CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP 1.1 Một số vấn đề về quản lý dự án 1.1 Các khái niệm cơ bản về dự án Khái niệm dự án Theo Ngân hàng thế giới “Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định”. Theo Lyn Squire “Dự án là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn lực hữu hạn vốn có (như đất đai, nhân công, tiền vốn và các nguồn lực tự nhiên khác) nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho nhà đầu tư và xã hội”. Trong điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng (ban hành kèm theo Nghị định số177/CP ngày 20 tháng 10 năm 1994 của Chính phủ), dự án đầu tư được hiểu như sau:"Dự án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định." Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 nêu là “Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định”.
Cũng có tài liệu tổng kết rằng: dự án là một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm vào việc sử dụng có hiệu quả các đầu vào để thu được đầu ra vì mục tiêu cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động. Đầu vào ở đây là các nguồn lao động, vật tư, tiền vốn và đất đai. Đầu ra là các sản phẩm, dịch vụ hoặc là sự giảm bớt đầu vào. Sử dụng đầu vào được thể hiện trong các biện pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức và các luật lệ.
4 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách Khoa Hà Nội Đặc tính của dự án Các dự án đều có sự phức tạp riêng, trong đó có nhiều hoạt động liên quan đến nhau, nhiều người tham gia và liên quan đến nhiều bộ phận chức năng. đều bao gồm nhiều công việc đa dạng. Mỗi dự án đều bao gồm nhiều công việc đa dạng. Mỗi công việc đều phải kết thúc bằng một vật phẩm cụ thể như sản phẩm, công trình, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu.
Các công việc trong dự án có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, vì tất cả các công việc đều phục vụ cho sự thành công của dự án. Các công việc phụ thuộc lẫn nhau không chỉ vì trình tự lôgíc về thời gian, mà còn là kết quả của công việc này sẽ là tiền đề cho kết quả của công việc khác. Vì vậy việc tổ chức các công việc một cách hợp lý sẽ tạo ra hiệu quả cho quá trình thực hiện dự án. Và các dự án đều phải có mục đích, kết quả rõ ràng.
Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định như một tòa nhà chung cư, một hệ thống sản phẩm phần mềm, một hệ thống mạng cáp truyền hình… Khác với các quá trình sản xuất liên tục có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà mang tính độc đáo riêng biệt. Do đó, sản phẩm hay dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên, trong nhiều dự án tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau…Từ đó cho thấy nếu 02 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo giá trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí.
Không có dự án nào lại không có thời điểm khởi đầu và kết thúc. Nó không kéo dài mãi mãi. Do đó, bất kỳ một dự án cũng được đặt vào một khoảng thời gian định trước hết sức nghiêm ngặt, bất kỳ một sự trễ hạn nào cũng đều kéo theo một chuỗi các biến cố bất lợi như vượt chi, tổ chức lại các nguồn lực, thay đổi tiến độ cung cấp thiết bị, vật tư. và tất nhiên không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự đoán ban đầu.
5 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách Khoa Hà Nội Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực. Các nguồn lực ràng buộc một cách chặt chẽ và định hình nên khuôn khổ của dự án. Khối lượng tiêu hao nguồn lực cho dự án chính là một thông số then chốt phản ảnh mức độ thành công của dự án. Việc huy động và sử dụng các nguồn lực cho dự án thường liên quan đến các bên tham gia dự án.
Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, triển khai dự án) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các thành viên trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Mọi dự án đều được triển khai trong một môi trường hoạt động luôn biến đổi và nhiều rủi ro.
Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật liệu và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án công nghệ thông tin, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng (Quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao. Vì vậy điều hành dự án bắt buộc phải tính đến những hiện tượng này để phân tích và ước lượng được các rủi ro, lựa chọn các giải pháp phù hợp. Dự kiến những trường hợp phòng thủ cần thiết cũng như theo dõi, giám sát và có phản ứng thích hợp, kịp thời đảm bảo cho dự án đi đến thành công.2 Phân loại dự án Có nhiều loại dự án khác nhau về mục đích, tính chất, qui mô, đặc điểm và mức độ phức tạp.
Để phân tích, đánh giá và quản lý các dự án, người ta tiến hành phân loại các dự án đầu tư. Có rất nhiều cách phân loại các dự án đầu tư khác nhau tuỳ theo các mục đích sử dụng, ở đây chỉ trình bày một số cách phân lọai dự án phổ biến trong các doanh nghiệp. Phân loại theo quy mô 6 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách Khoa Hà Nội Căn cứ vào qui mô vốn đầu tư ban đầu đưa vào dự án và tầm quan trọng của các dự án, người ta chia ra như sau : - Dự án lớn: là dự án được đặc trưng bởi tổng mức đầu tư lớn, số lượng các bên tham gia đông, thời gian dự án dài và ảnh hưởng mạnh đến môi trường kinh tế và sinh thái - Dự án nhỏ: có đặc tính ngược với dự án lớn, không đòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian sử dụng ngắn, không phức tạp và ảnh hưởng không mạnh đến môi trường kinh tế và sinh thái - Ở Việt Nam, phân loại theo quy mô và tính chất quan trọng của dự án, dự án được phân thành: Dự án trọng điểm quốc gia và dự án thuộc các nhóm A, B, C – phân cấp quản lý, ưu đãi. Phân loại theo mục đích đầu tư Căn cứ vào các chức năng hay mục đích của các dự án, người ta chia các dự án thành bốn loại: - Dự án đầu tư thay thế là các dự án thay thế các thiết bị hiện có.
- Dự án đầu tư hiện đại hoá các thiết bị máy móc. - Dự án đầu tư mở rộng - Dự án đầu tư mới Phân loại theo mối quan hệ giữa các dự án Dựa trên mối quan hệ giữa các dự án người ta chia ra làm hai nhóm dự án: Dự án đầu tư độc lập và dự án đầu tư phụ thuộc. Dự án đầu tư độc lập là những dự án được coi là độc lập với nhau về mặt kinh tế, nếu dự án này được chấp thuận hay từ chối sẽ không ảnh hưởng đến dòng tiền của dự án khác và ngược lại. Khi hai dự án được coi là độc lập về mặt kinh tế có nghĩa quyết định đầu tư dự án này không ảnh hưởng đến quyết định đầu tư dự án kia.
Dự án đầu tư phụ thuộc bao gồm các dự án phụ thuộc lẫn nhau về mặt kinh tế có nghĩa dòng tiền của dự án này sẽ chịu ảnh hưởng quyết định đầu tư của dự án khác. Trong các dự án phụ thuộc người ta chia ra hai loại: dự án đầu tư bổ sung và dự án đầu tư thay thế. 7 Luận văn thạc sỹ Trường đại học Bách Khoa Hà Nội - Một dự án được gọi là dự án bổ sung cho một dự án khác khi đầu tư dự án đó sẽ làm tăng lợi ích dự kiến của dự án khác. - Một dự án được coi là dự án thay thế một dự án khác nếu đầu tư dự án đó sẽ làm cho lợi ích dự kiến thu được của dự án kia giảm xuống.
Trong trường hợp thay thế cao nhất là khi quyết định đầu tư dự án này sẽ làm cho lợi ích của dự án kia bị triệt tiêu hoàn toàn hay quyết định đầu tư dự án này sẽ bác bỏ tất cả các dự án còn lại, các dự án này được gọi là các dự án loại trừ nhau.3 Quản lý dự án và các giai đoạn thực hiện một dự án Quản lý dự án Quản lý dự án là việc vận dụng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để ra các quyết định quản lý phù hợp luật pháp, đưa dự án đạt tới các mục tiêu đặt ra. Nói cách khác, quản lý dự án là một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại.