Tổng quan nghiên cứu

Quản trị cơ sở vật chất trong giáo dục đại học đóng vai trò nền tảng bảo đảm chất lượng đào tạo, năng lực nghiên cứu khoa học và uy tín học thuật của mỗi nhà trường. Tại Trường Đại học Y Dược thuộc Đại học Thái Nguyên, quy mô hạ tầng hiện đang quản lý đạt 10,8 ha trải rộng trên 2 cơ sở, với tổng diện tích sàn xây dựng là 36.141 m2 phân bổ trong 42 hạng mục công trình. Hệ thống này phục vụ trực tiếp cho đội ngũ gồm 477 cán bộ công nhân viên, 324 giảng viên cơ hữu và hàng nghìn sinh viên thuộc 32 chương trình đào tạo đa ngành từ bậc đại học đến sau đại học. Trước bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu tự chủ đại học, việc duy trì một hệ thống hạ tầng y khoa hiện đại trở thành điều kiện tiên quyết.

Tuy nhiên, thực tế vận hành cơ sở vật chất của nhà trường giai đoạn 2018-2020 đã bộc lộ những điểm nghẽn nghiêm trọng. Việc số hóa kho tài liệu thư viện rộng 1.365 m2 còn chậm tiến độ; hệ thống quy định, quy trình bảo quản thiết bị y tế chuyên ngành chưa đồng bộ; tiêu chuẩn kỹ thuật thiếu cập nhật và chưa xây dựng được cơ chế gắn kết quả quản trị tài sản với tiêu chí thi đua khen thưởng. Tình trạng này làm giảm hiệu suất khai thác tài sản công khoảng 10% đến 15% so với tiềm năng thiết kế.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh với đề tài "Tăng cường quản trị cơ sở vật chất tại Trường Đại học Y Dược - Đại học Thái Nguyên" được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng quản lý giai đoạn 2018-2020, làm rõ các nhân tố chi phối và đề xuất giải pháp đồng bộ. Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp nhà trường giải quyết triệt để sự lãng phí tài sản, tiết kiệm 12% đến 18% chi phí sửa chữa hằng năm, mà còn bảo đảm các điều kiện đạt chuẩn kiểm định chất lượng theo Tiêu chuẩn 9 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quy trình quản trị hiện đại, tiếp cận công tác quản trị cơ sở vật chất như một hệ thống liên tục khép kín bao gồm 4 chức năng cốt lõi: kế hoạch hóa, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra giám sát. Theo quan điểm quản trị học thuật, cơ sở vật chất trường đại học được cấu thành từ ba bộ phận then chốt: trường sở (giảng đường, khuôn viên), thiết bị dạy học (máy móc thực hành, công nghệ thông tin) và thư viện trường học.

Khung nghiên cứu tích hợp nguyên tắc vận hành 3Đ trong sử dụng tài sản công, đòi hỏi mọi trang thiết bị phải được khai thác đúng lúc, đúng chỗ và đủ cường độ nhằm tối ưu hóa vòng đời máy móc. Đồng thời, luận văn sử dụng Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học theo Văn bản hợp nhất số 06/VBHN-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo làm thước đo chuẩn tắc, trong đó Tiêu chuẩn 9 quy định 9 tiêu chí định lượng cụ thể về diện tích đất đai, phòng thí nghiệm, thư viện và hạ tầng công nghệ thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thiết kế theo phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu định tính và định lượng, triển khai trong khung thời gian từ năm 2018 đến hết năm 2020:

Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Tác giả thực hiện phương pháp điều tra toàn bộ (census sampling) với quy mô mẫu 300 cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trực tiếp tham gia công tác quản trị, vận hành và sử dụng cơ sở vật chất tại Trường Đại học Y Dược - Đại học Thái Nguyên. Việc chọn mẫu điều tra toàn bộ bảo đảm tính đại diện tuyệt đối cho mọi phòng ban, khoa chuyên môn, triệt tiêu sai số chọn mẫu ngẫu nhiên.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ 42 danh mục hồ sơ kỹ thuật công trình, các báo cáo tài chính tài sản cố định giai đoạn 2018-2020 và quy hoạch tổng thể 10,8 ha của nhà trường. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua 300 phiếu hỏi cấu trúc chuẩn hóa và các buổi phỏng vấn sâu trực tiếp với cán bộ quản lý.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích: Luận văn sử dụng thang đo Likert 5 mức độ (từ 1,0 tương ứng rất kém đến 5,0 tương ứng rất tốt) kết hợp các công cụ phân tích thống kê mô tả, phân tích dãy số thời gian (tính lượng tăng giảm tuyệt đối, tốc độ phát triển liên hoàn, định gốc và bình quân) cùng số bình quân số học trên nền tảng phần mềm chuyên dụng. Phương pháp này cho phép lượng hóa chính xác các biến số định tính về mức độ hài lòng, đo lường biến động kinh phí đầu tư và kiểm chứng mức độ đồng thuận của đội ngũ cán bộ với độ tin cậy vượt trội.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, quy mô trường sở phát triển mạnh mẽ về diện tích xây dựng nhưng cơ cấu phân bổ phòng chức năng còn thiếu cân đối. Tổng diện tích sàn xây dựng đạt 36.141 m2 trên 10,8 ha đất, bao gồm 54 phòng học và giảng đường với 10.549 m2, 93 phòng thực hành chuyên ngành và thí nghiệm rộng 7.746 m2, cùng bệnh viện thực hành 5.020 m2. Dù sở hữu 4 phòng máy tính với 180 máy và hệ thống mạng kết nối ADSL, diện tích thư viện chỉ dừng lại ở 1.365 m2 với 7 phòng, tạo ra sự quá tải cục bộ khi tỷ lệ giảng viên có trình độ sau đại học đạt tới 65,43% cùng nhu cầu học chế tín chỉ của hàng nghìn sinh viên y dược.

Thứ hai, công tác lập kế hoạch và phân bổ ngân sách chưa theo kịp tốc độ hao mòn thiết bị thực tế. Kinh phí đầu tư nâng cao cơ sở vật chất giai đoạn 2018-2020 ghi nhận tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng 8,5% mỗi năm, nhưng tỷ lệ giải ngân thực tế cho các dự án sửa chữa, bảo trì định kỳ chỉ đạt xấp xỉ 82% kế hoạch. Việc thiếu hụt nguồn lực tài chính đối ứng khiến tiến độ mua sắm trang thiết bị thí nghiệm bị kéo dài trung bình 4 đến 6 tháng so với tiến độ phê duyệt ban đầu.

Thứ ba, năng lực chuyên môn của đội ngũ chuyên trách quản trị cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế. Kết quả khảo sát 300 cán bộ cho thấy điểm đánh giá mức độ chuyên nghiệp của bộ máy quản lý thuộc phòng Quản trị phục vụ chỉ đạt trung bình 3,25/5,00 điểm (mức trung bình). Đáng chú ý, tỷ lệ cán bộ phụ trách có chuyên môn kỹ thuật sâu về quản trị thiết bị y tế chỉ chiếm khoảng 24,5%, dẫn đến tình trạng các hư hỏng máy móc tại 93 phòng thực hành thường tồn đọng từ 3 đến 5 ngày làm việc mới được khắc phục.

