CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản Hàng tồn kho Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa. Ngoài ra còn có một số vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vì lý do khác nhau nên nó không nằm trong kho như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán,… Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh bình thường.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (gọi chung là vật tư) để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Giá vốn hàng bán GVHD: TH.S Trần Thị Thu Trang SVTH: Vũ Thị Chinh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng Giá vốn hàng bán là trị giá của sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Với các DN kinh doanh thương mại, giá vốn hàng bán là trị giá mua của hàng đã tiêu thụ cùng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ đã thực hiện tiêu thụ trong kì báo cáo. Doanh thu Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế DN thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất , kinh doanh thông thường của DN, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Một số vấn đề lý thuyết về hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho 1. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được sự quan tâm thường xuyên vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Để quản lý tốt hàng tồn kho cần phải được sự sắp xếp hàng tồn kho theo những nhóm hàng theo tiêu thức nhất định.
Tiêu thức thông dụng là phân theo công dụng của hàng hóa tồn kho Theo kế toán Mỹ: hàng tồn kho được chia làm 3 nhóm chính là: - Hàng hóa mua về để bán ( hàng tồn kho, hàng hóa bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến). - Hàng tồn kho sản xuất bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp - Hàng tồn kho là các vật phẩm khác: các thứ hàng tồn kho này không trọng yếu nên thường được ghi vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng. Theo kế toán Pháp: hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao gồm: nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hóa. Theo kế toán Việt Nam: hàng tồn kho được phân loại theo công dụng bao gồm: Nguyên liệu, vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hóa.
Qua đó ta thấy việc phân loại hàng tồn kho ở các quốc gia tương đối giống nhau Phân loại theo giá trị của sản phẩm hàng hóa hay theo kỹ thuật ABC Phương pháp phân loại này chia toàn bộ lượng sản phẩm hàng hóa tồn kho dự trữ thành 3 loại: Loại A: Hàng hóa có giá trị hàng năm cao.S Trần Thị Thu Trang SVTH: Vũ Thị Chinh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng Loại B: Hàng hóa có giá trị hằng năm ở mức trung bình. Loại C: Hàng hóa có giá trị hằng năm ở mức thấp. Phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất Hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho thành phẩm. Tồn kho NVL: trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu tồn kho là những loại nguyên vật liệu và có bộ phận cấu thành sau này sẽ trở thành một bộ phận của sản xuất.
Tồn kho nguyên liệu ban đầu rất quan trọng đối với sản xuât sau này. Việc tồn kho nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ dẫn tới việc sản xuất sau này cũng có hiệu quả. Ngoài việc tồn kho, chúng ta cần phải chú ý tới chất lượng, nếu sản phẩm ở giai đoạn có một chất lượng tốt thì người dùng ở giai đoạn hai sẽ đỡ tốn công kiểm tra chất lượng sau khi tiến hành. Tồn kho sản phẩm dở dang: là sản phẩm dở dang đang được tiến hành biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thô nhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất, có khi là sản phẩm đã làm xong nhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là sản phẩm dở dang trong mỗi doanh nghiệp là khác nhau, cùng với nguyên liệu, sản phẩm dở dang chiếm phần lớn giá trị tồn kho của doanh nghiệp.
Tồn kho thành phẩm: thành phẩm của mọi lô hàng đã sẵn sàng được bán. Tất cả các giai đoạn sản xuất và liên quan tới sản xuất kết thúc. Sản phẩm dở dang bây giờ chỉ chờ người tiêu thụ tới lấy hoặc doanh nghiệp giao người dung theo đơn đặt hàng có sẵn trước đó. Đặc điểm, vai trò hàng tồn kho Đặc điểm hàng tồn kho Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, HTK thường tồn tại dưới dạng vật chất và là một phần tài sản lưu động và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
HTK thường được bảo quản tại các kho riêng của doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau nên dễ bị ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Khi HTK tham gia vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nên cuối mỗi chu kỳ kinh doanh thường bị hao hụt nên cần phải bổ sung khi bắt đầu kinh doanh mới. - Mỗi loại hàng tồn kho có đặc điểm như sau: Nguyên vật liệu (NVL): là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật chất hóa.
Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi GVHD: TH.S Trần Thị Thu Trang SVTH: Vũ Thị Chinh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Công cụ, dụng cụ (CC, DC): là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để sắp xếp vào tài sản cố định. CC, DC thường tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái hiện vật ban đầu. Về mặt giá trị, CC, DC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi vậy khi phân bổ giá trị CC, DC vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng phương pháp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản trong công tác kế toán vừa đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy được.
Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Sản phẩm của các doanh nghiệp công nghệ sản xuất ra chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra có thể còn có bán thành phẩm. Những sản phẩm hàng hóa xuất kho để tiêu thụ, đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán gọi là sản lượng hàng hóa thực hiện. Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại ở các phân xưởng sản xuất.
Có những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa nhập kho mà doanh nghiệp xuất bán trực tiếp hoặc gửi bán thì được ghi giảm giá trị sản phẩm dở dang. HTK thường rất đa dạng và chịu ảnh hưởng bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình dưới các biểu hiện như sự hư hỏng, hết thời gian sử dụng, lỗi thời,… Để có thể đánh giá chính xác mức độ tác động của các loại hao mòn cũng như thời gian xu hướng biến động của từng loại sản phẩm thì cần phải theo dõi chi tiết thoe từng loại sản phẩm riêng biệt và nắm được đặc trưng của chúng. Trong quá trình dự trữ HTK có thể phát sinh ra các chi phí liên quan như: chi phí thuê mặt bằng kho, chi phí nhân viên kho, chi phí điện, nước,… Khi dự trữ HTK sẽ làm phát sinh chi phí cơ hội cho bộ phận vốn đã đầu tư vào HTK. Trong quá trình sản xuất và kinh doanh của DN sẽ phát sinh rất nhiều các hoạt động nhập-xuất hàng hóa, nguyên vật liệu vì vậy HTK luôn biến động về số lượng và giá trị.
Các DN có hàng hóa lớn cũng như kinh doanh ở nhiều khu vực khác nhau nên phải cất trữ hàng tồn kho tại nhiều nơi, mỗi địa điểm lại có những điều kiện về thời tiết, con GVHD: TH.S Trần Thị Thu Trang SVTH: Vũ Thị Chinh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa Tài chính – Ngân hàng người, cơ sở vật chất,…khác nhau. Vì vậy, sẽ dẫn đến việc quản lý bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho khó khăn, chi phí lớn và còn có tình trạng mất hàng hóa. Vai trò của hàng tồn kho Tồn kho hàng hóa là một tất yếu. Tồn kho hàng hóa tồn tại do sự cách biệt về mặt không gian và thời gian, giữa sản xuất và và tiêu dung, do điều kiện khí hậu, đại lý tự nhiên hoặc do phải đề phòng sự mất cân đối lớn có thể xảy ra như: thiên tai, chiến tranh,… HTK trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với sản xuất và tiêu dung xã hội bởi hàng hóa tồn kho chiếm tỷ trong lớn và là bộ phận cấu thành chủ yếu của hàng hóa dự trữ trong lưu thông.
Vốn HTK chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh của DN.