Khóa luận tốt nghiệp công nghệ thông tin phát triển module quản lý bán hàng cho công ty cổ phần thực phẩm xuất khẩu đồng giao trên nền tảng sis erp sme

Khóa luận trình bày phát triển module quản lý bán hàng cho công ty cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP SME.

• Tác giả: Nguyễn Thị Duyên
• Người hướng dẫn: TS. Chu Thị Hồng Hải
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Phát Triển Module Quản Lý Bán Hàng Trên Nền Tảng SIS ERP SME
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM KẾT
• NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH
• MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Mục đích nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Bố cục và phạm vi đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ERP VÀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN HỆ THỐNG ERP
• 1.1. Tổng quan về hệ thống ERP
• 1.1.1. Khái niệm về ERP
• 1.2. Nguyên tắc hoạt động của ERP
• 1.3. Kiến trúc của hệ thống ERP
• 1.4. Các phân hệ cơ bản trong ERP
• 1.5. Giới thiệu phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP
• 1.5.1. Lợi ích của module quản lý bán hàng trong hệ thống ERP
• 1.5.2. Module quản lý bán hàng với các module khác trong hệ thống ERP
• 1.6. Kết luận chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG MODULE QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU ĐỒNG GIAO
• 2.1. Giới thiệu về công ty
• 2.1.1. Tổng quan về công ty và quá trình hình thành phát triển
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
• 2.2. Module Quản lý bán hàng của công ty
• 2.2.1. Khảo sát Module Quản lý bán hàng
• 2.2.2. Thực trạng Quản lý bán hàng tại công ty
• 2.2.3. Mô tả chi tiết các hoạt động trong quy bán hàng hiện tại
• 2.2.4. Các biểu mẫu liên quan
• 2.2.5. Nhận xét về thực trạng Module Quản lý bán hàng của công ty
• 2.3. Giải pháp lựa chọn
• 2.4. Kết luận chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN MODULE QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU ĐỒNG GIAO TRÊN NỀN TẢNG SIS ERP SME
• 3.1. Phát biểu bài toán
• 3.2. Phân tích Module
• 3.3. Quy trình nghiệp vụ
• 3.4. Biểu đồ ca sử dụng
• 3.5. Biểu đồ ca sử dụng tổng thể
• 3.6. Mô tả ca sử dụng
• 3.7. Biểu đồ tuần tự
• 3.8. Thiết kế Module
• 3.8.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.8.1.1. Thiết kế mức khái niệm
• 3.8.1.2. Thiết kế mức logic
• 3.8.1.3. Thiết kế mức vật lý
• 3.8.2. Thiết kế giao diện
• 3.9. Triển khai và thử nghiệm chương trình
• 3.10. Kết luận chương 3
• 3.11. Kết quả đạt được của đề tài
• 3.12. Hạn chế của đề tài
• 3.13. Hướng phát triển
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• Phụ lục 1: Biểu đồ tuần tự
• Phụ lục 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý

Tóm tắt

I. Tổng quan về phát triển Module Quản lý bán hàng trên SIS ERP SME

Module Quản lý bán hàng trên nền tảng SIS ERP SME đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, việc tích hợp các giải pháp ERP vào quản lý bán hàng đã trở thành một xu hướng tất yếu. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng mà còn tự động hóa quy trình bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Khái niệm về Module Quản lý bán hàng trong SIS ERP

Module Quản lý bán hàng là một phần mềm tích hợp trong hệ thống SIS ERP, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng. Nó cho phép ghi nhận đơn hàng, theo dõi tình trạng hàng hóa và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

1.2. Lợi ích của việc phát triển Module Quản lý bán hàng

Việc phát triển Module Quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giảm thiểu sai sót trong quy trình bán hàng, tăng cường khả năng phân tích dữ liệu và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý bán hàng hiện nay

Mặc dù việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng đã mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Những vấn đề như dữ liệu phân tán, thiếu tính đồng bộ và khó khăn trong việc truy cập thông tin là những rào cản lớn trong việc tối ưu hóa quy trình bán hàng.

2.1. Dữ liệu phân tán và thiếu tính đồng bộ

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các hệ thống quản lý riêng lẻ, dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán. Điều này gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích thông tin, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

2.2. Khó khăn trong việc truy cập thông tin

Việc không có một hệ thống quản lý tập trung khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc truy cập thông tin cần thiết để thực hiện các giao dịch bán hàng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

III. Phương pháp phát triển Module Quản lý bán hàng hiệu quả

Để phát triển Module Quản lý bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp nghiên cứu và thiết kế hệ thống một cách bài bản. Việc phân tích nhu cầu và thiết kế quy trình nghiệp vụ là rất quan trọng để đảm bảo rằng module đáp ứng được yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

3.1. Phân tích nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Trước khi phát triển module, cần thực hiện phân tích nhu cầu của doanh nghiệp để xác định các chức năng cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng module sẽ đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của quy trình bán hàng.

3.2. Thiết kế quy trình nghiệp vụ cho Module

Thiết kế quy trình nghiệp vụ là bước quan trọng trong phát triển module. Quy trình này cần được tối ưu hóa để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

IV. Ứng dụng thực tiễn của Module Quản lý bán hàng tại DOVECO

Công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao (DOVECO) đã áp dụng Module Quản lý bán hàng trên nền tảng SIS ERP SME để cải thiện quy trình bán hàng. Việc này không chỉ giúp DOVECO quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả mà còn nâng cao khả năng phân tích dữ liệu bán hàng.

4.1. Kết quả đạt được sau khi triển khai Module

Sau khi triển khai Module Quản lý bán hàng, DOVECO đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình bán hàng. Thời gian xử lý đơn hàng giảm đáng kể, và thông tin khách hàng được cập nhật liên tục, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4.2. Phân tích dữ liệu bán hàng hiệu quả

Module cho phép DOVECO phân tích dữ liệu bán hàng một cách chi tiết, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn. Việc này giúp công ty tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tăng trưởng doanh thu.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai của Module Quản lý bán hàng

Việc phát triển Module Quản lý bán hàng trên nền tảng SIS ERP SME không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng mà còn mở ra nhiều cơ hội mới trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh. Hướng phát triển tương lai của module này sẽ tập trung vào việc tích hợp công nghệ mới và cải tiến quy trình để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Tích hợp công nghệ mới vào Module

Để nâng cao hiệu quả của Module Quản lý bán hàng, việc tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu lớn sẽ là xu hướng tất yếu. Điều này giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng thị trường và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

5.2. Cải tiến quy trình để đáp ứng nhu cầu thị trường

Cải tiến quy trình bán hàng để đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn với nhu cầu của khách hàng sẽ là một trong những mục tiêu chính trong tương lai. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế cạnh tranh mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao (DOVECO) là doanh nghiệp chuyên về sản xuất, chế biến và xuất khẩu nông sản rau quả tại Việt Nam, sở hữu 3 trung tâm chế biến hiện đại tại Ninh Bình, Gia Lai và Sơn La với tổng sản lượng xuất khẩu đạt khoảng 136.000 tấn sản phẩm mỗi năm. Hoạt động xuất khẩu đóng vai trò chủ đạo khi chiếm tới 70% tổng doanh thu của công ty. Do đặc thù ngành chế biến nông sản, vùng nguyên liệu nuôi trồng và các cơ sở chế biến thường phân tán trên diện rộng tại nhiều địa phương, tạo ra khoảng cách địa lý lớn giữa các tổ đội sản xuất, nhà máy chế biến và Phòng Kinh doanh Xuất khẩu.

Thực tế quản lý tại DOVECO cho thấy các hoạt động tác nghiệp bán hàng vẫn phụ thuộc vào các công cụ văn phòng thủ công như Microsoft Excel và Microsoft Word. Dữ liệu khách hàng, danh mục vật tư sản phẩm, đơn hàng và các biểu mẫu phê duyệt phân tán tại từng bộ phận, hình thành các "silo thông tin" (silo dữ liệu rời rạc). Tình trạng này gây ra độ trễ trong cập nhật dữ liệu, lãng phí thời gian xử lý thủ công, thiếu tính kế thừa chứng từ, gây khó khăn cho việc lập báo cáo tổng hợp và tiềm ẩn nguy cơ sai lệch trong hạch toán kế toán. Trước yêu cầu chuẩn hóa quy trình và tích hợp dữ liệu quản trị, đề tài "Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme" được xây dựng nhằm giải quyết bài toán nghiệp vụ xuất khẩu đặc thù của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu chính của khóa luận là phát triển module quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng phần mềm SIS ERP sme. Để hoàn thành mục tiêu chung, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Nghiên cứu tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và tầm quan trọng của phân hệ quản lý bán hàng trong doanh nghiệp.
2. Khảo sát và đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản lý bán hàng tại DOVECO, phân tích các biểu mẫu và luồng nghiệp vụ hiện hành.
3. Đề xuất giải pháp công nghệ: Phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu, mô hình hóa quy trình nghiệp vụ và triển khai thực nghiệm module quản lý bán hàng trên nền tảng SIS ERP sme.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Giải pháp xây dựng và tích hợp module quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao.
• Phạm vi nội dung và không gian: Các quy trình nghiệp vụ, chứng từ và luồng luân chuyển thông tin liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng xuất khẩu tại DOVECO.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu và quy trình khảo sát thực tế phục vụ khóa luận tốt nghiệp được thực hiện và hoàn thành vào tháng 5 năm 2024.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm và mô hình kiến trúc chuẩn mực về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):

• Khái niệm và nguyên tắc hoạt động ERP: Hệ thống ERP được tiếp cận theo định nghĩa kiến trúc phần mềm phân tầng tích hợp toàn diện các nguồn lực tổ chức (nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng). Hệ thống vận hành dựa trên 4 nguyên tắc cốt lõi: cơ sở dữ liệu tập trung, giao diện người dùng thống nhất, tự động hóa quy trình nghiệp vụ liên phòng ban và luồng thông tin liền mạch.
• Kiến trúc hệ thống: Tác giả phân tích kiến trúc ERP theo hai góc độ: kiến trúc logic 5 lớp (Cơ sở hạ tầng phần cứng, Hệ thống quản trị CSDL, Logic nghiệp vụ cốt lõi, Các module nghiệp vụ chức năng, Ứng dụng giao diện người dùng) và kiến trúc vật lý phân tầng dạng client-server (mô hình 2 tầng và 3 tầng).
• Phân hệ quản lý bán hàng và mối liên kết: Phân hệ bán hàng được xác định là trung tâm tiếp nhận thông tin thị trường, kết nối trực tiếp với phân hệ Kế toán (theo dõi công nợ, doanh thu), phân hệ Sản xuất (lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn hàng), phân hệ Kho vận (kiểm soát xuất nhập tồn) và phân hệ Nhân sự (tính toán hiệu suất, hoa hồng).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các tài liệu học thuật về ERP, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp DOVECO, quy chế vận hành và các biểu mẫu tác nghiệp nội bộ.
• Phương pháp khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhân viên Phòng Kinh doanh Xuất khẩu (chị Vũ Ngọc Linh) theo bảng câu hỏi chuẩn hóa nhằm làm rõ hiện trạng công cụ, các bước luân chuyển chứng từ, phương thức thanh toán quốc tế và nhu cầu báo cáo quản trị.
• Phương pháp phân tích, thiết kế và mô hình hóa hệ thống: Ứng dụng ngôn ngữ mô hình hóa Unified Modeling Language (UML) để xây dựng biểu đồ ca sử dụng tổng thể (Use Case Diagram), mô tả chi tiết ca sử dụng, biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ thực thể liên kết (ERD).
• Phương pháp thực nghiệm hệ thống: Cài đặt, cấu hình cơ sở dữ liệu, thiết lập danh mục, tạo lập các màn hình chức năng và kiểm thử quy trình tác nghiệp trên nền tảng phần mềm đóng gói SIS ERP sme của Công ty Cổ phần S.I.S Việt Nam.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm: dữ liệu thứ cấp từ tài liệu giới thiệu, website chính thức của DOVECO và SIS Việt Nam; dữ liệu sơ cấp thu thập qua bảng hỏi phỏng vấn cán bộ nghiệp vụ và hệ thống biểu mẫu thực tế (Đơn hàng, Phiếu đề nghị sản xuất, Thông báo xuất hàng, Lệnh xuất hàng, Hóa đơn thương mại, Packing List, COA).

---

Thiết kế và triển khai hệ thống

Module Quản lý bán hàng cho DOVECO được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng quy trình xuất khẩu nông sản khép kín, xử lý việc truyền nhận dữ liệu tự động giữa bộ phận kinh doanh và các nhà máy chế biến.

Kiến trúc phân rã chức năng (Sơ đồ cây)

Module được tổ chức thành 3 nhóm chức năng chính:

1. Danh mục: Quản lý tập trung các bảng danh mục dùng chung gồm Khách hàng, Nhân viên, Bộ phận, Vật tư hàng hóa, Cảng xuất/nhập, Điều kiện giao hàng (Incoterms), Điều khoản thanh toán, Hình thức thanh toán, Đơn vị tính, Khoản mục phí và Bảng tỷ giá ngoại tệ.
2. Chứng từ: Thực hiện cập nhật và xử lý luồng luân chuyển nghiệp vụ gồm: Đơn hàng bán, Lập/Duyệt Phiếu đề nghị sản xuất (ĐNSX), Lập/Duyệt Thông báo xuất hàng (TBXH), Lập/Duyệt Lệnh xuất hàng (LXH), Cập nhật Chi phí đơn hàng, Hóa đơn bán hàng (HĐBH), Hóa đơn xuất khẩu (HĐXK), Cập nhật thông tin vận chuyển, Quản lý chứng nhận phân tích chất lượng (COA) và chức năng Đóng đơn hàng.
3. Báo cáo: Cung cấp hệ thống báo cáo phục vụ tác nghiệp và quản trị gồm: Báo cáo thống kê đơn hàng, Báo cáo kế hoạch giao hàng, Báo cáo bảng kê hóa đơn bán hàng và Báo cáo doanh thu theo sản phẩm.

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của phân hệ được xây dựng hoàn chỉnh từ mô hình khái niệm, mô hình logic đến mô hình vật lý với hơn 20 bảng dữ liệu liên kết chặt chẽ:

Tên bảng CSDL	Diễn giải chức năng
tbl_khachhang	Lưu trữ thông tin đối tác, khách hàng quốc tế và nội địa
tbl_nhanvien, tbl_bophan	Quản lý danh sách nhân sự phụ trách và cơ cấu phòng ban
tbl_sanpham, tbl_dvt	Quản lý mã nông sản chế biến, quy cách và đơn vị tính
tbl_donhang, tbl_chitietdonhang	Quản lý thông tin chung và chi tiết các mặt hàng trong đơn đặt hàng
tbl_dnsx, tbl_chitietdnsx	Dữ liệu phiếu đề nghị sản xuất gửi nhà máy chế biến
tbl_tbxh	Dữ liệu thông báo kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm định KCS
tbl_lxh	Lệnh xuất kho thành phẩm phục vụ vận chuyển
tbl_hdbh, tbl_hdxk	Quản lý chứng từ hóa đơn bán hàng nội địa và hóa đơn thương mại xuất khẩu
tbl_cang, tbl_dkgh, tbl_tygia	Quản lý thông tin cảng biển, điều kiện giao hàng và tỷ giá quy đổi
tbl_dieukientt, tbl_hinhthuctt	Thiết lập các quy định thanh toán quốc tế và nội địa
tbl_chiphidonhang, tbl_khoanmucphi	Theo dõi các chi phí logistics, kho bãi phát sinh theo từng đơn hàng
tbl_vanchuyen	Theo dõi thông tin phương tiện, lịch trình vận tải

Luồng nghiệp vụ và kế thừa dữ liệu

Quy trình bán hàng trên hệ thống SIS ERP sme được thiết kế với cơ chế kế thừa dữ liệu tự động xuyên suốt:

1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng $\rightarrow$ Tạo Đơn hàng bán.
2. Kế thừa dữ liệu từ Đơn hàng để tạo Phiếu ĐNSX $\rightarrow$ Trưởng phòng Kinh doanh Xuất khẩu phê duyệt trên hệ thống $\rightarrow$ Nhà máy tiếp nhận lệnh và tổ chức chế biến.
3. Căn cứ tiến độ và ngày dự kiến xuất, tạo Phiếu TBXH $\rightarrow$ Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, cập nhật thông tin bảo quản và chứng nhận COA $\rightarrow$ Phê duyệt TBXH.
4. Lập và phê duyệt Lệnh xuất hàng (LXH) $\rightarrow$ Nhà máy thực hiện xuất kho thành phẩm.
5. Tạo Hóa đơn xuất khẩu (HĐXK) hoặc Hóa đơn bán hàng (HĐBH), tự động xuất kèm bảng kê đóng gói (Packing List) và chứng nhận COA.
6. Cập nhật chi phí phát sinh, theo dõi thanh toán qua kế toán và thực hiện Đóng đơn hàng.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về ERP và quản lý bán hàng trên hệ thống ERP

Chương này hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về ERP, nguyên tắc hoạt động tập trung hóa dữ liệu, kiến trúc logic 5 lớp và kiến trúc vật lý 2 tầng/3 tầng của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Tác giả phân tích cấu trúc chức năng của 5 phân hệ ERP cơ bản (Tài chính kế toán, Mua hàng, Sản xuất, Bán hàng, Nhân sự) và nhấn mạnh vai trò trung tâm của phân hệ Quản lý bán hàng. Phân hệ này không chỉ quản lý đơn chào hàng, báo giá, chính sách giá và tiến trình thanh toán mà còn là cầu nối truyền dữ liệu cho kế hoạch sản xuất, điều phối kho và hạch toán doanh thu, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng dự báo bán hàng và tối ưu hóa hợp tác nội bộ.

Chương 2: Thực trạng Module Quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao

Chương 2 giới thiệu chi tiết về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và quy mô hoạt động của DOVECO với 3 trung tâm chế biến lớn tại Ninh Bình, Gia Lai, Sơn La. Thông qua kết quả phỏng vấn chuyên sâu và phân tích biểu mẫu thực tế, tác giả chỉ ra quy trình nghiệp vụ 9 bước đang vận hành thủ công bằng Excel và Word. Các nhược điểm cố hữu được nhận diện gồm: dữ liệu phân tán, không có tính kế thừa giữa các khâu, thông tin chia sẻ giữa văn phòng kinh doanh và nhà máy bị chậm trễ, chứng từ thiếu liên kết và hệ thống hoàn toàn thiếu cơ chế phân quyền bảo mật.

Để giải quyết thực trạng này, tác giả tiến hành so sánh giải pháp ERP mã nguồn mở (Odoo, ERPNext) với các giải pháp đóng gói trong nước (SAP, BRAVO, FAST, SIS) theo các tiêu chí: tính năng, khả năng tùy biến, chi phí, mức độ phù hợp nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật:

Tiêu chí	SIS ERP	SAP	BRAVO	FAST
Tính năng & chức năng	Toàn diện, phù hợp sản xuất, xây dựng, dịch vụ	Đầy đủ, quy chuẩn quốc tế	Đa dạng mảng dược, dệt may, cơ khí	Đầy đủ tính năng cơ bản
Khả năng tùy chỉnh	Vừa phải, linh hoạt theo đặc thù	Rất cao	Cao	Vừa phải
Chi phí triển khai	Vừa phải, phù hợp SME	Rất cao	Vừa phải đến cao	Vừa phải đến thấp
Hỗ trợ & bảo trì	Doanh nghiệp trong nước hỗ trợ trực tiếp	Phức tạp, chi phí cao	Đơn vị cung cấp hỗ trợ	Đơn vị cung cấp hỗ trợ

Từ kết quả phân tích, giải pháp SIS ERP sme được lựa chọn do đáp ứng tốt tính đặc thù của quy trình xuất khẩu DOVECO, chi phí hợp lý và có sự hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp từ nhà phát triển.

Chương 3: Phát triển Module Quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme

Nội dung chương 3 tập trung giải quyết bài toán phát triển phần mềm:

• Xây dựng sơ đồ cây chức năng bao quát toàn bộ danh mục, chứng từ và báo cáo.
• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ mới và mô hình hóa biểu đồ Use Case tổng thể với 3 tác nhân chính: Nhân viên KDXK, Trưởng phòng KDXK và Kế toán.
• Chi tiết hóa 10 kịch bản ca sử dụng chính (Cập nhật/Duyệt Đơn hàng, ĐNSX, TBXH, LXH, Hóa đơn và Đóng đơn hàng) kèm các biểu đồ tuần tự mô tả tương tác giữa người dùng, giao diện và CSDL.
• Thiết kế hệ thống bảng CSDL mức vật lý và xây dựng giao diện người dùng trực quan trên nền tảng SIS ERP sme.
• Cài đặt bộ cài phần mềm SIS, tạo lập cơ sở dữ liệu DOVECO, cấu hình luồng dữ liệu và thực nghiệm kiểm thử toàn diện các chức năng nhập liệu, xét duyệt chứng từ và trích xuất báo cáo.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

• Chuẩn hóa và tin học hóa quy trình xuất khẩu: Xây dựng thành công quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng xuất khẩu khép kín trên phần mềm, thay thế hoàn toàn phương thức quản lý thủ công rời rạc bằng Excel và Word.
• Tập trung hóa dữ liệu và kế thừa chứng từ: Xây dựng hệ thống CSDL với hơn 20 bảng liên kết, thiết lập cơ chế thừa kế thông tin tự động từ Đơn hàng sang Phiếu đề nghị sản xuất, Thông báo xuất hàng, Lệnh xuất hàng và Hóa đơn thương mại, giúp loại bỏ thao tác nhập liệu trùng lặp.
• Thiết lập cơ chế kiểm soát và phân quyền: Triển khai các chức năng duyệt/hủy duyệt trực tiếp trên phần mềm dành cho cấp quản lý (Trưởng phòng KDXK), đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu giữa các bộ phận.
• Tự động hóa hệ thống báo cáo quản trị: Triển khai 4 mẫu báo cáo trọng yếu (Báo cáo thống kê đơn hàng, Kế hoạch giao hàng, Bảng kê hóa đơn, Doanh thu theo sản phẩm) với các bộ lọc linh hoạt theo thời gian, khách hàng và mặt hàng.

Đóng góp thực tiễn và giải pháp đề xuất

• Đề xuất giải pháp công nghệ phù hợp với năng lực tài chính và đặc thù nghiệp vụ của doanh nghiệp nông nghiệp xuất khẩu thông qua việc lựa chọn nền tảng SIS ERP sme thay vì các hệ thống ERP ngoại đắt đỏ hoặc mã nguồn mở phức tạp.
• Cung cấp mô hình phân tích - thiết kế hệ thống thông tin chi tiết (từ biểu đồ ca sử dụng, kịch bản tuần tự đến cấu trúc CSDL vật lý), có thể đóng vai trò tài liệu kỹ thuật chuẩn để DOVECO tiếp tục mở rộng tích hợp với các phân hệ Kho và Kế toán trong tương lai.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

• Phạm vi phân hệ: Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu, phân tích và phát triển đơn lẻ phân hệ Quản lý bán hàng phục vụ xuất khẩu, chưa tích hợp đồng bộ với các phân hệ khác như Kế toán tài chính, Quản lý kho vận và Quản trị sản xuất trên hệ thống ERP tổng thể.
• Thử nghiệm thực tế: Do giới hạn về mặt thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp, hệ thống mới dừng lại ở mức độ triển khai thử nghiệm trên cơ sở dữ liệu mẫu tại môi trường phát triển của phần mềm SIS ERP sme, chưa tiến hành chạy song song trên toàn bộ hệ thống các chi nhánh, nhà máy thực tế của DOVECO.

Hướng nghiên cứu tiếp

• Mở rộng phân tích và phát triển liên thông dữ liệu giữa phân hệ Bán hàng với phân hệ Kế toán (tự động hạch toán định khoản nợ/có) và phân hệ Quản lý kho (tự động trừ tồn kho khi duyệt Lệnh xuất hàng).
• Bổ sung và hoàn thiện quy trình quản lý bán hàng cho thị trường nội tiêu (hệ thống siêu thị, văn phòng đại diện trong nước).
• Triển khai ứng dụng thực tế trên toàn hệ thống mạng diện rộng của DOVECO, kết nối dữ liệu thời gian thực giữa văn phòng điều hành và 3 nhà máy tại Ninh Bình, Gia Lai, Sơn La.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin và Kinh tế số: Cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp khảo sát nghiệp vụ doanh nghiệp, kỹ năng phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng UML và phương pháp xây dựng CSDL quan hệ cho một bài toán quản trị kinh doanh cụ thể.
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và tư vấn ERP: Tham khảo mô hình luồng chứng từ và cấu trúc dữ liệu đặc thù của ngành chế biến nông sản xuất khẩu (quản lý Incoterms, cảng biển, tỷ giá, đóng gói Packing List, chứng nhận chất lượng COA).
• Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống mô tả chi tiết ca sử dụng (Use Case specifications), các biểu đồ tuần tự tại Chương 3 và cấu trúc thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết trong phụ lục.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao DOVECO không sử dụng các hệ thống ERP mã nguồn mở như Odoo hay ERPNext mà lựa chọn SIS ERP sme?
Các phần mềm mã nguồn mở đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ kỹ thuật nội bộ trình độ cao để tùy biến sâu theo quy trình xuất khẩu đặc thù. Trong khi đó, SIS ERP sme là giải pháp đóng gói trong nước có chi phí hợp lý, dễ tùy chỉnh theo nghiệp vụ chuyên biệt của ngành sản xuất và có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp tại Việt Nam.

2. Module Quản lý bán hàng xử lý các chứng từ xuất khẩu đặc thù nào của DOVECO?
Hệ thống xử lý đầy đủ chuỗi chứng từ xuất khẩu gồm: Đơn hàng bán ngoại thương, Phiếu đề nghị sản xuất (ĐNSX), Thông báo xuất hàng (TBXH), Lệnh xuất hàng (LXH), Hóa đơn xuất khẩu (HĐXK), Bảng kê đóng gói (Packing List) và Giấy chứng nhận phân tích chất lượng (COA).

3. Cơ chế kế thừa dữ liệu trong module được thực hiện như thế nào để giảm thiểu nhập liệu thủ công?
Khi người dùng tạo mới Phiếu đề nghị sản xuất hoặc Thông báo xuất hàng, hệ thống cho phép chọn trực tiếp mã số Đơn hàng bán. Toàn bộ thông tin về khách hàng, danh mục sản phẩm, số lượng, điều kiện giao hàng và quy cách đóng gói sẽ tự động trích xuất từ đơn hàng sang chứng từ mới mà không cần nhập lại.

4. Khóa luận thiết lập những báo cáo quản trị nào phục vụ cho ban lãnh đạo DOVECO?
Phân hệ cung cấp 4 báo cáo quản trị chính: Báo cáo thống kê đơn hàng, Báo cáo kế hoạch giao hàng, Báo cáo bảng kê hóa đơn bán hàng và Báo cáo doanh thu theo sản phẩm, cho phép lọc đa chiều theo thời gian, khách hàng và loại hàng hóa.

---

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Duyên đã giải quyết bài toán chuyển đổi số quy trình quản lý bán hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Đồng Giao. Bằng việc phân tích toàn diện thực trạng sử dụng công cụ thủ công và khoảng cách địa lý giữa các nhà máy, tác giả đã thiết kế và triển khai thành công module quản lý bán hàng trên nền tảng SIS ERP sme với cơ sở dữ liệu chuẩn hóa và quy trình luân chuyển chứng từ tự động. Kết quả nghiên cứu cung cấp một giải pháp công nghệ khả thi, giúp tối ưu hóa hiệu suất tác nghiệp, kiểm soát thông tin chặt chẽ và tạo nền tảng vững chắc cho việc tích hợp hệ thống ERP toàn diện tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ERP VÀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN HỆ THỐNG ERP 1. Tổng quan về hệ thống ERP 1. Khái niệm về ERP Theo (Group, n.), ERP là một kiến trúc phần mềm phân tầng có thể tạo được một môi trường ứng dụng tích hợp, bao gồm các thực thể đại diện cho tài nguyên doanh nghiệp như nhân sự, thiết bị, vật liệu, vốn và các quy trình kinh doanh. Theo (SAP, 2023), ERP cung cấp giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Nó tự động hóa các quy trình quan trọng như tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, mua hàng và nhiều lĩnh vực khác. Về cơ bản, ERP cho phép tổ chức quản lý hiệu quả các hoạt động này thông qua một hệ thống tích hợp đóng vai trò như "hồ sơ lưu trữ" toàn diện của doanh nghiệp. Vậy theo nghĩa hiểu đơn giản, ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp giúp tích hợp và quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nguyên tắc hoạt động của ERP Hệ thống là giải pháp phần mềm tích hợp các chức năng quản trị then chốt của một tổ chức.

Để thuận tiện quản lý, ERP thường được chia thành nhiều module chuyên biệt dựa trên từng lĩnh vực hoạt động như: Kế toán, Bán hàng, Tồn kho, chuỗi cung ứng, CRM,. Cách mà hệ thống ERP được xây dựng là để xử lý những chức năng cụ thể hoặc trước đây những hệ thống chỉ tập trung vào một module nhưng hệ thống ERP có thể tích hợp hết tất cả trong một hệ thống duy nhất nhưng vẫn được chia thành những module riêng lẻ. Các module này được kết nối với nhau trong một quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối để truyền tải thông tin và tạo ra một mạng lưới liên kết, tổng hợp tất cả các tiềm lực của doanh nghiệp trên hệ thống duy nhất, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai ERP với các phần hệ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống hiện tại.1: Các module liên kết trong hệ thống ERP (Softwaresuggest, 2023) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Vậy nên ERP sẽ hoạt động theo một số nguyên tắc sau để các module có thể liên kết - Dữ liệu tập trung: Lưu trữ mọi dữ liệu trên một CSDL duy nhất, thời gian cập nhật dữ liệu liên tục và được bất kỳ bộ phận trong doanh nghiệp truy cập theo tính phân quyền. Việc tập trung dữ liệu giúp loại bỏ dư thừa dữ liệu và cải thiện khả năng truy cập thông tin.

- Giao diện người dùng thống nhất: Người dùng có thể vào chức năng từng module thông qua giao diện người dùng chung - Quá trình tự động hóa: Khi một sự kiện xảy ra trong một module, nó có thể gây ra các hành động tự động trong các module khác. Ví dụ, khi một đơn hàng được xác nhận, hệ thống có thể tự động cập nhật tình trạng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất. - Luồng thông tin liền mạch: Luồng thông tin đi ngang giúp chia sẻ thông tin giữa các phòng ban dễ dàng, giúp tương tác dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên, nguyên tắc hoạt động của ERP không hoàn toàn phụ thuộc vào việc các module liên kết với nhau mà còn phụ thuộc vào cách hệ thống được triển khai, hệ thống phải dễ dàng điều chỉnh và mở rộng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phải có tính bảo mật và kiểm soát để đảm bảo dữ liệu được bảo mật và chỉ được truy cập bởi những người dùng đáp ứng đủ điều kiện cấp phép và quyền truy cập phù hợp.

Kiến trúc của hệ thống ERP Kiến trúc của hệ thống ERP có thể được định nghĩa theo 2 loại: Kiến trúc logic và kiến trúc vật lý hoặc phân tầng (Markus & Cameron, 2000). - Kiến trúc logic Hình 1.2: Kiến trúc logic ERP (Amini & Abukari, 2020) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Hardware Infrastructure (Cơ sở hạ tầng phần cứng): Đây là lớp cơ sở, bao gồm các thiết bị phần cứng như máy chủ, thiết bị lưu trữ, mạng và các thiết bị khác. Database Systems (Hệ thống CSDL): Lớp này chứa các hệ thống quản lý CSDL (DBMS) để lưu trữ và tập hợp dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu từ các module kinh doanh khác nhau. Core Business Logic (Logic nghiệp vụ cốt lõi): Đây là lớp trung tâm của hệ thống ERP, chứa các quy tắc, định nghĩa và ràng buộc logic nghiệp vụ để quản lý các hoạt động, quy trình và dữ liệu của tổ chức.

Functional Business Modules (Các module nghiệp vụ chức năng): Lớp này bao gồm các module chức năng khác nhau của ERP như Quản lý nhân sự (HRM), Bán hàng & Marketing, Sản xuất, Kiểm soát tồn kho, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Tài chính & Kế toán. Client User Interface Applications (Ứng dụng giao diện người dùng): Đây là lớp giao diện để người dùng cuối (End Users) tương tác với hệ thống ERP. Kiến trúc logic thể hiện cách tổ chức hệ thống đáp ứng nhu cầu về chức năng và người dùng cuối liên quan. Cơ sở hạ tầng phần cứng và hệ thống cơ sở dữ liệu được đặt ở các lớp thấp nhất, theo sau là logic nghiệp vụ cốt lõi mã hóa các quy tắc và ràng buộc nghiệp vụ ở lớp tiếp theo.

Lớp thứ tư cung cấp chi tiết về các module được tích hợp trong hệ thống ERP. Giữa người dùng cuối và các module là giao diện người dùng máy khách. Nó chịu trách nhiệm cho tất cả các tương tác của người dùng với hệ thống. Do đó, việc triển khai các lớp khác bị ẩn đối với người dùng cuối.

- Kiến trúc vật lý (Kiến trúc phân tầng) Kiến trúc vật lý của hệ thống ERP thường được triển khai theo kiểu phân lớp trên mô hình client – server (Frank, Regine, Hans, Peter, & Michael, 1996). Trong mô hình này, một thành phần hệ thống ERP được tổ chức theo lớp hoặc tầng để có thể quản lý hiệu quả hơn tính phức tạp của chức năng hệ thống và hệ thống có thể hỗ trợ khả năng mở rộng và tính linh hoạt cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức.3: Kiến trúc vật lý: a. Kiến trúc 2 tầng – b. Kiến trúc 3 tầng (Amini & Abukari, 2020) Kiến trúc 2 tầng gồm: Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme - Tầng Cilent: gồm các ứng dụng cilent được chạy trên máy tính cá nhân của người dùng cuối, các ứng dụng cilent này cung cấp giao diện người dùng đồ họa cho phép người dùng tương tác với hệ thống và ứng dụng cilent thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu, hiển thị thống tin và xử lý logic giao diện người dùng - Tầng Server: Gồm một hoặc nhiều máy chủ, các ứng dụng cilent giao tiếp trực tiếp với máy chủ để truy xuất dữ liệu, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ dữ liệu Kiến trúc 3 tầng gồm: - Tầng Dữ liệu: Gồm các máy chủ CSDL để lưu trữ và quản lý mọi dữ liệu của phần mềm ERP - Tầng logic nghiệp vụ: Gồm các máy chủ ứng dụng chứa logic nghiệp vụ cốt lõi của hệ thống ERP, tầng này kết nối với tầng dữ liệu để truy xuất và lưu trữ dữ liệu theo yêu cầu nghiệp vụ - Tầng giao diện: Gồm giao diện người dùng đồ họa để người dùng cuối có thể tương tác với hệ thống, tầng này giao tiếp với tầng logic nghiệp vụ để hiển thị dữ liệu và xử lý yêu cầu người dùng Kiến trúc 3 tầng thường được sử dụng trong các hệ thống ERP lớn đảm bảo hiệu suất cao.

Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ, hệ thống ERP 2 tầng khuyến cáo dùng hơn để giảm độ phức tạp Nhìn chung, trong quá trình triển khai ERP, cả kiến trúc logic và kiến trúc vật lý cần được xem xét và thiết kế phù hợp để có thể vận hành ổn định, an toàn và đạt hiệu năng tối ưu. Các phân hệ cơ bản trong ERP Hình 1.4: Các module trong hệ thống ERP (EPACKET, 2023) Hệ thống ERP cần nhiều phân hệ khác nhau để có thể đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, một số phân hệ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất như: (IBM, n.) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Phân hệ tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống ERP, mục tiêu của module này là giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các hoạt động tài chính, cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch sản xuất Phân hệ mua hàng: Phân hệ này giúp doanh nghiệp tìm kiếm nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết, tự động hóa việc mua hàng, theo dõi và phân tích báo giá Phân hệ sản xuất: Phân hệ này giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả, theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực và cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng sản phẩm đang hoàn thiện. Phân hệ bán hàng: Module này duy trì giao tiếp với khách hàng hiện tại và tiềm năng, sử dụng dữ liệu để tăng doanh số và hỗ trợ lập hóa đơn cho các chương trình khuyến mãi. Nó cũng cung cấp các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và thông tin kinh doanh chi tiết.

Phân hệ quản lý nhân sự: Là trung tâm quản lý thông tin nhân sự, phân hệ quản lý nhân sự mang lại các chức năng thiết yếu như chấm công tự động, quản lý nghỉ phép linh hoạt, tính toán lương chính xác và lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ. Giới thiệu phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP Hình 1.5: Quy trình bán hàng chung (Hải, n.) Hoạt động như cầu nối quan trọng trong hệ thống ERP, phối hợp nhịp nhàng với hệ thống hậu cần, CRM, kế toán, kho vận,. giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các chức năng quan trọng trong module quản lý bán hàng: (Hải, n.