Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản luôn đối mặt với áp lực quản trị chi phí sản xuất nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì năng lực cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu. Đối với ngành xây dựng công trình giao thông, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, thường dao động từ 70% đến 85% tổng giá trị công trình. Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, định mức, thu mua, dự trữ đến cấp phát và thu hồi phế liệu là bài toán then chốt đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đoàn Thanh Trà (lớp C08QT2), dưới sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Đà, tập trung nghiên cứu công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 (CECO 525) – một đơn vị có bề dày hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cầu đường tại khu vực miền Trung và cả nước.
Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:
- Tìm hiểu tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525.
- Vận dụng cơ sở lý luận về quản trị nguyên vật liệu để phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
- Rút ra các bài học kinh nghiệm thực tiễn cho bản thân người nghiên cứu.
- Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 (trụ sở chính tại số 673 Trường Chinh, thành phố Đà Nẵng) cùng các chi nhánh và ban chỉ huy công trình trực thuộc (như công trình Cầu Bà Rén, Cầu Nam Ô).
- Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2010, kết hợp số liệu kế hoạch đầu năm 2011.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ quản trị doanh nghiệp và kế toán vật tư trong ngành xây dựng. Về mặt lý luận, nguyên vật liệu được xác định là đối tượng lao động mang hình thái vật chất, là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp. Hệ thống chỉ tiêu và quy trình quản trị bao gồm: xây dựng định mức tiêu dùng, lập kế hoạch mua sắm, tổ chức thu mua - tiếp nhận, quản lý kho bãi, cấp phát phục vụ thi công, thanh quyết toán và thu hồi phế liệu.
Tác giả vận dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành:
- Phương pháp tổng hợp và tham khảo tài liệu: Hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc quản trị vật tư từ các giáo trình chuyên môn như Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh (Đại học Kiến trúc Đà Nẵng), Quản trị kinh doanh (PTS. Lê Thế Giới), và Giáo trình Quản trị doanh nghiệp (NXB Thống kê, GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương).
- Phương pháp mô tả và thống kê: Sử dụng các bảng biểu thống kê để phản ánh biến động nhân lực, trang thiết bị, tình hình tài chính và thực trạng dự trữ vật tư của công ty trong 3 năm (2008 - 2010).
- Phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật: Phân tích quy trình lập định mức hai bước, so sánh tốc độ tăng trưởng doanh thu, biến động chi phí nguyên vật liệu và đánh giá luồng luân chuyển vật tư từ nhà cung ứng đến công trường.
- Căn cứ pháp lý và chế độ kế toán: Đối chiếu việc quản lý chứng từ nhập - xuất kho theo Mẫu số 01-VT ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; các quy định của Luật Doanh nghiệp điều chỉnh mô hình công ty cổ phần.
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được cung cấp bởi các phòng ban chức năng của CECO 525, bao gồm: Phòng Vật tư thiết bị, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động và Phòng Kế hoạch kinh doanh.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525
Chương này trình bày toàn diện về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy và nguồn lực sản xuất kinh doanh của công ty qua các thời kỳ:
- Lịch sử phát triển: Tiền thân là Đội Thanh niên xung phong 25 Anh hùng thuộc Ban Xây dựng 67 (thành lập ngày 22/08/1965). Đơn vị trải qua 4 giai đoạn chuyển đổi: giai đoạn 1965 - 1977 (Đội TNXP 25, sau đổi thành Công ty Đường 25 khôi phục Quốc lộ 1A đoạn qua Bình Trị Thiên); giai đoạn 1978 - 1982 (Công ty Cầu 25, sau là Xí nghiệp Xây dựng Cầu 525 thuộc Khu Đường bộ 5); giai đoạn 1995 - 2002 (hạch toán độc lập, đổi tên thành Công ty Công trình Giao thông 525 thuộc Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 - CIENCO 5); từ năm 2002 đến nay chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 (vốn điều lệ 22 tỷ đồng, có 2 chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh và Quảng Bình).
- Cơ cấu tổ chức: Mô hình trực tuyến - chức năng do Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Giám đốc điều hành trực tiếp. Ban Giám đốc gồm Giám đốc và 3 Phó Giám đốc (phụ trách Kế hoạch, Kỹ thuật và Vật tư thiết bị). Khối tham mưu gồm 6 phòng ban: Tổ chức cán bộ - Lao động, Hành chính tổng hợp, Kế hoạch kinh doanh, Kỹ thuật dự án, Kế toán - Tài chính, Phòng Vật tư thiết bị, cùng các đội thi công trực thuộc.
- Đặc điểm nguồn lực:
- Lao động: Tổng số lao động tăng từ 233 người (năm 2008) lên 289 người (năm 2009, tăng 24%) và đạt 315 người (năm 2010). Do tính chất đặc thù nặng nhọc và di chuyển theo công trình, lao động nam chiếm 92,34% - 93%, lao động nữ chiếm 7% - 7,66%. Trình độ trên đại học chiếm 0,82%, cao đẳng - trung cấp chiếm khoảng 13,2% - 17,2%, còn lại là lao động phổ thông.
- Trang thiết bị (năm 2010): Sở hữu 7 máy khoan cọc nhồi (đường kính 1200mm - 2000mm), 4 búa đóng cọc, 1 dàn xe lao dầm 42m, 7 trạm trộn bê tông (45 - 60 m³/h), 17 xe cần cẩu (12,5 - 50 tấn), 10 xe xúc lật và đào, 1 xe đúc hẫng cân bằng, 13 xe chuyển trộn bê tông, 5 máy bơm bê tông, 20 xe vận tải và 23 máy trộn bê tông loại nhỏ. Tuy nhiên, nhiều thiết bị đã cũ, giá trị còn lại chỉ đạt khoảng 30%.
- Tình hình tài chính và doanh thu:
| Chỉ tiêu |
Năm 2008 |
Năm 2009 |
Năm 2010 |
So sánh 2009/2008 (%) |
So sánh 2010/2009 (%) |
| Tổng tài sản (tỷ đồng) |
150,39 |
Giảm |
Tăng |
-6,55% |
+43,60% |
| Tổng doanh thu (tỷ đồng) |
140,30 |
186,07 |
212,67 |
+32,62% |
+14,30% |
| Tỷ trọng DT xây dựng (%) |
65% |
63% |
62% |
- |
- |
| Tỷ trọng DT đầu tư - kinh doanh (%) |
33% |
34% |
36% |
- |
- |
| Tỷ trọng hoạt động khác (%) |
2% |
3% |
2% |
- |
- |
| Lợi nhuận trước thuế 2010 (tỷ đồng) |
- |
- |
9,716 |
- |
- |
| Lợi nhuận sau thuế 2010 (tỷ đồng) |
- |
- |
7,612 |
- |
- |
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính CECO 525)
Phần II: Thực trạng về tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525
Chương này đi sâu vào phân tích toàn diện các khâu trong chu trình quản trị nguyên vật liệu của công ty:
- Phân loại nguyên vật liệu: Do tính chất đa dạng, công ty chia vật tư theo công dụng thành 4 nhóm chính:
- Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép, xi măng, bê tông đúc sẵn, bấc thấm...
- Nguyên vật liệu phụ: Que hàn, đất đèn, sơn các loại, phụ gia bê tông...
- Nhiên liệu: Dầu hỏa, dầu diezel, dầu máy, dầu thủy lực...
- Phụ tùng thay thế và thiết bị thi công: Cốp pha, ray, dây xích, bu lông, ốc vít...
Ngoài ra, công ty phân loại theo xuất xứ (nội địa/nhập khẩu) và theo mục đích sử dụng trên tài khoản kế toán.
- Xây dựng định mức tiêu dùng: Áp dụng phương pháp phân tích qua 2 bước: (1) Thu thập, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, đặc tính cơ lý vật tư và tính năng máy móc; (2) Phân tích các thành phần cấu thành định mức, tính toán hệ số sử dụng và tìm giải pháp hạ mức hao hụt.
- Quy trình đảm bảo và cung ứng nguyên vật liệu:
- Xác định nhu cầu: Dựa trên bản vẽ thiết kế thi công đã duyệt để lập Bảng khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho từng công trình cụ thể (như công trình Cầu Bà Rén, Cầu Nam Ô).
- Xác định dự trữ: Tách biệt giữa vật tư luân chuyển (sử dụng dài hạn qua nhiều công trình như thép hình U150, U200, I350, ray P30, ray P43, dầm Superty, ván khuôn thép -> nhập kho dự trữ) và vật tư tiêu hao (xi măng, đá, cát, sắt thép thi công trực tiếp -> vận chuyển thẳng ra công trường).
- Kế hoạch mua sắm: Lập kế hoạch theo tháng/quý. Điển hình như Kế hoạch mua sắm vật tư tháng 1 - 2/2011 phục vụ thi công Cầu Nam Ô với tổng giá trị dự toán là 1.841.879.280 đồng (bao gồm 750 tấn xi măng Hải Vân PCB40, các loại thép D14, D16, D20, D22, đá 1x2, dầu diezel, nhớt HD50).
