Tổng quan nghiên cứu

Năm 2016, tổng chi ngân sách nhà nước cho đầu tư phát triển tại Việt Nam đạt khoảng 341,75 nghìn tỷ đồng, chiếm 25,1% tổng chi ngân sách quốc gia. Hàng nghìn dự án đầu tư được triển khai trên cả nước, trong đó các dự án ứng dụng công nghệ thông tin đóng vai trò hạt nhân trong tiến trình hiện đại hóa hành chính. Tuy nhiên, thực tiễn quản lý cho thấy có tới khoảng 40% đến 50% dự án công nghệ thông tin gặp tình trạng chậm tiến độ kéo dài từ 6 tháng đến hơn 1 năm. Nguyên nhân cốt lõi xuất phát từ khâu chuẩn bị đầu tư và lập dự án chưa đạt chuẩn, việc xác định khối lượng công việc, căn cứ pháp lý và dự toán chi phí còn nhiều sai sót dẫn đến việc phải điều chỉnh tổng mức đầu tư nhiều lần.

Mục tiêu cụ thể của luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý hệ thống thông tin là xây dựng công cụ phần mềm chuyên biệt hỗ trợ lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin theo đúng quy định tại Nghị định 102/2009/NĐ-CP. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình lập dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được hoàn thiện thực nghiệm vào năm 2017.

Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện rõ nét qua việc chuẩn hóa quy trình soạn thảo hồ sơ, giúp rút ngắn khoảng 50% thời gian xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi. Đồng thời, công cụ loại bỏ khoảng 90% các lỗi thiếu sót căn cứ pháp lý, nâng cao tính khả thi và đẩy nhanh tốc độ thẩm định hồ sơ tại các cơ quan quản lý chuyên ngành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết chu trình dự án đầu tư ba giai đoạn gồm: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành khai thác kết quả đầu tư. Trong đó, giai đoạn chuẩn bị đầu tư giữ vai trò quyết định với hơn 70% mức độ ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng nhưng chỉ tiêu tốn dưới 10% tổng kinh phí dự án.

Mô hình tổ chức hành chính Việt Nam được ứng dụng để thiết lập cơ chế quản lý dữ liệu theo liên kết dọc (từ Chính phủ, các Bộ chuyên ngành xuống Ủy ban nhân dân và cơ quan cấp tỉnh, huyện) và liên kết ngang (sự phối hợp giữa các cơ quan ban ngành cùng cấp). Hệ thống vận hành trên nền tảng pháp lý của Nghị định 102/2009/NĐ-CP, Thông tư 19/TTLT-BTC-BKH&ĐT-BTTTT, Thông tư 21/2010/TT-BTTTT và hướng dẫn xác định chi phí phần mềm nội bộ tại Công văn số 2589/BTTTT-ƯDCNTT.

Ba khái niệm học thuật cốt lõi định hình công cụ gồm:

  • Dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ngân sách nhà nước.
  • Báo cáo nghiên cứu khả thi công nghệ thông tin.
  • Cấu trúc cây dữ liệu quan hệ đa chiều phục vụ phân loại và tra cứu cơ sở pháp lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu được trích xuất từ hơn 50 văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và tập dữ liệu thực tế từ 15 hồ sơ dự án công nghệ thông tin đã triển khai trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2016 tại các cơ quan cấp Bộ và cấp Tỉnh.

Nghiên cứu tiến hành khảo sát chuyên sâu với cỡ mẫu gồm 30 chuyên gia quản trị dự án có từ 5 đến 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư công nghệ thông tin. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm tập trung vào những người trực tiếp soạn thảo và thẩm định dự án, đảm bảo độ chuẩn xác cao cho các yêu cầu nghiệp vụ.

Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng theo chuẩn UML kết hợp kỹ thuật mô hình hóa dữ liệu quan hệ được lựa chọn. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm chuyển đổi chính xác các quy định pháp luật phức tạp thành 10 trường hợp ca sử dụng logic, tối ưu hóa quá trình lập trình phần mềm hỗ trợ tự động. Timeline nghiên cứu, thu thập và phân tích dữ liệu được thực hiện chặt chẽ trong thời gian 12 tháng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát hiện trạng cho thấy 100% các phần mềm quản trị quốc tế phổ biến như Microsoft Project, Workfront, Clarizen hay Genius Project chỉ hỗ trợ khoảng 25% các bước lập kế hoạch và phân công nhân sự, hoàn toàn không hỗ trợ các nghiệp vụ đặc thù về soạn thảo văn kiện và tra cứu văn bản pháp luật theo quy định của Việt Nam.

Hệ thống đã xây dựng thành công bộ máy logic tự động phân loại dự án dựa trên 3 loại nguồn vốn và 6 phân khúc tổng mức đầu tư (dưới 3 tỷ đồng, từ 3 đến 20 tỷ đồng, từ 20 đến 100 tỷ đồng, và trên 100 tỷ đồng). Nhờ đó, công cụ chỉ dẫn chính xác 100% loại hồ sơ cần thực hiện gồm: Dự toán thuyết minh, Đề cương và dự toán chi tiết, Báo cáo đầu tư, Báo cáo nghiên cứu khả thi, hoặc Dự án khả thi.

Nghiên cứu đã thiết kế và lập trình hoàn thiện cơ sở dữ liệu với 19 bảng quan hệ thực thể, đồng thời cài đặt đầy đủ 10 ca sử dụng chức năng. Hệ thống cung cấp hai phương pháp hỗ trợ soạn thảo hiện đại là phương pháp định hướng gợi ý nội dung và phương pháp tham khảo các dự án tương đồng đã lưu trữ trong kho tri thức.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân dẫn đến sự quá tải và sai sót trong công tác lập dự án trước đây là do hệ thống văn bản pháp luật phân tán, cơ chế thẩm định qua nhiều tầng nấc. Phần mềm PMS 6.0 trên thị trường chỉ tập trung cho công trình xây dựng dân dụng, trong khi dự án công nghệ thông tin đòi hỏi các thiết kế sơ bộ đặc thù như kiến trúc phần mềm, cơ sở dữ liệu, giải pháp an toàn bảo mật và hạ tầng mạng WAN.

Dữ liệu của công cụ được trực quan hóa thông qua biểu đồ cây phân cấp đa tầng đối với hệ thống cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý chuyên ngành và vùng kinh tế. Mô hình quan hệ thực thể giữa 19 bảng dữ liệu được liên kết chặt chẽ qua hệ thống khóa chính và khóa ngoại, giúp việc truy vấn dữ liệu đạt độ chính xác tuyệt đối. Việc kết hợp ma trận hỏi đáp 5 câu hỏi đầu vào cho phép người dùng trích xuất tức thì 5 nhóm văn bản pháp lý tương ứng mà không mất hàng tuần tra cứu thủ công.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu pháp quy định kỳ: Đề nghị Cục Tin học hóa thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp cùng các đơn vị tư vấn cập nhật 100% các thông tư, định mức kỹ thuật mới vào hệ thống dữ liệu số trong vòng 15 ngày kể từ ngày ban hành chính thức.
  • Triển khai thử nghiệm mở rộng phần mềm: Tiến hành áp dụng thử nghiệm công cụ tại 5 Sở Thông tin và Truyền thông và 3 Ban Quản lý dự án cấp Bộ trong thời gian 12 tháng, đặt mục tiêu cắt giảm ít nhất 45% thời gian lập hồ sơ dự án ban đầu.
  • Tích hợp mô-đun tự động hóa lập dự toán chi phí: Phát triển nâng cấp phân hệ tính toán chi phí phần mềm nội bộ và thiết bị phần cứng theo các tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật, giảm thiểu 95% sai lệch dự toán trong lộ trình 6 tháng tiếp theo.
  • Tổ chức tập huấn và chuyển giao quy trình: Các cơ quan chủ quản cần mở các lớp đào tạo nghiệp vụ ứng dụng công cụ cho khoảng 200 chuyên viên quản lý dự án công nghệ thông tin tại các địa phương trong quý 1 và quý 2 năm 2018.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án công nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước: Nắm bắt chuẩn xác trình tự thủ tục, giảm thiểu sai sót khi thẩm định và phê duyệt các dự án nhóm A, B, C theo đúng nguồn vốn ngân sách.
  • Chuyên viên tư vấn và kỹ sư lập dự án công nghệ thông tin: Khai thác phương pháp xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế sơ bộ và tra cứu căn cứ pháp lý một cách có hệ thống, tiết kiệm thời gian viết thuyết minh dự án.
  • Kiến trúc sư hệ thống và kỹ sư phần mềm: Tham khảo cấu trúc thiết kế 19 bảng cơ sở dữ liệu và 10 ca sử dụng chuẩn mực để phát triển các giải pháp chính phủ điện tử hoặc phần mềm quản lý đầu tư công.
  • Giảng viên, học viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Quản lý hệ thống thông tin: Sử dụng luận văn làm tài liệu nghiên cứu chuyên sâu về ứng dụng công nghệ thông tin trong chuẩn hóa nghiệp vụ quản lý hành chính công tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Các phần mềm quản lý dự án quốc tế như Microsoft Project có thay thế được công cụ này không? Không. Các phần mềm quốc tế chỉ hỗ trợ phân công nhiệm vụ và quản lý tiến độ bằng biểu đồ Gantt, hoàn toàn không hỗ trợ việc định hướng nội dung thuyết minh kỹ thuật hay tự động hóa tra cứu văn bản pháp luật theo quy định đặc thù tại Việt Nam.

Dự án công nghệ thông tin sử dụng vốn ngân sách dưới 3 tỷ đồng phải lập loại hồ sơ nào? Nếu sử dụng nguồn vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư dưới 3 tỷ đồng, theo Thông tư 21/2010/TT-BTTTT chủ đầu tư chỉ cần lập Đề cương và dự toán chi tiết. Nếu là dự án đầu tư phát triển nhóm C dưới 3 tỷ đồng theo Nghị định 102, chủ đầu tư lập Báo cáo đầu tư.

Hệ thống xử lý bài toán tra cứu căn cứ pháp lý phức tạp như thế nào? Hệ thống sử dụng cấu trúc dữ liệu dạng cây kết hợp mô hình hành chính dọc và ngang. Qua 5 câu hỏi đầu vào, công cụ tự động lọc và liên kết chính xác 5 nhóm văn bản từ trung ương, bộ ngành quản lý chuyên ngành đến cơ quan chủ quản địa phương.

Phương pháp tham khảo trong soạn thảo báo cáo nghiên cứu khả thi mang lại lợi ích gì? Phương pháp này tự động nhận dạng các dự án tương đồng về ngành, lĩnh vực và nội dung đầu tư đã thực hiện thành công trong quá khứ, cung cấp các đoạn mẫu thuyết minh kỹ thuật chuẩn để người dùng kế thừa và hoàn thiện nhanh chóng.

Cơ sở dữ liệu của công cụ được thiết kế với quy mô và cấu trúc ra sao? Cơ sở dữ liệu của công cụ bao gồm 19 bảng quan hệ thực thể, được chuẩn hóa chặt chẽ để quản lý người dùng, nhóm dự án, nguồn vốn, phân cấp ban hành, vùng kinh tế, danh mục văn bản và các mẫu hồ sơ dự án.

Kết luận

  • Luận văn giải quyết triệt để điểm nghẽn trong khâu chuẩn bị đầu tư các dự án công nghệ thông tin sử dụng ngân sách nhà nước thông qua việc số hóa quy trình lập dự án theo Nghị định 102/2009/NĐ-CP.
  • Xây dựng thành công thuật toán phân loại dự án đa tiêu chí và mô hình cây dữ liệu tra cứu căn cứ pháp lý chuẩn xác cho cả mô hình liên kết dọc và liên kết ngang.
  • Thiết kế hoàn chỉnh kiến trúc hệ thống gồm 19 bảng cơ sở dữ liệu và 10 ca sử dụng, tích hợp hai cơ chế hỗ trợ soạn thảo bằng phương pháp định hướng và phương pháp tham khảo tri thức.
  • Kết quả thực nghiệm khẳng định công cụ giúp tối ưu hóa từ 40% đến 60% thời gian soạn thảo văn kiện, đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ trình thẩm định tại các cơ quan quản lý.
  • Timeline kế hoạch giai đoạn 2018-2020 sẽ tập trung tích hợp trí tuệ nhân tạo để tự động tính toán tổng mức đầu tư chi tiết và mở rộng áp dụng trên nền tảng điện toán đám mây cho toàn bộ 63 tỉnh thành.

Các cơ quan quản lý nhà nước, ban quản lý dự án và đơn vị tư vấn nên ứng dụng ngay giải pháp công nghệ này để chuẩn hóa công tác lập dự án, tối ưu hóa nguồn vốn ngân sách và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia bền vững.