Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và sự mở rộng của các hiệp định thương mại, hoạt động giao thương hàng hóa giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới ngày càng phát triển. Logistics được xác định là ngành kinh tế có vai trò then chốt, góp phần tối ưu hóa chi phí phân phối và nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm. Tuy nhiên, sự gia tăng nhanh chóng về quy mô hàng hóa cùng sự đa dạng của các phương thức vận tải cũng làm gia tăng đáng kể nguy cơ xảy ra tổn thất trong quá trình lưu thông. Các doanh nghiệp giao nhận vận tải (freight forwarder) phải đối mặt với nhiều áp lực về kiểm soát chất lượng dịch vụ, thời gian giao nhận và tuân thủ các quy định pháp lý hải quan.

Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam là doanh nghiệp đã hoạt động hơn 10 năm trong ngành dịch vụ logistics và giao nhận quốc tế. Mặc dù duy trì được sự tăng trưởng kinh doanh, doanh nghiệp vẫn gặp phải nhiều hạn chế trong khâu quản trị rủi ro, đặc biệt là ở bước tiếp nhận và xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu từ khách hàng. Để giải quyết các tồn tại này, tác giả Đoàn Thị Diệu đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp kiểm soát tổn thất cho doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

  1. Tìm hiểu rõ hơn về hoạt động nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận (forwarder), hệ thống hóa quy trình nhận hàng hóa cơ bản qua các phương thức vận tải.
  2. Phân tích thực trạng quản trị rủi ro dựa trên dữ liệu thu thập tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam, nhận diện các điểm mạnh và hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải trong quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
  3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị đối với các bên liên quan nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, giảm thiểu chi phí khắc phục hậu quả tổn thất cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ sở lý luận và thực tiễn hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam (trụ sở tại Hà Nội và các chi nhánh tại Hải Phòng, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực trạng hoạt động giai đoạn 2020 – 2022.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các nghiệp vụ nhận hàng hóa, nhận diện, đo lường, kiểm soát và tài trợ rủi ro trong quy trình nhận hàng xuất nhập khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực và giáo trình chuyên ngành:

  • Khái niệm nguy cơ và rủi ro: Trích dẫn Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008 về định nghĩa nguy cơ. Vận dụng quan điểm của TS. Doãn Kế Bôn (2009, Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế) về ba điều kiện xác định rủi ro: sự kiện bất ngờ đã xảy ra, sự cố gây ra tổn thất và sự kiện ngoài mong đợi.
  • Khái niệm quản trị rủi ro: Tổng hợp quan điểm của Nguyễn Quang Thu (2008), quan điểm quản trị rủi ro toàn diện của Đoàn Thị Hồng Vân và cộng sự (2013), và PGS.TS. Trần Hùng (2017, Giáo trình Quản trị rủi ro). Theo đó, quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích, đo lường, kiểm soát và tài trợ rủi ro nhằm tối thiểu hóa thiệt hại và tối ưu hóa nguồn lực.
  • Khung pháp lý: Áp dụng Luật Thương mại năm 1997 (Điều 163 về dịch vụ giao nhận hàng hóa) và Luật Thương mại năm 2005 (Điều 28 về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa).
  • Nội dung tiến trình quản trị rủi ro: Gồm 4 khâu cơ bản: (1) Nghiên cứu, nhận dạng rủi ro; (2) Phân tích, đo lường tổn thất (sử dụng ma trận tần suất và biên độ tổn thất gồm 4 nhóm); (3) Kiểm soát, phòng ngừa rủi ro (né tránh, chuyển giao, giảm thiểu, chấp nhận, phân tán và chia sẻ); (4) Tài trợ rủi ro (tự tài trợ và chuyển giao tài trợ rủi ro).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp:

  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022, tài liệu nghiệp vụ nội bộ và các công trình nghiên cứu khoa học liên quan.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp các tác nghiệp tại các phòng ban (bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường) và phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên trong quá trình thực tập.
  • Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê để phân loại số liệu; phương pháp phân tích nhằm chỉ ra mối quan hệ giữa các nhân tố tác động; phương pháp so sánh các chỉ tiêu kinh doanh và tổn thất qua các năm; phương pháp tổng hợp để rút ra kết luận thực trạng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh giao thương quốc tế mở rộng. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan trước đó, bao gồm nghiên cứu của Phạm Thị Hương Duyên (2021) về rủi ro giao nhận hàng không tại PGL Logistics, Nguyễn Hải Anh (2021) về quy trình nhận thiết bị y tế đường biển tại Airseaglobal, Nguyễn Thúy Hằng (2019) tại Fingroup, Phạm Thị Phương Loan (2017) tại Công ty Ngọc Phương Việt, và Lê Bùi Chí Hữu (2015) tại Công ty PCSC. Tác giả chỉ ra rằng các đề tài trước đã hệ thống hóa lý luận nhưng chưa có nghiên cứu chuyên sâu về quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam. Từ đó, chương xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp luận và bố cục 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị rủi ro trong nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

Chương 2 làm rõ các khái niệm về nguy cơ, rủi ro và quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế. Tác giả phân loại rủi ro theo các nhóm tác nghiệp: lựa chọn đối tác và ký kết hợp đồng; chuẩn bị hàng hóa; giao nhận hàng hóa; vận chuyển và bảo hiểm; thanh toán quốc tế. Tiếp đó, tác giả hệ thống hóa quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tổng quát gồm 5 bước: tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra chứng từ, làm thủ tục hải quan, nộp hồ sơ/kiểm hóa/tính thuế, lấy tờ khai thông quan và nhận hàng.

Nội dung quản trị rủi ro được phân tích chi tiết qua 4 giai đoạn nghiệp vụ: nhận dạng rủi ro (thông qua bảng câu hỏi, phân tích báo cáo tài chính, phân tích nhóm tác nghiệp, lập sơ đồ); đo lường rủi ro theo ma trận tần suất - biên độ tổn thất; kiểm soát rủi ro; tài trợ rủi ro. Chương này cũng phân tích các nhân tố bên ngoài (kinh tế, chính trị, tự nhiên, khách hàng, nhà cung ứng, đặc tính hàng hóa) và nhân tố bên trong (nguồn nhân lực, cơ sở vật chất - công nghệ, tiềm lực tài chính) ảnh hưởng đến công tác quản trị rủi ro.

Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Chương 3 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam (Mã số thuế: 0105188630, người đại diện pháp luật: Đặng Thế Sơn, quy mô hơn 30 nhân sự phân bổ tại Hà Nội, Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh).

Tác giả phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022:

  • Doanh thu tăng trưởng liên tục: giai đoạn 2020 – 2021 tăng 54,5%, giai đoạn 2021 – 2022 tăng 55%.
  • Chi phí năm 2021 tăng 58,4% so với năm 2020; năm 2022 tăng 57,3%, đạt mức 118.997.756.152 đồng.
  • Lợi nhuận trước thuế: năm 2021 đạt hơn 5.046 triệu đồng (tăng 44,3%), năm 2022 đạt hơn 6.754 triệu đồng (tăng 33,8%).
Lĩnh vực kinh doanh Tỷ trọng năm 2020 Tỷ trọng năm 2021 Tỷ trọng năm 2022
Vận chuyển đường biển 50% – 54% 52% – 55% 54% – 56%
Vận chuyển đường hàng không 17% – 20% 15% – 17% 12% – 16%
Vận chuyển đường bộ 10% – 12% 13% – 15% 15% – 16%
Dịch vụ giao nhận vận tải (hải quan, hun trùng, C/O) 10% – 14% 12% – 13% 9% – 12%

Quy trình nhận hàng hóa tại công ty được cụ thể hóa thành 8 bước:

  1. Tiếp nhận yêu cầu và ký hợp đồng với khách hàng.
  2. Nhận và kiểm tra chứng từ (hoặc làm chứng từ thay khách hàng).
  3. Khai và truyền tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS.
  4. Nộp thuế và làm thủ tục hải quan, thông quan hàng hóa xuất khẩu.
  5. Khai tờ khai hải quan ở nước nhập khẩu và nộp thuế.
  6. Làm thủ tục thông quan hàng ở nước nhập khẩu.
  7. Lấy lệnh giao hàng (D/O hoặc EDO).
  8. Nhận hàng và thanh lý tờ khai.

