Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin 1. Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin Dự án là gì? Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phảithực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thểnhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định đểtạo ra một sản phẩm mới. Theo PMBOK® Guide 2000, p.
4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ramột sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính: Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khiđã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại. Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với nhữngsảnphẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác.
Tóm lại có thể định nghĩa bằng một câu: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ,hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi,thời gian và ngân sách. CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, Phần mềm và con người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng tại cácBưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý Dự án là gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹ vàonhững năm 50 của thế kỷ trước. Các lực lượng cơ bản thúc đẩy 4 sự phát triển phương pháp quản lýdự án là: Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với các hàng hoá,dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức , quản lý sản xuất và chấtlượng sản phẩm, dịch vụ.
Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật. Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dựán để thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian,nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúngthời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật, chấtlượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúngyêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thờigian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực …) và chất lượng cóquan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng tựu chung, đạt được tốt đối với mục tiêu này thườngphải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễnracác hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó đểthực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộckhông gian và thời gian.
Nếu công việc dự ándiễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹnăng quan trọng của nhà quản lý dự án. Tác dụng của quản lý dự án 5 Phương pháp quản lý dự án là sự điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi sự hợp tác chặtchẽ, kết hợp hài hoà giữa các nguồn lực hạn hẹp nên bản chất của nó là: Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dựán với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên thamgia dự án Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thờitrước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàmphán giữa các bên liên quan trong việc giải quyết bất đồng cục bộ.
Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó. Những mâu thuẫn docùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị; quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản lý dự ántrong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ; vấn đề hậu dự án là những điểm cần đượckhắc phục với phương pháp quản lý các dự án CNTT. Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA.
Ngoài ra, người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinhnghiệm trong: + Quản lý tổng quát + Lãnh vực ứng dụng của dự án + Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án: Kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng,khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là kỹnăng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, cóquyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án. 6 Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu tráchnhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng.
Vì vậy, nhà quản lý dự ánphải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoànthành. Đồng thời, nàh quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giávà kiểm soát mức độ thành công của bảng kế hoạch. Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệmphối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liênquan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết các công việc của các phòng chức năng, cókiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật.
Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năngthông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và nhữngngười liên quan trong quá trình triển khai dự án Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trong quátrình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng vớisự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưngquyền lực của họ được cấp không tương xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quảnlý phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứngđầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ củacấp trên, người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án. Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất củanhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.
Làmtốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàngtiền năng. Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án lànhững quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và cónhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và 7 kịp thời cần nhiều kỹ năng tổnghợp của nhà quản lý như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phântích; kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng côngnghệ liên quan đế n kinh nghiệm, kiến thức về dự án. Cấu trúc nhân sự nhóm dự án phần mềm Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt động hàngngày để tối ưu hoá hiệu quả.
Có ba dạng tổ chức chính là theo chức năng, ma trận và theo dự án. Chúng có những đặc điểm sau: 8 Các dạng tổ chức Đặc điểm − Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạtđộng cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định. − Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động. Cấu trúc chức năng − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhàquản lý riêng.
− Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chứcnăng của các giám đốc chức năng. − Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng,nhưng họ cũng báo cáo theo chiều rộng với từ một giám đốcdự án trở lên − Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thểlà hình thức tồn tại lâu dài. Cấu trúc ma trận − Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạmthời − Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cânbằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đốicủa giám đốc dự án so với giám đốc chức năng. − Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như mộtđơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chứctruyền thống) Cấu trúc theo dự án − Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý Hay “dự án thuần tuý” có thể baogồm những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòngnhân sự hay phòng thu mua riêng.
Trong các tổ chức khác,cấu trúc dự án thuần tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này vớitổ chức mẹ. 9 Chức năng cơ bản trong các cấu trúc tổ chức Chức năng cơ bản là chức năng của giám đốc dự án thông qua dự án đó. Điều này đượcminh hoạ trong hìnhtrên.