Tổng quan nghiên cứu

Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ, mục tiêu phát triển Chính phủ điện tử đặt ra yêu cầu tối thiểu 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính dưới dạng điện tử và 80% hồ sơ công việc tại cấp tỉnh được xử lý trên môi trường mạng. Trong tiến trình hiện đại hóa nền công vụ, việc chuyển đổi từ phương thức quản lý giấy tờ truyền thống sang môi trường số là giải pháp cốt lõi để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đóng vai trò là cơ quan đầu mối tham mưu, tổng hợp và bảo đảm thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố với khối lượng xử lý lên tới hàng trăm nghìn văn bản mỗi năm.

Tuy nhiên, quá trình triển khai thực tế trong giai đoạn 2016 đến giữa năm 2020 bộc lộ nhiều điểm nghẽn như hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ, việc nâng cấp phần mềm còn chậm và kỹ năng xử lý hồ sơ số của một bộ phận cán bộ chưa đáp ứng yêu cầu. Luận văn thạc sĩ Quản lý công với đề tài "Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội" của tác giả Hữu Thị Minh Ngọc, dưới sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nguyễn Thị Lan Anh tại Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2021), đã giải quyết trực tiếp các vấn đề cấp thiết này. Luận văn làm rõ cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ điện tử giai đoạn 2016-2020, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, hướng tới mục tiêu xây dựng chính quyền số tại Thủ đô.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết vòng đời tài liệu kết hợp với lý thuyết quản trị công mới để phân tích quy trình vận hành văn bản số. Vòng đời văn bản điện tử được tiếp cận toàn diện qua 4 giai đoạn khép kín: khởi tạo hoặc tiếp nhận, xử lý hiện hành, lập hồ sơ công việc và giao nộp lưu trữ lịch sử.

Hệ thống khái niệm và khung pháp lý then chốt của đề tài được chuẩn hóa dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành:

  • Văn bản điện tử: Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, có giá trị pháp lý tương đương bản gốc giấy khi được ký số hợp lệ.
  • Hồ sơ điện tử và lập hồ sơ điện tử: Tập hợp các tài liệu số hóa có mối liên hệ chặt chẽ theo vụ việc hoặc chức năng, được quy định chi tiết tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Luật Lưu trữ.
  • Chữ ký số và hạ tầng xác thực: Căn cứ pháp lý theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP và Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT về bảo đảm an toàn dữ liệu.
  • Hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Nền tảng điều hành văn bản theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng nhằm bảo đảm tính khách quan và độ tin cậy khoa học cao:

  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập và tổng hợp từ các báo cáo định kỳ, số liệu thống kê luân chuyển văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội giai đoạn từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2020.
  • Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát thực tế với cỡ mẫu gồm 150 cán bộ, công chức, viên chức tại 12 phòng, ban chuyên môn trực thuộc Văn phòng. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng để bao quát đầy đủ 3 nhóm chủ thể: lãnh đạo chỉ đạo, chuyên viên xử lý chuyên môn và văn thư cơ quan.
  • Phương pháp phân tích: Luận văn sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, so sánh đối chiếu tỷ lệ phần trăm và tổng hợp phân tích nguyên nhân. Phương pháp này được lựa chọn nhằm lượng hóa chính xác mức độ chuyển đổi số và phát hiện các rào cản thao tác thực tế. Ngoài ra, tác giả phỏng vấn sâu 10 chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực văn bản và công nghệ hành chính để hoàn thiện các luận cứ khoa học.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tốc độ số hóa văn bản hành chính đạt mức tăng trưởng vượt bậc trong giai đoạn 2016-2020. Tỷ lệ văn bản đến định dạng giấy được quét số hóa và cập nhật vào hệ thống đạt hơn 85%. Tỷ lệ phát hành văn bản đi hoàn toàn dưới dạng điện tử có ký số cơ quan tăng mạnh từ mức 35% năm 2016 lên xấp xỉ 78% vào nửa đầu năm 2020.

Thứ hai, việc vận hành hệ thống phần mềm quản lý văn bản giúp cắt giảm khoảng 45% thời gian luân chuyển thông tin nội bộ so với phương thức phân phối bản giấy thủ công. Chi phí in ấn, sao chụp và gửi nhận bưu chính giảm hơn 50% mỗi năm.

Thứ ba, công tác lập hồ sơ điện tử và nộp lưu trữ cơ quan vẫn là mắt xích yếu nhất trong chu trình quản lý. Chỉ khoảng 25% đến 30% hồ sơ công việc phát sinh được cán bộ thụ lý thực hiện thao tác đóng gói và phân loại mã hồ sơ đúng quy chuẩn trên môi trường mạng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ thói quen quản trị truyền thống khi hơn 60% chuyên viên vẫn duy trì việc lập hồ sơ giấy song song nhằm tránh rủi ro kỹ thuật. Bên cạnh đó, các quy chế phân cấp trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử chưa đi kèm chế tài đánh giá cụ thể. Về mặt kỹ thuật, hệ thống quản lý văn bản đôi khi xảy ra hiện tượng nghẽn mạng cục bộ trong khung giờ cao điểm và chưa đồng bộ hoàn toàn với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác của các Sở, ngành.

Dữ liệu nghiên cứu phản ánh trực quan qua biểu đồ tăng trưởng văn bản điện tử giai đoạn 2016-2020 và bảng so sánh quy trình luân chuyển 4 bước giữa văn bản giấy và văn bản số. So sánh với các cơ quan hành chính trung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội có bước tiến nhanh về tỷ lệ gửi nhận văn bản nhưng vẫn gặp thách thức tương tự các địa phương khác ở khâu lưu trữ điện tử dài hạn. Điều này khẳng định sự cần thiết phải chuẩn hóa quy trình từ khâu tiếp nhận đến khâu lưu trữ vĩnh viễn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và thể chế nội bộ: Ban hành quy định bắt buộc 100% cán bộ, chuyên viên phải cập nhật mã hồ sơ điện tử ngay từ khi tiếp nhận xử lý văn bản đến, phấn đấu nâng tỷ lệ lập hồ sơ điện tử đạt trên 80% trước quý IV năm 2023. Chủ thể thực hiện: Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội chủ trì phối hợp Phòng Hành chính - Tổ chức.

  2. Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và giải pháp an toàn thông tin: Tối ưu hóa phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, bảo đảm khả năng kết nối liên thông đa chiều với Trục liên thông văn bản quốc gia và nâng cấp hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn an toàn cấp độ 3 trong giai đoạn 2022-2023. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Tin học - Công báo phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội.

  3. Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số chuyên sâu: Tổ chức 12 khóa tập huấn chuyên sâu về kỹ năng ký số, quy trình xử lý văn bản mật và kỹ thuật lưu trữ tài liệu số cho ít nhất 95% cán bộ, công chức, viên chức trong giai đoạn 2022-2024. Chủ thể thực hiện: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố phối hợp các cơ sở đào tạo chuyên ngành hành chính.

  4. Thiết lập cơ chế kiểm tra và đánh giá theo chỉ số hiệu quả: Đưa chỉ tiêu giải quyết văn bản đúng hạn trên môi trường mạng (mục tiêu đạt trên 95%) vào bộ tiêu chí đánh giá KPI thi đua khen thưởng hàng tháng và xếp loại công chức cuối năm. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo Văn phòng và Trưởng các phòng chuyên môn.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ quản lý tại Văn phòng Ủy ban nhân dân của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Cung cấp khung kinh nghiệm thực tiễn và bài học triển khai chuyển đổi số công tác văn phòng cấp tỉnh.

  2. Chuyên viên văn thư - lưu trữ và cán bộ công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước: Nắm bắt phương pháp xử lý văn bản đi, đến và kỹ thuật vận hành chữ ký số theo đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

  3. Giảng viên và nhà nghiên cứu tại các học viện, trường đại học khối ngành Hành chính, Quản lý công và Luật học: Sử dụng nguồn số liệu thực chứng để phục vụ công tác giảng dạy các chuyên đề về quản trị công và cải cách thủ tục hành chính.

  4. Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công: Tiếp cận phương pháp luận nghiên cứu khoa học, mô hình phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình hành chính công vụ.

Câu hỏi thường gặp

Văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy trong những điều kiện nào? Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản gốc văn bản giấy khi được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật. Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, hơn 75% văn bản chỉ đạo điều hành đã được ký số và gửi nhận hoàn toàn trên môi trường mạng.

Văn bản điện tử khác với văn bản số hóa từ văn bản giấy như thế nào? Văn bản điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp ở định dạng số chuẩn, trong khi văn bản số hóa là bản quét sang định dạng tệp tin điện tử từ văn bản giấy gốc. Theo thống kê giai đoạn 2016-2020, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã thực hiện số hóa hơn 85% văn bản giấy đến để quản lý trên hệ thống.

Vì sao tỷ lệ lập hồ sơ điện tử thường thấp hơn tỷ lệ gửi nhận văn bản điện tử? Nguyên nhân chủ yếu do tâm lý e ngại rủi ro kỹ thuật khiến hơn 60% chuyên viên duy trì thói quen lưu hồ sơ giấy, đồng thời thao tác đóng gói hồ sơ điện tử trên phần mềm còn phức tạp. Số liệu nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ lập hồ sơ số chỉ đạt khoảng 25% đến 30% tổng số hồ sơ phát sinh.

Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số trong cơ quan nhà nước được quản lý ra sao? Theo Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp quản lý thiết bị lưu khóa bí mật và không được giao cho người khác nếu chưa có văn bản đồng ý từ cấp có thẩm quyền. Việc ký số cơ quan chỉ được thực hiện sau khi có chữ ký số của người có thẩm quyền ban hành.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần bảo đảm những tiêu chuẩn kỹ thuật cốt lõi nào? Hệ thống phải đáp ứng 4 tiêu chuẩn cơ bản: tính xác thực về nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu số, khả năng liên thông thông suốt 24/7 qua Trục liên thông văn bản quốc gia và đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin tối thiểu cấp độ 3 theo tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và khung pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan hành chính cấp tỉnh.
  • Ghi nhận sự bứt phá về tỷ lệ phát hành văn bản điện tử ký số từ mức 35% năm 2016 lên xấp xỉ 78% năm 2020.
  • Chỉ rõ hạn chế cốt lõi trong công tác lập hồ sơ điện tử khi tỷ lệ nộp lưu mới chỉ đạt mức 25% đến 30%.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp khả thi gắn liền với lộ trình hiện đại hóa hành chính công giai đoạn 2022-2025.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn phục vụ mục tiêu đạt trên 90% hồ sơ công việc xử lý trên môi trường số.

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn to lớn cho các cơ quan hành chính đang thực hiện chuyển đổi số công vụ. Độc giả và các đơn vị quản lý công hãy tham khảo và áp dụng các giải pháp chuẩn hóa quy trình để nâng cao hiệu suất làm việc ngay hôm nay.