LỜI MỞ ĐẦU Nắm bắt xu hướng phát triển nhanh chóng và không ngừng của Internet và hệ thống thông tin, các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang dần “điện tử hóa” quy trình kinh doanh của mình. Đây là việc không thể thiếu đối với từng doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Do đó, hầu như tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô đều nghiên cứu, xem xét ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp. ERP - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - là lựa chọn hàng đầu hiện nay của các doanh nghiệp khi muốn “điện tử hóa” quy trình kinh doanh.
Triển khai ERP trong doanh nghiệp được đánh giá là giải pháp mang lại nhiều hiệu quả trong việc tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp đồng thời giúp doanh nghiệp có thể phát huy hết khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Trong bài tiểu luận này, nhóm xin được phép làm rõ một vài vấn đề xoay quanh ERP bao gồm các phương pháp triển khai ERP; các phương pháp, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP; các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai hệ thống ERP và đưa ra phân tích về một doanh nghiệp thực tế đã chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP nhằm giúp đem lại cái nhìn tổng quát khi doanh nghiệp bước đầu tìm hiểu và lên kế hoạch triển khai hệ thống để việc triển khai hệ thống ERP mang lại hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh đó, bài tiểu luận này cũng xin được đưa ra một mô hình mini-ERP do nhóm đề xuất và demo thực hiện, qua dự án mô phỏng này, mong rằng có thể giúp cho người đọc có cái nhìn trực quan hơn và hiểu hơn về cách thực hiện một dự án ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp. 1 0 0 Câu 1: Trình bày các phương pháp triển khai dự án ERP, các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP với quản trị của sự thay đổi (OCM).
Các phương pháp triển khai dự án ERP ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là giải pháp phần mềm đa chức năng, giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhiều bộ phận hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hệ thống ERP có thể được sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ sản xuất, mua hàng, bán hàng, thanh toán đến nhân sự, kế toán, kho bãi. Hệ thống này có thể tích hợp thông tin từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất nhưng có thể phục vụ cho nhu cầu riêng lẻ của các bộ phận khác nhau. Cùng với các ưu điểm nổi trội là thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao và chi phí thấp, ERP đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp hiện nay.
Triển khai ERP giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và quản lý thông tin của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc này còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng các hoạt động của mình. Giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc,. là một trong những lợi ích vô cùng thiết thực mà việc triển khai hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Để triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần chọn cho mình phương pháp triển khai phù hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất. 3 phương pháp triển khai ERP doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn gồm: Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang): phương pháp này triển khai tổng thể cho toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp một cách đồng thời. Tuy nhiên, chiến lược này yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ về nguồn lực của doanh nghiệp. Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased): phương pháp này chia dự án thành nhiều giai đoạn để triển khai và mở rộng từ từ các giải pháp ERP cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
2 0 0 Phương pháp triển khai song song (Parallel): đây là phương pháp cho phép sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại mà doanh nghiệp đang có song song với triển khai giải pháp ERP a. Phương pháp triển khai tổng lực (Big Bang) Đúng như tên gọi, phương pháp này triển khai đồng loạt tất cả các chức năng của doanh nghiệp và các phân hệ ERP trong một hệ thống duy nhất. Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng sang hệ thống ERP mới phải được lên kế hoạch cụ thể. Đây là một hoạt động triển khai lớn trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp, do đó, bên cạnh việc lên kế hoạch triển khai hệ thống mới cần có thêm các kế hoạch dự phòng cho trường hợp việc chuyển đổi hệ thống thất bại.
Trong trường hợp việc chuyển đổi xảy ra vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp đem lại lợi thế khá lớn về thời gian triển khai và chi phí cho doanh nghiệp. Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung thực hiện trong một thời gian ngắn do các thay đổi, chuyển đổi đều được thực hiện trong một lần. Đồng thời, tổng chi phí để triển khai là khá thấp so với các phương pháp khác.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng mang lại rủi ro cao do các thay đổi được thực hiện chỉ trong một lần trên toàn bộ doanh nghiệp, do đó, khi có bất kì một sai sót nhỏ ở một bộ phận, chức năng nào đó cũng có thể ảnh hưởng tới toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp triển khai này cũng yêu cầu các chuyển đổi lên hệ thống ERP mới phải chính xác ngay lần đầu bởi một khi đã chuyển đổi thì không thể thay đổi lại các thông tin, dữ liệu. Khi áp dụng phương pháp triển khai tổng lực cần phải lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng, mọi dữ liệu cần chuyển đổi phải được làm một cách chi tiết và phải được giám sát chặt chẽ để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu. Thông thường, phương pháp này sẽ được lựa chọn triển khai vào giai đoạn thấp điểm hoặc vào những thời điểm thị trường thiếu thuận lợi như giai đoạn doanh nghiệp gặp phải dịch Covid.
Phương pháp triển khai phân chia thành giai đoạn (Phased) 3 0 0 Phương pháp này tập trung vào việc phân chia dự án ra thành nhiều giai đoạn, việc triển khai dự án sẽ được thực hiện lần lượt với mỗi giai đoạn cho một hoặc nhiều quy trình kinh doanh. Chiến lược này sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng mức độ rủi ro mà nó mang lại sẽ thấp hơn so với phương pháp Big Bang. Bên cạnh đó, việc kéo dài thời gian khi thực hiện phương pháp này cũng là một ưu điểm, với thời gian dài, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh việc triển khai kế hoạch giai đoạn sau sao cho phù hợp khi đã có kinh nghiệm thực hiện giai đoạn trước. Trong quá trình triển khai theo từng giai đoạn, hệ thống ERP có thể được chia theo các cách khác nhau như theo phân hệ ERP, theo đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp, theo mức độ ưu tiên kinh doanh của doanh nghiệp hoặc theo vị trí địa lý.
Để có thể lựa chọn sử dụng cách phân chia phù hợp phải dựa trên các mục tiêu kinh doanh chiến lược, dòng thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Phân chia theo phân hệ: đây là cách triển khai phổ biến nhất. Cấu trúc của hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, trong đó mỗi phân hệ sẽ tự động hóa các quy trình trong một số chức năng nhất định của doanh nghiệp. Các phân hệ cơ bản có thể kể đến như kế toán, nhân sự, quản lý kho,.
Các phân hệ cốt lõi sẽ được tích hợp đầu tiên, tiếp theo là các phân hệ khác. Phân chia theo đơn vị kinh doanh: cách triển khai này có thể thực hiện cho một hoặc nhiều chi nhánh của doanh nghiệp trong cùng một thời điểm. Cách này thường được sử dụng bởi các tập đoàn. Cách triển khai này đem lại rủi ro thấp hơn nhưng mất thời gian lâu hơn.
Phân chia theo mức độ kinh doanh ưu tiên: cách triển khai này phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên mức độ ưu tiên của các quy trình, hoạt động kinh doanh của mình mà doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch xác định thứ tự giai đoạn để triển khai hệ thống ERP. Cách phân chia này thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng. Phân chia theo vị trí địa lý: đối với các doanh nghiệp đa quốc gia có nhiều công ty con nở các địa điểm khác nhau trên thế giới thì đây là cách triển khai thường được áp dụng.
4 0 0 Cách phân chia này chủ yếu được sử dụng để tiêu chuẩn hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng hệ thống ERP để kết nối các khía cạnh tổ chức, chính trị và văn hóa của hoạt động kinh doanh. Việc triển khai ERP toàn cầu theo khu vực địa lý mang nhiều rủi ro và thách thức hơn nhiều so với việc triển khai trong nước hoặc tại một địa điểm. Hơn nữa, triển khai toàn cầu cũng cần đáp ứng các yêu cầu về pháp lý của từng quốc gia, khu vực. Phương pháp triển khai song song (Parallel) Phương án triển khai này áp dụng vận hành song song cả hệ thống phần mềm cũ và giải pháp ERP, sau đó chuyển dần từng bước từ phần mềm cũ sang hệ thống mới.
Phương pháp triển khai tốn thời gian và tiền bạc nhất, nhưng rủi ro mà nó mang lại là vừa phải vì người dùng có thể tiếp cận một cách từ từ để làm quen dần hệ thống mới trước khi bỏ hẳn hệ thống cũ. Các bước đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP khác nhau, do đó, việc lựa chọn, đánh giá là bước vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khi muốn triển khai hệ thống ERP. Dự án triển khai hệ thống ERP thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp phần mềm ERP. Để đầu tư một hệ thống ERP doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cũng như bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ, chính vì vậy cần phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP một cách cẩn thận và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.