Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO – G" được thực hiện bởi sinh viên Vũ Ngọc Ánh (ngành Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại, năm 2017) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nghiêm Thị Lịch. Đề tài tập trung giải quyết bài toán tin học hóa hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G (ECO-G CONS CO.,LTD).

Công ty ECO-G được thành lập vào tháng 8 năm 2010, hoạt động chính trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế công trình dân dụng và nội ngoại thất, quy mô nhân sự dao động từ 50 đến 100 người. Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Kế toán trưởng và các đơn vị chuyên môn (Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Tổ chức thi công, Phòng Thiết kế). Trong giai đoạn phát triển, công tác quản trị nhân sự tại đơn vị bộc lộ nhiều điểm nghẽn do phương thức vận hành hoàn toàn thủ công. Toàn bộ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, thông tin điều chuyển phòng ban, bổ nhiệm chức vụ đều được theo dõi bằng sổ sách giấy tờ và lưu trữ trong một tủ tài liệu duy nhất. Hoạt động theo dõi chuyên cần dựa vào thẻ chấm công hàng ngày, sau đó tổng hợp thủ công thành bảng công tháng để bộ phận kế toán tính lương bằng tay.

Cách làm này làm phát sinh nguy cơ sai sót số liệu, tiêu tốn thời gian tra cứu và tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu do thiên tai, hỏa hoạn, ẩm mốc hoặc can thiệp chủ quan. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự của công ty còn thiếu công cụ phần mềm chuyên dụng để quản lý thông tin tập trung. Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là nhu cầu bức thiết nhằm tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và hỗ trợ ra quyết định quản trị.

Tác giả xác định ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại và phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế.
  2. Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và mô hình quản trị nhân lực đặc thù tại doanh nghiệp.
  3. Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự chạy trên nền tảng website phục vụ hoạt động nội bộ.

Nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các quy trình nghiệp vụ nhân sự (hồ sơ, chấm công, tính lương, khen thưởng, kỷ luật), các luồng thông tin và tác nhân tham gia vào hoạt động quản lý nhân sự tại công ty; phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc chức năng.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động quản lý nhân sự tại trụ sở và các đơn vị của Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G (số 39 phố Tô Hiến Thành, phường Phúc La, quận Hà Đông, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng quản lý nhân sự được thu thập và đánh giá trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên lý thuyết hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và vòng đời phát triển hệ thống (System Development Life Cycle - SDLC) theo mô hình thác nước (Waterfall Model), bao gồm 5 giai đoạn kế tiếp nhau: Khảo sát hệ thống, Phân tích hệ thống, Thiết kế hệ thống, Cài đặt hệ thống, Khai thác và bảo trì.

Về nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực, tác giả hệ thống hóa các chức năng cốt lõi: phân tích công việc, tuyển dụng (tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá), đào tạo và phát triển nhân lực, sắp xếp sử dụng lao động, chế độ tiền lương và phúc lợi.

Về phương pháp luận phân tích thiết kế, tác giả so sánh hai hướng tiếp cận chính:

  • Phương pháp hướng cấu trúc/chức năng: Phân chia hệ thống tổng thể thành các hệ thống con và mô-đun chức năng độc lập thông qua kỹ thuật phân rã từ trên xuống (top-down). Ưu điểm là tư duy logic mạch lạc, phù hợp cho việc mô hình hóa ngân hàng dữ liệu và luồng thông tin, tuy nhiên hạn chế ở khả năng tái sử dụng mô-đun và độ linh hoạt khi yêu cầu bài toán thay đổi lớn.
  • Phương pháp hướng đối tượng: Ánh xạ các thực thể đời thực thành các đối tượng chứa cả dữ liệu và hành vi, cho phép tái sử dụng cao nhưng mức độ theo dõi luồng thông tin phức tạp hơn.

Dựa trên quy mô và đặc thù bài toán tại công ty ECO-G, tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng, sử dụng bộ công cụ mô hình hóa trực quan:

  • Biểu đồ phân cấp chức năng (Business Function Diagram - BFD) để phân rã cấu trúc nghiệp vụ.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) ở 3 cấp độ: mức ngữ cảnh (mô tả tổng quát mối liên kết giữa hệ thống với tác nhân ngoài), mức đỉnh (phân tách thành các chức năng xử lý chính và kho dữ liệu), và mức dưới đỉnh (mô tả chi tiết luồng xử lý nội bộ của từng phân hệ).
  • Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagram - ERD) và lược đồ quan hệ chuẩn hóa để thiết kế cơ sở dữ liệu.

Tác giả vận dụng các phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực tiễn:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phân tách và liên kết các tài liệu giáo trình, công trình khoa học về HTTT và quản trị nhân sự.
  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Kết hợp phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy; tiến hành phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo, cán bộ phòng Hành chính - Nhân sự và nhân viên công ty; xây dựng và phát phiếu điều tra trắc nghiệm; thu thập biểu mẫu giấy tờ thực tế (phiếu công, bảng lương, hồ sơ nhân sự).

Trong phần tổng quan nghiên cứu, tác giả tổng hợp và so sánh ưu - nhược điểm của các công trình liên quan làm căn cứ xác định hướng đi:

Tên công trình / Tác giả Đơn vị nghiên cứu / Năm Phương pháp & Đặc điểm chính Hạn chế được tác giả chỉ ra
Salary Management System (Muhammad Azeem & Masud Ur Rehman) Khoa Khoa học Ứng dụng, ĐH Linnæus (2011) Ứng dụng tính lương hàng tháng, thuế, bảo hiểm xã hội và quản lý ngân sách phòng ban. Tập trung chủ yếu vào tính toán tài chính - tiền lương, chưa tích hợp sâu quản lý hồ sơ nhân sự tổng thể.
Employees Information Management Application (Emmanuel Mbole) Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Turku (2010) Quản lý thông tin nhân sự cho Tập đoàn Phát triển Cameroon (CDC) bằng Microsoft Access chạy đơn máy (standalone). Ứng dụng cài đặt cục bộ trên máy tính cá nhân, không có kiến trúc máy chủ kết nối tập trung, khó mở rộng.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long (Nguyễn Hoàng Đức) Đại học Bách khoa TP. Hồ Chí Minh Khảo sát thực trạng và mô hình hóa hệ thống quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Chưa hoàn thiện chức năng tính lương và quy trình quản lý hồ sơ biến động (nhân viên chuyển phòng, xin thôi việc).
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH TBA Việt Nam (Hoàng Thế Quyền) Đại học Vinh Ứng dụng phương pháp hướng chức năng để mô hình hóa chấm công, hồ sơ nhân sự. Chưa phân tích chức năng quản lý công việc; thuật toán tính lương chưa tối ưu, tồn tại một số chức năng dư thừa.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế hướng tới mô hình ứng dụng web quản lý nội bộ. Kiến trúc chức năng và mô hình dữ liệu được chi tiết hóa theo phương pháp hướng chức năng.

Kiến trúc phân cấp chức năng (BFD) và luồng dữ liệu (DFD)

Hệ thống quản lý nhân sự ECO-G được phân rã thành 4 phân hệ chức năng nghiệp vụ chính:

  1. Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật hồ sơ cá nhân (thêm mới, chỉnh sửa thông tin khi có thay đổi phòng ban, chức vụ, khen thưởng, kỷ luật), xử lý thủ tục xin thôi việc (lưu trạng thái chờ duyệt, báo cáo Ban Giám đốc, rút hồ sơ khỏi danh sách hiện diện khi được phê duyệt), trích xuất báo cáo hồ sơ định kỳ.
  2. Quản lý tiền lương: Cập nhật chấm công hàng ngày; điều chỉnh thời gian làm việc (tăng ca, đổi ca) theo chỉ đạo của Ban Giám đốc; quy đổi ca tăng thành ngày công; tổng hợp các khoản phụ cấp, giảm trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân; tính toán tổng lương và gửi bảng lương đã duyệt sang phòng Tài chính Kế toán để chi trả.
  3. Tìm kiếm: Cho phép nhân viên nhân sự và ban lãnh đạo tra cứu thông tin nhân viên theo các tiêu chí: Mã nhân viên, Họ và tên, Phòng ban hoặc Chức vụ.
  4. Báo cáo: Tạo lập các biểu mẫu thống kê về biến động nhân sự, bảng lương chi tiết và tổng hợp để báo cáo Ban Giám đốc.

Luồng dữ liệu được thiết kế tương tác với 3 tác nhân ngoài chính: Ban Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự, và Phòng Kế toán (Tài chính Kế toán). Biểu đồ DFD mức ngữ cảnh bao quát toàn bộ tương tác ra/vào hệ thống; DFD mức đỉnh phân tách thành 4 tiến trình xử lý tương ứng; DFD mức dưới đỉnh mô tả chi tiết đường đi của dữ liệu qua các kho dữ liệu trung gian.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ mô hình thực thể liên kết ERD bao gồm các mối quan hệ (Phòng ban - Nhân viên: 1-n; Chức vụ - Nhân viên: n-n; Trình độ học vấn - Nhân viên: 1-n; Chấm công - Nhân viên: n-n; Lương - Nhân viên: 1-n), tác giả chuyển đổi và chuẩn hóa thành 8 bảng dữ liệu quan hệ:

Tên bảng / Quan hệ Khóa chính (PK) Các thuộc tính dữ liệu Ý nghĩa lưu trữ
NHANVIEN MANV HOTEN, NGAYSINH, GIOITINH, QUEQUAN, SOCMND, SODT, SOTK, MAPB (FK), MATDHV (FK), MALCB (FK) Lưu trữ lý lịch trích ngang, thông tin cá nhân và liên kết phòng ban, học vấn, lương.
LUONG MALCB MUCLCB, HSLCOBAN, HSLPHUCAP, TONGLUONG Quản lý thang bảng lương, hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp và mức lương cơ bản.
PHONGBAN MAPB TENPB, VITRI, SODT Quản lý danh mục phòng ban, địa điểm làm việc và số điện thoại liên hệ nội bộ.
CHUCVU MACV TENCV Danh mục các vị trí, chức danh chuyên môn trong công ty.
TRINHDOHOCVAN MATDHV TENTDHV, CHUYENNGHANH, HEDAOTAO, NOIDAOTAO, XEPLOAI Quản lý thông tin bằng cấp, cơ sở đào tạo, chuyên ngành và xếp loại học lực.
CHAMCONG MABCC NGAYLAMVIEC, NGAYNGHIPHEP Ghi nhận kỳ làm việc, số ngày làm việc thực tế và số ngày nghỉ phép.
CHITIETCHUCVU MANV, MACV THOIGIAN Bảng kết hợp giải quyết quan hệ n-n giữa nhân viên và chức vụ theo dòng thời gian.
CHITIETCHAMCONG MABCC, MANV THOIGIAN Bảng kết hợp theo dõi chi tiết dữ liệu chuyên cần của từng nhân viên qua các kỳ.

Thiết kế giao diện và giải pháp kiểm soát an toàn hệ thống

  • Thiết kế giao diện: Tác giả phác thảo 9 màn hình chức năng bao gồm: Màn hình đăng nhập hệ thống, Màn hình cảnh báo đăng nhập sai, Màn hình trang chủ quản trị hệ thống nhân sự, Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên, Giao diện quản lý lương, Giao diện chấm công, Giao diện tìm kiếm thông tin, Giao diện lập báo cáo và Mẫu báo cáo thông tin nhân viên.
  • Thiết kế kiểm soát và phòng ngừa sự cố:
    • Khóa từng phần cơ sở dữ liệu: Phân hoạch dữ liệu thành từng đơn vị độc lập khi cập nhật, đảm bảo phiên bản cũ vẫn nguyên vẹn nếu quá trình ghi dữ liệu gặp sự cố kỹ thuật.
    • Sao lưu và phục hồi: Thiết lập các tệp nhật ký giao dịch (log files) và tệp sao lưu dữ liệu (backup files) định kỳ; xây dựng quy trình khôi phục trạng thái toàn vẹn của CSDL ngay trước thời điểm phát sinh lỗi.
    • Kiểm soát người dùng và bảo mật thông tin: Nhận dạng người dùng bằng mật khẩu riêng; mã hóa dữ liệu nhạy cảm; phân quyền truy cập nghiêm ngặt (quản trị viên/nhân viên phòng nhân sự được cấp toàn quyền cập nhật, xử lý; nhân viên các bộ phận khác chỉ có quyền đăng nhập tra cứu thông tin cá nhân).
  • Công nghệ đề xuất: Tác giả kiến nghị đơn vị sử dụng công cụ thiết kế Adobe Dreamweaver CS5, môi trường máy chủ cục bộ XAMPP phiên bản 1.7, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server để hiện thực hóa việc cài đặt phần mềm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương 1 đóng vai trò xây dựng khung lý luận học thuật cho toàn bộ khóa luận. Tác giả phân tích các khái niệm nền tảng: thông tin, cơ sở dữ liệu, hệ quản trị CSDL, hệ thống và hệ thống thông tin. Khóa luận phân định rõ 4 nấc phát triển của hệ thống thông tin: hệ xử lý dữ liệu (Data Processing System), hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS) và hệ chuyên gia (Expert System). Tiếp đó, chương này đi sâu vào nội dung nghiệp vụ của quản lý nhân sự gồm 5 mắt xích: phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo phát triển, bố trí sử dụng và đãi ngộ tiền lương.

Về mặt kỹ thuật, tác giả làm rõ tiến trình 5 giai đoạn của mô hình thác nước trong xây dựng HTTT, đồng thời tiến hành phân tích đối sánh giữa phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng và phương pháp hướng đối tượng. Tác giả kết luận lựa chọn phương pháp hướng chức năng và chuẩn hóa hệ thống ký hiệu sử dụng trong biểu đồ BFD, DFD (luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân ngoài, tác nhân trong, tiến trình xử lý) và mô hình dữ liệu logic ERD (thực thể mạnh, thực thể yếu, các bậc liên kết 1-1, 1-n, n-n và thuộc tính định danh).

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G

Chương 2 mô tả chi tiết đối tượng khảo sát thực tế. Tác giả giới thiệu đầy đủ thông tin pháp lý của Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G (tên giao dịch ECO-G CONS CO.,LTD, thành lập tháng 8/2010, đại diện pháp luật là Giám đốc Nguyễn Quang Thạnh, quy mô 50-100 người, website kientruceco.com). Sơ đồ cơ cấu tổ chức được phân tích rõ với các cấp quản lý và 4 phòng ban chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tổ chức thi công và Phòng Thiết kế.

Khóa luận tái hiện chân thực quy trình quản lý thủ công đang áp dụng: nhân viên nhân sự lưu trữ thông tin tuyển dụng, hợp đồng, quyết định khen thưởng kỷ luật vào sổ sách giấy tờ; việc theo dõi điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban phụ thuộc vào việc ghi chép nhật ký thủ công; chấm công bằng thẻ giấy hàng ngày và tính lương thủ công vào cuối tháng. Tác giả chỉ ra ưu điểm nội tại của công ty là đội ngũ cán bộ, kỹ sư, kiến trúc sư có trình độ đại học, tiếp thu công nghệ thông tin nhanh. Tuy nhiên, nhược điểm chí mạng là hệ thống lưu trữ duy nhất một bản cứng trong tủ tài liệu, hoàn toàn không có cơ chế dự phòng khi xảy ra mối mọt, hỏa hoạn, trộm cắp hay hư hại cơ học, đồng thời gây lãng phí nhân lực và chậm trễ trong công tác báo cáo số liệu.

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G

Chương 3 là phần trọng tâm kỹ thuật của khóa luận, hiện thực hóa các yêu cầu bài toán đặt ra ở Chương 2 bằng công cụ phân tích thiết kế đã nêu ở Chương 1. Tác giả mô tả chi tiết bài toán nghiệp vụ với 4 phân hệ chức năng: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý tiền lương, Tìm kiếm và Báo cáo. Dựa trên mô tả đó, tác giả xây dựng:

  • Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD).
  • Hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): DFD mức ngữ cảnh, DFD mức đỉnh, và 4 biểu đồ DFD mức dưới đỉnh cho từng chức năng nghiệp vụ.
  • Phân tích dữ liệu: Định nghĩa danh mục thuộc tính cho 6 thực thể (NHANVIEN, LUONG, PHONGBAN, CHUCVU, TRINHDOHOCVAN, CHAMCONG), xác lập các mối quan hệ liên kết và tổng hợp thành mô hình ERD hoàn chỉnh.
  • Thiết kế hệ thống: Chuyển đổi mô hình ERD thành 8 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ vật lý; phác thảo mô hình giao diện người dùng từ trang đăng nhập đến các màn hình nghiệp vụ; đề xuất các giải pháp kiểm soát an toàn dữ liệu (phân quyền tài khoản admin/user, khóa đơn vị CSDL, tệp log/backup, thủ tục phục hồi dữ liệu). Cuối chương, tác giả đưa ra các đánh giá ưu nhược điểm của mô hình thiết kế và kiến nghị giải pháp triển khai thực tế tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và nghiệp vụ thực tế của đơn vị nghiên cứu:

  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Khảo sát và tài liệu hóa toàn diện quy trình nhân sự - tiền lương tại Công ty ECO-G, biến đổi các thao tác ghi chép sổ sách thủ công thành một chu trình xử lý dữ liệu logic khép kín giữa 3 bộ phận: Ban Giám đốc, Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Tài chính Kế toán.
  • Xây dựng thiết kế hệ thống hoàn chỉnh:
    • Mô hình hóa thành công 4 phân hệ chức năng bằng hệ thống biểu đồ BFD và DFD 3 cấp độ.
    • Chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu với 6 thực thể và 8 bảng quan hệ, bao gồm các bảng giải quyết liên kết nhiều - nhiều có gắn biến thời gian (CHITIETCHUCVU, CHITIETCHAMCONG), loại bỏ hiện tượng dư thừa dữ liệu.
    • Thiết kế hoàn chỉnh 9 giao diện chức năng và quy chế phân quyền đăng nhập giữa người quản trị và người dùng tra cứu thông thường.
    • Xây dựng phương án kiểm soát rủi ro dữ liệu thông qua cơ chế khóa phân hoạch và tệp nhật ký sao lưu.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khắc phục được các hạn chế mà tác giả đã chỉ ra ở các đề tài tiền nhiệm:
    • Khác với nghiên cứu của Muhammad Azeem & Masud Ur Rehman (2011) chỉ tập trung tính lương, hệ thống của ECO-G kết hợp đồng bộ cả hồ sơ, theo dõi chức vụ, phòng ban và tiền lương.
    • Khác với ứng dụng của Emmanuel Mbole (2010) dùng Microsoft Access cục bộ trên máy đơn, đồ án này định hướng thiết kế hệ thống tương thích nền tảng web, cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ nhiều người dùng qua mạng nội bộ.
    • So với nghiên cứu của Nguyễn Hoàng Đức và Hoàng Thế Quyền, tác giả đã bổ sung quy trình xử lý đơn xin thôi việc/rút hồ sơ, theo dõi lịch sử chuyển đổi phòng ban và tích hợp luồng phê duyệt từ Ban Giám đốc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận nêu rõ các mặt hạn chế xuất phát từ điều kiện nghiên cứu:

  • Do giới hạn về mặt thời gian và phạm vi của một khóa luận tốt nghiệp cử nhân, đề tài mới dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế chi tiết trên mô hình, bản vẽ kỹ thuật và giao diện mẫu; chưa tiến hành lập trình cài đặt toàn diện để đưa hệ thống vào vận hành thử nghiệm thực tế.
  • Hệ thống thiết kế vẫn còn thiếu một số tính năng nâng cao, tiêu biểu như chức năng tìm kiếm đa tiêu chí kết hợp nâng cao và cơ chế tự động kết xuất, gửi báo cáo trực tuyến tức thời ngay trên giao diện hệ thống.

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo được tác giả đề xuất:

  • Tận dụng đội ngũ nhân lực sẵn có về công nghệ thông tin tại công ty (hoặc phối hợp với chuyên gia bên ngoài) để tiến hành lập trình mã nguồn, hiện thực hóa các phân hệ theo tài liệu thiết kế.
  • Sử dụng bộ công cụ phần mềm Adobe Dreamweaver CS5, môi trường máy chủ XAMPP 1.7 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server để xây dựng và kiểm thử hệ thống trên hạ tầng mạng nội bộ của công ty.
  • Bổ sung và hoàn thiện các mô-đun chức năng còn thiếu (báo cáo trực tuyến tự động, phân tích hiệu suất làm việc) và xây dựng chương trình đào tạo người dùng nội bộ trước khi vận hành chính thức.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo học thuật và thực tiễn rõ ràng:

  • Đối với sinh viên và người nghiên cứu: Tài liệu là tài liệu tham khảo điển hình cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế, Công nghệ thông tin hoặc Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng cấu trúc chức năng. Các phần phân rã BFD, phân rã DFD 3 cấp độ và thiết kế CSDL quan hệ từ mô hình ERD được trình bày bài bản, đúng quy chuẩn giáo trình.
  • Đối với doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu khảo sát hiện trạng và bộ tài liệu đặc tả yêu cầu kỹ thuật (software requirements specification) có sẵn cho các công ty tư vấn thiết kế, xây dựng quy mô vừa và nhỏ (từ 50-100 lao động) đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi từ quản lý hồ sơ nhân sự thủ công sang ứng dụng phần mềm tin học hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế nào và tại sao không sử dụng phương pháp hướng đối tượng?
Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng (hướng cấu trúc). Lý do là phương pháp này có tư duy phân tích rõ ràng, phân rã bài toán từ tổng thể xuống chi tiết, đặc biệt phù hợp cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và kiểm soát luồng thông tin của các hệ thống quản lý vừa và nhỏ. Ngược lại, phương pháp hướng đối tượng dù có tính tái sử dụng cao nhưng cấu trúc luồng dữ liệu phức tạp hơn và thường thích hợp hơn với các hệ thống quy mô lớn, nhiều luồng dữ liệu đầu vào.

2. Bảng cơ sở dữ liệu nào trong thiết kế được dùng để theo dõi sự thay đổi chức vụ của nhân viên theo thời gian?
Đó là bảng CHITIETCHUCVU(MANV, MACV, THOIGIAN). Do mối quan hệ giữa thực thể NHANVIEN và thực thể CHUCVU là quan hệ nhiều - nhiều (n-n) (một nhân viên trong quá trình công tác có thể đảm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau và một chức vụ có thể do nhiều nhân viên nắm giữ), tác giả đã tạo ra bảng liên kết này với thuộc tính định danh bổ sung là THOIGIAN để lưu vết lịch sử bổ nhiệm.

3. Cơ chế xử lý đơn xin thôi việc của nhân viên được hệ thống thiết kế như thế nào?
Khi nhân viên nộp đơn xin thôi việc, phòng Hành chính - Nhân sự tiếp nhận thông tin và nhập vào hệ thống. Hệ thống sẽ tạm thời lưu lại đơn ở trạng thái chờ xét duyệt để tạo báo cáo trình lên Ban Giám đốc. Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt, hệ thống gửi phản hồi cho phòng nhân sự, đồng thời tiến hành rút hồ sơ nhân viên đó khỏi danh mục nhân sự đang hoạt động và chuyển vào trạng thái lưu trữ.

4. Khóa luận đề xuất những công nghệ và phần mềm cụ thể nào để cài đặt hệ thống?
Trong phần kiến nghị giải pháp triển khai, tác giả đề xuất công ty đầu tư và sử dụng các phần mềm: công cụ soạn thảo/thiết kế web Adobe Dreamweaver CS5, gói phần mềm máy chủ web Apache/MySQL cục bộ XAMPP phiên bản 1.7, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.

5. Hệ thống giải quyết bài toán an toàn dữ liệu và phòng ngừa sự cố bằng các biện pháp kỹ thuật nào?
Tác giả thiết kế 3 biện pháp kỹ thuật chính: (1) Khóa từng phần cơ sở dữ liệu khi tiến hành cập nhật để bảo vệ tính nguyên vẹn của dữ liệu gốc nếu xảy ra đứt quãng chương trình; (2) Tạo các tệp nhật ký giao dịch và tệp sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ kèm thủ tục phục hồi trạng thái đúng; (3) Xác thực người dùng bằng mật khẩu riêng, mã hóa dữ liệu nhạy cảm và phân quyền truy cập nghiêm ngặt (chỉ có cán bộ nhân sự/admin mới có quyền thay đổi dữ liệu, người dùng khác chỉ được xem thông tin cơ bản).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Ngọc Ánh đã giải quyết trọn vẹn nhiệm vụ khảo sát thực trạng quản lý nhân sự thủ công tại Công ty TNHH Tư vấn & Xây dựng ECO-G trong giai đoạn 2014–2016. Tác giả đã vận dụng bài bản phương pháp luận phân tích thiết kế hướng chức năng để xây dựng mô hình nghiệp vụ, hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu 3 cấp và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu gồm 8 bảng quan hệ logic. Mặc dù công trình dừng lại ở mức độ thiết kế kỹ thuật và chưa bước sang giai đoạn lập trình cài đặt thực tế, kết quả nghiên cứu vẫn cung cấp một bộ hồ sơ phân tích hệ thống hoàn chỉnh, có giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho doanh nghiệp và giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin.