Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc hiện đại hóa công tác quản lý hành chính nhà nước trở thành yêu cầu cấp thiết. Tại Việt Nam, từ năm 2015, Chính phủ đã ban hành nhiều nghị quyết và chỉ thị nhằm thúc đẩy xây dựng Chính phủ điện tử, trong đó ứng dụng công nghệ thông tin là nhiệm vụ bắt buộc để nâng cao hiệu quả quản lý. Tổng cục Thuế, với vai trò là cơ quan chỉ đạo toàn ngành thuế, quản lý khối lượng lớn văn bản và tài liệu hàng ngày, đang đối mặt với thách thức trong việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ truyền thống. Năm 2017, kho lưu trữ của Tổng cục Thuế chứa khoảng 8.000 mét hồ sơ tài liệu, gây khó khăn trong việc bảo quản và tra cứu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ, giảm tải hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí và thời gian tìm kiếm thông tin. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ tại cơ quan Tổng cục Thuế trong giai đoạn từ năm 1990 đến nay, với trọng tâm là các tài liệu có giá trị quản lý và lịch sử. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng lực quản lý tài liệu, hỗ trợ cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử, góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động của ngành Thuế và các cơ quan nhà nước liên quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về cơ sở dữ liệu và lưu trữ tài liệu, bao gồm:

  • Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL): CSDL là tập hợp có cấu trúc của dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị điện tử, có thể truy cập và khai thác theo nhiều cách khác nhau. Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, CSDL là tập hợp dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác và quản lý thông qua phương tiện điện tử.

  • CSDL tài liệu lưu trữ: Là tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được liên kết theo quy định riêng, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu, hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu và quản lý tập trung khối lượng lớn tài liệu lưu trữ. CSDL lưu trữ có đặc thù riêng biệt, bao gồm việc phân quyền truy cập và bảo mật thông tin.

  • Nguyên tắc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ: Bao gồm nguyên tắc ghi nhận và theo dõi, kiểm soát, thống nhất, dễ tiếp cận, thuận lợi, kịp thời, an toàn và bảo mật. Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong quản lý tài liệu.

  • Giá trị tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế có giá trị thực tiễn cao trong quản lý thuế và ngân sách nhà nước, đồng thời có giá trị lịch sử quan trọng phục vụ nghiên cứu và biên soạn lịch sử ngành Thuế.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Khảo sát thực tế: Thu thập dữ liệu về tài liệu lưu trữ, cơ sở hạ tầng, nguồn lực và quy trình quản lý tại Tổng cục Thuế nhằm đánh giá thực trạng và khả năng xây dựng CSDL.

  • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tổng hợp thông tin từ sách, báo, tạp chí, tài liệu pháp luật, internet và các nguồn liên quan để làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn.

  • Phương pháp tổng hợp: Hệ thống hóa các thông tin thu thập được để xây dựng khung lý thuyết và đề xuất giải pháp phù hợp.

  • Phương pháp hệ thống: Đánh giá mối quan hệ giữa các tài liệu lưu trữ trong hệ thống, phân tích cấu trúc và thành phần tài liệu tại Tổng cục Thuế.

Về quy trình xây dựng CSDL, nghiên cứu tập trung vào các bước: tổ chức khoa học tài liệu, chuẩn bị nhân sự, xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, số hóa tài liệu, nhập liệu và kiểm tra dữ liệu. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế với khoảng 8.000 mét hồ sơ, cùng đội ngũ cán bộ lưu trữ và các đơn vị liên quan. Phương pháp chọn mẫu là khảo sát toàn diện và phân tích hệ thống nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng công tác lưu trữ tại Tổng cục Thuế:

    • Kho lưu trữ hiện có khoảng 8.000 mét hồ sơ tài liệu, với đa dạng loại tài liệu từ năm 1990 đến nay.
    • Bộ phận chuyên trách lưu trữ gồm 2 cán bộ chính quy và cán bộ lưu trữ tại các Vụ/Cục, tuy nhiên nhân sự còn thiếu so với khối lượng công việc.
    • Trang thiết bị phục vụ lưu trữ được đầu tư đầy đủ như máy scan, máy tính, máy photo, hệ thống điều hòa, phòng cháy chữa cháy, giúp bảo quản tài liệu tốt hơn.

