưởng nhóm phụ trách. Các nhóm có thể làm việc theo khu vực hoặc theo thời gian. - Bộ phận kế toán, thu ngân: Theo dõi được các khoản thu chi về tiền mặt, thẻ tín dụng, các khoản thu hồi công nợ.
Hầu hết các tác vụ kế toán đều được thực hiện khá thủ công với hàng tá giấy tờ sổ sách nên hiệu quả công việc chưa được cao. Sổ sách, tài liệu - Dựa vào các sổ sách, tài liệu, tệp trên máy tính và các thông tin được cập nhật trên Internet, ta có thể điều tra về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu và giao dịch. - Bằng cách lập danh sách các tài liệu qua sự tìm hiểu của người dùng, rồi sau đó tiến hành nghiên cứu từng tài liệu để nhận thấy các dữ liệu cơ bản và các dữ liệu cấu trúc. - Qua đây ta sẽ tổng hợp được một danh sách phản hồi của người dùng về một hệ thống quản lý nhà hàng nào đó từ đó rút ra ưu nhược điểm và tiến hành cải tiến ứng dụng.
Qua việc khảo sát này, ta nhận ra rằng, trên thực tế, đa phần các nhà hàng phục vụ ăn uống trong nước đang áp dụng hình thức quản lý qua sổ sách, chứng từ một cách thủ công mà chưa áp dụng Công nghệ thông tin vào công việc này. Mục đích của việc khảo sát Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ còn nhiều sự bất cập, chưa hoàn thiện. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ. Việc khảo sát hiện trạng nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ kinh doanh của nhà hàng - Tìm hiểu rõ hơn các chức năng, nhiệm vụ và cách hoạt động của hệ thống.
Ở trong BTL này, em sẽ đi sâu vào tìm hiểu hệ thống với chức năng quản lý bộ phận kế toán, thu ngân, bộ phận - Chỉ ra các chỗ chưa hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và cải tiến các chỗ bất hợp lý của hệ thống quản lý nhà hàng. Qua đây, ta sẽ đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn. Nội dung khảo sát Cơ cấu tổ chức của nhà hàng 2. Sơ đồ nhân sự nhà hàng Hình I.1: Sơ đồ các bộ phận trong nhà hàng 2.
Nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà hàng 2. Ban giám đốc Có vai trò chính là điều hành, giám sát, quản lý tất cả mọi công việc và đội ngũ nhân viên. Là người đưa ra mọi quyết định cuối cùng về chiến lược, định hướng, kế hoạch phát triển trong tương lai. Mọi vấn đề phát sinh có tính chất nghiêm trọng đều phải thông qua Ban giám đốc 2.
Quản lý nhà hàng Có trách nhiệm hỗ trợ đắc lực cho Ban giám đốc về các hạng mục công việc. Phân công và tổ chức nhân sự theo cấp quản lý, giám sát các công việc để mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất. Đặc biệt là về tài chính, ngân sách của nhà hàng, doanh thu trong tháng, năm vừa 5 qua thay đổi ra sao. Phối hợp với bộ phận bếp thường xuyên cập nhật những món mới, xây dựng thực đơn mới.
Bộ phận kinh doanh Có trách nhiệm lên kế hoạch để quảng cáo, giới thiệu hình ảnh, thương hiệu nhà hàng đến mọi người. Đặc biệt là phải thu thập được các thông tin về đối thủ cạnh tranh, thị trường xung quanh ra sao và khách hàng tiềm năng. Từ đó tạo mối quan hệ, uy tín và duy trì, chăm sóc những khách hàng thân thiết. Bộ phận bếp Nhà hàng là nơi cung cấp dịch vụ ẩm thực nên bộ phận bếp đóng vai trò rất quan trọng.
Những món ăn có thơm ngon, bổ dưỡng hay không phụ thuộc vào bộ phận này. Các nhân viên có trong bộ phận bếp sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng món ăn. Trong bộ phận bếp bao gồm bếp trưởng, bếp phó, đầu bếp, phụ bếp,. Bộ phận kế toán, thu ngân Bộ phận này chịu mọi trách nhiệm về thu chi của nhà hàng.
Trong đó, kế toán trưởng có chia vụ phân chia ca và khu vực làm việc cho nhân viên. Lập báo cáo tài chính, theo dõi công việc của nhân viên và báo cáo lên cấp trên. Còn nhân viên có nhiệm vụ thu ngân, lên hóa đơn cho khách hàng. Sau đó nhập dữ liệu, lưu hóa đơn, nộp tiền và báo cao doanh thu về cho kế toán trưởng 2.
Bộ phận phục vụ khách hàng a. Bộ phận lễ tân: sẽ chịu trách nhiệm đón và tiễn khách, giải đáp mọi thắc mắc nếu khách hàng có bất kỳ vấn đề nào hay khiếu nại. Nếu nằm trong phạm vi giải quyết hoặc có sự hiểu biết thì có thể giải quyết trực tiếp. Ngược lại cần phải thông báo với cấp trên để được xử lý ổn thỏa.
Bộ phận phục vụ tại bàn: chịu trách nhiệm đón và tiễn khách. Cùng với đó là sắp xếp chỗ ngồi và gợi ý để khách hàng chọn món, đảm bảo phục vụ khách trong quá trình thực khách thưởng thức bữa ăn tại nhà hàng. Sau khi đã thưởng thức xong, nhân viên phục vụ có trách nhiệm dọn dẹp sạch sẽ và sắp xếp lại bàn ăn của khách. Bộ phận lễ tân, phục vụ tại bàn mang đến sự hài lòng về tác phong của nhân viên.
Đây được xem là hình ảnh đại diện cho nhà hàng nên có vai trò rất quan trọng trong sơ đồ bộ máy nhà hàng. Bộ phận an ninh Nhà hàng muốn hoạt động được ổn định, đảm bảo về mặt an ninh thì không thể thiếu bộ phận này. Các nhân viên an ninh sẽ chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự tại nhà hàng, đảm bảo an toàn cho khách hàng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, bộ phận an ninh sẽ phối hợp với các bộ phận khác khi được phân công 2.
Bộ phận Bar Đây là nơi cung cấp cho khách hàng những món đồ uống hảo hạng, thơm ngon. Sau khi nhận được order của khách hàng sẽ tiến hành pha chế và để nhân viên phục vụ lên bàn. Ngoài ra, bộ phận này sẽ chịu trách nhịu bảo quản tất cả vật dụng, thiết bị, thực phẩm tại khu vực bar.
