CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG 1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 1. Một số khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Trong phần này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin được trích dẫn trong Phân tích và thiết kế hệ thống tin của tác giả Nguyễn Văn Ba (2003), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý. Hệ thống thông tin (HTTT) là tập hợp có tổ chức con người, các thiết bị phần mềm, dữ liệu,… để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường.
Nguồn Đích (source) (destination) Thu thập Xử lý Phân phát (input) (processing) (output) Lưu trữ (storage) Hình 1.1 Mô hình hệ thống thông tin Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra. Đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn( source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (store). Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý: là một hệ thống tích hợp“người-máy” tạo ra các thông tin giúp cho con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mền, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của các doanh nghiệp, các tổ chức. Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến. Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý: - Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. - Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Các nguồn lực HTTT Con người: Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Con người trong hệ thống thông tin được chia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống. Phần cứng: Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị nhập/ thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ.
Phần mềm: Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết bởi ngôn ngữ lập trình. Phần mềm được chia thành: phần mềm hệ thống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,… Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. 7 Luan van Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẽ các dữ liệu và tài nguyên mạng.
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý a) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước: - Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ. Tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó.
- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. Xác định phạm vi ứng dụng và các ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến. Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống. - Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi.
Phác hoạ các giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện.) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng. - Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát. Xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo. Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự, trang thiết bị.) để triển khai dự án.
b) Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới.
Cũng có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới. Việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệ thống hoặc có thể tiến hành riêng. Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì. c) Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới.
Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong đặc tả yêu cầu. Một số các công việc thường được thực hiện trong giai đoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập, nhận biết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms (vẽ trên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu và bảng để tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đến output. Kết 8 Luan van quả giai đoạn thiết kế là đặc tả thiết kế (Design Specifications). Bản đặc tả thiết kế chi tiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giai đoạn xây dựng phần mềm.
d) Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống. Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn. Cũng chính người viết code chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giải thích thủ tục (procedure) mà anh ta tạo nên được viết như thế nào và lý do cho việc này. Để đảm bảo chương trình được viết nên phải thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trước trong bản đặc tả thiết kế chi tiết, người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành thử nghiệm phần chương trình của mình.
Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin kinh tế Theo “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Hướng cấu trúc và hướng đối tượng”, của tác giả Nguyễn Văn Vỵ (2002), NXB Thống kê, Hà Nội a) Phương pháp hướng cấu trúc: Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính tành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. Một số phương pháp phân tích có cấu trúc: - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ được dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng.
Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống. - Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp dựa trên các mức mức trừu tượng hoá của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình.