Đặt vấn đề – Sự cần thiết của đề tài: Kể từ khi đƣợc phát hiện vào những năm 1980 đến nay, việc phát triển rộng rãi các hoạt động kinh doanh logistics và việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về logistics đã đƣợc nhiều học giả trên thế giới quan tâm (xem Introduction to Logistics Engineering – nhiều tác giả, London, New York 2008). Cho đến nay, ngƣời ta đã có những cách nhìn nhận toàn diện hơn, sâu sắc hơn và nhất là logic hơn về lý luận, cơ sở khoa học của logistics, đã xuất hiện những nghiên cứu nhằm xây dựng những cơ sở lý thuyết của logistics nhƣ một môn khoa học. Ngày nay, ngƣời ta nhận thấy vai trò của logistics rất lớn, không chỉ trong kinh tế mà còn đối với các tổ chức, trong đó có các công ty, do vậy đòi hỏi phải có cách nhìn nhận tổng quát hơn về logistics. Trong thế kỉ XXI, trên thế giới, logistics đƣợc nhìn nhận nhƣ là một phần của công tác quản trị, và có bốn 4 phân ngành: Logistics trong kinh doanh (business logistics), Logistics trong quân sự (military logistics), Logistics sự kiện (event logistics,) Logistics dịch vụ (service logistics).
Đề tài này tập trung nghiên cứu phân ngành Logistics sự kiện – với định nghĩa ban đầu và khái quát nhất nhƣ sau: Logistics sự kiện (event logistics): một mạng gồm các hoạt động, phương tiện và con người cần thiết để tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực trên cho một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. (Trích “Lý luận hiện đại về Logistics” của John J. Xét ở một khía cạnh khác, theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trƣờng FTA thì event là công c ụ marketing đƣợc sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trƣờng. Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau nhƣ hội nghị khách hàng, giới thiệu và trƣng bày sản phẩm… Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển rất nhanh.
Từ khi Việt Nam gia nhập WTO, ngành công nghiệp quảng cáo trong nƣớc phát triển mạnh mẽ và nhiều đại gia quảng cáo trên thế giới đang ồ ạt đổ xô vào thị trƣờng Việt Nam, nhiều công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện trong nƣớc đƣợc thành lập, điều này tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt về ý tƣởng, chất lƣợng và giá cả. -1- Các công ty TCSK Việt Nam thƣờng thất thế và yếu kém hơn các công ty TCSK nƣớc ngoài về mọi mặt: kinh nghiệm, sự sáng tạo trong tổ chức, công nghệ, ngân sách… Các sự kiện lớn ở Việt Nam thƣờng phải thuê các công ty lớn ở nƣớc ngoài thực hiện. Các tập đoàn lớn khi đến Việt Nam cũng có xu hƣớng chọn các đối tác TCSK nƣớc ngoài nhiều hơn. Vì thế, việc mở rộng quy mô, nâng cao tính chuyên nghiệp và cạnh tranh với công ty nƣớc ngoài ngay trên đất nƣớc Việt Nam là nhu cầu cực kỳ lớn của các công ty TCSK nội.
Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chƣa thành một ngành dịch vụ độc lập. Số công ty TCSK lớn và chuyên nghiệp là rất ít. Các hoạt động TCSK thƣờng đƣợc các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện nhƣ khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Với các sự kiện lớn mang tầm quốc gia thƣờng kéo dài và diễn ra trên phạm vi rộng thì cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức.
Khi sự kiện kết thúc thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tính không chuyên nghiệp nhƣ vậy việc tổ chức các hoạt động TCSK trở nên rất tốn kém và lãng phí. Nhìn chung, hoạt động cung ứng TCSK còn thiếu tính chuyên nghiệp, chất lƣợng dịch vụ còn thấp và chi phí cao. Nghiên cứu này sẽ cung cấp một công cụ giúp cải thiện hoạt động logistics và cung ứng nhằm giảm các lãng phí về tiền bạc, thời gian, nhân lực trong tổ chức sự kiện.
Đề tài đáp ứng sẽ đƣợc nhu cầu cấp thiết về quản lý chung và điều hành, phân bổ cho nhiều sự kiện một cách hiệu quả hơn, thay vì “có gì làm nấy”, “tới đâu hay tới đó” nhƣ thực trạng hiện nay. Đề tài sẽ góp phần quan trọng vào việc Đào tạo nguồn nhân lực có chất lƣợng cho lĩnh vực Tổ chức sự kiện; cách thức gắn kết, phối hợp các bộ phận với nhau một cách trơn tru, nhịp nhàng, thay vào lối làm việc “mạnh ai nấy làm”, “đi lên từ kinh nghiệm” nhƣ hiện nay.2 Đánh giá các nghiên cứu liên quan Vì đây là đề tài mà khía cạnh nghiên cứu còn rất mới mẻ về lĩnh vực tổ chức sự kiện nên các lý thuyết, bài báo nghiên cứu có liên quan còn hạn chế. Ở Việt Nam, các nghiên cứu sâu sát về Event Logistics hầu nhƣ không có. Dƣới đây là một số phân tích các tình huống khi tổ chức sự kiện trong các lĩnh vực nhƣ thể thao, du lịch, lễ hội và các nhận định về TCSK.
-2- Tìm kiếm từ Google Scholar với các key word: Event Logistics, Event Planning, Event Management, Marketing Logistics a) The Business of Event Planning: Behind-the-Scenes Secrets of Successful Special Events Trƣớc khi lập kế hoạch một sự kiện, có nhiều việc phải làm sau hậu trƣờng. Kế hoạch phải đƣợc bằng viết ra, lệ phí và các hợp đồng đàm phán, và vấn đề an toàn đƣợc xem xét. Cuốn sách này giải thích tất cả các khía cạnh của tổ chức và lập kế hoạch chiến lƣợc cho các sự kiện. Tất cả các vấn đề nhƣ: chuẩn bị các kế hoạch, phí cài đặt, thiết kế các sự kiện đa văn hóa, và sử dụng các công nghệ mới hiệu quả.
Cũng bao gồm những công cụ thiết thực nhƣ thƣ mẫu thỏa thuận, mặt bằng mẫu cho khách hàng, bảng biểu, và checklist. Dù là ngƣời lập kế hoạch sự kiện lần đầu tiên hay chuyên nghiệp thì đây vẫn là cuốn sách đƣa ra những lời khuyên tốt nhất giúp tổ chức những sự kiện đặc biệt ít xảy ra những bất ngờ nhất. b) Implications of Climate Change for Outdoor Event Planning: A Case Study of Three Special Events in Canada's National Capital Region Thời tiết và khí hậu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của nhiều sự kiện đặc biệt ngoài trời, bao gồm cả chất lƣợng trải nghiệm của khách. Mặc dù tầm quan trọng ngày càng tăng của du lịch sự kiện nhiều cộng đồng tại Canada và Hoa Kỳ, nghiên cứu kiểm tra ảnh hƣởng của khí hậu thời tiết hiện tại và lập kế hoạch sự kiện, hoặc sự kiện du lịch một cách rộng rãi hơn, rất hạn chế.
Do đó, các tác động tiềm tàng của biến đổi khí hậu cho việc lập kế hoạch sự kiện và du lịch vẫn chƣa đƣợc khám phá. Bài báo này trình bày các kết quả của việc đánh giá đầu tiên đƣợc biết đến của biến đổi khí hậu về du lịch sự kiện ở Bắc Mỹ. Một nghiên cứu trƣờng hợp vùng thủ đô của Canada đã đƣợc sử dụng để tốt hơn hiểu các tác động hiện tại của thời tiết và khí hậu trên ba hồ sơ các sự kiện ngoài trời đƣợc lên kế hoạch bởi các Ủy ban quốc gia (NCC), các lễ hội Tulip Canada, và lễ kỷ niệm của Canada, và để đánh giá tác động tiềm tàng của biến đổi khí hậu tổ chức sự kiện dài hạn của NCC. Biến đổi khí hậu dự kiến sẽ có một tác động có ý nghĩa về sự thành công của một số sự kiện đặc biệt bằng cách làm thay đổi khả năng của NCC để duy trì các điểm tham quan dựa trên băng (trƣợt băng kênh đào Rideau Skateway), thay đổi hiện tƣợng tulip để gây ra một không phù hợp với các ngày lễ hội hiện nay, và tăng sự cần thiết cho việc lập kế hoạch khẩn cấp trong quá trình ngày Canada.
Các chiến lƣợc thích ứng có thể để đáp ứng với những thách thức của biến đổi khí hậu cũng đƣợc thảo luận, cũng nhƣ một số vấn đề chung của quản lý sự kiện có liên quan. c) Festival Stakeholder Roles: Concepts and Case Studies -3- Trong nghiên cứu này thăm dò, nhiều nghiên cứu của các loại khác nhau của lễ hội ở hai nƣớc cho thấy làm thế nào quản lý lễ hội làm việc với các bên liên quan và họ là ai. Các bên liên quan vai trò đƣợc phân loại nhƣ điều tiết, hỗ trợ, đồng sản xuất, nhà cung cấp, cộng tác viên, khán giả, và các ảnh hƣởng, và kết quả cho thấy rõ ràng rằng các bên liên quan có nhiều vai trò ảnh hƣởng đến tổ chức. Ý nghĩa thực tiễn đƣợc rút ra cho các nhà quản lý sự kiện liên quan đến việc xác định, đánh giá, và quản lý các mối quan hệ của các bên liên quan.
Dựa trên lý thuyết phụ thuộc tài nguyên và các bên liên quan, một mô hình khái niệm đƣợc trình bày để minh họa kết luận rằng lễ hội và các sự kiện đƣợc sản xuất trong và bởi một tập hợp các mối quan hệ của các bên liên quan đƣợc quản lý. Khuyến nghị đƣợc thực hiện cho sự phát triển của lối nghiên cứu này và lý thuyết xây dựng. d) Strategic sports event management: an international approach Đăng cai tổ chức các sự kiện thể thao, có thể là sự kiện quốc tế lớn, có tác động rất lớn và lâu dài đến môi trƣờng, kinh tế và công nghiệp. Quản lý sự kiện Thể thao: Một cách tiếp cận quốc tế cung cấp cho sinh viên và cán bộ quản lý sự kiện trong ngành công nghiệp với một cái nhìn sâu sắc vào việc quản lý chiến lƣợc của sự kiện thể thao của tất cả các quy mô và bản chất.
Cơ cấu tổ chức cho thấy quá trình lập kế hoạch có thể đƣợc sử dụng trƣớc hết là hiểu đƣợc tầm quan trọng của một cách tiếp cận chiến lƣợc, và thứ hai là làm thế nào để thực hiện các chiến lƣợc có thể đạt đƣợc sự kiện thể thao thành công trong trƣờng hợp các nghiên cứu ngắn hạn và dài hạn. Sử dụng trƣờng hợp nghiên cứu quốc tế nhƣ Thế vận hội Sydney 2000, Sự kiện Boardsurfing ở Anh, Mỹ và Úc, Manchester Commonwealth Games 2002, Thế vận hội Mùa đông 2002 Salt Lake City và Thế vận hội Athen 2004, văn bản này xem xét tại: các tổ chức có liên quan chẳng hạn nhƣ IOC, FIFA và IAAF, và các tƣơng tác của họ với các tổ chức từ thiện, phƣơng tiện truyền thông và quảng bá. Quá trình lập kế hoạch; ngắn hạn và lợi ích lâu dài, và đánh giá. Bao gồm cả chiến lƣợc hoạt động, thông tin liên lạc, thiết bị và nhân viên.