I. Cơ sở lý thuyết về quản lý và kiểm soát chi phí
Quản lý chi phí là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của công ty xây dựng. Quản lý chi phí không chỉ giúp công ty kiểm soát các khoản chi mà còn đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản lý cần xác định rõ các khoản mục chi phí, tiêu chuẩn và định mức chi phí. Việc kiểm soát chi phí cần được thực hiện liên tục và có hệ thống, nhằm điều chỉnh kịp thời các phát sinh trong quá trình thi công. Theo đó, quy trình kiểm soát chi phí bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát, từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí phù hợp với đặc thù của công ty. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xây dựng, nơi mà chi phí đầu tư xây dựng thường xuyên biến động.
1.1 Khái niệm về quản lý và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng
Quản lý và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình là quá trình điều khiển việc hình thành chi phí sao cho không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Kiểm soát chi phí không chỉ là việc theo dõi chi tiêu mà còn là việc đánh giá và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo dự án đạt được hiệu quả kinh tế. Việc này bao gồm việc giám sát chi phí từ giai đoạn lập dự toán cho đến khi kết thúc dự án. Sự khác biệt giữa quản lý và kiểm soát chi phí nằm ở chỗ quản lý là một quá trình tổng thể, trong khi kiểm soát là một phần của quá trình đó, tập trung vào việc duy trì chi phí trong giới hạn cho phép.
II. Thực trạng quản lý và kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát
Công ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát đã gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý chi phí thi công. Thực tế cho thấy, chi phí thi công thực tế thường xuyên chênh lệch lớn so với dự toán. Nguyên nhân chủ yếu là do công tác kiểm soát chi phí chưa được thực hiện một cách hiệu quả. Các chi phí phát sinh không được ghi nhận đầy đủ, dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính. Đặc biệt, việc đánh giá chi phí chưa được thực hiện thường xuyên, khiến cho công ty không thể điều chỉnh kịp thời các khoản chi không hợp lý. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận mà còn làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty trong các cuộc đấu thầu.
2.1 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty
Công ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, với nhiều dự án lớn từ nguồn vốn ngân sách. Đặc điểm này yêu cầu công ty phải có một hệ thống quản lý dự án chặt chẽ và hiệu quả. Tuy nhiên, hiện tại, cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý chi phí tại công ty còn nhiều bất cập. Việc phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo trong công việc và thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát chi phí. Để cải thiện tình hình, công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý chi phí đồng bộ và hiệu quả hơn.
III. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và kiểm soát chi phí thi công
Để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tại Công ty TNHH XD Hiệp Hưng Phát, cần thiết phải thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, công ty cần thiết lập một quy trình dự toán chi phí rõ ràng và chi tiết hơn, đảm bảo mọi khoản chi đều được ghi nhận và theo dõi. Thứ hai, việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cũng cần được cải thiện, nhằm giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí. Cuối cùng, công ty nên xây dựng một hệ thống báo cáo và phân tích chi phí thường xuyên, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và đưa ra quyết định kịp thời.
3.1 Hoàn thiện công tác quản lý chi phí thi công
Công ty cần thiết lập một hệ thống quản lý chi phí chặt chẽ hơn, bao gồm việc xây dựng các biểu mẫu giao khoán thống nhất cho từng dự án. Việc này không chỉ giúp theo dõi chi phí một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho việc kiểm soát chi phí dễ dàng hơn. Hệ thống báo cáo chi phí cũng cần được cải tiến, với các chỉ tiêu rõ ràng và dễ hiểu, giúp các nhà quản lý có thể đánh giá tình hình tài chính một cách chính xác và kịp thời.