  2. Công tác tổ chức và khai thác tài liệu:

    • Tài liệu được phân loại, chỉnh lý và sắp xếp khoa học theo phương pháp tổ chức tài liệu hiện đại, giúp tra cứu nhanh chóng và chính xác.
    • Công cụ tra cứu hiện tại chủ yếu là mục lục hồ sơ trên file excel, chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác nhanh và đa dạng.
    • Số lượt tra cứu tài liệu tăng dần qua các năm, năm 2013 có 75 lượt tra cứu với 210 hồ sơ và 6.500 trang, cho thấy nhu cầu khai thác ngày càng cao.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa:

    • Tổng cục Thuế đã ứng dụng văn bản điện tử trong quản lý văn bản đi, đến với tỷ lệ 100% văn bản đến được xử lý qua phần mềm mạng nội bộ.
    • Hệ thống cơ sở hạ tầng CNTT được đầu tư đồng bộ gồm máy chủ, máy trạm, mạng LAN, internet bảo mật, phần mềm quản lý thuế và quản lý công văn.
    • Quy trình số hóa tài liệu được xây dựng bài bản với các bước chuẩn bị, quét, làm sạch, đánh chỉ mục, nhận dạng ký tự (OCR/ICR), kiểm tra và nhập liệu tự động.

  4. Hạn chế và khó khăn:

    • Nhân sự lưu trữ còn thiếu, chưa được đào tạo chuyên sâu và chưa đáp ứng kịp với khối lượng tài liệu ngày càng tăng.
    • Việc đầu tư trang thiết bị số hóa và quy trình thu thập tài liệu chưa đồng bộ trong các năm trước, dẫn đến tài liệu giấy vẫn chiếm ưu thế và có nguy cơ xuống cấp.
    • Công cụ tra cứu còn đơn giản, chưa tích hợp đầy đủ chức năng tìm kiếm đa chiều và chưa hỗ trợ khai thác tài liệu điện tử hiệu quả.
    • Việc bảo mật và phân quyền truy cập tài liệu trong CSDL cần được tăng cường để tránh rủi ro mất mát, sao chép trái phép.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế là cần thiết và khả thi trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính và phát triển Chính phủ điện tử. Việc đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT và ứng dụng công nghệ số hóa đã tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ điện tử. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ, kết quả này phù hợp với xu hướng toàn cầu về quản lý tài liệu số và cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, cần khắc phục các hạn chế về nhân sự, quy trình thu thập và công cụ khai thác. Việc xây dựng CSDL không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu (giảm từ nửa ngày xuống chỉ còn vài phút), mà còn nâng cao năng suất lao động và bảo vệ tài liệu gốc khỏi hư hại. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượt tra cứu, bảng phân loại tài liệu theo loại và thời gian, cũng như sơ đồ quy trình số hóa và nhập liệu để minh họa tính hệ thống và hiệu quả của giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và bổ sung nhân sự chuyên trách lưu trữ:

    • Đào tạo nâng cao nghiệp vụ lưu trữ điện tử và kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.
    • Bổ sung ít nhất 3 cán bộ chuyên trách trong vòng 12 tháng để đáp ứng khối lượng công việc gia tăng.

  2. Hoàn thiện quy trình thu thập, số hóa và nhập liệu tài liệu:

    • Xây dựng quy trình chuẩn hóa việc thu thập tài liệu từ các Vụ/đơn vị, đảm bảo đầy đủ và đúng hạn.
    • Áp dụng công nghệ số hóa tốc độ cao, tự động hóa nhập liệu để giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả trong 6-9 tháng tới.

  3. Phát triển hệ thống công cụ tra cứu và khai thác đa chiều:

    • Triển khai phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tích hợp chức năng tìm kiếm nâng cao, phân quyền truy cập và báo cáo thống kê.
    • Hoàn thành trong vòng 12 tháng, đảm bảo người dùng có thể tra cứu nhanh chóng, thuận tiện mọi lúc mọi nơi.

  4. Tăng cường bảo mật và quản lý truy cập dữ liệu:

    • Xây dựng chính sách phân quyền truy cập chi tiết, áp dụng các biện pháp bảo mật đa lớp để bảo vệ dữ liệu.
    • Thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro.

  5. Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT và thiết bị số hóa:

    • Mua sắm bổ sung máy quét, máy chủ lưu trữ dự phòng và nâng cấp mạng nội bộ.
    • Hoàn thành trong 18 tháng để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng nhu cầu lưu trữ và khai thác ngày càng tăng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các cơ quan nhà nước:

    • Học hỏi kinh nghiệm xây dựng và quản lý CSDL tài liệu lưu trữ hiện đại, áp dụng vào thực tiễn công tác lưu trữ tại đơn vị.

  2. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng:

    • Tham khảo mô hình, phương pháp và quy trình xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ trong môi trường hành chính công.

  3. Chuyên gia công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý dữ liệu và lưu trữ điện tử:

    • Nắm bắt yêu cầu nghiệp vụ, đặc thù tài liệu lưu trữ ngành Thuế để phát triển phần mềm và giải pháp CNTT phù hợp.

  4. Lãnh đạo và cán bộ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính:

    • Sử dụng luận văn làm cơ sở để hoạch định chính sách, đầu tư và cải tiến công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế?
    Việc xây dựng CSDL giúp hiện đại hóa công tác lưu trữ, giảm tải hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí và thời gian tra cứu, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật tài liệu.

  2. CSDL tài liệu lưu trữ có những đặc điểm gì khác biệt so với CSDL thông thường?
    CSDL lưu trữ có tính bảo mật cao, phân quyền truy cập nghiêm ngặt, không phải tất cả tài liệu đều được đưa vào CSDL, và phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị sửa đổi trái phép.

  3. Quy trình số hóa tài liệu tại Tổng cục Thuế gồm những bước nào?
    Quy trình gồm chuẩn bị tài liệu, quét tài liệu, làm sạch ảnh, đánh chỉ mục, nhận dạng ký tự (OCR/ICR), kiểm tra chất lượng và nhập liệu tự động vào hệ thống.

  4. Những khó khăn chính trong công tác lưu trữ hiện nay là gì?
    Thiếu nhân sự chuyên trách, công cụ tra cứu còn đơn giản, tài liệu giấy chiếm ưu thế gây khó khăn trong bảo quản, và quy trình thu thập tài liệu chưa đồng bộ.

  5. Lợi ích khi áp dụng CSDL tài liệu lưu trữ điện tử là gì?
    Giúp tra cứu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, bảo vệ tài liệu gốc, chia sẻ thông tin linh hoạt, nâng cao năng suất lao động và hỗ trợ công tác quản lý, kiểm tra, thanh tra hiệu quả hơn.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính và phát triển Chính phủ điện tử.
  • Đã phân tích chi tiết thực trạng, cơ sở lý luận, quy trình và các giải pháp kỹ thuật, công nghệ phù hợp với đặc thù tài liệu và yêu cầu nghiệp vụ của Tổng cục Thuế.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về nhân sự, quy trình số hóa, công cụ tra cứu, bảo mật và đầu tư hạ tầng CNTT nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ.
  • Kết quả nghiên cứu góp phần hoàn thiện công tác lưu trữ, hỗ trợ cải cách thủ tục hành chính và nâng cao năng lực quản lý thuế của ngành.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo là triển khai thí điểm, đánh giá hiệu quả và mở rộng áp dụng CSDL tài liệu lưu trữ trong toàn ngành Thuế, đồng thời tiếp tục đào tạo nhân lực và nâng cấp công nghệ.

Hành động tiếp theo: Các đơn vị liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức về lưu trữ điện tử để đảm bảo thành công của dự án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Tổng cục Thuế.