CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm hệ thống Hệ thống được xem như là tập hợp các phân tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Đinh Thế Hiển, NXB Thống kê, 2002). Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003).
Từ khi ra đời và phát triển, hệ thống thông tin phục vụ rất nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển. Các thành phần của HTTT – Con người và thiết bị – Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của DN – Các xử lý: Là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm: + Sinh ra các thông tin theo thể thức quy định + Trợ giúp ra các quyết định 1.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Khái niệm hệ thống thông tin quản lý là các phương tiện, biện pháp theo dõi, kiểm tra các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003). Thành phần: – Hệ thống quyết định: xác định mục tiêu mà tổ chức phải vươn tới, tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện mục tiêu đó. – Hệ thống tác vụ: thực hiện các hoạt động của tổ chức theo chiến lược mà hệ thống quyết định đề ra. – Hệ thống thông tin: phân tích và cung cấp thông tin về tình hình của hệ thống tác vụ và chuyển các chỉ thị của hệ thống quyết định cho hệ thống tác vụ.
4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khái niệm khách hàng Trong nền kinh tế thị trường, với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì khách hàng là điều kiện tiên quyết để mỗi doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. “Không có khách hàng sẽ không có bất cứ công ty nào tồn tại” – đó là nhận định của nhà kinh tế nổi tiếng Erwin Frand. Bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng cần có khách hàng.
Khách hàng là người mà chúng ta đã, đang hoặc sẽ cùng họ trao đổi giá trị. Họ có thể trao cho chúng ta một thứ gì đó (thông thường, nhưng không phải luôn luôn là tiền) để đổi lại một vài thứ khác thường là dịch vụ hoặc hàng hóa. Khách hàng có thể là bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào tham gia vào kênh phân phối hay quyết định (không phải đối thủ cạnh tranh) mà hành động của họ có thể tác động đến việc mua sản phẩm hay dịch vụ của công ty (Khách hàng – doanh nghiệp cùng hợp tác phát triển, Thu Phương, NXB Thống kê, 2006). Với nhiều yêu cầu từ đơn giản tới phức tạp của từng doanh nghiệp cụ thể, song nhìn chung hệ thống thông tin quản lý khách hàng này phải cung cấp đúng và đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản trị để đưa ra quyết định đúng đắn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải hiểu rõ và đồng thời công nhận rằng hệ thống thông tin quản lý khách hàng cũng như những hệ thống quản trị doanh nghiệp khác không phải là chiếc đũa thần cho mọi nhu cầu. Thay vào đó, hệ thống sẽ cung cấp nhiều thông tin liên quan hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định đối với từng nhu cầu cụ thể của mình. Phân tích thiết kế HTTT 1. Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khác nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau.
Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, NXB Thống Kê, 2002 thì quy trình PTTK HTTT được chia thành 6 giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau. Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án.
Giai đoạn khảo sát được chia làm hai bước: Bước 1: Khảo sát sơ bộ: tìm hiểu các yếu tố cơ bản (tổ chức, văn hóa, đặc trưng, con người,.) tạo tiền đề để phát triển HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp. Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống (chức năng xử lý, thông tin được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệp vụ) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như: Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào? Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào? Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao? Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào? Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao? Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát, nhà quản trị và các chuyên gia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thể như sau: Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai.
Phân tích và đặc tả mô hình các chức năng và các tác nhân được thể hiện thông qua các sơ đồ. Phân tích bảng dữ liệu. Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết. Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan.
Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng. Giai đoạn 3: Thiết kế Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết. Giai đoạn này được chia làm hai bước sau: Bước 1: Thiết kế tổng thể Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng. Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý.
Bước 2: Thiết kế chi tiết Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file sql. Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án. Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và xử lý cho người dùng.
Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống. Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu. Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau: Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống. Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer,. Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar,.
Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn. Giai đoạn 5: Kiểm thử Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử. Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm). Thử nghiệm hệ thống thông tin.
Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có). Viết test case theo yêu cầu. Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đạt yêu cầu đặt ra. Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
Cài đặt phần mềm.