Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu. Chương 2: Một số cơ sở lý luận về kho. Chương 3: Phân tích thực trạng về quản trị kho nội địa của công ty Cổ phần Dịch vụ Cảng Hải Phòng. Chương 4: Đề xuất giải pháp.
5 CHƯƠNG 2: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO 2. Khái quát về kho hàng và quản trị kho hàng 2. Kho hàng a) Khái niệm Kho hàng là cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với mức phục vụ thích hợp và chi phí tối ưu. Kho hàng là nơi trực tiếp thực hiện nhiều hoạt động logistics như bảo quản, cung ứng nguyên liệu, dự trữ bán thành phẩm, thành phẩm, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu sản xuất và phân phối của doanh nghiệp.
(An Thị Thanh Nhàn cùng với cộng sự, 2018) b) Vai trò Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất. Góp phần giảm chi phí sản xuất vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí phân phối thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất nhà kho.
Tại các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển bằng cách lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Các lô nguyên liệu, vật tư nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đây, chứng được gom thành các lô lớn, rồi vận chuyển tiếp bằng các phương tiện đủ lớn thích hợp. Tương tự, có thể xây dựng những kho phân phối gần thị trường tiêu thụ để tập trung sản phẩm từ nhiều nhà cung ứng bằng phương tiện có trọng tải lớn.
Sau đó, hàng hóa được chia nhỏ theo yêu cầu và vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp. 6 Hỗ trợ quá trình cung cấp DVKH: thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Hỗ trợ việc thực hiện quá trình logistics ngược: thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa… Trì hoãn (Postponement): Kho hiện đại còn tham gia sâu hơn vào các quá trình kinh doanh sản xuất như giúp các doanh nghiệp trì hoãn các đơn hàng không quan trọng hoặc trì hoãn sản xuất thành phẩm đến khi nắm rõ nhu cầu thực tế. Bằng việc đóng bao bì và dán nhãn hàng hóa tại kho, cho phép giảm chi phí và rủi ro cho quá trình phân phối, mức dự trữ cũng có thể giảm thấp nhờ việc sử dụng các sản phẩm cơ bản (brights) để biến đổi nhãn hàng hay hình dạng bao bì.
Dự trữ tại chỗ (Spot Stock): Dự trữ tại chỗ cho phép một lượng hàng hóa có sẵn tại những vị trí gần nhất với những khách hàng chính nhằm thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng và tối đa hóa doanh thu theo thời vụ. Nhiều dòng sản phẩm của doanh nghiệp được chọn và đưa vào dự trữ tại một số nhà kho để đáp ứng các đơn hàng của khách trong các giai đoạn marketing nhất định. Các nhà sản xuất có các dòng sản phẩm giới hạn và tính mùa vụ cao thường sử dụng dịch vụ này. Tạo ra lượng hàng dự trữ cơ bản quanh năm tại các vị trí nhà kho nhất định nên thời gian phân phối được rút ngắn nhờ sự sẵn có của hàng hóa tại thị trường.
Nhà cung ứng các sản phẩm nông nghiệp thường sử dụng loại dự trữ này để dự trữ sản phẩm của họ tại các thị trường nhạy cảm nhằm phục vụ khách hàng trong suốt thời gian cao điểm. Hết thời gian cao điểm, dự trữ sẽ được giảm dần. (An Thị Thanh Nhàn và cộng sự, 2018) c) Chức năng Doanh nghiệp sử dụng nhà kho như địa điểm để gom, ghép, tách, làm đồng bộ, hoàn thiện mặt hàng, phục vụ các nhu cầu về dịch vụ gia tăng của khách hàng trong chuỗi cung ứng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và logistics. Những chức năng này của nhà kho được mô tả dưới đây: Gom hàng: Khi hàng hóa, nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, nhờ đó tận dụng được lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy hoặc thị trường bằng các phương tiện đầy toa (xe, tàu, thuyền).
7 Tách và phối hợp đơn hàng: Để đáp ứng tốt đơn hàng của khách hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho cung ứng cho từng khách hàng khác nhau. Bảo quản và lưu giữ hàng hóa: Với thiết kế và các điều kiện trang thiết bị phù hợp, nhà kho sẽ giúp hàng hóa giữ gìn nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp. Tạo điều kiện duy trì tốt hàng hóa khi tới tay khách hàng. Hỗ trợ sản xuất (Production Support): Để có thể cung cấp đều đặn các bộ phận và linh kiện cho các nhà máy lắp ráp giúp duy trì sản xuất liên tục, dự trữ các mặt hàng mua từ các nhà cung ứng bên ngoài là cần thiết để chủ động trước các biến đổi thị trường.
Tạo sự hiện diện thị trường (Market Presence): Đây là một lợi thế của nhà kho địa phương, sự hiện diện trên thị trường của mạng lưới nhà kho làm tăng lòng tin vào khả năng đáp ứng nhanh và tốt hơn các nhu cầu của khách so với nhà kho ở xa. Do đó, sự có mặt của các nhà kho địa phương sẽ giúp duy trì thị phần và tăng lợi nhuận tiềm năng. (An Thị Thanh Nhàn cùng với cộng sự, 2018) d) Phân loại kho Bảng 2.1: Các loại hình kho hàng hóa Tiêu thức phân loại Loại hình kho hàng hóa Theo vị trí trong chuỗi Kho chứa vật liệu; kho bán thành phẩm/linh kiện; cung ứng kho thành phẩm; kho thu hồi Theo đặc điểm sở hữu Kho riêng; kho công cộng; kho tự quản Theo mặt hàng Kho tổng hợp; kho chuyên biệt; kho hàng đặc biệt Theo đặc điểm kiến trúc Kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên (kho hở hay bãi chứa hàng) Theo khả năng kiểm soát Kho thường; kho lạnh nhiệt độ 8 Theo hạ tầng giao thông Kho gần với cảng (sông/biển/hàng không); kho gần ga đường sắt, kho chỉ tiếp cận bằng đường bộ; kho phức hợp Theo công nghệ kho Kho thủ công; kho cơ giới hóa; kho tự động hóa; kho tự hành (self-operative) bởi robot và hệ thống thông tin Theo chức năng Kho cross-dock; kho bảo thuế; kho ngoại quan; kho CFS Theo đối tượng phục vụ Kho truyền thống; trung tâm phân phối Theo địa bàn hoạt động Kho địa phương; kho toàn quốc; kho khu vực; kho toàn cầu Nguồn: Học liệu học phần quản lý kho và trung tâm phân phối 2.1 : Phân loại kho Mặc dù có nhiều cách phân loại nhưng trong khóa luận tốt nghiệp này sinh viê chỉ tập trung vào phân loại 2 tiêu chí là theo đặc điểm sở hữu và theo đối tượng phục vụ. a) Phân loại theo đặc điểm sở hữu Kho riêng (private warehouse) là loại kho thuộc quyền sở hữu và sử dụng hoàn toàn của một doanh nghiệp, được xây dựng hoặc mua lại để phục vụ các hoạt động lưu trữ và phân phối hàng hóa.
Loại kho này thường được các doanh nghiệp lựa chọn khi có đủ năng lực tài chính và nhận thấy các loại hình kho khác, như kho thuê ngoài hoặc kho chung, không đáp ứng được yêu cầu cụ thể của họ. Những yếu tố như vị trí địa lý quá xa, thiết kế kho không phù hợp, hoặc thiếu các trang thiết bị cần thiết thường thúc đẩy doanh nghiệp đầu tư vào kho riêng. Lợi ích lớn nhất của kho riêng nằm ở khả năng kiểm soát toàn diện. Doanh nghiệp có thể chủ động quản lý mọi khía cạnh vận hành, từ cách thức lưu trữ hàng hóa, quy trình nhập xuất, đến điều chỉnh kho theo nhu cầu kinh doanh.
Ngoài ra, kho riêng còn mang lại tính linh hoạt cao bởi doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thiết kế, sắp xếp 9 hàng hóa, và áp dụng các công nghệ hiện đại để tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ và phân phối mà không phải tuân thủ các điều kiện từ bên thứ ba. Tuy nhiên, một trong những bất lợi lớn nhất là chi phí đầu tư ban đầu và vận hành cao, từ xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị, đến duy trì hệ thống quản lý và nhân sự. Ngoài ra, kho riêng có thể làm giảm tính linh hoạt về vị trí khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu. Việc thay đổi địa điểm hoặc thiết lập thêm cơ sở lưu trữ mới thường mất nhiều thời gian và chi phí, gây khó khăn cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh.
Kho công cộng (public warehouse) thuộc sở hữu của các doanh nghiệp logistics, có chức năng kinh doanh các dịch vụ như dự trữ, bảo quản, và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi. Bằng việc cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho mọi khách hàng, kho công cộng sẽ thu được các lợi ích về quy mô dịch vụ và đảm bảo lợi nhuận của mình. Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp ưu tiên thuê kho công cộng là khả năng tiết kiệm chi phí do tính kinh tế nhờ quy mô, yêu cầu vốn thấp và có năng suất vận hành cao, đặc biệt khi so sánh với việc xây dựng và vận hành kho riêng. Do kho công cộng phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, chủ sở hữu kho có thể tối ưu hóa quy trình vận hành và tận dụng tối đa không gian lưu trữ.