Thứ tư, công tác kiểm tra, giám sát và xây dựng tiêu chí thi đua thiếu tính chế tài cụ thể. Có tới 68,3% người tham gia khảo sát nhận định rằng quy chế sử dụng tài sản công của trường còn chậm cập nhật; chưa có bộ tiêu chí định lượng gắn trách nhiệm quản lý vật tư với việc đánh giá hoàn thành nhiệm vụ cuối năm của từng bộ môn, làm phát sinh hao mòn tự nhiên và tỷ lệ hỏng hóc thiết bị vượt định mức khoảng 12%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế nêu trên xuất phát từ cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu dự toán cấp 3, tự bảo đảm một phần kinh phí thường xuyên, khiến việc tái đầu tư cơ sở vật chất bị lệ thuộc lớn vào nguồn ngân sách nhà nước cấp và phân cấp từ Đại học Thái Nguyên. Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa phòng Quản trị phục vụ với 7 khoa chuyên môn và 5 bộ môn trực thuộc còn mang nặng tính hành chính, thiếu một hệ thống phần mềm dữ liệu quản trị tài sản tập trung.

So sánh với bài học thực tiễn tại Đại học Y Hà Nội, việc đưa tiêu chí quản trị tài sản vào đánh giá thi đua hằng tháng và phân cấp trách nhiệm trực tiếp cho người sử dụng đã giúp giảm 20% thời gian xử lý hỏng hóc thiết bị. Tương tự, mô hình quy hoạch dự án xây dựng cơ bản trung hạn 5 năm tại Đại học Y Dược Thái Bình cho thấy tầm quan trọng của việc dự báo trước nhu cầu xã hội.

Để minh họa rõ nét các phát hiện này, dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa tối ưu thông qua một biểu đồ cột chồng thể hiện cơ cấu diện tích 42 hạng mục xây dựng (giảng đường chiếm 29,2%, phòng thực hành chiếm 21,4%, bệnh viện thực hành chiếm 13,9%, ký túc xá chiếm 12,1%), đặt cạnh một bảng đối sánh chỉ số Likert giữa 4 chức năng quản trị. Cách trình bày trực quan này sẽ làm nổi bật sự chênh lệch giữa điểm số chức năng lập kế hoạch (3,45 điểm) và chức năng kiểm tra giám sát (2,85 điểm), khẳng định yêu cầu cấp bách phải tái cấu trúc quy trình giám sát.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, triển khai số hóa 100% dữ liệu tài sản và chuẩn hóa quy trình quản lý trang thiết bị. Phòng Quản trị phục vụ chủ trì phối hợp cùng Phòng Công nghệ thông tin và thư viện ứng dụng phần mềm quản lý tài sản gắn mã định danh điện tử cho toàn bộ máy móc tại 93 phòng thực hành và 180 máy tính, mục tiêu hoàn thành trong quý 2 năm 2022, nâng tỷ lệ kiểm kê tài sản chính xác đạt trên 95% và rút ngắn thời gian kiểm kê từ 30 ngày xuống còn 7 ngày.

Thứ hai, ban hành quy chế định mức kỹ thuật gắn với 15% chỉ số KPIs thi đua khen thưởng. Ban Giám hiệu nhà trường phối hợp cùng Phòng Hành chính tổ chức ban hành quy chuẩn bảo trì 3Đ cho 54 phòng học và 42 hạng mục công trình trước quý 4 năm 2021; thiết lập chế tài xử lý trách nhiệm cá nhân đối với các trường hợp làm thất thoát, hư hỏng vật tư, bảo đảm giảm 12% tỷ lệ lãng phí thiết bị hằng năm.

Thứ ba, chuẩn hóa năng lực chuyên môn cho đội ngũ quản trị phục vụ qua 04 khóa tập huấn chuyên sâu. Nhà trường liên kết với các chuyên gia kỹ thuật tổ chức đào tạo lại định kỳ cho ít nhất 85% nhân viên phòng Quản trị phục vụ trong giai đoạn 2022-2024, tập trung vào kỹ năng bảo trì phòng ngừa, quản lý thiết bị phòng thí nghiệm y học và vận hành thư viện số CDS/ISIS.

Thứ tư, tái cơ cấu tài chính thông qua mô hình hợp tác công - tư (PPP). Phòng Kế hoạch tài chính chủ trì xây dựng đề án xã hội hóa nâng cấp thư viện 1.365 m2 và xây dựng trung tâm thí nghiệm công nghệ cao, phấn đấu nâng tỷ trọng vốn đối ứng từ các hợp đồng chuyển giao khoa học công nghệ lên 25% tổng vốn đầu tư cơ sở vật chất giai đoạn 2022-2025.

Thứ năm, kiến nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng Đại học Thái Nguyên tăng tỷ lệ phân bổ ngân sách chi thường xuyên cho nhóm ngành y khoa đặc thù thêm 10% đến 15% mỗi năm, đồng thời ủy quyền trực tiếp cho Hiệu trưởng nhà trường quyết định thanh lý các tài sản có nguyên giá dưới 500 triệu đồng để rút ngắn thời gian xử lý thủ tục.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm lãnh đạo và các nhà quản lý cơ sở giáo dục đại học: Cung cấp khung phương pháp luận thực chứng để hoạch định chiến lược đầu tư cơ sở hạ tầng, tái cơ cấu nguồn vốn và tối ưu hóa diện tích sàn xây dựng cho các trường đào tạo khối ngành khoa học sức khỏe.

Cán bộ phụ trách phòng Quản trị phục vụ, Thiết bị và Công nghệ thông tin: Cung cấp bộ cẩm nang chi tiết gồm quy trình mua sắm 5 bước, quy trình bảo trì 7 bước và phương pháp ứng dụng mã số định danh kiểm kê tài sản công phù hợp với tiêu chuẩn nhà nước.

Học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Quản trị kinh doanh và Quản lý giáo dục: Khai thác mô hình nghiên cứu định lượng với cỡ mẫu 300 đối tượng, làm tài liệu tham khảo mẫu mực về cách vận dụng thang đo Likert và phân tích dãy số thời gian trong quản trị tài sản công trường đại học.

Các cơ quan hoạch định chính sách cấp bộ và đại học vùng: Dữ liệu khảo sát thực tế là căn cứ khoa học chuẩn xác để đánh giá mức độ phù hợp của các định mức kỹ thuật hiện hành, từ đó hoàn thiện văn bản quy phạm pháp luật về quản trị tài chính và tài sản công trong các trường đại học tự chủ.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao quản trị cơ sở vật chất tại trường đại học khối ngành y dược lại đòi hỏi những tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe hơn các trường thông thường?

Do tính chất đào tạo lâm sàng, trường y dược phải sở hữu 93 phòng thực hành chuyên ngành diện tích 7.746 m2 và bệnh viện thực hành 5.020 m2. Các hạng mục này đòi hỏi tiêu chuẩn nghiêm ngặt về vô trùng, an toàn sinh học và độ chuẩn xác máy móc nhằm bảo đảm hiệu quả nghiên cứu cho 65,43% giảng viên có trình độ sau đại học và tránh rủi ro lây nhiễm.

Thực trạng phân bổ quỹ đất 10,8 ha và 36.141 m2 sàn xây dựng của nhà trường hiện đáp ứng quy mô đào tạo như thế nào?

Hạ tầng hiện tại với 54 phòng học, giảng đường rộng 10.549 m2 cơ bản đáp ứng 32 chương trình đào tạo. Tuy vậy, quy mô thư viện 1.365 m2 và 4 phòng máy tính với 180 máy đang chịu áp lực quá tải cục bộ, cần nhanh chóng cải tạo để đáp ứng đầy đủ tiêu chí đánh giá kiểm định chất lượng theo Tiêu chuẩn 9.

Nguyên nhân cốt lõi khiến công tác bảo trì trang thiết bị tại trường thường bị chậm trễ từ 3 đến 5 ngày là gì?

Nguyên nhân chủ yếu do vị thế đơn vị dự toán cấp 3 chưa tự chủ tài chính toàn diện, kết hợp với việc chỉ có 24,5% cán bộ phòng Quản trị phục vụ được đào tạo kỹ thuật chuyên sâu. Ngoài ra, việc thiếu phần mềm số hóa khiến thủ tục duyệt cấp kinh phí sửa chữa trải qua nhiều tầng nấc phê duyệt trung gian.

Luận văn đã rút ra được những bài học kinh nghiệm gì từ các trường đại học y khoa lớn trong nước?

Nghiên cứu đúc kết thành công của Đại học Y Hà Nội trong việc gắn tiêu chí quản trị tài sản vào đánh giá thi đua thường kỳ giúp giảm 20% hỏng hóc, đồng thời tiếp thu bài học của Đại học Y Dược Thái Bình về quy hoạch xây dựng cơ bản trung hạn 5 năm gắn với mã hóa tài sản cố định.

Giải pháp đột phá nào có thể triển khai ngay nhằm hạn chế tỷ lệ hao mòn tài sản vượt định mức 12% tại nhà trường?

Giải pháp khả thi nhất là đưa tiêu chí bảo quản tài sản thành chỉ số bắt buộc chiếm 15% tổng điểm thi đua năm của từng bộ môn, đồng thời áp dụng triệt để nguyên tắc vận hành 3Đ (đúng lúc, đúng chỗ, đủ cường độ) tại 93 phòng thực hành chuyên ngành để kiểm soát hao phí vật tư y tế.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá toàn diện hiện trạng quỹ đất 10,8 ha cùng 36.141 m2 sàn xây dựng thuộc 42 hạng mục công trình tại Trường Đại học Y Dược - Đại học Thái Nguyên, chỉ rõ năng lực vận hành của 54 phòng giảng đường và 93 phòng thực hành.
  • Nghiên cứu chỉ ra điểm nghẽn then chốt là cơ chế tài chính đơn vị dự toán cấp 3 và tỷ lệ cán bộ chuyên trách kỹ thuật thấp (chỉ khoảng 24,5%), dẫn đến tỷ lệ giải ngân bảo trì chỉ đạt 82% và làm kéo dài thời gian xử lý hỏng hóc thiết bị.
  • Luận văn thu thập nguồn dữ liệu thực chứng tin cậy thông qua phương pháp điều tra toàn bộ 300 cán bộ, nhân viên, lượng hóa chính xác các chỉ số đánh giá bằng thang đo Likert 5 mức độ và các dãy số thời gian 2018-2020.
  • Tác giả đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ: số hóa tài sản bằng mã định danh, gắn 15% điểm thi đua KPIs với việc bảo quản thiết bị, bồi dưỡng 85% nhân viên kỹ thuật và huy động 25% vốn xã hội hóa cho cơ sở vật chất.
  • Định hình lộ trình hành động cụ thể từ năm 2021 đến 2025, phấn đấu đạt tỷ lệ kiểm kê tự động trên 95% và chuẩn hóa toàn bộ hạ tầng kỹ thuật theo Tiêu chuẩn 9 về kiểm định chất lượng giáo dục đại học.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã xây dựng thành công mô hình quản trị cơ sở vật chất ứng dụng cho các trường đại học y dược vùng đặc thù, kết hợp hài hòa giữa lý luận quản trị hiện đại và yêu cầu thực tiễn khắt khe của ngành y tế. Trong lộ trình 2021-2023, nhà trường cần ưu tiên triển khai số hóa hệ thống tài sản và chuẩn hóa quy trình thi đua; tiếp tục hoàn thiện khu thể thao 2.319 m2 và mở rộng bệnh viện thực hành 5.020 m2 trong giai đoạn 2023-2025. Ban Giám hiệu các trường đại học, đội ngũ cán bộ quản lý tài sản và các học viên cao học hãy ứng dụng ngay khung giải pháp khoa học này để nâng cao chất lượng quản trị tài sản công, góp phần đào tạo nguồn nhân lực y tế chất lượng cao cho đất nước.