Một Số Giải Pháp Thúc Đẩy Triển Khai Dự Án ERP Cho Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam

Hệ thống ERP cho EVN mang lại nhiều lợi ích như nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản lý dự án hiệu quả hơn, và cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ EVN giúp giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. Việc tích hợp hệ thống ERP cho EVN cũng giúp các phòng ban phối hợp tốt hơn, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Những tính năng mà ERP đem lại cho doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Các nhà quản lý doanh nghiệp có khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo.

Triển khai ERP ngành điện gặp nhiều thách thức, bao gồm sự phức tạp của quy trình nghiệp vụ, sự khác biệt giữa các đơn vị thành viên, và yêu cầu cao về tích hợp hệ thống. Khó khăn còn đến từ việc thay đổi văn hóa làm việc và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới. Theo tài liệu nghiên cứu, trong khi ERP được triển khai thành công ở rất nhiều quốc gia trên thế giới thì tại Việt Nam, số lượng các dự án ERP thành công cho đến thời điểm hiện tại là không nhiều. Chính vì thế, cần thiết phải có nghiên cứu chỉ ra những nhân tố dẫn đến thất bại của các dự án ERP ở Việt Nam.

Mô hình tổ chức dự án, phương pháp luận triển khai, và quản lý rủi ro đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Cần đánh giá tính hiệu quả của mô hình hiện tại và đề xuất các cải tiến để phù hợp với đặc thù của EVN. Tuy nhiên, sau hơn 6 tháng, dự án đã phải dừng lại. 2 năm sau, khi đã chuẩn bị kỹ càng về nguồn lực, dự án đã được khởi động lại. Nhưng gần đây, tiến trình dự án rất trì trệ. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng ứng dụng giải pháp ERP cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam và lựa chọn đề: “Một số giải pháp thúc đẩy tiến trình triển khai dự án ERP cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam ”.

Nguồn nhân lực có kỹ năng và kiến thức về ERP là yếu tố then chốt. Đánh giá chất lượng đội ngũ dự án, nhu cầu đào tạo, và các chương trình chuyển giao công nghệ để đảm bảo bảo trì ERP EVN hiệu quả trong tương lai. Để thực hiện thành công mục tiêu dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Mọi dự án đều được triển khai trong một môi trường hoạt động luôn biến đổi và nhiều rủi ro.

Lựa chọn và tùy chỉnh phương pháp luận triển khai phù hợp với đặc thù của EVN, đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích ứng cao. Sử dụng phương pháp luận AIM trong quá trình triển khai. Tập trung vào phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp, và kiểm thử hệ thống một cách kỹ lưỡng. Các công việc phụ thuộc lẫn nhau không chỉ vì trình tự lôgíc về thời gian, mà còn là kết quả của công việc này sẽ là tiền đề cho kết quả của công việc khác. Vì vậy việc tổ chức các công việc một cách hợp lý sẽ tạo ra hiệu quả cho quá trình thực hiện dự án.

Xác định rõ phạm vi dự án, ưu tiên các phân hệ quan trọng, và quản lý chặt chẽ các thay đổi. Đảm bảo tích hợp hệ thống ERP cho EVN với các hệ thống hiện có một cách hiệu quả, tránh xung đột và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc huy động và sử dụng các nguồn lực cho dự án thường liên quan đến các bên tham gia dự án.

Đầu tư vào đào tạo và phát triển đội ngũ dự án, cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng và bảo trì ERP EVN hiệu quả. Xây dựng chương trình chuyển giao công nghệ để đảm bảo tính bền vững của dự án. Các nguồn lực ràng buộc một cách chặt chẽ và định hình nên khuôn khổ của dự án. Khối lượng tiêu hao nguồn lực cho dự án chính là một thông số then chốt phản ảnh mức độ thành công của dự án.

Xác định các rủi ro tiềm ẩn, bao gồm rủi ro về kỹ thuật, quản lý, tài chính, và vận hành. Đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro để ưu tiên các biện pháp phòng ngừa. Vì vậy điều hành dự án bắt buộc phải tính đến những hiện tượng này để phân tích và ước lượng được các rủi ro, lựa chọn các giải pháp phù hợp. Dự kiến những trường hợp phòng thủ cần thiết cũng như theo dõi, giám sát và có phản ứng thích hợp, kịp thời đảm bảo cho dự án đi đến thành công.

Xây dựng kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro, bao gồm các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu, và chuyển giao rủi ro. Quản lý chi phí dự án một cách chặt chẽ, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và tránh vượt ngân sách. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, triển khai dự án) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.

Tìm hiểu các yếu tố thành công của các dự án ERP trong ngành năng lượng, bao gồm sự hỗ trợ của lãnh đạo, sự tham gia của người dùng, và quản lý thay đổi hiệu quả. Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định như một tòa nhà chung cư, một hệ thống sản phẩm phần mềm, một hệ thống mạng cáp truyền hình…

Áp dụng các bài học kinh nghiệm vào dự án ERP cho EVN, tùy chỉnh các giải pháp để phù hợp với đặc thù của tổ chức và ngành điện lực. So sánh với các quá trình sản xuất liên tục có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà mang tính độc đáo riêng biệt. Do đó, sản phẩm hay dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại.

ERP đóng vai trò trung tâm trong chiến lược chuyển đổi số EVN, giúp tích hợp các hệ thống, tự động hóa quy trình, và cung cấp dữ liệu để ra quyết định thông minh hơn. Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định như một tòa nhà chung cư, một hệ thống sản phẩm phần mềm, một hệ thống mạng cáp truyền hình…

Sử dụng ERP để tối ưu hóa quy trình bằng ERP EVN, giảm thiểu lãng phí, và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này sẽ giúp EVN cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh. Không có dự án nào lại không có thời điểm khởi đầu và kết thúc. Nó không kéo dài mãi mãi. Do đó, bất kỳ một dự án cũng được đặt vào một khoảng thời gian định trước hết sức nghiêm ngặt, bất kỳ một sự trễ hạn nào cũng đều kéo theo một chuỗi các biến cố bất lợi như vượt chi, tổ chức lại các nguồn lực, thay đổi tiến độ cung cấp thiết bị, vật tư.