Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Quản lý hàng hóa là một khâu then chốt trong chu kỳ vận hành của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và phân phối thiết bị công nghệ. Hoạt động này trực tiếp chi phối các chu trình mua, bán, bảo quản hiện vật và bảo toàn nguồn vốn lưu động. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn duy trì thói quen quản lý kho bãi bằng sổ sách rời rạc hoặc các công cụ bán thủ công trên bảng tính Microsoft Excel. Cách thức xử lý này bộc lộ nhiều điểm nghẽn: dữ liệu trùng lặp hoặc thiếu nhất quán, quy trình lập chứng từ xuất nhập tốn nhiều thời gian, việc lập báo cáo tồn kho chậm trễ và tiềm ẩn nguy cơ thất thoát dữ liệu nghiệp vụ quan trọng khi có sự biến động nhân sự.

Tại Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng – đơn vị kinh doanh linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật công nghệ thông tin – khối lượng giao dịch nhập xuất phát sinh liên tục mỗi ngày. Quy trình kiểm soát nội bộ dựa trên Excel không còn đáp ứng kịp tốc độ tăng trưởng kinh doanh và mở rộng mạng lưới phân phối của công ty. Nhận thức được nhu cầu bức thiết về việc chuẩn hóa hoạt động quản lý, tác giả Lê Thị Thùy Thắm đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hoá tại Công ty CP máy tính Thành Hưng".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa các khái niệm lý luận về thông tin, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, cùng phương pháp và công cụ phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng.
  2. Khảo sát, phân tích quy trình kinh doanh và đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý hàng hóa tại Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng.
  3. Xây dựng và thiết kế hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý hàng hóa mới nhằm giải quyết 4 nhóm nhiệm vụ: quản lý hàng nhập (lập dự trù, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho), quản lý hàng xuất (tiếp nhận yêu cầu, lập phiếu xuất kho), thống kê kho hàng và lập các báo cáo tra cứu (báo cáo nhập - xuất - tồn, chi tiết hàng tồn và chênh lệch).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được triển khai tại trụ sở Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng (Số 49B Ngõ 651 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội), tập trung khảo sát tại Bộ phận kho và Phòng Kinh doanh với đối tượng làm việc là nhân viên kho và nhân viên kinh doanh.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát, thu thập và xử lý số liệu hoạt động kinh doanh cùng chứng từ nghiệp vụ trong khoảng thời gian 2 năm, từ năm 2010 đến năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm chuẩn mực của chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS). Tác giả làm rõ bản chất của hệ thống như một tập hợp phần tử tương tác hướng tới mục tiêu chung; phân tích thông tin dựa trên bốn tính chất cơ bản: tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm và tính cục bộ. Văn bản phân loại các hệ thống thông tin theo chức năng phục vụ trong tổ chức bao gồm:

  • Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS): Thu thập và xử lý các giao dịch nghiệp vụ thường nhật.
  • Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Cung cấp báo cáo hướng quản trị dựa trên xử lý giao dịch.
  • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS): Trợ giúp nhận diện thời cơ và cung cấp dữ liệu hỗ trợ quyết định.
  • Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information System - EIS): Phục vụ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành.
  • Hệ thống chuyên gia (Expert System): Thu thập và mô phỏng tri thức của chuyên gia.
  • Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and Collaboration System): Tăng cường năng lực phối hợp giữa nhân viên, đối tác và nhà cung cấp.
  • Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System - OAS): Hỗ trợ cải thiện luồng công việc giấy tờ giữa các bộ phận.

Về phương diện quản trị, thông tin được phân cấp theo 3 tầng cấu trúc: cấp chiến lược (hoạch định mục tiêu, chính sách dài hạn), cấp chiến thuật (kiểm soát, điều phối phương tiện thực hiện mục tiêu) và cấp tác nghiệp (sử dụng hiệu quả nguồn lực trong ràng buộc tài chính, thời gian và kỹ thuật). Khóa luận cũng xác định ba yêu cầu quản lý hàng hóa thiết yếu: quản lý số lượng (theo dõi hiện vật, phát hiện ứ đọng vốn), quản lý chất lượng (kiểm nghiệm nguồn hàng, bảo quản kho) và quản lý giá trị (theo dõi biến động giá thị trường và giá trị hàng tồn kho).

