I. Các phương pháp triển khai dự án ERP
Triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý. Có ba phương pháp chính để triển khai ERP: Phương pháp tổng lực (Big Bang), phương pháp phân chia giai đoạn (Phased) và phương pháp song song (Parallel). Phương pháp tổng lực cho phép triển khai đồng loạt tất cả các chức năng, tuy nhiên, rủi ro cao do mọi thay đổi diễn ra cùng lúc. Phương pháp phân chia giai đoạn giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách triển khai từng phần một, nhưng mất nhiều thời gian hơn. Cuối cùng, phương pháp song song cho phép doanh nghiệp sử dụng cả hệ thống cũ và mới, giúp người dùng làm quen dần với ERP mới. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
1.1 Phương pháp triển khai tổng lực Big Bang
Phương pháp tổng lực yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi chuyển đổi. Tất cả các chức năng sẽ được triển khai đồng thời, điều này giúp tiết kiệm thời gian nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Nếu có bất kỳ sai sót nào, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng. Do đó, việc lập kế hoạch chi tiết và có các phương án dự phòng là rất cần thiết. Phương pháp này thường được áp dụng trong các giai đoạn thấp điểm của doanh nghiệp.
1.2 Phương pháp triển khai phân chia giai đoạn Phased
Phương pháp phân chia giai đoạn cho phép doanh nghiệp triển khai từng phần của hệ thống ERP theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và cho phép doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch dựa trên kinh nghiệm từ các giai đoạn trước. Các giai đoạn có thể được phân chia theo chức năng, đơn vị kinh doanh hoặc vị trí địa lý, tùy thuộc vào mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp.
1.3 Phương pháp triển khai song song Parallel
Phương pháp song song cho phép doanh nghiệp duy trì cả hệ thống cũ và mới trong một thời gian. Điều này giúp người dùng có thời gian làm quen với ERP mới mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, phương pháp này có thể tốn kém và yêu cầu nhiều nguồn lực hơn để duy trì cả hai hệ thống.
II. Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là một bước quan trọng trong quá trình triển khai. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu cụ thể của mình, lập tiêu chí đánh giá và lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. Các tiêu chí đánh giá bao gồm khả năng đáp ứng nhu cầu, công nghệ, chính sách hỗ trợ, rủi ro và chi phí. Doanh nghiệp cũng cần lập kế hoạch ngân sách và thời gian biểu cho dự án. Sau khi đánh giá, doanh nghiệp sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp nhất để hợp tác.
2.1 Xác định yêu cầu của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng và xác định các chức năng cần thiết của hệ thống ERP. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về những gì cần cải thiện và các yêu cầu cụ thể cho nhà cung cấp.
2.2 Lập các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP cần được lập ra một cách chi tiết. Doanh nghiệp cần xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu, công nghệ, chính sách hỗ trợ và chất lượng dịch vụ khách hàng. Những tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
2.3 Lập kế hoạch ngân sách và thời gian biểu
Lập kế hoạch ngân sách cho dự án triển khai ERP là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định số tiền có thể đầu tư và thời gian dự kiến để triển khai hệ thống. Việc này giúp đảm bảo rằng dự án sẽ được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian đã định.
III. Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Quản trị sự thay đổi (OCM) giúp doanh nghiệp quản lý các thay đổi trong tổ chức một cách hiệu quả. Quá trình này bao gồm việc khảo sát, đánh giá hiện trạng và đưa ra các giải pháp tổ chức lại doanh nghiệp. Quản lý sự thay đổi giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều sẵn sàng chấp nhận những thay đổi và hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru.
3.1 Quản trị sự thay đổi trong tổ chức
Quản trị sự thay đổi là một quá trình có hệ thống, giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những thay đổi trong quy trình kinh doanh và cơ cấu quản lý. Việc này đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bên liên quan và cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về những thay đổi sắp diễn ra.
3.2 Đánh giá hiện trạng và đưa ra giải pháp
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá hiện trạng để xác định các vấn đề cần giải quyết. Từ đó, đưa ra các giải pháp tổ chức lại doanh nghiệp theo mô hình mới, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực cho nhân viên.
