phần mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của Luận văn đƣợc cấu trúc thành 3 chƣơng, bao gồm: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng, hoạt động tham mƣu về công tác văn thƣ - lƣu trữ 15 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Trong chƣơng này, tác giả trình bày và làm rõ các khái niệm đƣợc sử dụng trong Luận văn nhƣ: các khái niệm “văn phòng”, “tham mƣu”, “hoạt động tham mƣu”, đƣa ra đối tƣợng, tầm quan trọng, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu, hình thức, phƣơng pháp của tham mƣu ,khái niệm “công tác VT-LT”. Đồng thời, trình bày nội dung tham mƣu công tác VT-LT. Chƣơng 2: Thực trạng tham mƣu của Văn phòng Bộ về công tác văn thƣ - lƣu trữ tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT Ở chƣơng này, tác giả trình bày thực trạng hoạt động tham mƣu của Văn phòng Bộ về công tác VT-LT tại cơ quan Bộ nhƣ: thực trạng tham mƣu Quản lý Nhà nƣớc, quản lý về nghiệp vụ, thực hiện nghiệp vụ. Chƣơng 3: Các giải pháp tham mƣu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác văn thƣ - lƣu trữ Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VT-LT của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài nhằm góp phần thực hiện hoạt động tham mƣu của Văn phòng Bộ về công tác VT-LT ngày một tốt hơn, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ trong giai đoạn mới hiện nay.
Trong quá trình thực hiện Đề tài, chúng tôi cũng nhận đƣợc sự đồng tình, ủng hộ và sự giúp đỡ của Phòng VT-LT, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT, thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn tận tình của PGS.TS Đào Đức Thuận. Qua đây, cho phép chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy hƣớng dẫn PGS.TS Đào Đức Thuận, Văn phòng Bộ, Phòng VT-LT (Văn phòng Bộ), các thầy, cô, bạn bè, đồng nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn nhƣ Đề tài chƣa có nghiên cứu đi trƣớc, tài liệu tham khảo, nghiên cứu về vấn đề này chƣa nhiều… Do vậy, Luận văn không trách khỏi những hạn chế, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG, HOẠT ĐỘNG THAM MƢU VỀ CÔNG TÁC VT-LT 1. Một số thuật ngữ có liên quan 1. Khái niệm "Văn phòng" Ở bất cứ một cơ quan nào cũng cần có bộ phận làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, đồng thời thực hiện một số công việc khác liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan nhƣ nhà cửa, thiết bị…đó là bộ phận văn phòng. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng.
Từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong cơ quan”. Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên cũng nêu định nghĩa nhƣ vậy. Còn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên cũng giải thích tƣơng tự: “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [tr. Theo những định nghĩa này thì văn phòng chỉ là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản hành chính.
Trên thực tế, khái niệm này chƣa thể hiện đƣợc đầy đủ nội dung công việc của văn phòng. Trong cuốn sách “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” do Hồ Ngọc Cẩn chủ biên, NXB Tài chính, 2003, đã tổng kết có một số khái niệm văn phòng nhƣ sau: (1)“Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo”. Ngƣời ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”; (2) Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị là địa điểm để cán bộ công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ nhƣ: “Văn phòng Quốc hội”, “Văn phòng Chính phủ”, “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng UBND”; (3) Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nƣớc, trong các đơn vị, xí nghiệp. Nhƣ vậy văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (Nói đến văn phòng 17 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ngƣời ta thƣờng nghĩ đến bộ phận chỉ là những công việc liên quan đến công tác văn thƣ); (4) Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Qua việc tổng kết nhƣ vậy, ông đã chỉ ra rằng: Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng, nhƣng nó thƣờng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Từ đó ông đã định nghĩa khái niệm "văn phòng" nhƣ sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. Theo Vƣơng Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng” NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, năm 2000, đã nêu khái niệm “Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [tr13]. Theo Nguyễn Hữu Tri - trong cuốn Hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn [2005-NXB Đại học Quốc gia] đã quan niệm văn phòng nhƣ sau: Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng.
Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp quản trị những việc trong chức năng đƣợc giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không có đủ tƣ cách pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, đƣợc quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định.
Nhƣng thông thƣờng thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp đƣợc chấp nhận nhiều hơn là thuật ngữ “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì thuật ngữ này trùng với thuật ngữ “cơ quan, đơn vị”. 18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Nhƣ vậy, chúng ta có thể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, và do đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này. Đào Xuân Chúc: "Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức". Khái niệm trên vừa phản ánh đƣợc bao quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bao gồm chức năng tham mƣu, tổng hợp và chức năng hậu cần đồng thời khẳng định vai trò của văn phòng trong bộ máy tổ chức của một cơ quan.
Nhƣ vậy, trong khuôn khổ Luận văn này, chúng tôi sử dụng cách hiểu "văn phòng" nhƣ sau: "Văn phòng là tổ chức thuộc cơ quan, đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo; tổ chức thực hiện công tác hành chính, VT- LT và đảm bảo hậu cần nhằm đảm bảo cho công tác lãnh đạo của cơ quan đạt hiệu quả". Khái niệm hoạt động tham mưu 1. Khái niệm hoạt động Mọi hoa ̣t đô ̣ng của con ngƣời đề u có tiń h mu ̣c đić h. Con ngƣời hiể u đƣơ ̣c mục đích hoạt động của min ̀ h, tƣ̀ đó mới đinh ̣ rõ chƣ́c năng , nhiê ̣m vu ̣, đô ̣ng lƣ̣c của hoạt động để đa ̣t hiê ̣u quả trong công viê ̣c.
Karl Marx cho rằ ng, hoạt động của con ngƣời là hoạt động có mu ̣c đić h, có ý thức; mục đích, ý thức ấy nhƣ một quy luâ ̣t, quyế t đinh ̣ phƣơng thƣ́c hoạt động và bắ t ý chí con ngƣời phụ thuộc vào nó. Theo quan điểm lý thuyết về hoạt động, A.N Leontiev, Tiến sỹ tâm lý học, GS, Viện sĩ Viện Hàn lâm khoa học giáo dục Liên Xô, cho rằng hoạt động “là một tổ hợp các quá trình con người tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích thỏa mãn một nhu cầu nhất định và chính kết quả của hoạt động là sự cụ thể hóa nhu cầu của chủ thể”. Lý thuyết về hoạt động chú trọng vai trò của chủ thể hoạt động. Chủ thể (con ngƣời) chủ động tổ chức, điều khiển các hoạt động (hành vi, tinh thần, trí tuệ, v.) tác động vào đối tƣợng (sự vật, tri thức, v.
Hoạt động của con 19 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ngƣời đƣợc phân biệt với hoạt động của loài vật ở tính mục đích của hoạt động. Nghĩa là chủ thể (con ngƣời) thực hiện ý đồ của mình, biến cái “vật chất đƣợc chuyển vào trong đầu mỗi ngƣời đƣợc cải biến trong đó” (C.Marx) thành hiện thực. Nhƣ vậy, nhờ có hoạt động, con ngƣời làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình. Theo cách hiểu nhƣ trên, hoạt động có những đặc điểm sau đây: - Chủ thể của hoạt động - tức là ngƣời thực hiện các hành động - làm việc theo kế họach, ý đồ nhất định.
Trong quá trình hoạt động, con ngƣời biết cách tổ chức các hành động tạo thành hệ thống (tổ hợp), lựa chọn, điều khiển linh hoạt các hoạt động phù hợp với đối tƣợng, hoàn cảnh, tình huống. - Hoạt động bao giờ cũng có đối tƣợng của nó. Đối tƣợng của hoạt động là sự vật, tri thức, v. Con ngƣời thông qua hoạt động để tái tạo chiếm lĩnh, sử dụng nó (đối tƣợng) nhằm thỏa mãn nhu cầu.
- Hoạt động có tính mục đích. Đây là nét đặc trƣng thể hiện trình độ, năng lực ngƣời trong việc chiếm lĩnh đối tƣợng. Con ngƣời sử dụng vốn hiểu biết, kinh nghiệm, phƣơng tiện để phát hiện, khám phá đối tƣợng chuyển thành ý thức, năng lực của chính mình (chủ thể hóa khách thể). Tính mục đích định hƣớng cho chủ thể họat động, hƣớng tới chiếm lĩnh đối tƣợng.