- Phương thức thu mua và tiếp nhận: Thực hiện mua qua các đối tác cung ứng truyền thống (Công ty Thép Nhân Luật, Công ty Kim Khí Miền Trung). Vận hành 2 luồng hàng: chuyển thẳng đến công trình hoặc nhập kho công ty. Thực hiện nghiêm túc 4 tiêu thức kiểm nhận: kiểm tra hóa đơn/chứng từ, kiểm định phẩm chất kỹ thuật, xác định số lượng thực tế và lập biên bản sai lệch.
- Công tác cấp phát, thanh quyết toán và thu hồi:
- Cấp phát vật tư theo tiến độ thực tế (ví dụ: cấp phát vật tư kết cấu và phục vụ thi công Cầu Nam Ô tháng 02/2011 đạt giá trị lũy kế 1,594 tỷ đồng).
- Phương thức thanh toán kết hợp sử dụng tiền tạm ứng từ công trình và trả chậm cho nhà cung cấp, giảm áp lực ứ đọng vốn lưu động.
- Thu hồi, thanh lý phế liệu (vỏ bao xi măng, sắt thép vụn) trong năm 2010 đạt giá trị trên 50 triệu đồng.
- Thủ tục nhập - xuất kho: Tuân thủ chuẩn mực kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Cả Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT, ví dụ phiếu số 148 ngày 31/12/2010 trị giá 334.442.818 đồng) và Phiếu xuất kho (ví dụ phiếu số 134 ngày 28/01/2011 trị giá 387.102.620 đồng) đều được lập thành 3 liên (Liên 1: Kế toán lưu; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho; Liên 3: Giao cho người mua/nhận vật tư).
Phần III: Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525
Trên cơ sở đánh giá các thành tựu và tồn tại, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp:
- Thành tựu ghi nhận: Định mức phân tích được cải tiến phù hợp; cơ bản đáp ứng kịp thời tiến độ vật tư cho các công trình lớn; hồ sơ chứng từ kho minh bạch, đúng quy định nhà nước.
- Tồn tại hạn chế:
- Mặt bằng kho bãi còn hẹp, nằm xa các công trình xây lắp gây khó khăn cho việc bảo quản và điều động.
- Công tác kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào chưa thực sự chuyên sâu, thiếu bộ phận kiểm tra kỹ thuật (KCS) độc lập tại kho.
- Hệ thống phân loại vật tư còn mang tính khái quát, chưa thiết lập Sổ danh điểm vật tư chuẩn hóa.
- Nguồn cung ứng một số vật tư đặc chủng chưa ổn định, phụ thuộc vào thị trường nước ngoài.
- Hiện tượng hao hụt, thất thoát cục bộ vẫn xảy ra tại các công trường phân tán.
- Khả năng cập nhật dự báo biến động giá cả và tỷ giá ngoại tệ chưa nhanh nhạy.
- Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên quản lý vật tư chưa đồng đều.
- Các nhóm kiến nghị cụ thể:
- Quy hoạch hệ thống kho bãi: Tổ chức các kho phụ trợ, phân loại kho riêng biệt theo đặc tính lý hóa của từng loại vật tư (đặc biệt là vật tư dễ cháy nổ như dầu mỡ, vật tư dễ rỉ sét) để chống ăn mòn và giảm thiểu hao mòn cơ học.
- Hoàn thiện công tác kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho: Thành lập bộ phận chuyên trách kiểm tra các tiêu chuẩn cơ lý của vật tư ngay khi bàn giao, đảm bảo đúng quy cách thiết kế nhằm giảm thiểu thủ tục điều chỉnh sai sót trên sổ kế toán.
- Chuẩn hóa phân loại và lập Sổ danh điểm vật tư: Nhóm các vật tư có cùng tính chất sử dụng; quy định mã số ký hiệu thống nhất cho từng chủng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và phụ tùng thay thế nhằm phục vụ tin học hóa quản lý.
- Biện pháp hạ thấp chi phí thu mua đầu vào: Mở rộng tìm kiếm các bạn hàng uy tín, thiết lập hợp đồng cung ứng dài hạn; chủ động theo dõi diễn biến giá cả và tỷ giá hối đoái để tối ưu hóa thời điểm đặt hàng.
Kết quả và đóng góp
- Tổng hợp kết quả nghiên cứu: Khóa luận đã mô tả chi tiết bức tranh quản trị vật tư tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và lớn với doanh thu trên 212 tỷ đồng (năm 2010), giải quyết bài toán cung ứng cho nhiều dự án cầu đường phức tạp (như Cầu Nam Ô, Cầu Bà Rén). Tác giả đã lượng hóa được cơ cấu doanh thu (xây dựng chiếm 62%, đầu tư chiếm 36%), chứng minh chi phí vật liệu chiếm 70% - 85% giá trị công trình và làm rõ thực tế thu hồi phế liệu đạt trên 50 triệu đồng/năm.
- Đóng góp về mặt quản trị: Đề tài đã hệ thống hóa được quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất vật tư theo 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính, chỉ ra sự cần thiết của việc tách biệt quản lý giữa vật tư luân chuyển và vật tư tiêu hao trong ngành xây dựng.
- Đóng góp giải pháp: Đề xuất 4 nhóm giải pháp có tính ứng dụng thực tiễn cao tại doanh nghiệp, đặc biệt là kiến nghị lập Sổ danh điểm vật liệu và bố trí kho bãi chuyên dụng theo đặc tính lý hóa của vật liệu xây dựng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của khóa luận:
- Dữ liệu nghiên cứu tập trung chủ yếu trong giai đoạn 2008 - 2010, một số bảng biểu kế hoạch chỉ giới hạn ở tháng 1 và 2 năm 2011.
- Các phân tích định lượng về tỷ lệ hao hụt vật tư thực tế so với định mức kinh tế - kỹ thuật tại từng hạng mục công trình chưa được trình bày chi tiết bằng số liệu cụ thể.
- Chưa đi sâu phân tích ứng dụng công nghệ thông tin hoặc các phần mềm ERP trong quản lý chuỗi cung ứng vật tư xây dựng.
- Hướng nghiên cứu mở rộng:
- Mở rộng đánh giá hiệu quả quản lý vật tư trong điều kiện biến động mạnh của giá nguyên vật liệu giai đoạn sau năm 2011.
- Xây dựng mô hình kiểm soát tồn kho tối ưu (như mô hình EOQ) áp dụng riêng cho các đơn vị xây dựng cầu đường có công trường phân tán.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế xây dựng, Kế toán doanh nghiệp: Tham khảo cách thức xây dựng cơ cấu đề tài thực tập tốt nghiệp, phương pháp mô tả luân chuyển chứng từ vật tư, cách thiết lập bảng kế hoạch mua sắm và báo cáo quản trị vật tư thực tế.
- Cán bộ quản lý vật tư tại các doanh nghiệp xây lắp: Vận dụng quy trình phân định vật tư luân chuyển và vật tư tiêu hao, kinh nghiệm tổ chức thu mua theo 2 luồng (về kho và chuyển thẳng công trình), cũng như phương pháp tổ chức kiểm nhận và thu hồi phế phẩm trên công trường.
Câu hỏi thường gặp
1. Chi phí nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu phần trăm trong giá trị xây dựng tại CECO 525?
Theo số liệu tác giả trình bày, chi phí nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 chiếm khoảng từ 70% đến 85% tổng giá trị xây dựng công trình, là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của đơn vị.
2. Công ty áp dụng phương pháp nào để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu?
Công ty lựa chọn phương pháp phân tích, thực hiện qua 2 bước: Bước 1 là thu thập và nghiên cứu tài liệu định mức, thiết kế sản phẩm, tính chất cơ lý vật liệu và tính năng máy móc thiết bị; Bước 2 là phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính toán hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu hạ mức tiêu hao.
3. Tại công ty, vật tư dự trữ được phân chia thành những nhóm nào để quản lý?
Công ty chia thành 2 nhóm:
- Vật tư luân chuyển: Sử dụng dài hạn qua nhiều công trình (như thép U, I, ray, ván khuôn thép, dầm Superty), loại này được nhập về kho bảo quản để điều động luân chuyển.
- Vật tư tiêu hao: Tiêu hao toàn bộ trong quá trình thi công (như xi măng, cát, đá, sắt thép kết cấu), loại này thường được chuyển thẳng từ nhà cung ứng đến công trường thi công.
4. Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho của công ty được thực hiện như thế nào?
Theo Mẫu số 01-VT (Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC), cả phiếu nhập và phiếu xuất đều được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại Phòng Kế toán; Liên 2 giao cho Thủ kho ghi vào thẻ kho; Liên 3 giao cho người mua hàng (đối với phiếu nhập) hoặc người nhận vật tư (đối với phiếu xuất).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đoàn Thanh Trà đã phản ánh chân thực và có hệ thống thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 trong giai đoạn 2008 - 2010. Tác giả đã làm rõ quy trình lập định mức, kế hoạch mua sắm, luân chuyển chứng từ kho và công tác cấp phát vật tư đặc thù ngành xây dựng cầu đường. Các nhóm kiến nghị về phân loại danh điểm vật tư, quy hoạch lại kho bãi và siết chặt kiểm tra chất lượng đầu vào là những giải pháp thiết thực, xuất phát trực tiếp từ các vướng mắc thực tiễn của doanh nghiệp.