Phương pháp phân tích thiết kế được lựa chọn là phương pháp hướng chức năng (Functional Oriented Design) có nguồn gốc từ Mỹ, với nguyên lý phân rã hệ thống phức tạp thành các hệ thống con đơn giản thông qua các giai đoạn: khảo sát hiện trạng, phân tích hệ thống (chức năng, chức năng xử lý, cơ sở dữ liệu) và thiết kế hệ thống (tổng thể và chi tiết). Các công cụ mô hình hóa cụ thể bao gồm:

  • Sơ đồ phân cấp chức năng (Business Function Diagram - BFD): Phân rã có thứ bậc các công việc nghiệp vụ.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): Mô tả tiến trình xử lý, luồng dữ liệu, kho dữ liệu cùng các tác nhân trong và ngoài hệ thống.
  • Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Model - ERD): Xác định các kiểu thực thể, kiểu liên kết và thuộc tính (thuộc tính khóa, thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả).
  • Công cụ phần mềm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access trên môi trường Windows, kết hợp công cụ Wizard, Macro và ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic for Applications - VBA).

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và trích xuất dữ liệu từ hồ sơ pháp lý, cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
  • Phương pháp quan sát hệ thống: Quan sát trực tiếp thao tác ghi chép, đối soát chứng từ xuất nhập hàng ngày của nhân viên kho và kinh doanh.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ quản lý kho và nhân viên phòng ban liên quan về khó khăn nghiệp vụ.
  • Phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp: Hệ thống hóa thông tin điều tra để làm rõ thực trạng vận hành.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu kế toán, chứng từ lưu trữ nội bộ và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 - 2012 do Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa

Phần mở đầu tập trung luận giải vị trí và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý hàng hóa trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Tác giả đặt ra phép so sánh giữa thực tiễn quản lý kho bãi tại các doanh nghiệp nước ngoài (vốn đã áp dụng các phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ theo dõi nhập, xuất, kiểm kê toàn diện) với thực trạng tại các doanh nghiệp trong nước. Khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp nội địa không chỉ là nguồn lực tài chính hay kỹ thuật mà nằm ở năng lực tổ chức quản lý hàng hóa thiếu đồng bộ, khai thác chưa triệt để tính năng của các phần mềm ứng dụng sẵn có.

Tác giả tiến hành điểm luận hai công trình nghiên cứu khóa luận liên quan của sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân:

  • Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng 17 Lý Nam Đế" (Nguyễn Ngọc Kiên, sử dụng Visual FoxPro 7): Giải quyết được nhu cầu nhập, xuất, tìm kiếm thông tin khoa học nhưng chưa đáp ứng được tính năng lập báo cáo quản trị và bảo mật dữ liệu.
  • Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hàng hóa của công ty máy tính Hải Phong" (Nguyễn Kim Phượng, sử dụng Microsoft Access): Đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ hiện hành nhưng cơ sở dữ liệu còn bị dư thừa, chưa tối ưu.

Từ việc phân tích khoảng trống của các nghiên cứu trước, tác giả xác định mục tiêu xây dựng giải pháp phân tích thiết kế trên MS Access cho Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng, phân định rõ phạm vi nghiên cứu tại bộ phận kho trong khung thời gian 2010 - 2012 và xác lập cấu trúc khóa luận gồm ba phần chính.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng

Chương này trình bày chi tiết khung lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, các phân loại hệ thống (TPS, MIS, DSS, EIS, OAS), các cấp quản lý và yêu cầu kiểm soát hàng hóa theo số lượng, chất lượng, giá trị. Đi kèm với đó là lý thuyết về phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng cùng bộ công cụ BFD, DFD, ERD và nền tảng Microsoft Access.

Nội dung trọng tâm của chương là phân tích thực tế đơn vị thực tập:

  • Giới thiệu doanh nghiệp: Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng (mã số thuế và giấy phép ĐKKD số 0104768854 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 25/06/2010; Giám đốc: Nguyễn Bình Khiêm). Trụ sở đặt tại Số 49B Ngõ 651 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Lĩnh vực hoạt động gồm phân phối linh kiện máy tính (đại lý chính thức của Dell, Compaq từ 2011), lắp đặt mạng, bảo trì máy văn phòng.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Công ty có Hội đồng quản trị (5 thành viên), Ban Kiểm soát (2 thành viên), 1 Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và trên 60 nhân viên phân bổ tại 5 phòng ban: Phòng Kế toán (1 trưởng phòng, 10 nhân viên), Phòng Bán hàng (1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 15 nhân viên), Phòng Kinh doanh (1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 10 nhân viên), Phòng Kỹ thuật (1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 3 trưởng bộ phận, 20 nhân viên kỹ thuật) và Phòng Dịch vụ (1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 5 nhân viên).
  • Cơ sở vật chất: Tòa nhà làm việc 3 tầng diện tích gần 2.000 m², kho hàng gần 200 m², ô tô tải 10 tấn phục vụ vận chuyển, 30 máy tính để bàn, 10 laptop, 5 máy in và 1 máy chủ.
  • Thực trạng quy trình quản lý hàng hóa bằng Microsoft Excel:
    • Quản lý hàng nhập: Khi kho sắp hết hàng, bộ phận kho gửi phiếu yêu cầu mua hàng sang bộ phận cung ứng để lập báo cáo trình ban quản lý duyệt. Khi hàng về, thủ kho căn cứ phiếu mua để kiểm tra, làm thủ tục nhập kho và theo dõi số liệu.
    • Quản lý hàng xuất: Khi có yêu cầu mua từ khách hàng hoặc nội bộ, thủ kho kiểm tra lượng tồn, nếu đủ điều kiện thì lập phiếu xuất hàng, nếu thiếu thì gửi thông báo từ chối.
    • Thống kê và báo cáo: Thủ kho theo dõi định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý và tổng hợp báo cáo nhập - xuất - tồn bằng bảng tính Excel khi ban giám đốc yêu cầu.
  • Đánh giá hiện trạng:
    • Ưu điểm: Bảng tính Excel dễ thao tác, giao diện quen thuộc, hỗ trợ tính toán số học cơ bản.
    • Nhược điểm: Chỉ quản lý được thông tin kho ở mức giản đơn; việc cập nhật danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp thiếu tính chủ động và kịp thời; tra cứu dữ liệu mất nhiều thời gian; đặc biệt dữ liệu không được phân quyền bảo mật, dễ bị nhân viên sao chép toàn bộ khi chuyển sang công ty đối thủ cạnh tranh.

Phần 3: Đề xuất định hướng phát triển HT quản lý hàng hóa tại Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng

Phần ba tập trung vào các giải pháp tin học hóa toàn diện quy trình quản trị kho:

  • Xác định mục tiêu và yêu cầu hệ thống: Hệ thống mới hướng tới mang lại lợi ích nghiệp vụ (nhanh chóng, chính xác, tin cậy), lợi ích kinh tế (tiết kiệm chi phí vận hành, giảm tải nhân lực) và lợi ích sử dụng (giao diện thân thiện, dễ bảo trì). Các yêu cầu chức năng bao gồm: nhập dữ liệu (thông tin hàng hóa, phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu yêu cầu); xuất dữ liệu (danh mục hàng nhập/xuất, báo cáo tồn kho); lưu trữ và tìm kiếm thông tin đa tiêu chí. Yêu cầu phi chức năng nhấn mạnh khả năng phân quyền, bảo mật và chống xâm nhập.
  • Phân tích hệ thống: Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng (BFD); thiết lập hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) gồm sơ đồ mức ngữ cảnh (Sơ đồ 3.2), sơ đồ mức đỉnh (Sơ đồ 3.3) và 4 sơ đồ mức dưới đỉnh tương ứng với 4 chức năng: "Quản lý hàng nhập", "Quản lý hàng xuất", "Thống kê kho hàng" và "Lập tra cứu báo cáo".
  • Thiết kế hệ thống: Xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 9 bảng dữ liệu. Thiết kế tài liệu vào/ra cho các loại phiếu xuất nhập, báo cáo tổng hợp. Đề xuất các giải pháp kiểm soát gián đoạn hệ thống (khóa từng phần CSDL, tạo tệp sao lưu, lập thủ tục phục hồi) và bảo mật con người (mã hóa, mật khẩu, phân quyền). Phân rã kiến trúc thành 5 module chương trình và xây dựng các màn hình giao diện (Form) thao tác.
  • Kiến nghị triển khai: Đề xuất công ty chú trọng đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên và đầu tư hạ tầng mạng máy tính để chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống mới.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Do khóa luận là công trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý, tác giả đã tiến hành thiết kế chi tiết cấu trúc dữ liệu, các module phần mềm, cơ chế kiểm soát an toàn và giao diện ứng dụng trên công nghệ Microsoft Access.

