Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể tách rời trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đóng vai trò bảo đảm thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị. Trong tiến trình cải cách hành chính hướng tới nền hành chính công hiện đại, việc quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được Nhà nước chú trọng thông qua việc hoàn thiện hành lang pháp lý và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ. Tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn đã đạt được những chuyển biến tích cực trong việc ban hành văn bản hướng dẫn, kiểm soát quy trình soạn thảo, quản lý văn bản đi - đến và triển khai lập hồ sơ hiện hành. Tuy nhiên, thực tiễn giai đoạn nghiên cứu cho thấy hệ thống văn bản chỉ đạo tại địa phương vẫn còn thiếu đồng bộ, công tác kiểm tra có thời điểm còn mang tính hình thức, việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa đồng đều, đòi hỏi phải có sự đánh giá khoa học để đưa ra các biện pháp khắc phục.
Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là phân tích thực trạng và đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Để đạt được mục tiêu này, tác giả xác định 03 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
- Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại.
- Đưa ra những kiến nghị về các giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và tại UBND quận Tây Hồ nói riêng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn rõ ràng:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phạm vi không gian: Phòng Nội vụ - UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2021.
- Phạm vi nội dung: Toàn bộ các mặt công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các giáo trình chuyên ngành và hệ thống khái niệm chuẩn mực:
- Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước: Tiếp cận định nghĩa quản lý của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền và Tài liệu Đào tạo, bồi dưỡng ngạch cán sự (năm 2020); khái niệm quản lý nhà nước và quản lý hành chính nhà nước theo Giáo trình Quản lý hành chính nhà nước (Học viện Hành chính Quốc gia, 1999).
- Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Sử dụng định nghĩa trong Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ (2016), và quy định tại Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 cùng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Khung lý thuyết bao quát 08 nội dung chính: (1) Xây dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; (2) Quản lý thống nhất về nghiệp vụ; (3) Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ; (4) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; (5) Quản lý công tác thi đua, khen thưởng; (6) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm; (7) Tổ chức sơ kết, tổng kết; (8) Hợp tác quốc tế.
Về cơ sở pháp lý, khóa luận căn cứ vào hệ thống luật và văn bản dưới luật hiện hành điều chỉnh lĩnh vực này, bao gồm:
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11;
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 (sửa đổi, bổ sung năm 2020);
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
- Các Nghị định: Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Bảo vệ bí mật nhà nước), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (về công tác văn thư);
- Các Thông tư: Thông tư số 09/2011/TT-BNV (thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu), Thông tư số 04/2013/TT-BNV (hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ), Thông tư số 24/2020/TT-BCA (biểu mẫu bảo vệ bí mật nhà nước), Thông tư số 05/2021/TT-BNV (chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ);
- Các văn bản của UBND thành phố Hà Nội và UBND quận Tây Hồ: Quyết định số 7117/QĐ-UBND (Quy chế mẫu VTLT của thành phố), Quyết định số 7051/QĐ-UBND (quy hoạch ngành VTLT Hà Nội), Công văn số 2623/SNV-CCVTLT (hướng dẫn hủy tài liệu hết giá trị), Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND (chức năng nhiệm vụ Phòng Nội vụ quận Tây Hồ), Quyết định số 389/QĐ-UBND (Quy chế công tác VTLT quận Tây Hồ), Quyết định số 1238/QĐ-UBND (sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành).
Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp đa dạng:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, khảo cứu giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo hành chính, tài liệu lưu trữ nội bộ.
- Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi, phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công chức tại các phòng, ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích các quy định lý thuyết, mổ xẻ thực trạng để tổng hợp ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân.
- Các phương pháp bổ trợ khác: Phương pháp sử liệu học, phương pháp luận Mác - Lênin, phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống hóa.
Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu sơ cấp (thông tin khảo sát, phỏng vấn thực tế tại UBND quận Tây Hồ) và dữ liệu thứ cấp (báo cáo thống kê định kỳ, kế hoạch công tác, các văn bản quy định do Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND&UBND quận cung cấp).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm công cụ làm nền tảng phân tích:
- Làm rõ bản chất của quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là sự tác động có tổ chức bằng quyền lực nhà nước nhằm bảo đảm thông tin văn bản phục vụ quản lý, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia.
- Xác định chi tiết 08 nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ khâu thể chế hóa, quản lý nghiệp vụ, ứng dụng khoa học công nghệ, nhân sự đến công tác kiểm tra, tổng kết.
- Phân định thẩm quyền và mô hình tổ chức hệ thống cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương: Chính phủ thống nhất quản lý; Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ (với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan tham mưu chuyên trách); cấp tỉnh có Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ); cấp huyện/quận có Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu trực tiếp cho UBND cùng cấp.
- Trình bày hệ thống văn bản pháp lý làm chỗ dựa cho công tác này, phân tích vai trò của Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Công an.
Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Chương 2 tập trung phân tích bối cảnh tổ chức và thực trạng quản lý nghiệp vụ tại địa bàn nghiên cứu:
- Đặc điểm địa bàn và tổ chức bộ máy: Quận Tây Hồ thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995, diện tích 24,0 km² (chiếm 13,4% diện tích đất nội thành Hà Nội), gồm 8 phường (Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng). Bộ máy UBND quận gồm Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng, ban chuyên môn.
- Thực trạng bộ máy tham mưu (Phòng Nội vụ): Thực hiện chức năng theo Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND. Tổng biên chế công chức của Phòng Nội vụ gồm 06 người, có cơ cấu như sau:
| Tiêu chí phân loại |
Phân loại chi tiết |
Số lượng (người) |
| Tổng số nhân sự |
|
06 |
| Giới tính |
Nữ |
02 |
|
Nam |
04 |
| Trình độ đào tạo |
Đại học |
04 |
|
Cao đẳng |
01 |
|
Chuyển ngạch công chức |
01 |
| Độ tuổi |
Từ 25 đến 40 tuổi |
04 |
|
Từ 40 tuổi trở lên |
02 |
| Chuyên môn, nghiệp vụ |
Đúng chuyên môn văn thư, lưu trữ |
01 |
|
Không đúng chuyên môn văn thư, lưu trữ |
05 |
- Thực trạng triển khai các nội dung quản lý:
- Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo: UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 20/KH-UBND (giai đoạn 2017–2020), Quyết định số 389/QĐ-UBND ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quyết định số 1238/QĐ-UBND về quản lý phần mềm điều hành, Quyết định số 1023/QĐ-UBND về danh mục nguồn nộp lưu, Quyết định số 2958/QĐ-UBND thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Kế hoạch số 218/KH-UBND(NV) về xử lý tài liệu tích đống, Kế hoạch số 122/KH-UBND về tăng cường lập hồ sơ, Báo cáo số 07/BC-UBND và Báo cáo số 58/BC-UBND về tổng kết công tác VTLT.
- Quản lý nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản: Hầu hết các đơn vị chấp hành quy trình, song một số đơn vị còn mắc lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc phát hành văn bản thiếu dấu (như Ban Quản lý dự án và đầu tư xây dựng, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài chính, UBND phường Bưởi).
- Quản lý văn bản đi và đến: Quận đã ứng dụng song song phương thức truyền thống và phần mềm quản lý văn bản điều hành (triển khai đề án từ năm 2006). Lưu lượng phát hành đạt trung bình 7.000 – 8.000 văn bản điện tử đi/năm; tiếp nhận 7.000 – 8.500 văn bản đến/năm. Quản lý dữ liệu văn bản đi trên phần mềm bao gồm 10 trường thông tin:
| STT |
Tên trường thông tin dữ liệu văn bản đi |
| (1) |
Số, ký hiệu văn bản |
| (2) |
Ngày tháng và trích yếu nội dung văn bản |
| (3) |
Tên loại văn bản |
| (4) |
Người ký văn bản |
| (5) |
Nơi nhận văn bản |
| (6) |
Đơn vị, người nhận bản lưu |
| (7) |
Số lượng bản |
| (8) |
Ngày chuyển văn bản |
| (9) |
Ký nhận |
| (10) |
Ghi chú |
- Quản lý văn bản mật: Việc xử lý văn bản mật tại quận vẫn đang áp dụng theo Thông tư số 33/2015/TT-BCA (văn bản đã hết hiệu lực) do chưa kịp thời cập nhật Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ Công an.
- Lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan: Triển khai theo Hướng dẫn số 1741/HD-UBND(NV), tuy nhiên tình trạng công chức không lập hồ sơ ngay từ đầu năm theo danh mục mà dồn tích tài liệu đến cuối năm mới phân loại, đóng gói vẫn diễn ra phổ biến.
Chương 3: Đánh giá và một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
Chương 3 tổng kết các mặt ưu điểm, hạn chế và xây dựng hệ thống giải pháp:
- Đánh giá ưu điểm: Cơ cấu tổ chức quản lý được thiết lập rõ ràng; công tác ban hành văn bản chỉ đạo điều hành cơ bản đáp ứng yêu cầu; việc ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành liên thông mang lại hiệu quả cao trong xử lý công việc.
- Đánh giá hạn chế:
- Đội ngũ công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ và các đơn vị trực thuộc phần lớn là kiêm nhiệm hoặc chưa đúng chuyên ngành đào tạo (tại Phòng Nội vụ có tới 5/6 người không đúng chuyên môn).
- Công tác tham mưu sửa đổi, ban hành văn bản mới thay thế Quy chế theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn quản lý văn bản mật theo Thông tư số 24/2020/TT-BCA còn chậm trễ.
- Công tác kiểm tra, thanh tra còn hình thức; việc lập hồ sơ công việc tại các phòng ban và phường chưa triệt để, tài liệu tồn đọng chưa được xử lý dứt điểm.
- Hệ thống 06 nhóm giải pháp đề xuất:
- Nâng cao nhận thức, vai trò của quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Tăng cường tuyên truyền, nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các phòng, ban và cán bộ trực tiếp thực hiện.
- Tổ chức nhân sự quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Bố trí biên chế chuyên trách đúng chuyên môn; tuyển dụng và sắp xếp công chức có bằng cấp chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ: Định kỳ tổ chức các lớp tập huấn cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tư 24/2020/TT-BCA) và kỹ năng xử lý văn bản điện tử.
- Đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn bản: Tăng cường kiểm tra thực chất, xử lý trách nhiệm đối với các đơn vị thường xuyên sai sót thể thức hoặc không giao nộp hồ sơ đúng thời hạn.
- Ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản, tích hợp chữ ký số và đồng bộ hóa quy trình xử lý hồ sơ điện tử theo quy chuẩn quản lý chất lượng.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị: Bố trí mở rộng diện tích kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, giá kệ, hệ thống phòng cháy chữa cháy chuyên dụng theo tiêu chuẩn.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh thực tế về công tác quản lý nhà nước đối với văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ thông qua các số liệu và cứ liệu cụ thể:
- Làm rõ cấu trúc nhân sự Phòng Nội vụ quận Tây Hồ với số liệu thực tế: 06 công chức, trong đó chỉ có 01 cán bộ có chuyên môn đúng ngành văn thư - lưu trữ (chiếm 16,7%), 05 cán bộ không đúng chuyên môn (chiếm 83,3%).
- Cung cấp số liệu chính xác về khối lượng xử lý văn bản hành chính tại địa phương: bình quân mỗi năm ban hành từ 7.000 đến 8.000 văn bản điện tử đi và tiếp nhận, xử lý từ 7.000 đến 8.500 văn bản đến các loại.
- Khái quát danh mục các văn bản chỉ đạo điều hành nội bộ của quận giai đoạn 2006–2021 (gồm các quyết định, kế hoạch, hướng dẫn, báo cáo chuyên ngành).
- Tác giả tự nêu những đóng góp của đề tài gồm: nâng cao nhận thức về vai trò quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ ở cấp cơ sở; đề xuất hệ thống 06 nhóm giải pháp có tính khả thi cho UBND quận Tây Hồ; đồng thời cung cấp tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu cho sinh viên ngành Lưu trữ học thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tập trung khảo sát phạm vi không gian chủ yếu tại Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ trong khung thời gian 2015–2021. Khóa luận chưa mở rộng đi sâu phân tích chi tiết dữ liệu thực tế tại toàn bộ 8 phường trực thuộc cũng như toàn bộ các đơn vị sự nghiệp đóng trên địa bàn quận. Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chuyên sâu về hiệu quả triển khai thực tế của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP trên môi trường mạng toàn diện và giải pháp chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử tại cấp quận/huyện.
Giá trị tham khảo
Bản khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:
- Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước tại các cơ sở đào tạo đại học, cao đẳng khi tiếp cận nghiên cứu đề tài quản lý văn thư, lưu trữ cấp huyện/quận.
- Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các quận, huyện, thị xã nhằm đối chiếu quy trình nghiệp vụ (đăng ký văn bản đi/đến, lập hồ sơ hiện hành, quản lý văn bản mật).
- Phần đáng tham khảo nhất trong văn bản là hệ thống bảng biểu khảo sát nhân sự, danh mục văn bản quản lý thực tế và bảng 10 trường thông tin dữ liệu quản lý văn bản đi trên phần mềm điều hành của quận.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu chuyên môn của đội ngũ công chức Phòng Nội vụ quận Tây Hồ trong giai đoạn nghiên cứu có đặc điểm gì?
Theo số liệu khảo sát tại Bảng 2 của khóa luận, Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ có tổng số 06 công chức (02 nữ, 04 nam; 04 trình độ đại học, 01 cao đẳng, 01 chuyển ngạch). Về mặt chuyên môn, chỉ có 01 công chức được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 05 công chức còn lại không có chuyên môn đúng ngành.
2. Khối lượng văn bản đi và đến hàng năm tại UBND quận Tây Hồ được ghi nhận ở mức nào?
Theo văn bản khóa luận, trung bình mỗi năm UBND quận Tây Hồ ban hành từ 7.000 đến 8.000 văn bản điện tử đi và tiếp nhận từ 7.000 đến 8.500 văn bản đến các loại thông qua phương thức truyền thống và hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
3. Văn bản của tác giả chỉ ra những đơn vị nào tại quận Tây Hồ thường mắc lỗi về thể thức và phát hành văn bản?
Khóa luận chỉ rõ các đơn vị chiếm tỷ lệ sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hoặc phát hành văn bản chưa đóng dấu qua các đợt kiểm tra bao gồm: Ban Quản lý dự án và đầu tư xây dựng, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài chính và UBND phường Bưởi.
4. Khóa luận ghi nhận hạn chế gì trong việc áp dụng văn bản quy định đối với công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại quận?
Cán bộ văn thư tại UBND quận Tây Hồ trong thời gian khảo sát vẫn tiếp tục áp dụng Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an (văn bản đã hết hiệu lực) để quản lý văn bản mật, do chưa kịp thời cập nhật và tham mưu triển khai theo Nghị định số 26/2020/NĐ-CP và Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
5. Đề án "Quản lý văn bản điện tử quận Tây Hồ" được triển khai thực hiện từ năm nào?
Đề án "Quản lý văn bản điện tử quận Tây Hồ" được UBND quận Tây Hồ xây dựng và triển khai thực hiện từ năm 2006, làm cơ sở để xây dựng phần mềm quản lý văn bản và điều hành liên thông trong hoạt động của chính quyền quận.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Lê Hoa Văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng triển khai tại UBND quận Tây Hồ giai đoạn 2015–2021. Đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin xử lý văn bản, song cũng thẳng thắn chỉ ra các hạn chế về cơ cấu nhân sự thiếu chuyên môn chuẩn và sự chậm trễ trong cập nhật thể chế mới. Trên cơ sở đó, hệ thống 06 giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, gắn liền với yêu cầu chuẩn hóa nghiệp vụ và cải cách hành chính tại cơ quan quản lý nhà nước cấp cơ sở.
