Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Formatted: Line spacing: Multiple 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội). Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài (Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Kho dữ liệu Sơ đồ 1. Mô hình hệ thống thông tin. Formatted: 123, Tab stops: Not at 15 mm (Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội) Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý.
Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): Là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo 8 và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung (Nguồn: Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê, Hà Nội). Tổng quan về hệ thống quản lý nhân sự Formatted: Normal, Level 2, Indent: First line: 10 mm, Line spacing: Multiple 1.3 li, No bullets or numbering Khái niệm chung về hệ thống quản lý nhân sự Formatted: Normal, Don't add space between - Nhân lực: Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple người hay nguồn nhân lực của nó. Do đó, có thể nói nguồn nhân lực của một tổ 1.3 li Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, còn nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí lực (Nguồn: Nguyễn Ngọc Quân - Nguyễn Vân Điềm (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội).
- Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh. Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người. Nguyễn Ngọc Quân - Nguyễn Vân Điềm (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội).
- Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý quá trình công tác,. - Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển.
Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty. Vai trò, ý nghĩa của quản lý nhân sự Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty 1.3 li bởi nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li (vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau. Quản lý nhân lực cũng là yếu tố giúp ta nhận biết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho công ty thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.
Trong trường hợp công ty có công tác quản lý nhân sự không tốt thì 9 không phát huy được hết cơ hội cho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. Quản lý nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự.
Quản lý nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản lý nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản lý nhân sự. Cung cách quản lý nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple - Tuyển dụng nhân sự 1.3 li Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm những ứng viên phù hợp nhất Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li với vị trí công việc, bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của công ty. - Tổ chức hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Bố trí và sử dụng nhân lực của công ty là quá trình bố trí, sắp đặt nhân lực vào 1.3 li các vị trí và khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm thực hiện có hiệu Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li quả chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp. - Tổ chức hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Đào tạo và phát triển nhân lực là quá trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện kỹ 1.3 li năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho nhân sự để họ có thể thực hiện tốt Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li công việc hiện tại và tương lai.
Quy trình thực hiện bao gồm: Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân lực, xây dự kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực, triển khai thực hiện đào tạo và phát triển nhân lực, đánh giá kết quả đào tạo và phát triển nhân lực. - Tổ chức hoạt động đánh giá thực hiện công việc Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Đánh giá thực hiện công việc là quá trình thu nhận và xử lý thông tin về quá 1.3 li trình và kết quả thực hiện công việc của nhân viên để đưa ra những nhận định chính Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li xác về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong một thời gian nhất định. 10 Quy trình tổ chức hoạt động đánh giá thực hiện công việc bao gồm: Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc, thiết kế đánh giá thực hiện công việc, triển khai đánh giá thực hiện công việc, sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc. - Tổ chức hoạt động đãi ngộ nhân lực Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Đãi ngộ nhân lực là đối đãi, đối xử thực tế của doanh nghiệp đối với nhân viên 1.3 li trong quá trình họ làm việc tại doanh nghiệp.
Quy trình tổ chức hoạt động đãi ngộ Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li nhân lực bao gồm: Xây dựng kế hoạch đãi ngộ nhân lực, triển khai thực hiện đãi ngộ nhân lực, đánh giá hoạt động đãi ngộ nhân lực. Quy trình của hệ thống quản lý nhân sự Formatted: Normal, Don't add space between paragraphs of the same style, Line spacing: Multiple Khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, các phòng ban lên danh sách những vị trí 1.3 li thiếu gửi lên phòng quản lý nhân sự, phòng quản lý nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li tuyển dụng và gửi lên cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng quản lý nhân sự sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động. Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào phòng quản lý nhân sự để xin thi tuyển.
Hồ sơ lao động phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn và các yêu cầu bổ sung mà doanh nghiệp đưa ra.