chương 1, tôi tập trung trình bày những cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các khái niệm, nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; hệ thống quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Trong chương 2, tôi giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ; tập trung vào khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Chương 3: Đánh giá và một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Từ việc khảo sát thực trạng trong chương 2, nội dung chương 3 tôi đưa ra những đánh giá về thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và tập trung vào việc đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 6 Luan van PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.
Một số khái niệm cơ bản 1. Quản lý Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý: Theo PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, đã định nghĩa như sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức kiểm soát, lãnh đạo các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường biến động”. Ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo Chương 3 Tài liệu Đào tạo, bồi dưỡng ngạch cán sự năm 2020 như sau: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”. Quản lý nhà nước Theo Chương 3 Tài liệu Đào tạo, bồi dưỡng ngạch cán sự năm 2020 có định nghĩa: “Quản lý nhà nước là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực Nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Quản lý nhà nước được xem là một hoạt động chức năng của Nhà nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt”. Trong giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb Hà Nội 1999: “Quản lý nhà nước là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực Nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công cuộc xây dựng CNXH và bảo vệ tổ quốc XHCN”.[12;10] 7 Luan van “Như vậy, quản lý nhà nước là dạng quản lý xã hội mang tính quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì, phát triển các mối quan hệ xã hội, trật tự pháp luật nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước. Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công cuộc xây dựng CNXH và bảo vệ tổ quốc XHCN, do các cơ quan trong hệ thống quản lý hành chính từ Chính phủ ở Trung ương xuống UBND các cấp ở địa phương tiến hành”.[12;11] Từ những lý luận trên, ta có thể quản lý nhà nước (hay còn gọi là quản lý hành chính nhà nước) như sau: “Quản lý hành chính nhà nước (Hành chính công) là hoạt động thực thi quyền hành pháp của nhà nước; là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người do các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở tiến hành nhằm duy trì và phát triển cao các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, thoả mãn các nhu cầu hợp pháp của con người trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đạt được các mục tiêu của quốc gia một cách hiệu quả nhất trong từng giai đoạn phát triển”. Công tác văn thư Ở Việt Nam, thuật ngữ “Công tác văn thư” đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý và được sử dụng, giải thích trong nhiều văn bản, tài liệu với nhiều cách diễn đạt khác nhau.
Một số định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta trong cuốn giáo trình “Lý luận và 8 Luan van phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011. Theo đó, “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[18;7] Khái niệm công tác văn thư được đề cập trong nhiều tài liệu khác nhau. Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về cơ bản vẫn đề cập đến các hoạt động liên quan đến văn bản, con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật trong cơ quan. Như vậy, có thể hiểu rằng: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ – CP về Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.
Công tác lưu trữ Hiện nay, theo tìm hiểu của tôi về khái niệm công tác lưu trữ có một số định nghĩa như sau: Theo giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm do Nxb Đại học, xuất bản năm 1990, công tác lưu trữ được định nghĩa như sau: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”. Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do Nxb Lao động xuất bản năm 2016, định nghĩa chung về công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của 9 Luan van Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”[11;46]. Theo quan điểm của tôi, đây là khái niệm tương đối đầy đủ và chính xác vì nó phản ánh được hai phương diện công tác lưu trữ đó là các hoạt động quản lý nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ cơ bản. Tài liệu lưu trữ Theo Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội, có định nghĩa: “Tài liệu là vật mang thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động thu, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản, phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Thông qua những phân tích và lập luận nêu trên, ta có thể nêu lên khái niệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như sau: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước liên quan đến giấy tờ như soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hoạt động tổ chức bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ hoạt động nhà nước, xã hội”.[21;13] - Quản lý nhà nước về công tác văn thư là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác văn thư để 10 Luan van thực hiện mục tiêu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ để thực hiện mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là sự can thiệp, tác động của nhà nước hay các cơ quan có thẩm quyền đến công tác văn thư, lưu trữ, được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.