Khóa luận thống kê cơ cấu sai sót chứng từ của nhân viên mới tại công ty:

Loại sai sót chứng từ Tỷ lệ lỗi (%)
Khai sai thông tin trên hệ thống VNACCS 35%
Chuẩn bị thiếu chứng từ 15%
Thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau 14%
Không khai báo thông tin đúng thời gian quy định 7%
Các sai sót khác 29%

Về công tác quản trị rủi ro, tỷ lệ dự báo và hạn chế rủi ro của công ty có chuyển biến qua các năm:

Chỉ tiêu theo dõi Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tỷ lệ rủi ro dự báo đúng 50% 62% 75%
Tỷ lệ rủi ro hạn chế được 37% 48% 55%

Chương 3 chỉ ra sự sai lệch giữa đo lường dự kiến của công ty (Bảng 3.4) và thực tế rủi ro diễn ra (Bảng 3.5). Trên thực tế, nhóm rủi ro có tần suất cao và biên độ tổn thất cao trong giai đoạn 2020 – 2022 là "Rủi ro với hàng hóa" và "Rủi ro từ tắc nghẽn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trên toàn cầu" (do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 và thiếu hụt vỏ container). Trong khi đó, "Rủi ro đối với năng lực nhân viên" trên thực tế chỉ có biên độ tổn thất thấp do công ty duy trì tốt khâu kiểm tra và khắc phục kịp thời.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam

Dựa trên mục tiêu chiến lược phát triển kinh doanh đến năm 2027, chương này đưa ra các nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Nâng cao năng lực nhận diện rủi ro: xây dựng bộ tiêu chí thẩm định đối tác kinh doanh, rà soát tính pháp lý và năng lực tài chính nhằm tránh các đối tác lừa đảo hoặc công ty không có thật.
  • Hoàn thiện đo lường và đánh giá tổn thất: ứng dụng ma trận rủi ro cập nhật theo biến động thực tế, không đánh giá thấp các rủi ro vĩ mô và sự cố tắc nghẽn chuỗi cung ứng.
  • Hoàn thiện khâu kiểm soát và phòng ngừa: chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ, đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm VNACCS nhằm hạ thấp tỷ lệ khai sai thông tin (hiện chiếm 35%); siết chặt quy trình kiểm đếm, đóng gói, bảo quản hàng hóa đặc biệt; theo dõi sát lịch trình phương tiện vận tải.
  • Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro: trích lập quỹ dự phòng rủi ro tài chính nội bộ; đẩy mạnh việc mua bảo hiểm hàng hóa và chuyển giao rủi ro đối với các chặng vận chuyển phức tạp.
  • Đề xuất kiến nghị: Kiến nghị với cơ quan Hải quan trong việc đơn giản hóa thủ tục kiểm tra chuyên ngành và nâng cấp hạ tầng hệ thống điện tử; kiến nghị với Nhà nước về hoàn thiện chính sách hỗ trợ ngành logistics và phát triển cơ sở hạ tầng giao thông kết nối cảng biển, sân bay.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khóa luận đã mô tả chi tiết toàn bộ 8 bước trong quy trình nhận hàng hóa thực tế tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam.
  • Cung cấp số liệu cụ thể về kết quả kinh doanh và cơ cấu doanh thu 4 mảng hoạt động giai đoạn 2020 – 2022, trong đó mảng đường biển đóng vai trò chủ đạo (chiếm 54% – 56% năm 2022), tiếp đến là đường hàng không (12% – 16%), đường bộ (15% – 16%) và dịch vụ hải quan/giao nhận (9% – 12%).
  • Lượng hóa được năng lực quản trị rủi ro của doanh nghiệp: tỷ lệ dự báo rủi ro đúng tăng từ 50% (2020) lên 75% (2022); tỷ lệ rủi ro hạn chế được tăng từ 37% (2020) lên 55% (2022).
  • Xác định được các nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sai sót chứng từ của nhân viên mới, trong đó lỗi khai sai thông tin trên VNACCS chiếm tỷ trọng cao nhất (35%).

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

  • Đề xuất hoàn thiện đồng bộ 4 khâu trong quản trị rủi ro (nhận dạng, đo lường, kiểm soát phòng ngừa và tài trợ rủi ro).
  • Kiến nghị giải pháp đào tạo chuyên môn định kỳ hàng ngày cho nhân viên mới để kiểm soát sai lệch chứng từ và thông tin phân luồng tờ khai.
  • Đề xuất xây dựng quỹ dự phòng tài chính kết hợp mua bảo hiểm lô hàng nhằm chủ động xử lý sự cố phát sinh.
  • Đưa ra các kiến nghị vĩ mô gửi đến cơ quan Hải quan và cơ quan Nhà nước nhằm cải thiện môi trường tác nghiệp logistics.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

Tác giả đã chỉ ra khoảng trống nghiên cứu từ các công trình trước (Phạm Thị Hương Duyên 2021, Nguyễn Hải Anh 2021, Nguyễn Thúy Hằng 2019) vốn chỉ tập trung vào một phương thức vận tải riêng lẻ (đường hàng không hoặc đường biển) hoặc tại các doanh nghiệp khác. Khóa luận này là công trình đầu tiên nghiên cứu toàn diện quy trình nhận hàng đa phương thức và thực trạng quản trị rủi ro tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung phân tích dữ liệu thứ cấp và hoạt động thực tế của một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam) trong giới hạn thời gian từ năm 2020 đến năm 2022. Phạm vi khảo sát sơ cấp chủ yếu dựa trên quan sát nội bộ và phỏng vấn cán bộ nhân viên trong thời gian thực tập. Doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách riêng về quản trị rủi ro nên số liệu bóc tách về chi phí khắc phục tổn thất gián tiếp còn hạn chế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang giai đoạn sau năm 2022 khi chuỗi cung ứng toàn cầu bước vào giai đoạn phục hồi hoàn toàn; mở rộng đánh giá quản trị rủi ro trên toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics trọn gói thay vì chỉ tập trung vào quy trình nhận hàng; xây dựng mô hình định lượng đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và chi phí quản trị rủi ro tổng thể.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Quản trị Logistics và Quản trị rủi ro thương mại quốc tế: Cung cấp góc nhìn thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và các bước lập tờ khai trên hệ thống VNACCS.
  • Người nghiên cứu và người làm thực tế tại các công ty Forwarder: Tham khảo cách phân loại sai sót chứng từ, ma trận đo lường mức độ rủi ro giữa dự kiến và thực tế, từ đó xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro vận tải và thủ tục thông quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Lĩnh vực kinh doanh nào đóng góp doanh thu lớn nhất cho Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022?
Dịch vụ vận chuyển bằng đường biển là nguồn thu lớn nhất, chiếm 50% – 54% tổng doanh thu năm 2020, 52% – 55% năm 2021 và đạt 54% – 56% trong năm 2022.

2. Lỗi nghiệp vụ chứng từ nào xuất hiện nhiều nhất ở các nhân viên mới tại công ty?
Lỗi "Khai sai thông tin trên hệ thống VNACCS" là lỗi phổ biến nhất, chiếm tỷ lệ 35% trong tổng số các sai sót chứng từ của nhân viên mới.

3. Sự khác biệt chính giữa đo lường rủi ro dự kiến của công ty và thực tế giai đoạn 2020 – 2022 là gì?
Công ty từng dự kiến "Rủi ro tắc nghẽn xuất nhập khẩu toàn cầu" và "Rủi ro thanh toán" có tần suất và biên độ tổn thất thấp. Tuy nhiên trên thực tế giai đoạn 2020 – 2022 (ảnh hưởng Covid-19 và thiếu hụt vỏ container), rủi ro tắc nghẽn toàn cầu trở thành rủi ro có cả tần suất và biên độ tổn thất ở mức cao. Ngược lại, "Rủi ro năng lực nhân viên" có tần suất cao nhưng biên độ tổn thất thực tế chỉ ở mức thấp do công ty kiểm soát và khắc phục kịp thời.

4. Tỷ lệ dự báo đúng và hạn chế rủi ro của Nguyên Đăng Việt Nam thay đổi ra sao từ năm 2020 đến 2022?
Tỷ lệ rủi ro dự báo đúng tăng từ 50% (2020) lên 62% (2021) và đạt 75% (2022). Tỷ lệ rủi ro hạn chế được tăng tương ứng từ 37% (2020) lên 48% (2021) và đạt 55% (2022).

5. Quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Nguyên Đăng Việt Nam gồm bao nhiêu bước?
Quy trình được thực hiện qua 8 bước: (1) Tiếp nhận yêu cầu và ký hợp đồng; (2) Nhận và kiểm tra chứng từ; (3) Khai và truyền tờ khai hải quan; (4) Nộp thuế và làm thủ tục thông quan xuất khẩu; (5) Khai tờ khai hải quan nhập khẩu và nộp thuế; (6) Làm thủ tục thông quan nhập khẩu; (7) Lấy lệnh giao hàng (D/O, EDO); (8) Nhận hàng và thanh lý tờ khai.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đoàn Thị Diệu đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị rủi ro và quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trong hoạt động giao nhận vận tải quốc tế. Thông qua việc phân tích dữ liệu giai đoạn 2020 – 2022 tại Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam, tác giả đã phản ánh trung thực thực trạng kinh doanh, chỉ rõ các sai sót chứng từ và sự khác biệt giữa đo lường rủi ro lý thuyết với biến động thực tế. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính gắn kết với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp forwarder, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát tổn thất trong giao nhận hàng hóa.