CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ 1.1 Các khái niệm và phân loại liên quan đến kế toán công nợ phải trả 1.1 Các khái niệm và phân loại công nợ phải trả ❖ Khái niệm: - Công nợ phản ánh các khoản nợ phải thu và phải trả của một doanh nghiệp hay một tổ chức trong một giai đoạn xác định cụ thể. Công nợ trong doanh nghiệp bao thông thường có hai loại chính là: Công nợ phải thu và công nợ phải trả. Công nợ bao gồm hai mặt trái ngược của cùng một vấn đề nhưng tồn tại song song với nhau.
- Công nợ phải trả bao gồm các khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư; công cụ dụng cụ; nguyên vật liệu; hàng hóa và dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. - Kế toán công nợ phải trả là “một nghề thuộc ngành kế toán mà công việc chính là quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp (đơn vị kế toán) phải trả cho nhà cung cấp khi mua hàng vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… mà trước đó doanh nghiệp chưa thanh toán tiền”. ❖ Phân loại: Căn cứ theo thời hạn nợ của một doanh nghiệp thì nợ phải trả được trình bày trên bảng cân đối kế toán bao gồm 2 loại cơ bản sau: Nguyễn Thị Tịnh 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thị Minh Phương Sơ đồ 1.
1: Phân loại công nợ phải trả – Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 1 năm. Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: • Vay ngắn hạn • Khoản nợ dài hạn đến hạn trả. • Các khoản tiền phải trả cho người bán, người cung cấp. • Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.
• Tiền lương; phụ cấp và tiền thưởng phải trả cho người lao động. • Các khoản chi phí phải trả. • Các khoản phải trả ngắn hạn khác. – Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trên 1 năm.
Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: • Vay dài hạn cho đầu tư phát triển • Nợ dài hạn phải trả • Các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn • Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Nguyễn Thị Tịnh 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thị Minh Phương • Dự phòng phải trả 1. Các công việc trong bộ phận kế toán công nợ phải trả. - Theo dõi cập nhập và hạch toán chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.
- Ghi chép và lưu trữ sổ sách kế toán những khoản nợ phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu. Vai trò của kế toán công nợ phải trả trong doanh nghiệp Kế toán công nợ phải trả giữ vai trò hết sức quan trọng trong công tác kế toán cuat một đơn vị. Các hoạt động liên quan đến công nợ phải trả có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, tinh hình và phát triển của doah nghiệp. Giúp doanh nghiệm nắm rõ tình hình hoạt động tránh việc rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Việc tổ chức kế toán cộng nợ phải trả là một cách quản lý hiệu quả công nợ phải trả, kiểm soát được tình hình tài chính của công ty, giúp hạn chế những khoản nợ xấu. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả - Theo dõi, ghi chép, phân tích, lưu trữ và đánh giá tình hình doanh nghiệp. Đồng thời, dựa vào đó để đánh giá phân tích báo cáo. Đề xuất ra các định hướng, hướng đi mới trong tương lai cho doanh nghiệp - Ghi chép, lưu trữ, kịp thời và đầy đủ các thông tin nghiệp vụ cần thanh toán phát sinh đối với từng đối tượng, từng khoản nợ phải thanh toán.
Kiểm tra thời gian thanh toán đúng hạn tránh thanh toán quá hạn, tránh tình trạng chiếm dụng vốn. - Giám sát chế độ thanh toán công nợ. Kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ. nhằm kiểm soát những khoản nợ phát sinh, đã thánh toán và các khoản còn nợ lại.
Mục tiêu của việc theo dõi công nợ phải trả của doanh nghiệp - Nắm được thực trạng tình hình quản lý công nợ phải trả. Để đạt được mục tiêu nêu trên thì cần phải đi vào làm rõ lần lượt 03 mục tiêu cụ thể sau: Nguyễn Thị Tịnh 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thị Minh Phương - Một là: Tổng hợp các cơ sở lý luận cùng với các vấn đề liên quan đến công tác quản lý công nợ phải trả của doanh nghiệp. - Hai là: Tìm hiểu tình hình công tác quản lý công nợ phải trả tại doanh nghiệp + Thứ nhất là phải nắm rõ tổng quan tình hình của công ty như là: Lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động và quy mô hoạt động, tổ chức bộ máy quản lý công tác kế toán, tình hình hoạt động của công ty.
+ Thứ hai là tìm hiểu về thực trạng trong công tác kế toán công nợ của công ty qua các khoản phải trả tại công ty: - Ba là từ hai yếu tố trên có thể so sánh tổng hợp và đối chiếu để thấy được những ưu điểm và những nhược điểm và hạn chế về công tác kế toán cũng như là tình hình công nợ của công ty. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán công nợ và tình hình công nợ tại doanh nghiệp.5 Các chỉ số tài chính liên quan tới nợ phải trả 1.1 Chỉ tiêu phân tích các khoản phải trả. ❖ Khoản phải trả bình quân của tháng và khoản phải trả trong kỳ. Tổng số dư NPT trên cuối mỗi ngày Tổng nợ phải trả bình quân của tháng = 𝑇ổng số ngày trong tháng Khoản phải trả cuối kỳ Khoản phải trả trung bình trong kỳ = Khoản phải trả đầu kỳ - 2 Chỉ tiêu này được áp dụng để phản ánh tổng nợ phải trả bình quân của tháng, khoản phải trả trong kỳ của các tổ chức tín dụng và chi nhánh các ngân hàng nước ngoài mà Công ty đã vay vốn.
Qua đó cho ta thấy ❖ Vòng quay các khoản phải trả Doanh thu thuần Vòng quay các khoản phải trả = Số dư bình quân các khoản phải trả Đơn vị: Vòng Trong đó: Doanh thu thuần = Gía vốn hàng bán + HTK cuối kỳ - HTK đầu kỳ Nguyễn Thị Tịnh 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thị Minh Phương KPT đầu kỳ + KPT cuối kỳ Số dư bình quân các khoản phải trả = 2 Chỉ tiêu vòng quay các khoản phải trả càng lớn phản ánh cho ta thấy khat năng thanh toán tiền hàng đúng hạn của doanh nghiệp, ít đi chiếm dụng vố, uy tín và chất lượng của doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Ngược lại nếu chỉ tiêu vòng quay các khoản phải trả thấp đi thì chứng tỏ rằng doanh nghiệp thanh toán tiền hàng với tốc độ chậm không đúng hạn, trễ hạn. Ảnh hưởng trực tiếp đến múc độ tin tưởng và uy tín của doanh nghiệp.
❖ Kỳ trả tiền bình quân: Thời gian của kỳ phân tích Kỳ trả tiền bình quân = Số vòng quay các khoản phải trả Đơn vị: Ngày Chỉ tiêu kỳ trả tiền bình quân càng ngắn thì phản ánh tốc độ thanh toán tiền hàng càng nhanh cho ta thấy rằng tình hình tài chính của doanh nghiệp trong trạng thái càng ổn định. Và ngược lại nếu chỉ tiêu kỳ trả tiền bình quân này quá cao phản ánh cho ta thấy tốc độ thanh toán tiền hàng cho người bán, nhà cung cấp chậm. Sẽ dẫn đến tình hình tài chính rơi vào tình trạng không ổn định và uy tín của doanh nghiệp ngày càng đi xuống. ❖ Hệ số nợ Tổng số nợ phải trả Hệ số nợ = (D/A) Tổng tài sản Đơn vị: Lần Hệ số nợ là chỉ tiêu cho biết tình hình doanh nghiệp nhu thế nào: + Nếu hệ số nợ bằng 1 cho thấy doanh nghiệp có khoản nợ phải trả bằng với tài sản hiện có tại doanh nghiệp + Nếu hệ số nợ lớn hơn 1 cho thấy doanh nghiệp có khoản nợ cần phải thanh toán lớn hơn tổng tài sản mà doanh nghiệp hiện có.
Song song với đó là tình trạng rủi ro trong hoạt động sản xuất và lợi nhuận. Nguyễn Thị Tịnh 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phan Thị Minh Phương + Nếu hệ số nợ bé hơn 1 phản ánh cho ta thấy doanh nghiệp nắm trong tay với tổng tài sản cao hơn các khoản nợ cần phải trả. Có thể thấy đây là một doanh nghiệp đang hoạt động khá tốt và có ít rủi ro.
Nhưng không hẳn điều này đã tốt, cũng phải tùy thuộc vào mỗi trường hợp. Ví dụ người điều hành của doanh nghiệp có tính bảo thủ, cứng nhắc và ít vay vốn để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.Ảnh hưởng nợ phải trả đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nợ phải trả người bán, nhà cung cấp là “ Các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản”. Vậy nên nợ phải trả có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Đa số những ảnh hưởng mà doanh nghiệp gặp phải do nợ phải trả là rủ ro xấu, một số rủi ro thường gặp trong quá trình hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp là: - Công nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp quá hạn cần thanh toán hoặc trường hợp để lâu ngày và chứ được giải quyết. Dẫn đến mức độ tin tưởng của nguời bán, nhà cing cấp mất niềm tin vào doanh nghiệp. - Phần hành kế toán nợ phải trả chưa có hạch toán các khoản nợ phải trả theo từng đối tượng, từng khoản chi tiết, …. Khiến cho các khoản nợ phải trả bị dồn lại lâu ngày khó kiểm soát các khoản chi ra dẫn đến các khoản chi không đúng múc địch.
- Vào thời điểm lập báo cáo tài chính gặp nhiều khó khăn. Vì doanh nghiệp chưa thực hiện đánh giá lại các số dư các khoản nợ phải trả. - Phát sinh ra tình trạng gian lận trong các doanh nghiệp nhằm mục đích làm giảm đi số nợ phải trả ngắn hạn như là “quản lý cố tình báo cáo tốt tình hình tài chính khiến kế toán không hạch toán hoặc hạch toán sai công nợ phải trả”.