CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Một số các khái niệm cơ bản Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng [1]. Cơ sở dữ liệu (Database): Là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau [1]. Hệ quản trị CSDL: Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL gồm có: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu [4]. Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi [4].
Hệ thống thông tin: Là một hệ thống thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó của con người [1]. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định [1]. Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. 6 Nguồn Đích Xử lý và lưu trữ Thu nhập Phân phát Kho dữ liệu Hình 1. Mô hình hệ thống thông tin [1] Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào [2]. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp [2].2 Quy trình quản lý nhân sự Quản lý bằng phương pháp thủ công: là phương pháp quản lý toàn bộ các hoạt động về nhân sự bằng con người trên cơ sở ghi chép trên giấy tờ, sổ sách. Quản lý bằng hệ thống máy tính: là phương pháp quản lý nhờ sự hỗ trợ của máy tính, có sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng thực hiện tất cả các hoạt động về quản lý nhân sự hoàn toàn trên máy tính.
Sơ đồ nội dung của quản lý nhân sự [5] Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự: Phân tích công việc: Là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhận mục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năng cần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao. Tuyển dụng: Là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đưa vào sử dụng, bao gồm các khâu: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá. Tuyển mộ từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau sau đó sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu. Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu về tất cả những điều liên quan đến tổ chức để người lao động nắm vững thích ứng và hòa nhập với tư cách thành viên của doanh nghiệp.
Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ. 8 Đào tạo và phát triển nhân lực: Các bước tiến hành thông thường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển, ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể, lựa chọn các phương pháp thích hợp và lựa chọn các phương tiện thích hợp nhằm mục tiêu của doanh nghiệp. Sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực: là một hoạt động hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ sự thành công của công ty, xí nghiệp và nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác giúp nhà quản lý trả lương một cách công bằng.
Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi: Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động. Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuất phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng.3 Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 1.1 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm có 5 bước: khảo sát hệ thống, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống, khai thác và bảo trì. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin được thể hiện qua mô hình thác nước sau: Khảo sát hệ thống Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Cài đặt hệ thống Khai thác và bảo trì Hình 3. Mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin [4] 9 Khảo sát hệ thống: là giai đoạn phân tích các họat động của HTTT vật lý hiện hữu.
Mục tiêu cần đạt được là làm sao có được các thông tin (liên quan đến những yêu cầu đặt ra trong bước lập kế hoạch) với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất, mới nhất [3]. Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng: Phỏng vấn,trực tiếp hoặc gián tiếp,các đối tượng liên quan, lập phiếu điều tra,thăm dò, quan sát, thu nhập mẫu biểu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Phân tích hệ thống: là công đoạn đi sâu giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống [3].
Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Gồm 4 bước thực hiện: Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc mạnh. Sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng. Bước 2: Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian trả lãi, nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch.
Bước 3: Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết điểm của từng giải pháp. Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó đã xác định. Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2. Bước 4 trong trường hợp này thường lặp đi lặp lại nhiều lần.
Thiết kế hệ thống: là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích [3]. Cài đặt hệ thống: bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định nhằm chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được. Khai thác và bảo trì: là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp 1.2 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Trong phân tích thiết kế hệ thống có hai phương pháp để tiếp cận Thứ nhất Phương pháp hướng chức năng: 10 Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính tành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định.
Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. Ưu điểm: tư duy phân tích thiết kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu, là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm như không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác.
Nhược điểm: Không phù hợp với hệ thống thường xuyên thay đổi. Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn. Nếu hệ thống thông tin lớn, việc phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải là dễ dàng và dễ gây ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì. Thứ hai Phương pháp hướng đối tượng: Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực.