Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình 9 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỘI HỌP 1. Một số vấn đề về hội họp 1. Họp là gì? Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải quyết công việc. Đây là hoạt động không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành công sở.
Trong nhiều trường hợp, họp là yêu cầu bắt buộc của cơ quan quản lý và người lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc để thực hiện việc triển khai, phối hợp, tổng kết quá trình thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ. Thực tế cho thấy, có rất nhiều cuộc họp thường xuyên được tiến hành: họp chuyên môn, họp tham mưu, tư vấn, họp giải quyết công họp việc, họp giao ban, họp sơ kết, tổng kết, họp chuyên đề, họp tập huấn…Với mỗi cuộc họp, các nhà tổ chức cũng như người điều hành đều phải có cách thức tiến hành khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, yêu cầu, chủ đề, nội dung, thành phần của cuộc họp. Hiện nay, xung quanh thuật ngữ “hội họp” vẫn có nhiều cách hiểu khác nhau. Theo Wikipedia thì cuộc họp là “tập hợp của hai hoặc nhiều người đã được triệu tập với mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác bằng lời nói” [33].
Với cách định nghĩa này, có thể hiểu, họp là một hoạt động có sự tham gia của nhiều người để cùng hướng đến một mục tiêu chung nhờ quá trình trao đổi, tương tác với nhau bằng lời nói. Họp cũng có thể được hiểu một cách cụ thể hơn, đó là “một hoạt động có từ hai người trở lên, tập hợp với nhau để chia sẻ, bàn bạc hoặc ra quyết 10 định về những vấn đề nhất định” [32,144] Các định nghĩa nêu trên được dùng để nhận diện các cuộc họp nói chung, còn trong hoạt động quản lý nhà nước thì cuộc họp được xem là “hoạt động trong đó có từ hai người trở lên, tập hợp với nhau một cách chính thức để chia sẻ, bàn bạc, hoặc ra quyết định giải quyết công việc theo thẩm quyền” [32,144] Trong cuốn Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc, hội họp cũng được coi là “hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị” [23,57]. Với quan niệm nêu trên, có thể thấy, họp là hoạt động có tính chất bắt buộc để bàn bạc, trao đổi và thông qua các quyết định, đồng thời để đưa ra các ý kiến tham mưu, tư vấn hỗ trợ cho lãnh đạo đơn vị trong hoạt động quản lý. Trong Quyết định 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, thì họp đã được nhìn nhận theo một cách khác.
Đó là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [20]. Ở định nghĩa này, họp đã được xem xét một cách đầy đủ, toàn diện dưới góc độ quản lý, điều hành và tầm quan trọng của họp đã được khẳng định khi hoạt động này được coi là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc”. Bản thân người lãnh đạo đơn vị cũng cần phải thông qua các cuộc họp để có thể thực hiện được các trọng trách, sứ mệnh mà mình được giao phó, đó là “trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, 11 quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [20] Qua những định nghĩa đã nêu, có thể hiểu về hoạt động hội họp dưới những góc độ sau: Dưới góc độ tổ chức, họp là hoạt động tương tác bằng lời nói, có từ hai người trở lên, tập hợp với nhau để trao đổi, chia sẻ, bàn bạc hoặc ra quyết định về những vấn đề mà các bên cùng quan tâm. Dưới góc độ quản lý, điều hành, họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc.
Thông qua các cuộc họp, người thủ trưởng đơn vị sẽ trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị mình. Từ những cách tiếp cận khác nhau về hội họp nêu trên, có thể hiểu, hội họp là một hoạt động giao tiếp thường được các cơ quan, đơn vị tổ chức để trao đổi, bàn bạc và chia sẻ các thông tin nhằm xử lý, giải quyết các công việc và ra các quyết quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật quy định. Mục đích tổ chức hội họp Là một hoạt động thường xuyên và phổ biến, nên trong thực tế, cuộc họp thường được tổ chức với những mục đích khác nhau. Hội họp thường được tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất để tập hợp các thành viên và các đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thông tin, thảo luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể.Trong quá trình trao đổi và cung cấp thông tin tại cuộc họp, người lãnh đạo truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu về mục tiêu, nhiệm vụ cho cấp dưới, đồng thời, thu nhận các thông tin từ cấp dưới trên cơ sở các báo cáo, tờ trình, kế hoạch…để phục vụ cho quá trình theo dõi, đôn đốc, giám sát công việc và ra các quyết định quản lý.
Bản thân các nhân viên cũng thông qua các cuộc họp cơ quan để đưa ra 12 các ý kiến, quan điểm, đề xuất nhằm tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn trong quá trình triển khai nhiệm vụ được giao, qua đó, tìm kiếm sự đồng thuận và ủng hộ từ phía các nhà lãnh đạo, quản lý. Đặc biệt, dựa vào thông tin phản hồi trong các cuộc họp, các nhà lãnh đạo đánh giá được mức độ chính xác và hợp lý của các quyết định mà mình đã đưa ra trước đó. Cuộc họp được tổ chức để giúp phổ biến, triển khai những chủ trương, chính sách, các chỉ tiêu, nhiệm vụ cần làm, đồng thời tháo gỡ những khó khăn, uốn nắn, sửa chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện kế hoạch. Hội họp giúp giải quyết những vấn đề mà một cá nhân không thể thực hiện được.
Đây cũng là cách thức xử lý các công việc liên quan đến nhiều bộ phận và cá nhân để tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể trong đơn vị. Hội họp sẽ tạo môi trường, điều kiện thuận lợi để thành viên trong đơn vị có cơ hội tiếp cận với các tri thức, các phương pháp mới, đồng thời, giúp họ cùng nhau trao đổi, thảo luận và thống nhất các vấn đề chung để từ đó cùng nhau tham gia vào tiến trình ra quyết định. Vai trò của hội họp trong hoạt động quản lý nhà nước Hội họp luôn có ý nghĩa quan trọng đặc biệt đối với hoạt động quản lý, điều hành nói chung và đối với người lãnh đạo nói riêng. Đây là một hoạt động giao tiếp thường xuyên được tổ chức và tiến hành trong tất cả các cơ quan, đơn vị.
Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý, lãnh đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn, phức tạp. Đây cũng là phương thức để nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội, qua đó, giúp gia tăng sự tự giác của người lao động vào hoạt động quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác. 13 Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng lưới giao tiếp trong tổ chức. Đây chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng để thiết lập các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong đơn vị.
Các cuộc họp được tổ chức sẽ giúp các thành viên tham gia nhanh chóng đi đến sự thống nhất về quan điểm, nhận thức, để từ đó có sự thống nhất trong hành động thực tế khi triển khai các kế hoạch, các nhiệm vụ mà mình được giao. Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham gia trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân. Bởi, để có được một phần phát biểu thuyết phục, bản thân người tham dự phải suy nghĩ, lựa chọn thông tin và sắp xếp chúng theo một trật tự logic để đảm bảo rằng những thông điệp mà mình chuyển tải sẽ nhận được sự đồng tình, ủng hộ của các đồng nghiệp cũng như của các cấp lãnh đạo trong đơn vị. Thông qua các cuộc họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra những xung đột tiềm ẩn trong nội bộ.
Điều này có thể ẩn khuất đằng sau những lời phát biểu, những phần bình luận, cũng như thái độ của các thành viên tham gia. Việc sớm nhận biết các dấu hiệu xung đột sẽ giúp người lãnh đạo có cách thức xử lý phù hợp để giảm thiểu các tác động tiêu cực của nó đến quá trình hoạt động và hiệu quả hoạt động của cả hệ thống. Với ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, việc tổ chức những cuộc họp đạt chất lượng luôn là mối quan tâm thường trực đối với người lãnh đạo và những người chịu trách nhiệm tổ chức. Bởi, để giúp cho các cuộc họp luôn đạt chất lượng, nó đòi hỏi rất nhiều yếu tố, cả chủ quan và khách quan.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, không phải nhà quản lý nào cũng nhận thức được một cách đầy đủ, đúng mức về tầm quan trọng của họp đối với hiệu quả hoạt động của cả đơn vị.