Môi trường công nghệ ứng dụng

Hệ thống được phát triển trên nền tảng Microsoft Access trong môi trường hệ điều hành Windows. Ứng dụng khai thác các bảng dữ liệu (Table), công cụ truy vấn (Query), biểu mẫu tương tác (Form), báo cáo in ấn (Report), các bộ công cụ Wizard, Macro tự động và ngôn ngữ lập trình Access Basic (VBA) để quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ và xây dựng giao diện người dùng.

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Hệ thống chuẩn hóa dữ liệu thành 9 bảng thực thể quan hệ, quy định chi tiết tên trường, định kiểu dữ liệu và độ rộng như sau:

STT Tên bảng Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
1 Bảng 3.1: Hàng Hóa STT
MaHH
TenHH
ChungLoai
DonViTinh
MaNhomHang		 Number
String
String
String
String
String		 Integer
5
30
20
10
5		 Số thứ tự
Mã hàng hóa
Tên hàng hóa
Chủng loại
Đơn vị tính
Mã nhóm hàng
2 Bảng 3.2: Nhóm Hàng STT
MaNhomHang
TenNhom		 Number
String
String		 Integer
5
30		 Số thứ tự
Mã nhóm hàng
Tên nhóm hàng
3 Bảng 3.3: Phiếu Nhập Hàng SPNhap
NgayNhap
TenHH
TenNV
SoLuongNhap		 String
Datetime
String
String
Number		 8
30
30
30
Integer		 Số phiếu nhập
Ngày nhập
Tên hàng hóa
Tên nhân viên
Số lượng nhập
4 Bảng 3.4: Phiếu Xuất Hàng SPXuat
NgayXuat
TenHH
TenNV
SoLuongXuat		 String
Datetime
String
String
Number		 8
30
30
30
Integer		 Số phiếu xuất
Ngày xuất
Tên hàng hóa
Tên nhân viên
Số lượng xuất
5 Bảng 3.5: Chi Tiết Phiếu Nhập SPNhap
NgayNhap
MaHH
MaNV
SoLuongNhap		 String
Datetime
String
String
Number		 8
30
5
5
Integer		 Số phiếu nhập
Ngày nhập
Mã hàng hóa
Mã nhân viên
Số lượng nhập
6 Bảng 3.6: Chi Tiết Phiếu Xuất SPXuat
NgayXuat
MaHH
MaNV
SoLuongXuat		 String
Datetime
String
String
Number		 8
30
5
5
Integer		 Số phiếu xuất
Ngày xuất
Mã hàng hóa
Mã nhân viên
Số lượng xuất
7 Bảng 3.7: Nhân Viên MaNV
TenNV
SDT
MaBP		 String
String
Number
String		 5
30
20
5		 Mã nhân viên
Tên nhân viên
Số điện thoại
Mã bộ phận
8 Bảng 3.8: Bộ Phận MaBP
TenBP
SDT
MaPB		 String
String
Number
String		 5
30
20
5		 Mã bộ phận
Tên bộ phận
Số điện thoại
Mã phòng ban
9 Bảng 3.9: Phòng Ban MaPB
TenPB
TruongPhong		 String
String
String		 5
20
25		 Mã phòng ban
Tên phòng ban
Trưởng phòng

Thiết kế module chức năng và giao diện

Hệ thống được tổ chức thành 5 module chính (Sơ đồ 3.10):

  1. Module "Hệ thống quản lý hàng hóa": Màn hình điều hướng chính sau khi đăng nhập thành công. Giao diện trang bị các nút lệnh (Controlbutton) gồm: "Nhập" (chuyển sang quản lý hàng nhập), "Xuất" (chuyển sang quản lý hàng xuất), "Thống kê" (mở giao diện thống kê nhập, xuất, tồn), "Báo cáo" (kết xuất báo cáo quản lý) và "Thoát" (đóng chương trình).
  2. Module "Quản lý nhập hàng": Màn hình cho phép thủ kho thao tác thêm mới bản ghi, chỉnh sửa và xóa thông tin phiếu nhập hàng thông qua các trường nhập liệu (Textbox) và các nút điều khiển: "Nhập Mới", "Sửa", "Xóa", "Thoát".
  3. Module "Quản lý xuất hàng": Cung cấp các công cụ cập nhật, hiệu chỉnh hoặc xóa bỏ các phiếu xuất hàng hóa chuyển giao cho bộ phận yêu cầu, tích hợp các nút lệnh: "Nhập Mới", "Sửa", "Xóa", "Thoát".
  4. Module "Thống kê hàng hóa": Màn hình hiển thị số liệu hàng nhập, hàng xuất và lượng tồn thực tế trong kho, trang bị hộp chọn danh mục (Combobox) để người dùng chọn mã hàng cần tra cứu và nút "Thoát".
  5. Module "Báo cáo hàng nhập xuất tồn": Màn hình kết xuất báo cáo tổng hợp lượng hàng tồn đầu kỳ, lượng phát sinh nhập, phát sinh xuất và lượng tồn cuối kỳ theo từng khoảng thời gian; tích hợp nút "In Báo Cáo" và nút "Thoát".

Kiểm soát và an toàn hệ thống

Hệ thống thiết kế các giải pháp kỹ thuật nhằm đối phó với sự cố và bảo vệ thông tin:

  • Kiểm soát dữ liệu vào/ra: Thiết lập các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ và xác thực của thông tin trước khi lưu vào bảng hoặc kết xuất phiếu in.
  • Kiểm soát gián đoạn chương trình: Áp dụng cơ chế khóa từng phần cơ sở dữ liệu (phân hoạch CSDL thành từng đơn vị cập nhật; bản gốc được bảo lưu nguyên vẹn nếu có sự cố xảy ra giữa chừng); tạo các tệp sao lục (tệp nhật ký ghi nhận giao dịch và tệp sao lưu dữ liệu dự phòng); thiết lập thủ tục phục hồi đưa CSDL về trạng thái chuẩn xác gần nhất trước khi gặp sự cố.
  • Kiểm soát an ninh từ con người: Xác định các điểm hở hệ thống; thiết lập cơ chế mật mã; mã hóa dữ liệu lưu trữ sang dạng không hiểu được; thực hiện phân quyền truy nhập theo nhóm người dùng và kiểm soát chức năng ủy quyền.

Hiện trạng kiểm thử và triển khai

Chương trình đã được thiết kế hoàn thiện ở cấp độ biểu mẫu giao diện (Form đăng nhập, Form hệ thống, Form quản lý hàng nhập, Form phiếu nhập hàng, Form thống kê, Form báo cáo nhập xuất tồn) và liên kết cơ sở dữ liệu trong MS Access. Tác giả tự đánh giá hệ thống mới chỉ dừng lại ở việc hoàn thành thiết kế chức năng, cấu trúc dữ liệu và mô hình giao diện thử nghiệm, chưa được triển khai chạy trên mạng máy tính thực tế của công ty.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp thực trạng tài chính của Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng giai đoạn 2010 - 2012 từ các báo cáo tài chính chính thức:

STT Chỉ tiêu tài chính Tốc độ tăng trưởng 2012 so với 2010 Tốc độ tăng trưởng 2012 so với 2011
1 Tổng tài sản Tăng 4,7 lần Tăng 2,1 lần
2 Tổng nợ phải trả Tăng 4,0 lần Tăng 1,8 lần
3 Doanh thu Tăng 1,3 lần Tăng 1,08 lần
4 Lợi nhuận trước thuế Tăng 4,9 lần Tăng 1,6 lần
5 Lợi nhuận sau thuế Tăng 4,3 lần Tăng 1,8 lần

Kết quả nghiên cứu và đóng góp chuyên môn:

