Chương 1: Trình bày các nội dung chung của luận văn: lý đo lựa chọn đề tài, mục tiêu, phạm vi, đối tượng… Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu Chương 3: Trình bày về phương pháp nghiên cứu Chương 4: Trình bày kết quả nghiên cứu Chương 5: Kết luận và ý nghĩa 8 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 2.1 Định nghĩa Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Kumar et al (2000) định nghĩa ERP là “các gói hệ thống thông tin được cấu hình để tích hợp thông tin và quy trình quản lý thông tin bên trong và xuyên suốt các nghiệp vụ trong một tổ chức”. Wallace and Kremzar (2001) định nghĩa “ERP là tập hợp các công cụ để cân đối cung cầu, có khả năng liên kết khách hàng và nhà cung cấp vào một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh, triển khai các quy trình nghiệp vụ cho việc ra quyết định và tích hợp thông tin chức năng giữa bán hàng, marketing, sản xuất, logistics (mua hàng, bán hàng, kho), kế toán, phát triển sản phẩm và quản lý nhân sự, vì vậy cho phép người dùng vận hành quy trình nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và sản phẩm, đồng thời làm giảm chi phí, tồn kho và cung cấp nền tảng cho thương mại điện tử” 9 Hình 2.1 Mô hình ERP (Nguồn: Oracle) 2.2 Tại sao lại triển khai ERP Theo Röthlin (2010, 104), Shang and Seddon (2003) việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đó là lý do tại sao ERP lại phát triển cho đến ngày hôm nay, những lợi ích đó bao gồm: - Hệ thống ERP được xây dựng để tích hợp và tự động hóa các quy trình quản lý. Vì vậy ERP sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn như giảm chi phí hoạt động, cải thiện quá trình sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm, cải thiện dịch vụ khách hàng. - Hệ thống ERP giúp cho các doanh nghiệp quản lý và khai thác tốt nguồn lực của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định trong công tác điều hành, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
10 - Hệ thống ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp trong có các sự thay đổi như tăng trưởng, liên doanh, liên kết, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc tích hợp thông tin với nhà cung cấp, khách hàng. Hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp ổn định, không bị xáo trộn mỗi khi có sự thay đổi như đã nói ở trên. - Khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cũng xem xét và đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin cho hiện tại và tương lai. Việc quản lý tập trung hạ tầng thông tin giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho công nghệ thông tin (IT) và cải thiện được chất lượng của dịch vụ IT.3 Phương pháp triển khai ERP Việc triển khai hệ thống ERP tương đối phức tạp và cần nhiều thời gian, tiềm ẩn nhiều nguy cơ thất bại.
Chính vì vậy có nhiều công trình nghiên cứu về phương pháp triển khai dự án đã thực hiện và đề xuất nhiều phương pháp khác nhau. Pastor and Esteves (1999) đề xuất quy trình triển khai hệ thống ERP bao gồm các bước sau: Giai đoạn quyết định sử dụng ERP, Giai đoạn khảo sát, giai đoạn triển khai, giai đoạn sử dụng và bảo trì. Giai đoạn ra quyết định sử dụng ERP: Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần cân nhắc đến chiến lược công nghệ thông tin có sử dụng hệ thống ERP. Các nhà quản lý cần phải phân tích xem họ có nhu cầu sử dụng hay không và các yêu cầu cần hệ thống ERP giải quyết là gì.
Tiếp theo đó họ phải phân tích về chi phí và thời gian cũng như kỳ vọng cho hệ thống ERP. Cuối cùng họ phải đánh giá được tính khả thi khi quyết định triển khai dự án. (Pastor & Esteves 1999) Giai đoạn khảo sát: Giai đoạn này doanh nghiệp thành lập ban dự án ERP nhằm chọn lựa các giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của họ mà yêu cầu chỉnh sửa (Customization) phần mềm ít nhất. Ngoài việc chọn lựa giải pháp phần mềm, doanh nghiệp cũng phải chọn ra được nhà triển khai dịch vụ ERP tốt nhất.
Một điều quan trọng nữa cần phải phân tích chỉ số ROI (Return on Invensment), điều này sẽ giúp 11 cho doanh nghiệp đánh giá và so sánh được khoản đầu tư của mình. Trong giai đoạn ngày doanh nghiệp cũng xem xét, bố trí lại hệ thống hạ tầng thông tin nhằm đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống ERP (Pastor & Esteves 1999; Pastor & Bibiano 2006). Giai đoạn triển khai: Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình triển khai ERP. Trong giai đoạn này các các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp được phân tích và đối chiếu (map) với các chức năng của hệ thống ERP.
Vai trò của tư vấn có tầm quan trọng và quyết định sự thành công của giai đoạn này bởi vì họ sẽ thực hiện các công việc quan trọng như khảo sát, phân tích quy trình, đào tạo người dùng…(Pastor & Esteves 1999, 5.) Theo Theodor (2009), các công việc chính trong giai đoạn này bao gồm: - Thành lập đội dự án: bao gồm các vị trí Quản lý dự án, Tư vấn nghiệp vụ, Nhân viên IT, người sử dụng, ban lãnh đạo. - Chuẩn bị kế hoạch dự án: Kế hoạch dự án được lập trong đó nêu rõ mục tiêu, công việc, thời gian, nguồn lực thực hiện, …. - Xây dựng quy trình và chỉnh sửa chức năng: Bước này sẽ xây dựng quy trình nghiệp vụ theo các chức năng của ứng dụng ERP. Các bước của quy trình được đối chiếu (map) lên chức năng chuẩn của hệ thống ERP, đối với những chức năng không đáp ứng thì được đưa vào GAP và có giải pháp khác.
- Phân tích GAP: Bước này sẽ ghi nhận và phân tích những sự khác biệt giữa quy trình của doanh nghiệp hiện tại so với quy trình trên phần mềm và đề xuất ra giải pháp để giải quyết GAP. - Tạo dữ liệu Master (Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng…): dữ liệu master cần phải được chuẩn hóa lại theo yêu cầu của hệ thống ERP. - Thiết lập ứng dụng: Thiết lập các tham số trên phần mềm ERP nhằm đáp ứng được các quy trình, chức năng của doanh nghiệp. 12 - Kiểm tra hệ thống: Ứng dụng cần phải được kiểm tra để loại bỏ những lỗi phát sinh.
- Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ qua hệ thống mới. - Đào tạo người sử dụng: Người sử dụng được đào tạo theo quy trình, chức năng của hệ thống. - Golive: Đưa hệ thống vào vận hành Giai đoạn vận hành và bảo trì: Khi đưa hệ thống vào sử dụng, doanh nghiệp sẽ khai thác những lợi ích của hệ thống ERP. Hệ thống tiếp tục được theo dõi và đánh giá khả năng đáp ứng.
Trong giai đoạn này cũng sẽ tồn tại các lỗi của hệ thống và cần được chỉnh sửa. Các yêu cầu thêm của doanh nghiệp cũng được ghi nhận và xử lý thêm trên hệ thống ERP (Pastor & Esteves 1999, 5; Pastor & Bibiano 2006, 5.2 Các mô hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2.1 Mô hình của Leavitt et al. Leavitt et al. đã đề xuất mô hình các thay đổi tập trung trên bốn nhóm yếu tố trong tổ chức: - Cấu trúc: bao gồm các cấp trong mô hình tổ chức công ty, sự mở rộng của phân quyền trong tổ chức, Sự quản lý tập trung - Công nghệ: Tính phức tạp của ứng dụng, mức độ sử dụng của người dùng, quản lý các hoạt động, vai trò và trách nhiệm.
- Con người: Giá trị, niềm tin, thái độ, động cơ, xu hướng, cạnh tranh - Tác vụ: Mô tả công việc, Nhu cầu về thể chất và nhận thức, tự chủ và quyết định. 13 Doanh nghiệp Nhà cung cấp Người sử dụng ERP ERP Công nghệ Hình 2.2: Mô hình nhóm các nhân tố của Leavitt et al 2.2 Mô hình nghiên cứu của Holland and Light’s Holland and Light’s Model (1999) and Leavitt’s System Model(1973) đã đề xuất mô hình nghiên cứu về sự thành công của dự án ERP trong hình dưới. Trong đó các yếu tố quyết định đến việc triển khai thành công dự án được phân loại thành các nhóm nhân tố: Doanh nghiệp, Công nghệ, Nhà cung cấp, Nhân viên. Holand and Light’s đã kế thừa từ mô trình nghiên cứu trước đó của Pinto and Slevin’s về việc tập trung nghiên cứu trên hai khía cạnh là Chiến lược (Strategic) và Chiến thuật (Tactical).
Mô hình này được xem là mô hình quan trọng vì nó tập trung vào nghiên cứu các khía cạnh về tổ chức thực tế, chiến lược, chiến thuật, con người và công nghệ, những yếu tố này tồn tại trong quy trình triển khai một dự án ERP xét về khía cạnh quản lý. 14 Triển khai dự án ERP Chiến lƣợc Chiến thuật Hệ thống ngoài ERP Nhân viên tư vấn Tầm nhìn nghiệp vụ Nhân viên Chiến lược ERP Phần mềm ERP Hỗ trợ của ban lãnh đạo Cấu hình hệ thống Kế hoạch tổng thể/chi tiết dự án Chấp nhận của người dùng Theo dõi và phản hồi Giao tiếp Hình 2.3: Mô hình nghiên cứu của Holland and Light’s 2.3 Mô hình nghiên cứu của Matthew K. Lee, Zhe Zhang1, Liang Zhang Trong mô hình tác giả thực hiện nghiên cứu tại môi trường đang phát triển tương tự như ở Việt Nam. Ngoài những nhân tố được kế thừa từ những nghiên cứu trước đó tại các nước phát triển, nhóm tác giả bổ sung thêm các nhân tố được xem là đặc thù riêng tại môi trường nghiên cứu là yếu tố văn hóa và yếu tố.
Ngoài ra yếu tố Chuẩn hóa lại quy trình (Reengineering) được đánh giá là yếu tố tác động lớn đến việc triển khai thành công dự án ERP môi trường nghiên cứu. 15 Môi trƣờng tổ chức Sự hỗ trợ Chuẩn hóa của lãnh quy trình đạo Sự hỗ trợ từ Quản lý dự nhân viên án hiệu quả Yếu tố ngƣời dùng Đào tạo Sự tham gia người dùng người dùng Triển khai thành công ERP Yếu tố kỹ thuật Sự phù hợp Tính chính của ứng xác dữ liệu dụng Hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm Hỗ trợ từ hãng phần mềm Yếu tố văn hóa Văn hóa Hình 2.4: Mô hình nghiên cứu của K. Lee, Zhe Zhang1, Liang Zhang 16 2.4 Mô hình đo lường sự thành công của dự án ERP Ifinedo đề xuất mô hình đo lường sự thành công dự án ERP bao gồm các tác động nhóm làm việc. Tác giả biện luận rằng bất kỳ mô hình đo lường sự thành công nên bao gồm các chiều hướng liên quan đến nhóm chức năng (WorkGroup) bởi vì ERP thường được thực hiện để làm tăng hiệu quả hoạt động tương tác của các nhóm chức năng.