I. Khám phá vai trò dịch vụ thông tin tại ĐH Kiến trúc Hà Nội
Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức, thông tin khoa học và công nghệ (KH&CN) đã trở thành một lực lượng sản xuất cốt lõi, quyết định chất lượng đào tạo và năng lực nghiên cứu tại các trường đại học. Tại Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (HAU), một trung tâm đào tạo và nghiên cứu đầu ngành về kiến trúc - xây dựng, việc phát triển dịch vụ thông tin không chỉ là nhiệm vụ hỗ trợ mà còn là yếu tố sống còn cho sự phát triển bền vững. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin, do Trung tâm Thông tin - Thư viện (TTTV) vận hành, đóng vai trò là cầu nối tri thức, cung cấp nguồn lực thiết yếu cho mọi hoạt động của nhà trường. Các dịch vụ này phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, thực hiện đề tài nghiên cứu của giảng viên và sinh viên, cũng như hỗ trợ công tác quản lý, hoạch định chính sách. Đặc thù của ngành kiến trúc - xây dựng đòi hỏi nguồn thông tin đa dạng, tổng hợp từ kỹ thuật, mỹ thuật đến văn hóa, xã hội, và phải được cập nhật liên tục. Do đó, một hệ thống thông tin thư viện hiện đại và hiệu quả là nền tảng để quản lý tri thức đại học, thúc đẩy sáng tạo và đảm bảo năng lực cạnh tranh của HAU trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Việc nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống này là một yêu cầu cấp thiết, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin và nâng cao toàn diện chất lượng giáo dục.
1.1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin thư viện HAU
Hệ thống thông tin thư viện tại Đại học Kiến trúc Hà Nội giữ một vị trí chiến lược, là xương sống cho các hoạt động đào tạo và nghiên cứu. Theo luận văn của Vũ Thị Mỹ Nguyên (2008), vai trò này thể hiện rõ qua việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc cải tiến mục tiêu, chương trình đào tạo, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi sang học chế tín chỉ. Hệ thống này là công cụ để Hội đồng khoa học và Ban giám hiệu hoạch định chính sách phát triển. Nó còn là nguồn tư liệu không thể thiếu cho giảng viên biên soạn bài giảng, cho nghiên cứu sinh thực hiện luận án, và cho sinh viên học tập, làm đồ án. Việc hiện đại hóa trung tâm thông tin và các dịch vụ đi kèm trực tiếp hỗ trợ nghiên cứu khoa học, giúp nhà trường thực hiện thành công các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ và các dự án chuyển giao công nghệ. Một hệ thống mạnh mẽ đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời, là yếu tố quyết định hiệu quả đào tạo và yêu cầu hội nhập trong thế kỷ 21.
1.2. Phân tích nhu cầu thông tin của người dùng tin tại HAU
Nhu cầu thông tin tại HAU rất đa dạng và chuyên sâu, phản ánh đặc thù của các ngành đào tạo. Người dùng tin chính bao gồm nhóm giảng viên, nghiên cứu viên, học viên cao học, sinh viên và cán bộ quản lý. Theo khảo sát, chuyên ngành Kiến trúc và Xây dựng có lượng quan tâm lớn nhất, chiếm lần lượt 58.2% và 51%. Về ngôn ngữ, tiếng Anh là ngoại ngữ được sử dụng nhiều nhất (84.4%), cho thấy xu hướng tiếp cận tài liệu quốc tế. Về loại hình tài liệu, tạp chí chuyên ngành (73%) và sách tham khảo (69.6%) được quan tâm hàng đầu, chứng tỏ nhu cầu cập nhật kiến thức mới và nghiên cứu sâu. Đặc biệt, tài nguyên điện tử HAU nhận được sự quan tâm lớn (42.6%), cho thấy xu hướng dịch chuyển sang môi trường số. Việc thấu hiểu các đặc điểm này là cơ sở quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin, xây dựng các sản phẩm phù hợp và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thư viện.
II. Thách thức trong việc phát triển dịch vụ thông tin HAU
Mặc dù đã có những nỗ lực nhất định, hệ thống dịch vụ thông tin tại Đại học Kiến trúc Hà Nội vẫn đối mặt với nhiều thách thức đáng kể, làm hạn chế hiệu quả hoạt động và chưa đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của người dùng tin. Những hạn chế này tồn tại ở cả sản phẩm thông tin, phương thức phục vụ và cơ sở hạ tầng. Luận văn gốc chỉ ra rằng chất lượng sản phẩm thông tin chưa cao, các phương thức phục vụ thiếu linh hoạt. Sự phát triển không đồng bộ giữa nguồn lực thông tin truyền thống và các yêu cầu của môi trường số đã tạo ra một khoảng cách lớn. Hệ thống tổ chức không gian của thư viện bị phân mảnh, gây khó khăn cho người dùng khi phải di chuyển giữa các phòng đọc khác nhau để tiếp cận các loại tài liệu. Hơn nữa, việc triển khai phục vụ tài liệu dạng số còn nhiều hạn chế do hạ tầng máy tính chưa đáp ứng. Những yếu tố này đã và đang là rào cản lớn trên con đường thực hiện chuyển đổi số thư viện, xây dựng một dịch vụ thư viện thông minh và thực sự lấy người dùng làm trung tâm.
2.1. Hạn chế của nguồn lực và các sản phẩm thông tin truyền thống
Các sản phẩm thông tin truyền thống như mục lục phiếu chữ cái và phân loại, dù là công cụ cơ bản, nhưng bộc lộ nhiều nhược điểm trong việc tra cứu và không còn phù hợp với tốc độ phát triển của thông tin. Cơ sở dữ liệu hiện có, như CSDL đồ án sinh viên xây dựng từ năm 2002, không được cập nhật thường xuyên, làm giảm giá trị sử dụng. Theo tài liệu nghiên cứu, CSDL này chỉ có 79 biểu ghi đồ án môn học và 18 biểu ghi đồ án tốt nghiệp, một con số quá nhỏ so với thực tế. Nguồn tài liệu in ấn dù phong phú nhưng việc tổ chức kho đóng tại các phòng đọc sinh viên làm hạn chế khả năng tiếp cận trực tiếp của người dùng. Tình trạng này cản trở việc phát triển văn hóa đọc trong sinh viên kiến trúc và không khuyến khích việc tự khám phá tri thức.
2.2. Khó khăn trong việc tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thư viện
Trải nghiệm của người dùng tại thư viện HAU chưa được tối ưu. Một trong những nguyên nhân chính là cách tổ chức không gian thiếu tích hợp. Việc bố trí các phòng đọc (giáo trình, tạp chí, giáo viên) ở các tầng khác nhau (tầng 4, 5, 6) buộc người dùng phải di chuyển liên tục, gây lãng phí thời gian và tạo cảm giác bất tiện. Cách tổ chức này không phù hợp với mô hình thư viện điện tử hiện đại, nơi các không gian và dịch vụ cần được liên kết chặt chẽ. Hơn nữa, các dịch vụ hiện có như sao chép, hỏi đáp vẫn mang tính thủ công, chưa ứng dụng nhiều công nghệ để tăng tốc độ và hiệu quả. Việc thiếu một cổng thông tin sinh viên HAU tích hợp, nơi cung cấp mọi dịch vụ và tài nguyên một cách tập trung, cũng là một điểm yếu lớn cần khắc phục để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thư viện.
III. Phương pháp chuyển đổi số thư viện ĐH Kiến trúc Hà Nội
Để vượt qua các thách thức và đáp ứng yêu cầu của thời đại mới, việc chuyển đổi số thư viện là giải pháp mang tính chiến lược và toàn diện cho Đại học Kiến trúc Hà Nội. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc trang bị công nghệ mà là một cuộc cải tổ sâu sắc về cách thức thu thập, quản lý, và cung cấp thông tin. Mục tiêu chính là xây dựng một thư viện số ĐH Kiến trúc Hà Nội hiện đại, nơi mọi tài nguyên được số hóa và truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu. Giải pháp này tập trung vào hai trụ cột chính: xây dựng các cơ sở dữ liệu số hóa mạnh mẽ và phát triển một hệ sinh thái tài nguyên điện tử HAU phong phú. Việc đầu tư vào số hóa tài liệu chuyên ngành, đặc biệt là các đồ án, luận văn, và công trình nghiên cứu nội sinh, sẽ tạo ra một kho tri thức độc đáo và có giá trị cao. Quá trình chuyển đổi số này sẽ đặt nền móng vững chắc cho việc phát triển các dịch vụ thư viện thông minh, nâng cao năng lực hỗ trợ nghiên cứu khoa học và mang lại một môi trường học thuật năng động, sáng tạo cho toàn trường.
3.1. Xây dựng thư viện số và cơ sở dữ liệu trực tuyến kiến trúc
Nền tảng của chuyển đổi số là việc xây dựng một thư viện số ĐH Kiến trúc Hà Nội hoàn chỉnh. Điều này bao gồm việc nâng cấp hệ quản trị thư viện tích hợp Libol để khai thác các tính năng quản lý tài nguyên số và tìm kiếm toàn văn. Trọng tâm là xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến kiến trúc toàn văn, không chỉ bao gồm các biểu ghi thư mục mà còn chứa nội dung đầy đủ của tài liệu. Theo đề xuất trong luận văn, cần xây dựng CSDL toàn văn cho các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án. Điều này cho phép người dùng truy cập và khai thác thông tin một cách sâu sắc và hiệu quả hơn. Đồng thời, cần liên kết và mua quyền truy cập các cơ sở dữ liệu chuyên ngành quốc tế để làm phong phú nguồn học liệu, đáp ứng tiêu chuẩn đào tạo quốc tế.
3.2. Số hóa tài liệu chuyên ngành và phát triển tài nguyên điện tử
Quá trình số hóa tài liệu chuyên ngành là một nhiệm vụ cấp thiết. Cần có một quy trình tổng thể để số hóa các tài liệu quý như luận văn, luận án, đồ án sinh viên xuất sắc, và các tài liệu chuyên ngành kiến trúc - xây dựng cũ. Việc này không chỉ giúp bảo quản tài liệu mà còn tạo ra nguồn tài nguyên điện tử HAU dồi dào. Cần thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ với các khoa để thu thập và cập nhật thường xuyên các đồ án, bài báo khoa học dạng số. Song song đó, phát triển các nguồn học liệu mở (Open Educational Resources - OER) bằng cách chia sẻ các bài giảng, giáo trình do chính giảng viên nhà trường biên soạn sẽ góp phần khẳng định vị thế học thuật của HAU và thúc đẩy việc chia sẻ tri thức trong cộng đồng.
IV. Bí quyết nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin người dùng
Bên cạnh chuyển đổi số về hạ tầng, việc nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin tập trung vào người dùng là yếu tố quyết định sự thành công. Một hệ thống hiện đại sẽ trở nên vô nghĩa nếu các dịch vụ không thân thiện, không linh hoạt và không đáp ứng đúng nhu cầu thực tế. Do đó, cần một chiến lược toàn diện để tái cấu trúc và phát triển các loại hình dịch vụ, từ truyền thống đến hiện đại. Trọng tâm của chiến lược này là xây dựng các dịch vụ thư viện thông minh, có khả năng cá nhân hóa và chủ động gợi ý thông tin cho người dùng. Các dịch vụ mới cần được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ, chẳng hạn như dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI), dịch vụ mượn liên thư viện, hay dịch vụ tư vấn thông tin chuyên sâu. Đồng thời, việc tạo ra một môi trường tương tác, khuyến khích học hỏi và nghiên cứu thông qua các hoạt động của thư viện cũng góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy văn hóa đọc trong sinh viên kiến trúc và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực thông tin.
4.1. Phát triển các dịch vụ thư viện thông minh và linh hoạt
Các dịch vụ thư viện thông minh vượt ra ngoài khuôn khổ phục vụ bị động. Cần triển khai các dịch vụ mới như phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI), tự động gửi thông báo về tài liệu mới theo lĩnh vực quan tâm của người dùng. Dịch vụ mượn liên thư viện cần được đẩy mạnh để mở rộng phạm vi tiếp cận tài liệu cho cán bộ và sinh viên. Dịch vụ tư vấn thông tin cũng cần được chuyên nghiệp hóa, với các cán bộ thư viện đóng vai trò là chuyên gia thông tin, hỗ trợ người dùng tìm kiếm và đánh giá nguồn tin hiệu quả. Việc tổ chức đồng bộ hệ thống dịch vụ, từ phục vụ tại chỗ đến các dịch vụ trực tuyến, sẽ tạo ra một trải nghiệm liền mạch và hiệu quả.
4.2. Xây dựng cổng thông tin sinh viên HAU tích hợp
Một cổng thông tin sinh viên HAU duy nhất và tích hợp là giải pháp đột phá để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng thư viện. Cổng thông tin này không chỉ là nơi tra cứu OPAC mà còn là điểm truy cập tới tất cả các tài nguyên điện tử HAU, các cơ sở dữ liệu, lịch học, thông báo và các dịch vụ thư viện khác. Mỗi sinh viên sẽ có một tài khoản cá nhân hóa, cho phép quản lý lịch sử mượn trả, lưu các tìm kiếm yêu thích, và nhận các gợi ý tài liệu phù hợp. Việc tích hợp này giúp đơn giản hóa quá trình tương tác với thư viện, biến nó thành một công cụ hỗ trợ học tập và nghiên cứu không thể thiếu trong đời sống học thuật của sinh viên.
V. Mô hình dịch vụ thông tin hỗ trợ nghiên cứu khoa học
Để thực sự trở thành trung tâm tri thức của trường, thư viện cần xây dựng một mô hình dịch vụ chủ động hỗ trợ nghiên cứu khoa học. Mô hình này vượt qua vai trò lưu trữ và cung cấp tài liệu truyền thống để trở thành một đối tác đồng hành trong suốt vòng đời của một dự án nghiên cứu. Nó bắt đầu từ việc cung cấp thông tin tổng quan, các bài tổng luận (review) về một lĩnh vực, đến việc hỗ trợ tra cứu các cơ sở dữ liệu trực tuyến kiến trúc chuyên sâu, cung cấp tài liệu gốc qua dịch vụ mượn liên thư viện. Hơn nữa, thư viện có thể hỗ trợ các nhà nghiên cứu trong việc quản lý tài liệu tham khảo, kiểm tra đạo văn và tư vấn về các tạp chí uy tín để công bố bài báo. Áp dụng các nguyên tắc quản lý tri thức đại học, thư viện sẽ thu thập, tổ chức và phổ biến các sản phẩm nghiên cứu của trường, tạo thành một chu trình tri thức khép kín, làm giàu thêm nguồn lực thông tin nội sinh và nâng cao tầm ảnh hưởng học thuật của Đại học Kiến trúc Hà Nội.
5.1. Ứng dụng quản lý tri thức đại học vào thực tiễn
Mô hình quản lý tri thức đại học coi tri thức là một tài sản chiến lược. Trong bối cảnh thư viện, điều này có nghĩa là chủ động thu thập, phân loại, lưu trữ và phổ biến không chỉ tài liệu mà cả tri thức ẩn trong các chuyên gia, giảng viên. Thư viện có thể tổ chức các buổi seminar, workshop để các nhà nghiên cứu chia sẻ kinh nghiệm, kết quả. Cần xây dựng một hệ thống kho tri thức (knowledge repository) để lưu trữ các công trình nghiên cứu, bài báo khoa học, sáng kiến kinh nghiệm của cán bộ, giảng viên trong trường. Hệ thống này không chỉ giúp tránh lãng phí tài nguyên trí tuệ mà còn là nguồn tham khảo quý giá cho các thế hệ sau, thúc đẩy sự kế thừa và phát triển trong nghiên cứu.
5.2. Cung cấp thông tin theo chuyên đề và dịch thuật theo yêu cầu
Để hỗ trợ nghiên cứu một cách hiệu quả, các dịch vụ cần được cá nhân hóa ở mức độ cao. Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề là một ví dụ điển hình. Theo đó, thư viện sẽ tổng hợp và cung cấp một gói thông tin đầy đủ về một chủ đề cụ thể theo yêu cầu của một cá nhân hoặc một nhóm nghiên cứu. Bên cạnh đó, luận văn gốc cũng đề xuất phát triển dịch vụ dịch thuật tài liệu theo yêu cầu. Với nguồn tài liệu ngoại văn phong phú nhưng rào cản ngôn ngữ vẫn tồn tại, dịch vụ này sẽ giúp các nhà khoa học tiếp cận nhanh chóng với các tri thức tiên tiến trên thế giới, đặc biệt hữu ích cho các đề tài nghiên cứu mang tính tiên phong và cấp thiết.