  • Về mặt lý luận và nghiệp vụ: Đã phân tích chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất, thống kê kho hàng tại một công ty thương mại thiết bị tin học, chỉ ra các lỗ hổng của phương pháp quản lý bằng bảng tính Excel.
  • Về mặt thiết kế hệ thống: Xây dựng hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) phân cấp rõ ràng cùng mô hình thực thể liên kết (ERD); chuẩn hóa được 9 bảng dữ liệu quan hệ, xử lý được bài toán liên kết dữ liệu giữa danh mục sản phẩm, nhân viên, phòng ban và chứng từ xuất nhập.
  • Về mặt đóng góp so với các đề tài đi trước: Khóa luận đã khắc phục được nhược điểm thiếu chức năng báo cáo và kém bảo mật trong đề tài của Nguyễn Ngọc Kiên (tại 17 Lý Nam Đế), đồng thời tối ưu hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu 9 bảng nhằm giải quyết tình trạng dư thừa dữ liệu từng gặp trong đề tài của Nguyễn Kim Phượng (tại công ty máy tính Hải Phong).

Giải pháp và kiến nghị tác giả đề xuất cho công ty:

  • Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Tổ chức các chương trình tập huấn bài bản cho nhân viên kho và kinh doanh về quy trình vận hành hệ thống thông tin mới, giúp nhân sự làm chủ thao tác và thực hiện chuẩn xác các khâu nhập liệu.
  • Giải pháp về hạ tầng công nghệ: Doanh nghiệp cần tiếp tục đầu tư kinh phí cho công nghệ thông tin, nâng cấp hệ thống hạ tầng mạng máy tính để đáp ứng yêu cầu vận hành phần mềm trên môi trường mạng nội bộ; phối hợp đồng bộ và linh hoạt các hệ thống quản trị khác nhau để nâng cao năng suất chung.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tự chỉ rõ những hạn chế khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện:

  • Hệ thống mới dừng lại ở công đoạn hoàn thiện mô hình chức năng, cấu trúc dữ liệu và các biểu mẫu giao diện trên Microsoft Access; chưa phải là một phần mềm hoàn chỉnh được đóng gói và vận hành thực tế tại doanh nghiệp do giới hạn về thời gian làm khóa luận và kinh nghiệm lập trình của sinh viên.
  • Dữ liệu và phạm vi khảo sát mới giới hạn trong 2 năm (2010 - 2012) tại Bộ phận kho và Phòng Kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
  • Chương trình chưa được cấu hình và kiểm thử trên môi trường mạng máy tính phân tán (LAN/mạng diện rộng) để phục vụ nhiều người dùng thao tác đồng thời.

Hướng phát triển tiếp theo được tác giả đề ra:

  • Tiếp tục đào sâu phân tích và phát triển thêm các phân hệ chức năng chuyên sâu trong nghiệp vụ quản lý hàng nhập và xuất.
  • Hoàn thiện mã nguồn chương trình, tối ưu hóa giao diện người dùng và đưa phần mềm vào ứng dụng thử nghiệm tại kho hàng thực tế của Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng.
  • Nâng cấp cơ sở dữ liệu và cấu trúc phần mềm để triển khai ứng dụng vận hành thông suốt trên hệ thống mạng máy tính của toàn công ty.

Giá trị tham khảo

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thùy Thắm mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế và Công nghệ thông tin tại các trường đại học khối kinh tế - thương mại: Có thể sử dụng khóa luận làm tài liệu mẫu về phương pháp luận phân tích thiết kế hướng chức năng, cách thức triển khai sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD phân tầng ngữ cảnh, mức đỉnh, dưới đỉnh) và mô hình ERD trong bài toán quản lý kho.
  • Cán bộ kỹ thuật và quản lý nghiệp vụ tại các doanh nghiệp phân phối thiết bị máy tính, điện máy: Tham khảo cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 9 bảng chuẩn hóa để thiết kế lại hệ thống quản lý xuất nhập tồn, thay thế phương pháp ghi chép phân tán trên bảng tính Excel.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Cấu trúc chi tiết của 9 bảng dữ liệu (Bảng 3.1 đến Bảng 3.9) và thiết kế logic các giải pháp kiểm soát gián đoạn CSDL (khóa dữ liệu, tệp sao lục, phục hồi sự cố) được trình bày rõ ràng, dễ áp dụng.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ sở vật chất và nhân sự của Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng tại thời điểm nghiên cứu có quy mô ra sao?
Công ty có trên 60 nhân sự làm việc tại 5 phòng ban (Phòng Kế toán 11 người, Phòng Bán hàng 18 người, Phòng Kinh doanh 13 người, Phòng Kỹ thuật 25 người, Phòng Dịch vụ 7 người), dưới sự điều hành của Hội đồng quản trị (5 người), Ban Kiểm soát (2 người), 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. Trụ sở công ty là tòa nhà 3 tầng diện tích gần 2.000 m², kho hàng gần 200 m², trang bị 1 ô tô tải 10 tấn, 30 máy tính để bàn, 10 laptop, 5 máy in và 1 máy chủ.

