Giáo Trình Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Hà Nội

Giáo trình nghiên cứu quản lý dự án công nghệ thông tin trường cđ cơ điện hà nội, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp sinh viên kỹ thuật.

• Đề tài: Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin: Hướng Dẫn Chi Tiết

Mục lục chi tiết

• 1. Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin
• 1.1. Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin
• 1.2. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa
• 1.3. Cấu trúc nhân sự nhóm dự án phần mềm
• 2. Chương 2: Xác lập nội dung dự án
• 2.1. Xác định mục đích và mục tiêu của dự án
• 2.2. Lập dự thảo hồ sơ dự án
• 2.3. Thiết lập các vai trò (roles) trong nhóm dự án CNTT và trách nhiệm (duty) của từng vai trò trong dự án phần mềm, bao gồm Product manager, project manager, developer, user-education, tester, logistic manager
• 3. Chương 3: Lập kế hoạch thực hiện dự án
• 3.1. Lập danh mục các công việc
• 3.2. Phương pháp ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và tính chi phí cho các công việc
• 3.3. Phương pháp xác định danh mục các rủi ro và quản lý rủi ro
• 3.4. Phương pháp lập kế hoạch dự án (dùng Microsoft Project Manager)
• 3.5. Phương pháp khai thác các thông tin hiện trạng từ kế hoạch dự án
• 3.6. Phương pháp cập nhật các thông tin thực hiện dự án
• 3.7. Phương pháp đánh giá sử dụng nguồn nhân lực, tài nguyên cho dự án
• 3.8. Phương pháp khái toán chi phí dự án và nhập môn kế toán dự án
• 4. Chương 4: Các công cụ quản lý dự án
• 4.1. Phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Microsoft Project Manager
• 4.2. Các quy trình cơ bản quản lý dự án
• 4.3. Các biểu mẫu/báo cáo chuẩn của dự án
• 5. Chương 5: Kiểm tra triển khai dự án
• 5.1. Phương pháp thu thập thông tin dự án và phương pháp đánh giá hiện trạng dự án
• 5.2. Phương pháp tổ chức hội thảo
• 5.3. Phương pháp quản lý rủi ro
• 5.4. Điều chỉnh kế hoạch dự án
• 5.5. Phương pháp chung về quản lý thay đổi
• 6. Chương 6: Tổng kết dự án
• 6.1. Các thông tin cần cho tổng kết dự án
• 6.2. Phương pháp tập hợp thông tin tổng kết dự án
• 6.3. Trình bày các bài học kinh nghiệm
• 6.4. Quy trình bàn giao kết quả dự án
• Tài liệu tham khảo

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quản Lý Dự Án CNTT Nền Tảng Thành Công

Quản lý dự án công nghệ thông tin (CNTT) là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu đề ra. Một dự án CNTT không chỉ liên quan đến phần mềm mà còn là sự tích hợp phức tạp giữa phần cứng, mạng và con người. Theo định nghĩa từ PMBOK® Guide 2000 được trích dẫn trong tài liệu gốc, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Đặc tính này nhấn mạnh hai yếu tố cốt lõi: tính tạm thời (có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng) và tính duy nhất (sản phẩm tạo ra khác biệt). Mục tiêu của việc quản lý không chỉ là hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách, mà còn là đạt được chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của các bên liên quan. Một Project Manager (PM) giỏi phải cân bằng được ba yếu tố ràng buộc chính: phạm vi dự án (scope), thời gian và chi phí. Bất kỳ sự thay đổi nào ở một yếu tố đều sẽ ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Vì vậy, việc hiểu rõ bản chất và vòng đời dự án là bước đầu tiên để triển khai một kế hoạch quản lý hiệu quả.

1.1. Hiểu đúng về khái niệm và mục tiêu dự án CNTT

Một dự án CNTT là một chuỗi các công việc được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong các điều kiện ràng buộc về thời gian và ngân sách. Không giống như các hoạt động vận hành lặp đi lặp lại, mỗi dự án CNTT đều mang tính độc đáo, tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mới. Ví dụ điển hình là dự án xây dựng hệ thống tính cước cho một công ty viễn thông. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án công nghệ thông tin là hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng, trong phạm vi ngân sách và tiến độ cho phép. Tác dụng của việc quản lý dự án hiệu quả là rất lớn: nó liên kết các hoạt động, tạo điều kiện giao tiếp thông suốt giữa team dự án và khách hàng, tăng cường trách nhiệm và giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn. Như tài liệu gốc đã nhấn mạnh, quản lý dự án là sự “điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể” để tạo ra sản phẩm chất lượng cao.

1.2. Vai trò và kỹ năng cốt lõi của một Project Manager

Người quản lý dự án, hay Project Manager (PM), là người chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của dự án. Họ không chỉ cần kiến thức chuyên sâu về quản lý mà còn phải am hiểu lĩnh vực ứng dụng của dự án. Tài liệu gốc đã chỉ ra các kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý dự án bao gồm: kỹ năng lãnh đạo để định hướng và khuyến khích nhóm; kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát để đảm bảo dự án đi đúng hướng; kỹ năng giao tiếp và thông tin để phối hợp các bên liên quan; kỹ năng thương lượng để giải quyết xung đột và tranh thủ nguồn lực; và kỹ năng ra quyết định. Để trở thành một PM chuyên nghiệp, nhiều người theo đuổi chứng chỉ PMP (Project Management Professional) như một minh chứng cho năng lực và kiến thức của mình. Một PM hiệu quả là cầu nối giữa đội ngũ kỹ thuật và các stakeholder khác, đảm bảo mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung.

II. Thách Thức Khi Quản Lý Dự Án CNTT và Cách Vượt Qua

Các dự án công nghệ thông tin vốn nổi tiếng với sự phức tạp và tỷ lệ thất bại cao. Những thách thức này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, bao gồm yêu cầu không rõ ràng, công nghệ thay đổi nhanh chóng và sự phối hợp kém giữa các bên liên quan. Một trong những vấn đề phổ biến nhất là "bùng phát phạm vi" (scope creep), tức là các yêu cầu liên tục được thêm vào sau khi dự án đã bắt đầu mà không có sự kiểm soát chặt chẽ. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách. Bên cạnh đó, quản lý rủi ro dự án cũng là một bài toán khó. Các rủi ro có thể đến từ kỹ thuật (công nghệ mới không ổn định), nhân sự (thiếu thành viên có kỹ năng cần thiết) hoặc từ thị trường (đối thủ ra mắt sản phẩm tương tự sớm hơn). Việc xác định, phân tích và lên kế hoạch đối phó với rủi ro là cực kỳ quan trọng. Cuối cùng, stakeholder management (quản lý các bên liên quan) đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp để dung hòa những kỳ vọng và yêu cầu đôi khi trái ngược nhau từ khách hàng, nhà tài trợ và đội ngũ phát triển. Vượt qua những thách thức này đòi hỏi một phương pháp quản lý dự án có hệ thống và linh hoạt.

2.1. Kiểm soát phạm vi dự án scope để tránh thất bại

Quản lý phạm vi dự án (scope) là quá trình xác định và kiểm soát những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án. Một bản tuyên bố phạm vi rõ ràng ngay từ đầu là công cụ thiết yếu. Nó phải mô tả chi tiết các sản phẩm cần chuyển giao, các giả định, và các ràng buộc. Bất kỳ yêu cầu thay đổi nào cũng cần phải trải qua một quy trình quản lý thay đổi chính thức. Quy trình này giúp đánh giá tác động của thay đổi lên thời gian, chi phí và chất lượng trước khi đưa ra quyết định phê duyệt. Việc giao tiếp thường xuyên với khách hàng và các bên liên quan để xác nhận lại yêu cầu cũng giúp ngăn chặn sự hiểu lầm và giảm thiểu tình trạng "bùng phát phạm vi". Một business analyst thường đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và làm rõ các yêu cầu này.

2.2. Phương pháp xác định và quản lý rủi ro dự án hiệu quả

Quản lý rủi ro là một quy trình liên tục bao gồm việc xác định, phân tích, lập kế hoạch ứng phó và giám sát rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Quy trình quản lý rủi ro bắt đầu bằng việc nhận diện các yếu tố rủi ro, cả bên trong lẫn bên ngoài. Sau đó, các rủi ro này được phân tích định tính và định lượng để xác định xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng. Dựa trên phân tích này, các chiến lược đối phó được xây dựng, bao gồm: tránh rủi ro, giảm thiểu, chấp nhận hoặc chuyển giao rủi ro. Việc lập kế hoạch phòng ngừa và kế hoạch đối phó với những bất ngờ là rất quan trọng, như tài liệu gốc đã đề cập. Sử dụng một sổ theo dõi rủi ro (risk register) để ghi lại và giám sát các rủi ro là một thực hành tốt được khuyến nghị.

III. Phương Pháp Lập Kế Hoạch Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tối Ưu

Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng quyết định đến 80% sự thành công của một dự án công nghệ thông tin. Một bản kế hoạch chi tiết không chỉ là một lịch trình công việc mà còn là kim chỉ nam cho toàn bộ đội ngũ, giúp định hướng, phân bổ nguồn lực và đo lường tiến độ. Quá trình lập kế hoạch dự án bắt đầu bằng việc xác định rõ mục tiêu và phạm vi. Từ đó, người quản lý sẽ xây dựng Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS) để chia nhỏ dự án thành các gói công việc dễ quản lý hơn. Mỗi gói công việc này sau đó sẽ được ước tính về thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết. Giai đoạn này cũng bao gồm việc quản lý ngân sách một cách cẩn thận, từ chi phí trực tiếp (nhân công, thiết bị) đến chi phí gián tiếp (quản lý, văn phòng). Việc sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt để trực quan hóa tiến độ và sự phụ thuộc giữa các công việc là không thể thiếu, giúp quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả và minh bạch.

3.1. Xây dựng cấu trúc WBS và ước lượng nguồn lực

Cấu trúc phân rã công việc (WBS) là một kỹ thuật nền tảng trong lập kế hoạch dự án. Nó phân chia các sản phẩm chính của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Theo tài liệu, việc xây dựng WBS bắt đầu bằng việc xác định toàn bộ sản phẩm cần xây dựng, sau đó "bung sản phẩm ra thành các mức biến thiên theo các sản phẩm con". Khi WBS hoàn thành, mỗi công việc ở mức thấp nhất sẽ được ước lượng về thời gian, nhân lực và chi phí. Các phương pháp ước lượng có thể bao gồm ước lượng tương tự (dựa trên dự án cũ), ước lượng tham số (dùng thuật toán), hoặc ước lượng từ dưới lên (tổng hợp từ các công việc chi tiết). Việc này giúp tạo ra một ngân sách và lịch trình cơ sở (baseline) để theo dõi và kiểm soát.

3.2. Quản lý tiến độ dự án hiệu quả với biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan mạnh mẽ để quản lý tiến độ dự án. Nó hiển thị danh sách các công việc theo trục dọc và dòng thời gian theo trục ngang. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang có độ dài tương ứng với thời gian thực hiện. Biểu đồ Gantt không chỉ cho thấy ngày bắt đầu và kết thúc của từng công việc mà còn thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng. Nhờ đó, Project Manager có thể dễ dàng xác định đường găng (critical path) – chuỗi công việc dài nhất quyết định thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án. Các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project hay Asana đều cung cấp tính năng tạo và quản lý biểu đồ Gantt một cách chuyên nghiệp, giúp việc theo dõi và điều chỉnh kế hoạch trở nên dễ dàng hơn.

IV. Các Phương Pháp Quản Lý Dự Án CNTT Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Việc lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức quản lý team dự án, giao tiếp và chuyển giao sản phẩm. Không có một phương pháp nào là hoàn hảo cho mọi dự án. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các loại dự án, quy mô và văn hóa tổ chức khác nhau. Hai trường phái chính hiện nay là phương pháp truyền thống (như Waterfall) và các phương pháp linh hoạt (Agile). Phương pháp truyền thống nhấn mạnh vào việc lập kế hoạch chi tiết từ đầu và thực hiện tuần tự. Ngược lại, Agile tập trung vào sự linh hoạt, hợp tác liên tục với khách hàng và phân phối sản phẩm theo từng giai đoạn ngắn. Việc hiểu rõ bản chất của các phương pháp này giúp các tổ chức lựa chọn được cách tiếp cận tối ưu nhất cho các dự án công nghệ thông tin của mình. Các phương pháp con trong Agile như Scrum và Kanban ngày càng được áp dụng rộng rãi nhờ khả năng thích ứng cao với các yêu cầu thay đổi liên tục.

4.1. Phương pháp Waterfall Tiếp cận truyền thống tuần tự

Phương pháp Thác nước (Waterfall) là một mô hình phát triển tuần tự, trong đó tiến trình dự án diễn ra theo một dòng chảy duy nhất, giống như một dòng thác. Các giai đoạn như thu thập yêu cầu, thiết kế, triển khai, kiểm thử và bảo trì được thực hiện một cách nối tiếp. Mỗi giai đoạn phải được hoàn thành đầy đủ trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Phương pháp này phù hợp với các dự án có yêu cầu rõ ràng, ít thay đổi và đã được xác định kỹ lưỡng ngay từ đầu. Ưu điểm của Waterfall là cấu trúc rõ ràng, dễ quản lý và tài liệu hóa đầy đủ. Tuy nhiên, nó thiếu sự linh hoạt và khó thích ứng với những thay đổi, có thể dẫn đến rủi ro cao nếu yêu cầu ban đầu không chính xác.

4.2. Phương pháp Agile và Scrum Linh hoạt và hiệu quả

Agile là một triết lý quản lý dự án hiện đại, ưu tiên sự linh hoạt, tương tác và phản hồi nhanh chóng. Thay vì lập một kế hoạch lớn từ đầu, Agile chia dự án thành các chu kỳ phát triển ngắn gọi là Sprint (thường từ 1-4 tuần). Scrum là một framework phổ biến nhất để triển khai Agile. Trong Scrum, đội ngũ tự quản lý công việc của mình trong mỗi Sprint để tạo ra một phần sản phẩm có thể sử dụng được. Các cuộc họp hàng ngày (Daily Scrum), họp kế hoạch Sprint, và họp sơ kết Sprint giúp đảm bảo sự minh bạch và liên tục cải tiến quy trình. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho các dự án phức tạp, yêu cầu thay đổi thường xuyên, giúp nâng cao quản lý chất lượng phần mềm và sự hài lòng của khách hàng.

4.3. Phương pháp Kanban Tối ưu hóa luồng công việc liên tục

Kanban là một phương pháp quản lý dự án trực quan, tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc và giảm thiểu lãng phí. Công cụ cốt lõi của Kanban là một bảng (Kanban board) được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn của quy trình làm việc (ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã xong). Các công việc được biểu diễn bằng các thẻ và di chuyển qua các cột khi tiến độ thay đổi. Kanban nhấn mạnh vào việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện tại một thời điểm (Work-In-Progress limit), giúp đội ngũ tập trung hoàn thành công việc trước khi bắt đầu việc mới. Phương pháp này rất linh hoạt, không yêu cầu các vòng lặp cố định như Scrum, và phù hợp cho các đội ngũ cần quản lý một luồng công việc liên tục như hỗ trợ kỹ thuật hoặc bảo trì.

V. Top Phần Mềm Quản Lý Dự Án CNTT Hỗ Trợ Tối Đa Hiệu Suất

Trong bối cảnh công nghệ số, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án đã trở thành một yêu cầu tất yếu để đảm bảo hiệu quả. Các công cụ này không chỉ giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại mà còn cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý team dự án, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo dự án một cách trực quan. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào quy mô dự án, phương pháp quản lý dự án đang áp dụng và ngân sách của tổ chức. Đối với các dự án lớn, phức tạp theo mô hình truyền thống, Microsoft Project vẫn là một lựa chọn mạnh mẽ với các tính năng lập kế hoạch và quản lý tài nguyên chi tiết. Trong khi đó, với các đội nhóm theo đuổi Agile, các công cụ như Jira lại tỏ ra vượt trội nhờ khả năng hỗ trợ Scrum và Kanban. Ngoài ra, các công cụ như Trello và Asana mang đến sự đơn giản, linh hoạt, phù hợp cho các dự án vừa và nhỏ, nơi sự hợp tác và giao tiếp nhanh chóng được đặt lên hàng đầu.

5.1. Các công cụ mạnh mẽ Microsoft Project và Jira

Microsoft Project là một trong những phần mềm quản lý dự án lâu đời và toàn diện nhất. Như được đề cập trong tài liệu, nó chuyên dùng để lập kế hoạch, lên lịch công tác, chỉ định tài nguyên, và quản lý ngân sách. Công cụ này đặc biệt mạnh trong việc tạo biểu đồ Gantt và phân tích đường găng. Ngược lại, Jira là công cụ hàng đầu cho các đội phát triển phần mềm theo phương pháp Agile. Jira cung cấp các bảng Scrum và Kanban tùy biến, cho phép theo dõi các issue, bug, và user story một cách hiệu quả. Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ phát triển khác (như Bitbucket, Confluence) làm cho Jira trở thành trung tâm điều hành cho nhiều dự án công nghệ.

5.2. Công cụ linh hoạt dễ sử dụng Trello và Asana

Nếu Jira và Microsoft Project có thể hơi phức tạp, thì Trello và Asana lại nổi bật nhờ sự đơn giản và giao diện thân thiện. Trello sử dụng phương pháp Kanban với các bảng, danh sách và thẻ trực quan, giúp người dùng dễ dàng theo dõi luồng công việc. Nó rất phù hợp cho quản lý công việc cá nhân hoặc các dự án nhỏ không đòi hỏi quy trình phức tạp. Asana cung cấp nhiều tính năng hơn Trello, cho phép người dùng xem dự án dưới nhiều dạng khác nhau (danh sách, bảng, lịch, timeline) và quản lý sự phụ thuộc giữa các công việc. Cả hai công cụ này đều nhấn mạnh vào sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm, giúp cải thiện năng suất làm việc.

VI. Hướng Dẫn Nghiệm Thu và Bài Học Kinh Nghiệm Từ Dự Án CNTT

Giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án là tổng kết và bàn giao, một bước thường bị xem nhẹ nhưng lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị lâu dài của dự án. Quá trình nghiệm thu dự án là sự xác nhận chính thức từ khách hàng hoặc nhà tài trợ rằng các sản phẩm, dịch vụ đã đáp ứng được các yêu cầu đã thỏa thuận trong phạm vi dự án. Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu sự hoàn thành của dự án. Sau khi nghiệm thu, việc quan trọng không kém là thực hiện một buổi họp tổng kết để rút ra các bài học kinh nghiệm (lessons learned). Tài liệu gốc cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc "Trình bày các bài học kinh nghiệm" trong chương 6. Quá trình này giúp tổ chức nhận ra những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện, và áp dụng những kiến thức đó vào các dự án trong tương lai. Đây là nền tảng của sự cải tiến liên tục và giúp nâng cao tỷ lệ thành công của các dự án công nghệ thông tin trong dài hạn.

6.1. Quy trình nghiệm thu dự án và bàn giao sản phẩm

Quy trình nghiệm thu dự án cần được lập kế hoạch cẩn thận. Nó thường bao gồm việc kiểm tra cuối cùng sản phẩm (User Acceptance Testing - UAT), đối chiếu kết quả với các tiêu chí chấp nhận đã được định nghĩa từ đầu. Tất cả các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, cần tham gia vào quá trình này. Sau khi sản phẩm được chấp thuận, các tài liệu liên quan như hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật và mã nguồn sẽ được bàn giao. Một biên bản nghiệm thu chính thức sẽ được ký kết, xác nhận dự án đã hoàn thành và chuyển sang giai đoạn vận hành hoặc bảo trì. Quy trình này đảm bảo sự minh bạch và tránh các tranh chấp về sau.

6.2. Tổng kết dự án Rút ra bài học kinh nghiệm quý báu

Việc tổng kết và rút kinh nghiệm là hoạt động cốt lõi để một tổ chức trưởng thành hơn trong việc quản lý dự án công nghệ thông tin. Một buổi họp tổng kết nên được tổ chức với sự tham gia của toàn bộ team dự án và các stakeholder chính. Mục tiêu là phân tích một cách khách quan về các khía cạnh của dự án: quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro và giao tiếp. Các câu hỏi cần được đặt ra: Điều gì đã thành công? Thách thức lớn nhất là gì? Chúng ta có thể làm gì khác đi trong lần tới? Tất cả các bài học này cần được ghi lại trong một cơ sở tri thức của tổ chức để các Project Manager tương lai có thể tham khảo và học hỏi, tránh lặp lại những sai lầm cũ.

Nội dung chính

Giáo Trình Quản Lý Dự Án Công Nghệ Thông Tin: Khung Lý Thuyết, Kỹ Thuật Lập Kế Hoạch Và Ứng Dụng Thực Hành

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Môn: Quản lý Dự án Công nghệ Thông tin do giáo viên Trần Thị Mai Oanh biên soạn năm 2013, thuộc Khoa Công nghệ Thông tin – Trường Cao đẳng Nghề Cơ điện Hà Nội. Tài liệu được thiết kế nhằm phục vụ chương trình đào tạo chuyên ngành Công nghệ thông tin (CNTT), đặt tại giai đoạn chuyển tiếp giữa các môn học kỹ thuật cơ sở (phần cứng, phần mềm, mạng máy tính) và giai đoạn thực tập tốt nghiệp hoặc triển khai dự án thực tế.

Mục tiêu học tập (Learning Outcomes) của giáo trình tập trung vào việc trang bị cho người học:

• Hệ thống khái niệm chuẩn mực về dự án và quản trị dự án theo chuẩn PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
• Năng lực thiết lập cấu trúc tổ chức, phân định vai trò nhân sự trong nhóm phát triển phần mềm.
• Phương pháp phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS), ước lượng thời gian, chi phí, quản trị rủi ro và phân tích tài chính dự án.
• Kỹ năng ứng dụng công cụ phần mềm Microsoft Project trong việc lập lịch biểu, phân bổ tài nguyên và kiểm soát tiến độ.
• Quy trình kiểm tra, bảo đảm chất lượng, quản lý thay đổi và các thủ tục tổng kết, nghiệm thu, thanh quyết toán dự án.

Về mặt cấu trúc, tài liệu gồm 72 trang, chia thành 6 chương logic bám sát toàn bộ vòng đời của một dự án CNTT: từ khâu nhập môn, xác lập nội dung, lập kế hoạch chi tiết, làm quen với công cụ hỗ trợ, đến khâu kiểm soát triển khai và tổng kết bàn giao. Điểm đặc thù của giáo trình là sự kết hợp giữa lý thuyết quản trị hệ thống, hướng dẫn thao tác phần mềm chuyên dụng (Microsoft Project 2010) và việc cung cấp trực tiếp các biểu mẫu hành chính, hợp đồng và báo cáo quyết toán theo quy chuẩn quản lý đầu tư tại Việt Nam.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Cấu trúc nội dung của giáo trình được tổ chức tuần tự qua 6 chương chuyên đề:

• Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin (Trang 3–10): Trình bày định nghĩa dự án theo chuẩn PMBOK Guide 2000 (tập trung vào 2 đặc tính: nỗ lực tạm thời và sản phẩm/dịch vụ duy nhất). Phân tích công thức cấu thành: $$\text{CNTT} = \text{Phần cứng} + \text{Phần mềm} + \text{Con người}$$ Đồng thời, chương này làm rõ 6 kỹ năng cơ bản của Giám đốc dự án (Lãnh đạo, Lập kế hoạch/kiểm soát, Giao tiếp/thông tin, Thương lượng/giải quyết xung đột, Tiếp thị/khách hàng, Ra quyết định) và so sánh 3 cấu trúc tổ chức chính: Cấu trúc chức năng, Cấu trúc ma trận, Cấu trúc theo dự án, cùng việc xây dựng sơ đồ phân cấp tổ chức (OBS - Organizational Breakdown Structure).

• Chương 2: Xác lập nội dung dự án (Trang 11–15): Phân tích 5 đặc trưng cơ bản của dự án CNTT (tính mục đích rõ ràng, tính hữu hạn về thời gian, tính độc đáo/mới lạ, tính liên quan đa bên, tính không chắc chắn gắn với quy luật Moore 18 tháng và môi trường cạnh tranh nguồn lực). Xác định 9 nội dung quản lý trong dự thảo hồ sơ dự án (phạm vi, chất lượng, chi phí, thời gian, nhân lực, thông tin, rủi ro, hợp đồng/mua sắm, kế hoạch tổng quan). Định rõ vai trò của các bên liên quan (Nhà tài trợ, Khách hàng, Giám đốc chức năng, Giám đốc dự án, Thành viên đội dự án) và 6 vị trí then chốt trong nhóm phần mềm: Product Manager, Project Manager, Developer, User-education, Tester, Logistic Manager.

• Chương 3: Lập kế hoạch thực hiện dự án (Trang 16–30): Hướng dẫn xây dựng danh mục các thành phần cốt lõi của bản kế hoạch (Project Charter, Scope Statement, WBS, Responsibility Matrix, Resource Matrix, Cost Baselines, Risk Plan, Communication Plan). Trình bày quy trình 5 bước xây dựng WBS (nguyên tắc định mức công việc từ 7 đến 70 người/giờ làm việc, tối đa 2 nguồn lực). Phân tích 6 tiến trình quản lý rủi ro và các kỹ thuật đánh giá tài chính: Đo lường giá trị tổ chức MOV (Measurable Organizational Value); phân loại 5 loại chi phí (Direct Cost, Indirect Cost, Sunk Cost, Learning Curve, Reserve); tính toán các chỉ số tài chính gồm Thời gian hoàn vốn (Payback), Điểm hòa vốn (Breakeven), Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) và Giá trị hiện tại thuần (NPV).

• Chương 4: Các công cụ quản lý dự án (Trang 31–41): Tổng thuật lịch sử phát triển của Microsoft Project từ phiên bản DOS năm 1984 đến Microsoft Project 2010 giao diện Ribbon. Phân tích lý thuyết làm việc nhóm (Teamwork): 3 điều kiện tiên quyết (chia sẻ mục tiêu, giao tiếp đối thoại, phân chia vai trò) và 3 yếu tố gây trì hoãn (tự cao, tự ti, ỷ lại). Trình bày mô hình 5 nhóm quy trình quản lý dự án liên kết lặp (Khởi tạo $\rightarrow$ Lập kế hoạch $\rightarrow$ Thực thi $\rightarrow$ Kiểm soát $\rightarrow$ Kết thúc). Tích hợp 3 hệ thống biểu mẫu văn bản mẫu:

  1. Báo cáo kết thúc chương trình, dự án;
  2. Mẫu ký kết hợp đồng dự án;
  3. Báo cáo tổng hợp quyết toán dự án hoàn thành (theo danh mục nguồn vốn NSNN, tín dụng đầu tư phát triển, vốn tự có và phân loại chi phí xây dựng, thiết bị, tư vấn, quản lý).

• Chương 5: Kiểm tra triển khai dự án (Trang 42–49): Phân tích hệ thống quản lý chất lượng qua 3 tiến trình: Hoạch định chất lượng, Bảo đảm chất lượng (phân tích tiến trình, đánh giá chất lượng) và Kiểm soát chất lượng. Hướng dẫn phương pháp tổ chức hội thảo khoa học (chuẩn bị nội dung, nhân sự, địa điểm, kịch bản điều hành). Xây dựng Nhật ký kiểm soát rủi ro đối với các hoạt động trên đường găng (Critical Path). Trình bày 8 nguyên tắc quản lý yêu cầu thay đổi nhằm ngăn chặn hiện tượng bùng phát phạm vi (Scope Creep) và làm rõ 3 vai trò trong thay đổi: Mục tiêu thay đổi, Người tài trợ thay đổi, Tác nhân thay đổi.

• Chương 6: Tổng kết dự án và Tài liệu tham khảo (Trang 71–72): Trình bày quy trình thu thập thông tin tổng kết, phương pháp phân tích rút ra bài học kinh nghiệm, quy trình bàn giao kết quả dự án cho đối tác thụ hưởng và danh mục tài liệu tham khảo chuyên ngành.

Bảng tóm tắt các dạng cấu trúc tổ chức dự án (Chương 1)

Cấu trúc tổ chức	Cơ chế báo cáo	Quyền hạn của Giám đốc dự án	Tính chất hoạt động
Cấu trúc chức năng	Từng cá nhân báo cáo theo thứ bậc cho một nhà quản lý riêng của phòng ban ổn định.	Tương đối thấp so với Giám đốc chức năng.	Các bộ phận thực hiện nhiệm vụ thường xuyên, chia cắt theo chuyên môn.
Cấu trúc ma trận	Nhân sự báo cáo theo chiều dọc cho Giám đốc chức năng, đồng thời báo cáo theo chiều ngang cho một hoặc nhiều Giám đốc dự án.	Dao động từ yếu, cân bằng đến hội tụ mạnh tùy theo cơ chế thỏa thuận.	Thường mang tính chất tạm thời trong suốt vòng đời triển khai dự án.
Cấu trúc theo dự án	Thành viên đội dự án báo cáo trực tiếp và duy nhất cho Giám đốc dự án.	Rất cao; đội ngũ nòng cốt hoạt động như đơn vị độc lập với tổ chức mẹ.	Hoàn toàn tập trung vào mục tiêu dự án, có thể sở hữu hệ thống tự hỗ trợ riêng (nhân sự, mua sắm).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các nguyên lý chuẩn mực:

• Tam giác ràng buộc mục tiêu dự án: Mối quan hệ tương hỗ giữa Thời gian (Schedule), Nguồn lực/Chi phí (Cost) và Chất lượng/Phạm vi (Quality/Scope). Phân tích kỹ thuật đánh đổi mục tiêu (Trade-off) khi xuất hiện biến động khách quan hoặc chủ quan.
• Quy luật tiến hóa công nghệ (Định luật Moore): Tốc độ biến đổi công nghệ phần cứng và môi trường hệ thống định kỳ 18 tháng một lần, đặt ra yêu cầu kiểm soát rủi ro đặc thù cho các dự án CNTT dài hạn.
• Mô hình tài chính dòng tiền: Phương pháp tính giá trị hiện tại thuần để thẩm định hiệu quả dự án đầu tư CNTT: $$NPV = \sum_{t=1}^{n} \frac{\text{NetCashFlow}_t}{(1 + r)^t} - I$$ (Trong đó: $I$ là tổng vốn đầu tư ban đầu; $\text{NetCashFlow}_t$ là doanh thu thuần năm $t$; $r$ là tỷ lệ chiết khấu).
• Phương pháp luận quản lý rủi ro: Vận dụng kết quả từ các nghiên cứu thực nghiệm (như nghiên cứu của Ibbs & Kwak, khảo sát của KPMG về 55% dự án hạ tầng thiếu kiểm soát rủi ro) để xây dựng ma trận đánh giá xác suất và mức độ tổn thất (High, Medium, Low).

Kỹ năng phát triển

1. Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Thao tác lập cấu trúc phân rã công việc WBS; thiết lập cơ sở dữ liệu dự án trên MS Project 2010; định nghĩa lịch làm việc (Change Working Time); tạo liên kết phụ thuộc giữa các công việc; gán mốc thời gian (Milestone với Duration = 0); thiết lập giới hạn kết thúc (Deadline) và đính kèm siêu liên kết (Hyperlink/Mail Address).
2. Kỹ năng phân tích (Analytical Skills): Phân tích dòng tiền dự án (Payback, Breakeven, ROI, NPV); xác định các hoạt động găng trong mạng tiến độ; phân tích ranh giới và cấu hình tiến trình phục vụ bảo đảm chất lượng.
3. Kỹ năng tổ chức và quản trị thực tiễn (Practical Competencies): Kỹ năng soạn thảo văn bản, hợp đồng giao nhận thầu CNTT; lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo mẫu biểu nhà nước; kỹ năng tổ chức hội thảo khoa học và kỹ năng điều phối nhân sự nhóm phát triển phần mềm.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Cách tiếp cận sư phạm (Pedagogical Approach)

Giáo trình áp dụng mô hình sư phạm kết hợp giữa diễn giải lý thuyết hệ thống và hướng dẫn thực hành tác vụ trực quan:

• Khái niệm hóa các thuật ngữ quản trị chuẩn mực quốc tế bằng tiếng Việt (kèm đối chiếu thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành như Project Charter, Scope Statement, WBS, Responsibility Matrix, Cost Baselines).
• Minh họa các bước thực hiện trên phần mềm Microsoft Project 2010 bằng các hộp thoại thao tác cụ thể (Project Information, Task Information, Advanced Deadline, Grantt Chart Indent).

Thao tác thiết lập tiến độ trên MS Project 2010:
[Project Information] -> Thiết lập ngày bắt đầu/kết thúc
[Change Working Time] -> Định nghĩa ca làm việc & Exception
[Task Mode / Grantt Chart] -> Nhập danh mục công việc (Task Name)
[Indent Task] -> Phân cấp nhiệm vụ con (Subtasks)
[Task Information -> Advanced] -> Thiết lập Deadline & Task Note

Nghiên cứu tình huống và bài tập thực hành

• Tình huống thực tế (Case Study): Phân tích dự án mẫu về "Xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng tại các Bưu điện Tỉnh/Thành", giúp người học hình dung quy mô và cấu trúc phân bổ nguồn lực của một hệ thống CNTT diện rộng trong doanh nghiệp viễn thông.
• Bài tập thực hành WBS: Hướng dẫn quy trình 5 bước phân tách sản phẩm từ mức tổng thể đến danh mục công việc chi tiết; kiểm tra tính đúng đắn dựa trên quy tắc đặt tên (sản phẩm dùng danh từ/tính từ; công việc dùng động từ/bổ ngữ) và định mức công sức 7–70 giờ/người.
• Phương pháp đánh giá (Assessment): Đánh giá kết quả học tập thông qua việc thẩm định hồ sơ dự án hoàn chỉnh do học viên xây dựng: bảng kế hoạch tiến độ .mpp, bản nhật ký kiểm soát rủi ro, và bản dự thảo hợp đồng hoặc báo cáo quyết toán dự án.

---

Điểm nổi bật và cập nhật của tài liệu

• Cập nhật giao diện công cụ hiện đại tại thời điểm biên soạn: Tài liệu chuyển đổi nội dung thực hành sang phiên bản Microsoft Project 2010 sử dụng giao diện Ribbon, đồng thời cung cấp bức tranh tổng thể về lịch sử các thế hệ MS Project từ năm 1984 (chạy trên môi trường DOS, Windows 1.0, Macintosh) cho đến Project Server.
• Gắn kết chặt chẽ với chuẩn mực quản lý PMBOK: Cập nhật các định nghĩa nền tảng, 9 lĩnh vực tri thức quản lý dự án và mô hình 5 nhóm quy trình quản trị dự án tương thích với chuẩn quốc tế của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI).
• Chuẩn hóa hệ thống văn bản pháp lý và biểu mẫu Việt Nam: Khác với các tài liệu thuần lý thuyết dịch từ nước ngoài, giáo trình cung cấp hệ thống mẫu biểu hoàn chỉnh phù hợp với môi trường hành chính và tài chính tại Việt Nam:
  • Mẫu hợp đồng kinh tế giao nhận thực hiện dự án (quy định rõ quyền nghĩa vụ bên A, bên B, cơ chế cấp kinh phí theo đợt và điều khoản phạt vi phạm).
  • Mẫu báo cáo kết thúc chương trình/dự án (đánh giá mức độ hoàn thành, tác động kinh tế - xã hội, khoa học - công nghệ, môi trường).
  • Báo cáo tổng hợp quyết toán vốn đầu tư hoàn thành (phân tích chi tiết các nguồn vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng, vốn tự có và bảng kiểm kê tài sản cố định/tài sản lưu động hình thành qua dự án).

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên hệ Cao đẳng nghề và Đại học: Phục vụ trực tiếp sinh viên năm thứ 2, năm thứ 3 chuyên ngành Công nghệ thông tin, Kỹ thuật phần mềm, Mạng máy tính hoặc Hệ thống thông tin quản lý.
• Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần cơ sở về Tin học đại cương, Kiến trúc máy tính & Hệ điều hành, Nhập môn công nghệ phần mềm và Kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng.
• Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng giáo trình làm đề cương bài giảng khung, tài liệu biên soạn ngân hàng câu hỏi kiểm tra, và kịch bản hướng dẫn thực hành môn Quản lý dự án CNTT trong phòng máy vi tính.
• Cán bộ kỹ thuật và nhân sự dự án: Tài liệu dùng làm cẩm nang tra cứu quy trình đối với các kỹ sư phần mềm, trưởng nhóm kỹ thuật (Team Leader), điều phối viên dự án cần chuẩn hóa quy trình phân rã WBS, xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro hoặc lập biểu mẫu báo cáo tiến độ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp cho đối tượng người học nào?

Giáo trình được thiết kế chuẩn cho sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin bậc Cao đẳng và Đại học. Ngoài ra, tài liệu phù hợp cho các lập trình viên, chuyên viên kiểm thử, trưởng nhóm kỹ thuật muốn trang bị kiến thức bài bản về quy trình tổ chức dự án phần mềm và quản lý tiến độ.

2. Cần chuẩn bị những kiến thức nền tảng nào trước khi học?

Người học cần nắm vững kiến thức căn bản về vòng đời phát triển phần mềm, kiến trúc hệ thống mạng - máy tính cơ bản, và khả năng sử dụng các ứng dụng văn phòng để thao tác thuận lợi với phần mềm MS Project 2010.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu quản trị kinh doanh chung là gì?

Tài liệu tập trung trực tiếp vào các đặc thù của lĩnh vực CNTT: chu kỳ công nghệ 18 tháng theo định luật Moore, sự phối hợp giữa 6 vai trò nhân sự đặc thù (Product Manager, PM, Dev, Test, User-Education, Logistic), và tích hợp thực hành thao tác chi tiết trên phần mềm quản lý tiến độ MS Project 2010.

4. Phương pháp tự học giáo trình này như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học nên kết hợp đọc lý thuyết ở Chương 1, 2, 3 và mở phần mềm Microsoft Project 2010 để thực hành tạo lập dự án theo từng bước ở Chương 3 và Chương 4. Sau đó, vận dụng các quy tắc WBS và mô hình tài chính (ROI, NPV) để lập thử một kế hoạch dự án cụ thể.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu biểu thực tế để ứng dụng không?

Có. Giáo trình tích hợp sẵn hệ thống các văn bản mẫu gồm: Mẫu hợp đồng dự án, Mẫu báo cáo kết thúc chương trình/dự án, Mẫu báo cáo quyết toán kinh phí hoàn thành, Bảng nhật ký rủi ro hoạt động găng và Sơ đồ phân cấp tổ chức OBS.

---

Kết luận

Giáo trình Môn: Quản lý Dự án Công nghệ Thông tin của giáo viên Trần Thị Mai Oanh cung cấp một hệ thống tri thức hoàn chỉnh, có tính cấu trúc cao về nghiệp vụ quản trị dự án công nghệ. Giá trị của giáo trình thể hiện ở sự cân bằng giữa khung lý thuyết chuẩn tắc (PMBOK 2000, WBS, MOV, NPV), kỹ năng thực hành công cụ tin học chuyên dụng (Microsoft Project 2010) và việc chuẩn hóa các quy trình văn bản hành chính, quyết toán dự án thực tế.

Lộ trình học tập đề xuất:

1. Tiếp cận lý thuyết nền tảng và cơ cấu tổ chức nhóm dự án (Chương 1, 2);
2. Nắm vững kỹ thuật lập WBS, quản lý rủi ro và mô hình tài chính (Chương 3);
3. Thực hành lập lịch biểu và phân bổ tài nguyên trên MS Project (Chương 3, 4);
4. Triển khai kiểm soát chất lượng, quản lý thay đổi và hoàn thiện thủ tục tổng kết bàn giao dự án (Chương 5, 6).

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin 1. Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin Dự án là gì? Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phảithực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thểnhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định đểtạo ra một sản phẩm mới. Theo PMBOK® Guide 2000, p.

4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ramột sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính: Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khiđã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại. Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với nhữngsảnphẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác.

Tóm lại có thể định nghĩa bằng một câu: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ,hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi,thời gian và ngân sách. CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, Phần mềm và con người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng tại cácBưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý Dự án là gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vàonhững năm 50 của thế kỷ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy 4 sự phát triển phương pháp quản lýdự án là: Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hoá,dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức , quản lý sản xuất và chấtlượng sản phẩm, dịch vụ.

Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật. Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dựán để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian,nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúngthời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật, chấtlượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúngyêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thờigian cho phép.

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực …) và chất lượng cóquan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thườngphải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễnracác hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó đểthực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộckhông gian và thời gian.

Nếu công việc dự ándiễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹnăng quan trọng của nhà quản lý dự án. Tác dụng của quản lý dự án 5 Phương pháp quản lý dự án là sự điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi sự hợp tác chặtchẽ, kết hợp hài hoà giữa các nguồn lực hạn hẹp nên bản chất của nó là: Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dựán với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên thamgia dự án Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thờitrước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàmphán giữa các bên liên quan trong việc giải quyết bất đồng cục bộ.

Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn docùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản lý dự ántrong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu dự án là những điểm cần đượckhắc phục với phương pháp quản lý các dự án CNTT. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA.

Ngoài ra, người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinhnghiệm trong: + Quản lý tổng quát + Lãnh vực ứng dụng của dự án + Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án: Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng,khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là kỹnăng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, cóquyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án. 6 Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu tráchnhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng.

Vì vậy, nhà quản lý dự ánphải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoànthành. Đồng thời, nàh quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giávà kiểm soát mức độ thành công của bảng kế hoạch. Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệmphối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liênquan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết các công việc của các phòng chức năng, cókiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật.

Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năngthông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và nhữngngười liên quan trong quá trình triển khai dự án Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trong quátrình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng vớisự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưngquyền lực của họ được cấp không tương xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quảnlý phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứngđầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ củacấp trên, người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án. Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất củanhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.

Làmtốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàngtiền năng. Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án lànhững quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và cónhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và 7 kịp thời cần nhiều kỹ năng tổnghợp của nhà quản lý như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phântích; kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng côngnghệ liên quan đế n kinh nghiệm, kiến thức về dự án. Cấu trúc nhân sự nhóm dự án phần mềm Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt động hàngngày để tối ưu hoá hiệu quả.

Có ba dạng tổ chức chính là theo chức năng, ma trận và theo dự án. Chúng có những đặc điểm sau: 8 Các dạng tổ chức Đặc điểm − Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạtđộng cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định. − Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động. Cấu trúc chức năng − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhàquản lý riêng.

− Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chứcnăng của các giám đốc chức năng. − Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng,nhưng họ cũng báo cáo theo chiều rộng với từ một giám đốcdự án trở lên − Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thểlà hình thức tồn tại lâu dài. Cấu trúc ma trận − Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạmthời − Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cânbằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đốicủa giám đốc dự án so với giám đốc chức năng. − Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như mộtđơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chứctruyền thống) Cấu trúc theo dự án − Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý Hay “dự án thuần tuý” có thể baogồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòngnhân sự hay phòng thu mua riêng.

Trong các tổ chức khác,cấu trúc dự án thuần tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này vớitổ chức mẹ. 9 Chức năng cơ bản trong các cấu trúc tổ chức Chức năng cơ bản là chức năng của giám đốc dự án thông qua dự án đó. Điều này đượcminh hoạ trong hìnhtrên.