LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại. Thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và tin học nói riêng. Ở Việt Nam tin học không còn trở lên xa lạ và ngày càng được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực quản lý. Quản lý là một hoạt động vô cùng quan trọng, bất cứ cấp độ nào cũng đều phải có quản lý.
Quản lý bao gồm rất nhiều khía cạnh như quản lý con người, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế, quản lý xã hội… Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch. Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanh mà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”.
Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại Công ty CP máy tính Thành Hưng ” LUAN VANSVTH: CHAT Lê ThịLUONG Thùy Thắm download1 : add luanvanchat@agmail.com Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA 1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa 1. Tầm quan trọng của HTTT quản lý hàng hóa Do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng cao, do đó đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiện. Hiện nay do xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, của các tổ chức, chính vì vậy mà việc quản lý sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết các doanh nghiệp.
Lĩnh vực quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu rất lớn vì số lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chính xác, đồng thời thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công và bán thủ công. Như vậy, em nhận thấy nếu có một hệ thống quản lý hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu của nghiệp vụ cũng như đòi hỏi của công việc thì đây là một thị trường lớn cho hệ thống quản lý hàng hóa 1. Ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa Quản lý hàng hóa có ý nghĩa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp.
Mọi sự thành công đều có điểm xuất phát. Quản lý hàng hóa của doanh nghiệp tốt sẽ là nền tảng của mọi kế hoạch được thực hiện, bởi nó là nguồn thu nhập chính phục vụ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty CP máy tính Thành Hưng, qua quá trình tìm hiểu em thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý hàng hóa cũng như sự bức thiết phải có một hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty, em đã đi sâu nghiên cứu, xây dựng đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tại công ty CP máy tính Thành Hưng”. Với mong muốn góp một phần công sức của mình vào vấn đề phát triển của công ty.
Tổng quan về phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa Trước tiên, hãy xem xét về nghiệp vụ quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp nước ngoài họ quản lý hàng hóa bằng những phần mềm quản lý tiên tiến, hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa sau khi nhập và xuất. Những hệ thống này đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. LUAN VANSVTH: CHAT Lê ThịLUONG Thùy Thắm download2 : add luanvanchat@agmail.com Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Trên thực tế công tác quản lý hàng hóa ở các DN trong nước hiện nay vẫn còn gặp rất nhiều thách thức lớn.
Một số thách thức hiện nay mà các DN gặp phải như về mặt kỹ thuật thiếu thốn về cả vật chất lẫn trình độ kỹ thuật, nguồn lực tài chính, vốn. Khó khăn và thách thức lớn nhất đối với các DN trong nước hiện nay không phải là thiếu vốn hay trình độ kỹ thuật mà là làm thế nào để quản lý hàng hóa có hiệu quả. Quản lý thủ công, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý chưa đồng bộ và chưa đem lại hiệu quả thực sự rõ rệt. Hệ thống và các phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lý hàng hóa chưa được khai thác hết các tính năng, các tài nguyên sẵn có.
Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý hàng hóa nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan: Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế” đề tài này do sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 7. Nhìn chung đề tài này chỉ đáp ứng được yêu cầu về quản lý xuất, nhập, tìm kiếm thông tin một cách khoa học hơn. Còn ngoài ra các báo cáo và tính bảo mật các thông tin chưa thực hiện được.
Đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hàng hóa của công ty máy tính Hải Phong” đề tài này do sinh viên Nguyễn Kim Phượng trường Đại học Kinh Tế Quốc Tế Quốc Dân thực hiện bằng Hệ quản trị CSDL Access. Đề tài này đã đáp ứng được các yêu cầu hiện tại. Tuy nhiên, đề tài bị dư thừa về CSDL và cần được hoàn thiện hơn. Tại công ty CP máy tính Thành Hưng hệ thống quản lý hàng hóa của công ty đã giải quyết được tương đối nhiều công việc theo yêu cầu đã đề ra.
Tuy nhiên, hệ thống này cũng có phần chưa được tốt trong quá trình cập nhật, theo dõi, thay đổi thông tin nhập, xuất, kiểm kê hàng, quản lý dữ liệu lưu trữ, tìm kiếm thông tin từ dữ liệu lưu trữ chưa thực sự nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy, cần phải có sự phân tích, thiết kế một hệ thống quản lý hàng hóa đáp ứng được các yêu cầu mà công ty cần và từ đó có thể đưa hệ thống vào hoạt động của công ty. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Để xây dựng được HTTT quản lý hàng hóa, trước hết em đi tìm hiểu các khái niệm thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, phân loại hệ thống thông tin quản lý, khái niệm phân tích, thiết kế HTTT quản lý và phương pháp, công cụ sử dụng để phân tích, thiết kế HTTT quản lý LUAN VANSVTH: CHAT Lê ThịLUONG Thùy Thắm download3 : add luanvanchat@agmail.com Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Sau khi đã tìm hiểu các khái niệm và quy trình phân tích thiết kế , em sẽ tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa, gồm các nhiệm vụ chính là: Quản lý hàng nhập (phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, dự trù hàng nhập) quản lý hàng xuất (phiếu xuất kho, quản lý hàng tồn), lập các tra cứu báo cáo (nhập, xuất, tồn, chi tiết hàng tồn, chênh lệnh). Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa - Phạm vi nghiên cứu của đề tài Không gian: Địa điểm: Tại công ty CP máy tính Thành Hưng.
Bộ phận: Bộ phận kho. Đối tượng: Nhân viên kho và nhân viên phòng kinh doanh. Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 2 năm từ 2010 đến 2012. Phương pháp nghiên cứu đề tài 1.
Phương pháp thu thập dữ liệu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Mục đích của phương pháp này là thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình quản lý hàng hóa tại công ty. - Phương pháp quan sát hệ thống Tiến hành quan sát các công việc hằng ngày của Bộ phận kho, phòng kinh doanh để hiểu rõ quá trình xuất, nhập hàng hóa tại kho. Việc quan sát sẽ giúp tư vấn viên có được bức tranh khái quát về công ty cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của công ty. - Phương pháp phỏng vấn Nội dung của phương pháp này là tiến hành phỏng vấn các cán bộ trong Bộ phận kho, phòng kinh doanh để hiểu được quá trình quản lý hàng hóa diễn ra như thế nào.
Phương pháp xử lý dữ liệu - Phương pháp thống kê Phương pháp này nhằm tổng hợp các thông tin điều tra, phỏng vấn chuẩn bị cho quá trình phân tích sau. Tất cả các thông tin cùng loại được tổng kết. - Phương pháp phân tích tổng hợp LUAN VANSVTH: CHAT Lê ThịLUONG Thùy Thắm download4 : add luanvanchat@agmail.com Mã SV: 09D190112 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Nguyễn Hằng Giang Các kết quả sau khi thống kê được tổng hợp phân tích, hệ thống hóa thành những thông tin hữu ích trong nghiên cứu vấn đề, nổi bật thực trạng của công ty. Kết cấu của khóa luận Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về vấn đề phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính Thành Hưng. Phần 3: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hàng hóa tại Công ty cổ phần máy tính Thành Hưng. LUAN VANSVTH: CHAT Lê ThịLUONG Thùy Thắm download5 : add luanvanchat@agmail.