CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ERP VÀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN HỆ THỐNG ERP 1. Tổng quan về hệ thống ERP 1. Khái niệm về ERP Theo (Group, n.), ERP là một kiến trúc phần mềm phân tầng có thể tạo được một môi trường ứng dụng tích hợp, bao gồm các thực thể đại diện cho tài nguyên doanh nghiệp như nhân sự, thiết bị, vật liệu, vốn và các quy trình kinh doanh. Theo (SAP, 2023), ERP cung cấp giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Nó tự động hóa các quy trình quan trọng như tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, mua hàng và nhiều lĩnh vực khác. Về cơ bản, ERP cho phép tổ chức quản lý hiệu quả các hoạt động này thông qua một hệ thống tích hợp đóng vai trò như "hồ sơ lưu trữ" toàn diện của doanh nghiệp. Vậy theo nghĩa hiểu đơn giản, ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một giải pháp giúp tích hợp và quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Nguyên tắc hoạt động của ERP Hệ thống là giải pháp phần mềm tích hợp các chức năng quản trị then chốt của một tổ chức.
Để thuận tiện quản lý, ERP thường được chia thành nhiều module chuyên biệt dựa trên từng lĩnh vực hoạt động như: Kế toán, Bán hàng, Tồn kho, chuỗi cung ứng, CRM,. Cách mà hệ thống ERP được xây dựng là để xử lý những chức năng cụ thể hoặc trước đây những hệ thống chỉ tập trung vào một module nhưng hệ thống ERP có thể tích hợp hết tất cả trong một hệ thống duy nhất nhưng vẫn được chia thành những module riêng lẻ. Các module này được kết nối với nhau trong một quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối để truyền tải thông tin và tạo ra một mạng lưới liên kết, tổng hợp tất cả các tiềm lực của doanh nghiệp trên hệ thống duy nhất, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai ERP với các phần hệ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống hiện tại.1: Các module liên kết trong hệ thống ERP (Softwaresuggest, 2023) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Vậy nên ERP sẽ hoạt động theo một số nguyên tắc sau để các module có thể liên kết - Dữ liệu tập trung: Lưu trữ mọi dữ liệu trên một CSDL duy nhất, thời gian cập nhật dữ liệu liên tục và được bất kỳ bộ phận trong doanh nghiệp truy cập theo tính phân quyền. Việc tập trung dữ liệu giúp loại bỏ dư thừa dữ liệu và cải thiện khả năng truy cập thông tin.
- Giao diện người dùng thống nhất: Người dùng có thể vào chức năng từng module thông qua giao diện người dùng chung - Quá trình tự động hóa: Khi một sự kiện xảy ra trong một module, nó có thể gây ra các hành động tự động trong các module khác. Ví dụ, khi một đơn hàng được xác nhận, hệ thống có thể tự động cập nhật tình trạng tồn kho và lập kế hoạch sản xuất. - Luồng thông tin liền mạch: Luồng thông tin đi ngang giúp chia sẻ thông tin giữa các phòng ban dễ dàng, giúp tương tác dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên, nguyên tắc hoạt động của ERP không hoàn toàn phụ thuộc vào việc các module liên kết với nhau mà còn phụ thuộc vào cách hệ thống được triển khai, hệ thống phải dễ dàng điều chỉnh và mở rộng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phải có tính bảo mật và kiểm soát để đảm bảo dữ liệu được bảo mật và chỉ được truy cập bởi những người dùng đáp ứng đủ điều kiện cấp phép và quyền truy cập phù hợp.
Kiến trúc của hệ thống ERP Kiến trúc của hệ thống ERP có thể được định nghĩa theo 2 loại: Kiến trúc logic và kiến trúc vật lý hoặc phân tầng (Markus & Cameron, 2000). - Kiến trúc logic Hình 1.2: Kiến trúc logic ERP (Amini & Abukari, 2020) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Hardware Infrastructure (Cơ sở hạ tầng phần cứng): Đây là lớp cơ sở, bao gồm các thiết bị phần cứng như máy chủ, thiết bị lưu trữ, mạng và các thiết bị khác. Database Systems (Hệ thống CSDL): Lớp này chứa các hệ thống quản lý CSDL (DBMS) để lưu trữ và tập hợp dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu từ các module kinh doanh khác nhau. Core Business Logic (Logic nghiệp vụ cốt lõi): Đây là lớp trung tâm của hệ thống ERP, chứa các quy tắc, định nghĩa và ràng buộc logic nghiệp vụ để quản lý các hoạt động, quy trình và dữ liệu của tổ chức.
Functional Business Modules (Các module nghiệp vụ chức năng): Lớp này bao gồm các module chức năng khác nhau của ERP như Quản lý nhân sự (HRM), Bán hàng & Marketing, Sản xuất, Kiểm soát tồn kho, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Tài chính & Kế toán. Client User Interface Applications (Ứng dụng giao diện người dùng): Đây là lớp giao diện để người dùng cuối (End Users) tương tác với hệ thống ERP. Kiến trúc logic thể hiện cách tổ chức hệ thống đáp ứng nhu cầu về chức năng và người dùng cuối liên quan. Cơ sở hạ tầng phần cứng và hệ thống cơ sở dữ liệu được đặt ở các lớp thấp nhất, theo sau là logic nghiệp vụ cốt lõi mã hóa các quy tắc và ràng buộc nghiệp vụ ở lớp tiếp theo.
Lớp thứ tư cung cấp chi tiết về các module được tích hợp trong hệ thống ERP. Giữa người dùng cuối và các module là giao diện người dùng máy khách. Nó chịu trách nhiệm cho tất cả các tương tác của người dùng với hệ thống. Do đó, việc triển khai các lớp khác bị ẩn đối với người dùng cuối.
- Kiến trúc vật lý (Kiến trúc phân tầng) Kiến trúc vật lý của hệ thống ERP thường được triển khai theo kiểu phân lớp trên mô hình client – server (Frank, Regine, Hans, Peter, & Michael, 1996). Trong mô hình này, một thành phần hệ thống ERP được tổ chức theo lớp hoặc tầng để có thể quản lý hiệu quả hơn tính phức tạp của chức năng hệ thống và hệ thống có thể hỗ trợ khả năng mở rộng và tính linh hoạt cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức.3: Kiến trúc vật lý: a. Kiến trúc 2 tầng – b. Kiến trúc 3 tầng (Amini & Abukari, 2020) Kiến trúc 2 tầng gồm: Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme - Tầng Cilent: gồm các ứng dụng cilent được chạy trên máy tính cá nhân của người dùng cuối, các ứng dụng cilent này cung cấp giao diện người dùng đồ họa cho phép người dùng tương tác với hệ thống và ứng dụng cilent thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu, hiển thị thống tin và xử lý logic giao diện người dùng - Tầng Server: Gồm một hoặc nhiều máy chủ, các ứng dụng cilent giao tiếp trực tiếp với máy chủ để truy xuất dữ liệu, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ dữ liệu Kiến trúc 3 tầng gồm: - Tầng Dữ liệu: Gồm các máy chủ CSDL để lưu trữ và quản lý mọi dữ liệu của phần mềm ERP - Tầng logic nghiệp vụ: Gồm các máy chủ ứng dụng chứa logic nghiệp vụ cốt lõi của hệ thống ERP, tầng này kết nối với tầng dữ liệu để truy xuất và lưu trữ dữ liệu theo yêu cầu nghiệp vụ - Tầng giao diện: Gồm giao diện người dùng đồ họa để người dùng cuối có thể tương tác với hệ thống, tầng này giao tiếp với tầng logic nghiệp vụ để hiển thị dữ liệu và xử lý yêu cầu người dùng Kiến trúc 3 tầng thường được sử dụng trong các hệ thống ERP lớn đảm bảo hiệu suất cao.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ, hệ thống ERP 2 tầng khuyến cáo dùng hơn để giảm độ phức tạp Nhìn chung, trong quá trình triển khai ERP, cả kiến trúc logic và kiến trúc vật lý cần được xem xét và thiết kế phù hợp để có thể vận hành ổn định, an toàn và đạt hiệu năng tối ưu. Các phân hệ cơ bản trong ERP Hình 1.4: Các module trong hệ thống ERP (EPACKET, 2023) Hệ thống ERP cần nhiều phân hệ khác nhau để có thể đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, một số phân hệ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất như: (IBM, n.) Nguyễn Thị Duyên – K23HTTTA 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Phát triển Module Quản lý bán hàng cho công ty Cổ phần thực phẩm xuất khẩu Đồng Giao trên nền tảng SIS ERP sme Phân hệ tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống ERP, mục tiêu của module này là giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các hoạt động tài chính, cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch sản xuất Phân hệ mua hàng: Phân hệ này giúp doanh nghiệp tìm kiếm nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết, tự động hóa việc mua hàng, theo dõi và phân tích báo giá Phân hệ sản xuất: Phân hệ này giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả, theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực và cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng sản phẩm đang hoàn thiện. Phân hệ bán hàng: Module này duy trì giao tiếp với khách hàng hiện tại và tiềm năng, sử dụng dữ liệu để tăng doanh số và hỗ trợ lập hóa đơn cho các chương trình khuyến mãi. Nó cũng cung cấp các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và thông tin kinh doanh chi tiết.
Phân hệ quản lý nhân sự: Là trung tâm quản lý thông tin nhân sự, phân hệ quản lý nhân sự mang lại các chức năng thiết yếu như chấm công tự động, quản lý nghỉ phép linh hoạt, tính toán lương chính xác và lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ. Giới thiệu phân hệ quản lý bán hàng trong hệ thống ERP Hình 1.5: Quy trình bán hàng chung (Hải, n.) Hoạt động như cầu nối quan trọng trong hệ thống ERP, phối hợp nhịp nhàng với hệ thống hậu cần, CRM, kế toán, kho vận,. giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các chức năng quan trọng trong module quản lý bán hàng: (Hải, n.