2. Phương pháp quản lý hàng hóa bằng Microsoft Excel cũ của công ty gặp phải những rủi ro nào?
Phương pháp cũ chỉ lưu trữ được những thông tin cơ bản; việc cập nhật danh mục hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng diễn ra thụ động, chậm trễ; việc thống kê, tìm kiếm mất nhiều thời gian; đặc biệt cơ sở dữ liệu Excel không có cơ chế bảo mật phân quyền nên dễ bị nhân viên sao chép toàn bộ mang sang công ty đối thủ cạnh tranh khi nghỉ việc.

3. Đề tài đã cải tiến những điểm yếu nào từ các nghiên cứu quản lý kho đi trước của sinh viên Đại học Kinh tế Quốc dân?
Tác giả đã khắc phục được nhược điểm thiếu chức năng lập báo cáo và thiếu tính bảo mật trong nghiên cứu của Nguyễn Ngọc Kiên (dùng Visual FoxPro 7), đồng thời khắc phục tình trạng dư thừa cơ sở dữ liệu trong nghiên cứu của Nguyễn Kim Phượng (dùng MS Access) bằng việc chuẩn hóa CSDL thành 9 bảng dữ liệu quan hệ có cấu trúc tinh gọn.

4. Khóa luận đề xuất những giải pháp kỹ thuật nào để kiểm soát các sự cố làm gián đoạn cơ sở dữ liệu?
Hệ thống đề xuất 3 biện pháp kỹ thuật: (1) Khóa từng phần cơ sở dữ liệu (phân hoạch CSDL thành từng đơn vị cập nhật để bảo toàn bản gốc khi xảy ra lỗi); (2) Tạo các tệp sao lục (bao gồm tệp nhật ký ghi nhận tiến trình và tệp sao lưu dữ liệu); (3) Tạo thủ tục phục hồi nhằm đưa cơ sở dữ liệu trở về trạng thái chính xác ngay trước thời điểm xảy ra sự cố gián đoạn.

5. Hệ thống cơ sở dữ liệu mới được thiết kế gồm những bảng nào và xây dựng trên công nghệ gì?
Cơ sở dữ liệu được xây dựng trên Microsoft Access, gồm 9 bảng dữ liệu quan hệ: Hàng Hóa, Nhóm Hàng, Phiếu Nhập, Phiếu Xuất, Chi tiết Phiếu Nhập, Chi tiết Phiếu Xuất, Nhân Viên, Bộ Phận và Phòng Ban.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thùy Thắm đã giải quyết bài toán nghiệp vụ quản lý xuất nhập tồn kho hàng tại Công ty Cổ phần máy tính Thành Hưng dựa trên phương pháp luận phân tích thiết kế hướng chức năng. Tác giả đã mô hình hóa thành công quy trình nghiệp vụ thông qua hệ thống sơ đồ BFD, DFD phân cấp và thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa gồm 9 bảng trên Microsoft Access cùng hệ thống biểu mẫu giao diện tương tác trực quan. Mặc dù công trình mới dừng lại ở mức độ thiết kế và thử nghiệm giao diện đơn máy mà chưa triển khai trên mạng máy tính thực tế, các giải pháp về kiểm soát dữ liệu, cấu trúc bảng và phân rã module trong khóa luận vẫn mang lại giá trị tham khảo học thuật hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý.