Chương I LÝ LUẬN CHUNG I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Tổng quan về dự án đầu tư: 1. Khái niệm về dự án Có rất nhiều cách định nghĩa dự án.
Tùy thuộc theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó. Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: Cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai: “ Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”.
Trên phương diện quản lý: “Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời, nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ, (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.
Đặc trưng cơ bản của dự án. - Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rõ. Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị.
Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiệnvà quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.
- Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một sự sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéo dài mãi mãi. Mọi dự án đều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặc một nhu Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc sau khi bàn giao cho người yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏa mãn cho nhu cầu của họ. Nguồn lực Thực hiện dự án Xác định dự án & Kết thúc chuẩn bị đầu tư Giai đoạn Hình 1.
Mô hình chu kì dự án của một dự án đầu tư Theo mô hình này: mức độ sử dụng các nguồn lực (vật tư, máy móc thiết bị…) tăng dần và đạt cao nhất ở giai đoạn thực hiện dự án, nó tỷ lệ với chi phí của dự án. Chu kì sống của dự án được coi là biến động vì nó diễn ra theo các giai đoạn rất khác nhau, chúng được phân biệt bằng bản chất các hoạt động của chúng cũng như bằng số lượng và loại nguồn lực mà chúng đòi hỏi. Ví dụ: với các dự án đầu tư xây dựng CSHT GTVT giai đoạn xác định dự án và chuẩn bị đầu tư cần các nhà dự báo, lập quy hoạch, họ có các phiếu giao việc hoặc hợp đồng lập một quy hoạch tổng thể giao thông vận tải vùng hoặc quy hoạch chi tiết giao thông vận tải chuyên ngành. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: trước hết cần các tư vấn thiết kế, chuyên gia dự báo, chuyên gia phân tích kinh tế - xã hội… Còn giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi các nhà kế hoạch phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án, các nhà thiết kế kỹ thuật và một số lượng lớn các nguồn lực đặc biệt là vật tư thiết bị.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ Sông Thames ở London. Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ít rõ ràng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng.
Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác… Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án. - Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau.
Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng: (1) không dễ các bên tham gia có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiêu; (2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn lực… Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác. - Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Trong đó có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau… Do đó, môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động.
- Tính bất định và rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiên trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao. Tuy nhiên các dự án không chịu cùng một mức độ không chắc chắn, nó phụ thuộc vào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mòn của dự án, công nghệ được sử dụng, mức độ đòi hỏi của các ràng buộc về chất lượng, thời gian, chi phí, tính phức tạp và tính không thể dự báo được của môi trường dự án… Ngoài các đặc trưng cơ bản trên, dự án còn có một số đặc trưng như: + Tính giới hạn về thời gian thực hiện.
+ Bị gò bó trong những ràng buộc nghiêm ngặt: yêu cầu về tính năng của sản phẩm dịch vụ, yêu cầu về chức năng của công trình, các chỉ tiêu kỹ thuật, các định mức về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, thời hạn bàn giao… Các ràng buộc trên phụ thuộc vào bối cảnh của dự án. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM Bối cảnh dự án Ràng buộc ưu tiên Bối cảnh khó khăn Chi phí dự án Thỏa mãn kế hoạch đảm bảo sự phát Hiệu suất, chất lượng hoặc dịch vụ triển của doanh nghiệp Yêu cầu khẩn cấp, tẩm quan trọng Thời gian của cạnh tranh Tầm quan trọng của an toàn Tiêu chuẩn kỹ thuật 2. Quản lý dự án Quá trình phát triển của quản lý dự án đã trải qua rất nhiều học thuyết và trường phái khác nhau: Trường phái cổ điển (Thế kỉ 19) với học thuyết khoa học (Gantt), học thuyết quản lý, trường phái quan hệ nhân văn với phép định lượng, trường phái hiện đại. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là (1) nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao trong khi khách hàng càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật…) ngày càng tăng.
Các phương pháp quản lý mới hiện nay: - Quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management) - Đúng thời gian (Just in time) - Kỹ thuật cạnh tranh (Comcurent engineering) 2. Khái niệm quản lý dự án 2. Khái niệm Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu.
Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM Điều phối thực hiện.
Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.