CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Sự cần thiết tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1.1 Vai trò và yêu cầu quản lý lao động trong doanh nghiệp Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người, là yếu tố cơ bản nhất, quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp riêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một vấn đề thiết yếu phải tái sản xuất sức lao động nghĩa là sức lao động mới của con người bỏ ra phải được bồi hoài dưới dạng thù lao lao động. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.
Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Trong doanh nghiệp thường có biến động về lao động tăng hoặc giảm, việc biến động này cũng có ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Để phản ánh kịp thời chính xác số lượng lao động trong toàn doanh nghiệp, phòng Tổ chức hành chính phải ghi vào sổ đăng ký lao động cho từng đơn vị trong doanh nghiệp để theo dõi, tuyển dụng, thôi việc, nghỉ hưu một cách kịp thời làm cơ sở cho việc báo cáo về lao động của doanh nghiệp vào cuối tháng, quý, hàng năm. Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức tốt việc hạch toán thời gian sử dụng lao động, kết quả lao động cả công nhân viên trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Chi phí lao động sống, yêu cầu quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thấn tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động.
Đối với các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố các thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc, dịch vụ và hàng hoá lưu chuyển. Sinh viên: Nguyễn Thị Oanh 4 GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt Luan van Chuyên đề tốt nghiệp Học viện tài chính - Tiền lương là thù lao lao động doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian khối lượng và chất lượng công việc mà họ thực hiện nhằm bù đắp hao phí về sức lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình.
+ Tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. + Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đựơc chính xác. - Các khoản trích theo lương: Đối với các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn ở công ty có một vai trò rất lớn, với mục đích nhằm tạo ra nguồn tài trợ cho công nhân viên trong trường hợp họ nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu.
và phục vụ chăm sóc sức khỏe cho công nhân viên khi họ đi khám chữa bệnh .Công ty thực hiện chế độ tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định của Nhà nước.3 Ý nghĩa, nhiệm vụ và chức năng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương * Ý nghĩa: - Lao động là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hạch toán tốt lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý nhân sự đi vào nề nếp có kỷ luật, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp chi trả các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc trong trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. -Tổ chức tốt công tác tiền lương còn giúp cho việc quản lý tiền lương chặt chẽ đảm bảo trả lương đúng chính sách và doanh nghiệp đồng thời còn căn cứ để tính toán phân bổ chi phí nhân công và chi phí doanh nghiệp hợp lý. * Nhiệm vụ: Với ý nghĩa trên, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Oanh 5 GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt Luan van Chuyên đề tốt nghiệp Học viện tài chính - Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số liệu về số lượng, chất lượng và kết quả lao động.
Hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp ghi chép và luân chuyển các chứng từ ban đầu về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương - Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng quy định. - Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng hạch toán chi phí. - Tổ chức lập các báo cáo về lao động, tiền lương, tình hình trợ cấp BHXH qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của doanh nghiệp để có biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả hơn. * Chức năng của tiền lương: + Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương.
Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động. + Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất.
Qua đó nguời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. + Chức năng kích thích lao động (đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao.
Sinh viên: Nguyễn Thị Oanh 6 GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt Luan van Chuyên đề tốt nghiệp Học viện tài chính 1.2 Hình thức tiền lương, quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 1.1 Các hình thức tiền lương a. Phân loại theo hình thức trả lương Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc theo cấp bậc, chức vụ, phụ cấp khu vực, phụ cấp đắc đỏ (nếu có) theo thang bảng lương quy định của nhà nước. Trả lương theo thời gian thường được áp dụng cho bộ phận quản lý không trực tiếp sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ. Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc.
Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương theo số lượng, chất lượng sản phẩm mà họ đã làm ra. Hình thức trả lương theo sản phẩm được thực hiện có nhiều cách khác nhau tùy theo đặc điểm, điều kiện sản xuất của doanh nghiệp. - Trả lương theo sản phẩm có thưởng: áp dụng cho công nhân trực tiếp hay gián tiếp với mục đích nhằm khuyến khích công nhân tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu. Thưởng hoàn thành kế hoạch và chất lượng sản phẩm.
- Tiền lương trả theo sản phẩm lũy tiến: Là tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành định mức cho sản phẩm tính cho từng người hay một tập thể người lao động. Ngoài ra còn trả lương theo hình thức khoán sản phẩm cuối cùng. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc: tiền lương khóan được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định.