Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu. Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế. Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao. Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Alibao.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ. Một số khái niệm cơ bản 2.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding): “là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.” (Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) ) Theo điều 136 Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa là “hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”.2 Khái niệm người giao nhận Theo khái niệm của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận (FIATA): “Người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder hay Forwarding agent) là người thu xếp chuyên chở toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân họ không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như đảm bảo lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan kiểm hóa…” 6 Theo định nghĩa giao nhận vận tải do Ủy ban kinh tế, xã hội châu Á Thái Bình Dương ESCAP đưa ra như sau: “Người giao nhận vận tải là đại lý ủy thác thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện những nhiệm vụ từ đơn giản như lưu cước, làm thủ tục thuế quan cho đến làm trọn gói các dịch vụ của toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng” Theo luật thương mại Việt Nam thì: “Người giao nhận là người làm dịch vụ giao nhận, là các thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, các công ty giao nhận hoặc bất ký thương nhân nào khác.” Đối với hoạt động nhận hàng nhập khẩu đường biển, người nhận hàng ở đây thông thường là các công ty logistics, cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế đường biển.
Theo yêu cầu của người khách hàng (người nhập khẩu), người nhận hàng sẽ: - Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. - Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết nếu có. - Tiến hành khai báo hải quan và các thủ tục có liên quan. - Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần.
- Giao hàng cho người nhận hàng. - Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại nếu có.3 Khái niệm giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Giao nhận hàng nhập khẩu là một bộ phận của dịch vụ giao nhận, là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, lưu kho, tổ chức giao nhận hàng hóa cho đơn vị vận tải, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao nhận cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận của chủ hàng gửi để hưởng thù lao. Giao nhận hàng nhập khẩu có thể được người giao nhận thực hiện qua nhiều phương thức: bằng đường hàng không, bằng đường sắt, bằng đường biển, bằng container,… Trong phạm vi khóa luận này, giao nhận hàng nhận nhập khẩu em chỉ xin được đề cập đến giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tức là sử dụng tàu để vận 7 chuyển hàng hóa – một phương thức vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế. Có thể hiểu ngắn gọn: Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển nhằm tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.
Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đường biển góp phần quan trọng hoàn thiện tiến trình giao nhận hàng hóa từ tay người bán đến người mua, từ đó đóng vai trò hoàn thiện chuỗi cung ứng hàng hóa. Giúp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và lợi ích sử dụng cho khách hàng. Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển có tác dụng tiết kiệm, giảm chi phí trong quá trình lưu thông phân phối (ở đây, chủ yếu là phí vận tải chiếm tỷ lệ lớn, chi phí này cấu thành giá cả hàng hóa trên thị trường.
Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển càng hoàn thiện và hiện đại sẽ tiết kiệm cho chi phí vận tải và các chi phí khác phát sinh trong quá trình lưu thông. Do đó, giảm thiểu được chi phí này sẽ góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp. Từ đó gia tăng giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp.4 Khái niệm về quy trình, quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển.
Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển. Khái niệm quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển Là một hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi nhận hàng hóa đến nơi giao nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu , giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu. Vai trò của quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển: 8 - Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận. - Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp giao, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với các bên liên quan, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận.2 Một số nguyên lý về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận Quyền hạn của người giao nhận khi đóng vai trò là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA(Liên đoàn các hiệp hội giao nhận kho vận Quốc tế), người giao nhận có quyền: - Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường. - Cần giữ hàng hóa để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ. Mặc dù người giao nhận có các quyền của người đại lý đối với chủ của mình, nhưng quyền này không thực sự đủ để bảo vệ cho họ trong thực tế giao nhận hiện đại ngày nay.
Vì lý do đó tốt hơn hết là người giao nhận nên giao nhận dịch theo những điều kiện và điều khoản đã biết và những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của các hiệp hội giao nhận quốc gia. Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận phải: - Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng. - Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của khách hàng. 9 Trách nhiệm của người vận tải với tư cách là người đại lý: người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm đối với những lỗi của bản thân mình hoặc người làm công cho mình Trách nhiệm đối với khách hàng - Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những mất mát hoặc hư hỏng vật chất về hàng hoá nếu mất mát hoặc hư hỏng là do lỗi của người giao nhận hoặc người làm người làm công của người giao nhận.
Mặc dù theo những điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về những tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp nhưng người giao nhận nên bảo hiểm cả những rủi ro đó vì khách hàng vẫn có thể khiếu nại. - Người giao nhận phải chịu trách nhiệm đối với khách hàng về những lỗi lầm về nghiệp vụ: người giao nhận hoặc người làm công của người giao nhận có thể có lỗi lầm hoặc sơ suất không phải do cố ý nhưng gây thiệt hại về tài chính cho khách hàng của mình. Ví dụ : - Giao nhận hàng trái với chỉ dẫn: giao nhận hàng không đúng như chỉ dẫn của khách hàng. - Quên mua bảo hiểm mà khách hàng đã có chỉ thị mua.
- Sai sót khi làm thủ tục hải quan gây nên chậm trễ về khai hải quan hặc gây tổn thất cho khách hàng. - Gửi hàng sai địa chỉ: chuyển hàng đến sai địa điểm.