CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1. Kế toán phải thu khách hàng 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý phải thu khách hàng 1.
Đặc điểm khoản phải thu khách hàng Khoản phải thu khách hàng là một loại tài sản của doanh nghiệp thể hiện mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, phát sinh trong quá trình bán sản phẩm hàng hoá, dịch vụ khi nghiệp vụ bán hàng và thu tiền diễn ra không cùng một thời điểm. Tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, trong đó cả các khoản nợ đã đến hạn và chưa đến hạn thanh toán đều được ghi nhận và phản ánh. Chiếm phần lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, vì thế mà công việc theo dõi khoản mục phải thu khách hàng có ý nghĩa quan trọng. Ngoài ra, khoản phải thu phản ánh các khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ.
doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Việc phát sinh các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền xảy ra ở gần như mọi doanh nghiệp nhưng ở mức độ của mỗi doanh nghiệp lại khác nhau. Để có thể kiểm soát khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp phải đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được rủi ro nếu không bán chịu hàng hóa, đồng thời sẽ mất đi lợi nhuận do mất đi cơ hội bán hàng.
Thêm vào đó, rủi ro càng cao khi khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp lớn vì khi đó chi phí cho các khoản phải thu tăng, có khả năng phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi và nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến nguy cơ phá sản. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một chính sách bán chịu hợp lý. Dựa trên thời hạn thanh toán, nợ phải thu khách hàng được chia làm 2 loại: - Phải thu khách hàng ngắn hạn: là khoản nợ mà khách hàng phải thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh. - Phải thu khách hàng dài hạn: là khoản nợ mà đơn vị cho phép khách hàng được thanh toán sau 1 năm hoặc sau 1 chu kỳ kinh doanh.
Đó là các khoản thu do khách hàng mua sắm hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp cho phép trả chậm, trả góp trong nhiều năm. Dựa trên quan hệ giữa đơn vị và khách hàng, nợ phải thu khách hàng được chia làm 2 loại: phải thu khách hàng bên ngoài và phải thu khách hàng nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trong cùng tổng công ty với nhau…). Yêu cầu quản lý khoản phải thu khách hàng Thiết lập chính sách bán chịu Như đã nói trên, việc phát sinh khoản phải thu khách hàng xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp nhưng mỗi doanh nghiệp có mỗi mức độ khác nhau. Mức độ này tùy thuộc vào các yêu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả hàng hóa, chất lượ ng hàng hóa và chính sách bán chịu của công ty.
Trong đó, ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu khách hàng là chính sách bán chịu của công ty. Để nâng cao hiệu quả quản tr ị khoản phải thu khách hàng, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập cho mình một chính sách bán chịu phù hợp, nhằm đảm bảo phần tăng chi phí không vượt quá lợi ích thu được từ bán hàng tín dụng. SVTH: Phan Thị Hồng Phúc 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Công Phương Doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí sau để có thể thiết lập được một chính sách bán chịu hợp lý: - Tiêu chuẩn bán chịu: Là tiêu chuẩn về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa, dịch vụ.
Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Việc thiết l ập một tiêu chuẩn bán chịu có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Vì thế, yêu cầu tiêu chuẩn bán chịu được thiết lập dựa trên các yếu t ố liên quan đến tín dụng của khách hàng như: uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng thế chấp của khách hàng. Doanh nghiệp cần phải biết khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt tiêu chuẩn bán chịu, tùy vào từng hoàn cảnh và điều kiện cụ thể.
- Điều khoản bán chịu: Là tiêu chí thiết lập độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và t ỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng thanh toán sớm hơn thời hạn bán chịu cho phép. Lợi ích của việc chiết khấu đối với doanh nghiệp là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng. Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, cơ cấu và điều kiện thị trường doanh nghiệp đưa ra thời hạn thanh toán phù hợp. - Hạn mức bán chịu: Là tổng số tiền khách hàng được trả chậm cho t ất cả các hợp đồng mua bán và đơn đặt hàng.
Để quyết định hạn mức bán chịu dựa trên hai tiêu chí là tình hình sản xuất hoặc đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp và khả năng trả nợ của khách hàng. - Chính sách thu nợ: Là những chính sách của doanh nghiệp trong việc giải quyết các khoản phải thu trong hạn và quá hạn. Chính sách thu tiền này quy định thời hạn thu tiền đối với các khoản nợ, các giải quyết kể từ khi khoản nợ bị quá hạn và những trườ ng hợp phải yêu cầu sự tham gia của bên thứ ba. Trong quá trình thu hồi nợ cần phải vừa mềm dẻo, vừa kiên quyết và hợp lý trên cả phương diện chi phí.
Thủ tục thông thường khi khách hàng chậm thanh toán là gửi thư nhắc nhở, nếu như vẫn chưa nhận được phản hồi thì điện thoại nhắc nợ ngày càng thúc bách hơn. Doanh nghiệp sẽ phải nhờ đến các công ty thu hồi nợ và thậm chí là phải kiện ra tòa nếu các biện pháp trên không có hiệu quả. Quy trình quản lý nợ phải thu khách hàng Quản lý nợ phải thu Quản lý khách Ghi nhận và Thu tiền Bù trừ công nợ hàng thông báo nợ Khách hàng trả Cập nhật danh Ghi nhận và trước Bù trừ công nợ mục khách hàng thông báo nợ Thu hồi công nợ Sơ đồ 1. Quy trình quản lý nợ phải thu khách hàng SVTH: Phan Thị Hồng Phúc 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.
Nguyễn Công Phương Ở giai đoạn đầu tiên, bộ phận quản lý khách hàng sẽ cập nhật thông tin khách hàng, kiểm tra xem đồng thời xác nhận nhu cầu của khách hàng. Để dễ dàng quản lý nên đánh giá và phân loại khách hàng theo từng nhóm. Ngay từ ban đầu, đối với từng nhóm đối tượng khách hàngriêng biệt, cần xây dựng chính sách bán hàng hợp lý, rõ ràng, cụ thể. Ở bước thứ hai là ghi nhận và thông báo nợ, thực hiện kiểm tra lại xem liệu rằng khách hàng có đáp ứng đầy đủ điều kiện để mua hàng hay không, đồng thời xác định giao dịch do phía bán hàng cập nhật trên hệ thống đã chính xác hay chưa.
Nếu chưa thì thông báo lại cho bên bán hàng, nếu đúng thì kiểm tra xem trước đó đó khách hàng đã phát sinh khoản trả trước hay chưa đồng thời thực hiện công việc giao dịch thanh toán với khách hàng. Bước tiếp theo là quá trình thu nợ khách hàng, sau khi xác định các khoản nợ cần thu, bộ phận có liên quan sẽ thông báo cho khách hàng thực hiện giao dịch thu nợ. Trong quá trình này cần có nhân sự chuyên đảm nhiệm đốc thúc thu hồi nợ phải thu t ừ khách hàng một cách nhanh chóng và đúng thời hạn. Đặc biệt nhắc nhở, thúc giục khách hàng trong trường hợp thanh toán chậm so với kỳ hạn.
Có một số khách hàng thì việc gửi thư hay gọi điện là không có tác dụng thì cần phải có những biện pháp cứng rắn hơn. Do đó, để đảm bảo sự an toàn cho các khoản nợ phải thu, sự liên lạc thường xuyên với khách hàng là điều cần thiết. Mục đích của việc làm này là tránh tình tr ạng mất liên lạc sẽ mất luôn tiền nợ và mất cả khách hàng. Cuối cùng là quá trình bù trừ công nợ, bộ phận có nhu cầu yêu cầu thực hiện bù trừ công nợ.
Nếu yêu cầu hợp lệ sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ tiến hành báo lại cho bên yêu cầu. Kế toán phải thu khách hàng 1. Chứng từ, tài khoản sử dụng Để thực hiện kế toán các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu khách hàng kế toán sử dụng một số chứng từ như sau: - Hóa đơn GTGT: Là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương phá p khấu trừ. Hoá đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa, sản phẩm, vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho trong doanh nghiệp. - Phiếu thu: Được sử dụng với mục đích phản ánh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc thu tiền vào quỹ. Phiếu thu này được lập thành 2 liên: Một liên được chuyển cho khách hàng, một liên lưu tại công ty để kế toán theo dõi công nợ và ghi sổ. - Giấy báo Có: Là chứng từ được Ngân hàng lập để thông tin cho chủ tài khoản biết số tiền phải thu về việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cũng như các khoản phải thu khác thật sự đã thu.
Giấy báo có là cơ sở để kế toán tiền ghi sổ tiền gửi và những sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ thu tiền gửi như sổ chi tiết công nợ phải thu… SVTH: Phan Thị Hồng Phúc 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Công Phương Ngoài ra còn có các chứng từ khác như : biên bản giao nhận hàng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ. Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 - “Phải thu của khách hàng”. Sử dụng tài khoản này để phản ánh t ổng số tiền mà khách hàng đã đồng ý trả cho doanh nghiệp theo từng hóa đơn hoặc hợp đồng mua, bao gồm: tiền hàng chưa thuế GTGT và thuế GTGT; Tổng số tiền khách hàng đã trả theo hợp đồng hoặc đã trả trước; Các khoản giảm trừ cho khách hàng như: giảm giá, chiết khấu, thuế được khấu trừ hay là giá trị hàng bán bị trả lại.