CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH SÂN GOLF.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các doanh nghiệp 1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính doanh nghiệp Những sai phạm trong các công ty nhà nước xảy ra nhiều, sở dĩ như vậy- như được giải thích - là do sự lơi lỏng trong quản lý tại các nơi đó. Các cơ quan nhà nước luôn luôn đặt nặng vấn đề quản lý, vậy tại sao các chuyện kia lại xảy ra? Câu hỏi này làm ta liên tưởng đến các công ty nước ngoài. Ở đó không có chuyện tham ô trong công ty. Có chăng là ở cấp cao nhất và liên quan đến việc hạch toán sổ sách kế toán để làm tăng mức lời lãi của công ty nhằm tăng giá chứng khoán; tức là họ lấy tiền của công chúng chứ không tham ô tiền của công ty! Sở dĩ làm được như vậy là nhờ họ có các chế độ kiểm soát áp dụng trong công ty.
Các chế độ kiểm soát nội bộ trong công ty Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát. Thứ nhất là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện. Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị. Mục đích của việc ấy là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của họ về sự ngay thẳng (fair), chính xác và phù hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp 5 nhận thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty.
Kết quả hoạt động của công ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét những kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình. Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm. Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty. Có vai trò như kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch.
Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau. Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty. Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ. Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước.
những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở thành số chi của họ. Ngân sách thu chi của từng đơn vị được ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận. Vì hoạt động của các đơn vị đã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽ được tự động ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày. Nhìn số thu và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu.
Ngân sách là một công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch. Thứ ba là kiểm soát nội bộ. Nó là một thể thức bên trong công ty, do người của công ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận. Mục đích sau cùng của kiểm soát nội bộ là xem các đơn vị có khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra hay không.
Nó không đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách, hệ thống, thể thức của công ty và 6 thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không. Chế độ kiểm soát nội bộ cũng như ngân sách chưa phổ biến ở ta vì nó đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, trong khi đa số doanh nghiệp của chúng ta vẫn còn quản trị theo sự thuận tiện. Cách quản trị tạo nên sự kiểm soát nội bộ Theo sự phát triển tự nhiên của con người, khi khởi nghiệp thì doanh nhân nào cũng đều quản trị cơ sở của mình theo sự thuận tiện, giống như bất cứ cô thiếu nữ nào vào bếp thì cũng có thể nấu nướng được nhưng luộm thuộm. Quản trị theo sự thuận tiện dựa trên con người và sự tin tưởng cá nhân; do đó, người chủ không lập ra những bộ phận hợp lý trong cơ sở của mình (gọi là thiết lập cơ cấu); vì vậy không có thủ tục giao dịch giữa các bộ phận ấy khi thực hiện công việc (ấn định cơ chế).
Vì thiếu cơ cấu và cơ chế nên trong cơ sở không có những thể thức điều hành, hay thủ tục, viết thành một hệ thống trong các quyển cẩm nang. Thay vào đó là lệnh miệng của ông chủ hay bà chủ, hoặc văn bản riêng lẻ, lại dễ bị thay đổi theo ý ông chủ hay sở thích cá nhân. Thiếu những thứ đó, các trưởng bộ phận không thể tự quyết định mà phải xin lệnh của ông chủ. Đã có ông chủ thì giữa họ với nhau họ không cần biết nhau.
Sự kiểm soát của ông chủ đặt trên nền tảng từng người một chứ không dựa trên các thủ tục nằm trong một tổ chức. Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng trên sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang. Các nhân viên và trưởng bộ phận làm việc và giao dịch với nhau theo cẩm nang. Họ ít khi trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; mỗi người trong phạm vi quyền hạn đã được ấn định tự 7 quyết định; vì vậy họ có nhu cầu phải giao tiếp với nhau để làm xong việc.
Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị kia khác nhau nằm ở việc kiểm soát tiền bạc. Trong cách đầu, việc kiểm soát nằm trong tay cá nhân những người thân tín của ông chủ (vợ, mẹ, em gái); còn trong cách sau thì nó nằm ở các thủ tục và việc kiểm soát sự tuân thủ các thủ tục ấy; tức là việc kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ thực hiện được là nhờ hai yếu tố. Một, có các thủ tục ấn định trong các quyển cẩm nang và các nhân viên phải làm theo.
Hai, khi ấn định các thủ tục ấy, người ta đã đưa vào đó những sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc. Thí dụ: một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối; người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó; yêu cầu mua hàng, đặt mua hàng và nhận hàng là ba người khác nhau; người đi đối chiếu tiền bạc để trong ngân hàng phải là người không kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ nào mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ. Đó là nguyên tắc của chính trị “chia để trị”! Dựa trên các quyển cẩm nang, kiểm soát viên nội bộ kiểm tra định kỳ, không chờ có vi phạm đã xảy ra. Người của công ty mẹ làm với công ty con, bộ phận tài chính của công ty làm với các đơn vị khác, họ là người của chủ cử đi.
Họ kiểm tra việc thực hiện các thủ tục tại các phòng ban; đưa ra những biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết quả kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên ngoài để xác định giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ. Họ cũng tìm ra các vị trí công việc, nhân viên, chính sách, và thể thức có thể cải tiến được để những đối tượng này có khả năng đạt được những kế hoạch lời lãi trong tương lai. Bằng cách làm ấy, kiểm soát nội bộ thiết lập một sự bảo vệ tài sản của công ty và ngăn cản cùng khám phá những sự gian dối hay lừa đảo. 8 Các công ty đa quốc kiểm soát được công việc của các công ty con của họ trên thế giới là nhờ sự kiểm soát nội bộ.
Sai phạm của nhân viên bị chế tài đích đáng. Có một công ty đa quốc hoạt động tại Việt Nam, rất thành công trong việc kinh doanh, và chiếm lãnh thị trường; nhưng qua kiểm soát nội bộ, công ty mẹ phát hiện chính sách thưởng bị làm sai, tổng giám đốc và một trưởng phòng liên quan bị cho nghỉ việc! Trong công ty lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính hay kiểm soát viên (controller) phụ trách, trong công ty nhỏ chính giám đốc cử người làm, y như ông chồng nhờ bà vợ vậy thôi, nhưng họ có. (Theo Thời báo kinh tế SG ) Yêu cầu tăng trưởng và hội nhập đang ngày càng đòi hỏi những chức năng quản lý tài chính tiên tiến mà quản lý kế toán - tài chính theo cách truyền thống không thể đáp ứng được. Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn thì đó cũng là lúc nhiều thách thức mới nảy sinh.
Theo truyền thống, chủ doanh nghiệp đặt ra cho từng bộ phận những chỉ tiêu đơn lẻ. Chẳng hạn kinh doanh là chỉ tiêu doanh thu, sản xuất là sản lượng, mua hàng là cung ứng đủ hàng và kịp thời, kế toán là đảm bảo đủ tiền. Những chỉ tiêu này dễ hiểu nhưng rất tiếc không có quan hệ với nhau. Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp đến cuối năm nhận thấy tất cả các chỉ tiêu trên đều đạt nhưng mục tiêu lợi nhuận (chỉ tiêu không thể giao được cho một bộ phận riêng lẻ nào) thì lại không đạt được và không thể có được giải trình hợp lý từ một bộ phận nào đó.
Bên cạnh đó, bộ phận kế toán-tài chính thường chỉ tham gia giám sát ở mức tối thiểu việc thực hiện chỉ tiêu này, họ không có đủ khả năng “phản biện” các bộ phận mỗi khi bộ phận nào đó viện các lý do “khách quan”: kinh doanh đổ lỗi cho 9 sản xuất giao hàng trễ, sản xuất đổ lỗi cung ứng mua vật tư trễ, cung ứng đổ lỗi cho kế toán thiếu tiền, rồi bản thân kế toán lại đổ lỗi cho kinh doanh không thu đủ tiền khách hàng. Cách đo lường và kiểm soát hiệu quả kinh doanh tiên tiến trên thế giới là dùng một hệ thống các chỉ tiêu được lượng hóa, thường được biết đến là KPI (Key Performance Indicators).