CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khài niệm về hệ thống thông tin được định nghĩa như sau: - Thông tin: Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phương thức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn của bản thân dữ liệu. Thống tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê) có ý nghĩa thiết thực phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung.
Các phần tử trong hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương thức xử lý, quy tắc hoạt động.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý và lập kế hoạch chiến lược.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự a. Khái niệm quản lý nhân sự Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp nhằm 4 Luan van thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định. Mai Thanh Lan – PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn, Giáo trình quản trị nhân lực, Đại học Thương Mại) b.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Là các hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến lược: Là các hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch về nguồn nhân lực, hệ thống quản trị nhân sự mức chiến lược thường gồm ba thành phần chính là cơ sở dữ liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược và hàng loạt mô hình thống kê, đánh giá nguồn lực nhân sự.TS Đàm Gia Mạnh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) 1. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Một số lý thuyết về HTTT quản lý, HTTT quản lý nhân sự 1. Một số lý thuyết về HTTT quản lý a.
Vai trò của HTTT quản lý HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân. Ngày nay, một số DN coi HTTT là yếu tố 5 Luan van sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. Nhiệm vụ của HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.
Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của DN. Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng: Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một phần đặc biệt của HTTT quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và đội ngũ nhân viên của DN. Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
6 Luan van Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định những đường lối phát triển. Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn. Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.
Một số lý thuyết về quản lý nhân sự, HTTT quản lý nhân sự a. Mục tiêu quản lý nhân sự Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng… b. Vai trò của quản lý nhân sự Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động.
Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị nhân sự Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Mỗi một yếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tác động nhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực.
Ở đây có thể chia các nhân tố này làm hai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN. Nhóm yếu tố bên ngoài DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật, đối thủ cạnh tranh. Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì môi trường bên ngoài cũng thay đổi rất nhanh chóng. Điều này đòi hỏi các DN muốn tồn tại phải luôn tự đổi mới để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả năng cạnh tranh của mình.
Nhóm yếu tố bên trong DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết lý và các chính sách về quản lý nhân sự của DN. Việc áp dụng các thông lệ tốt 7 Luan van trong quản lý nguồn nhân lực rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt. Tuy nhiên ở một số DN điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến khích nhân viên cố gắng hết sức. Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng những phương pháp không mang tính xây dựng.
Do vậy, để vượt qua những thách thức này người quản lý cần phải học hỏi nhiều hơn cách tìm và áp dụng các phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn trong doanh nghiệp của mình. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mức tác nghiệp - Quản lý lương: Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phòng kế toán.