CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán 1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán: Là một phân hệ thuộc HTTT quản lí vì vậy có những đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của một HTTT quản lí. Tuy nhiên, HTTT kế toán cũng có những đặc điểm riêng, đó là: ● HTTT kế toán được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lí, phân phối thông tin về mặt tài chính để từ đó cung cấp thông tin quản lí, điều hành về mặt tài chính của doanh nghiệp.
● HTTT kế toán phải dựa vào các hình thức kế toán, phương pháp kế toán, quy trình kế toán và phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định của nhà nước ban hành. Ví dụ: HTTT kế toán vật tư, HTTT kế toán vốn bằng tiền, HTTT kế toán bán hàng… 1. Phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính, tự động xử lý các thông tin kế toán từ khâu: lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo chế độ kế toán.
Đến khâu: in sổ kế toán, báo cáo tài chính, kế toán quản trị, thống kê phân tích tài chính khác. 9 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế 1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán ● Tuân thủ các quy định về kế toán. ● Có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán, chính sách tài chính, không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
● Tự động xử lý, đảm bảo chính xác. ● Đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu. Điều kiện của phần mềm kế toán Trước khi đưa vào sử dụng phần mềm kế toán phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt tiêu chuẩn. Có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo.
Bảo hành thành công việc kế toán của một năm tài chính hành trong thời gian do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật. Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ 10 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán.
Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính. Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch tổ chức thực hiện các khâu công việc: nhập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán.
Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp thì cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch 11 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế Khảo sát hệ thống: Là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau: ● Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quá trình xử lý thông tin.
● Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống. ● Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. ● Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể. Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụ được sử dụng để thu thập thông tin.
Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin. Giai đoạn khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này. Các bước khảo sát thu thập thông tin: ● Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau. 12 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế ● Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
● Tổng hợp kết quả khảo sát. ● Hợp thức hóa kết quả khảo sát. Nhằm giải quyết các vấn đề ● Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thế nào? ● Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì? ● Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án.
● Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng ● Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ. ● Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. ● Xác định các nhược điểm của hệ thống. Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng: ● Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.
● Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến. ● Nội dung của việc khảo sát hiện trạng. ● Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. 13 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế ● Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
● Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn… của các đơn vị ở các cấp khác nhau. ● Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách… sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên. ● Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phối đến quá trình xử lý thông tin. ● Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
● Thông kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống. ● Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống. ● Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp. ● Lập tài liệu khảo sát.
Lập dự án ● Xác định mục tiêu dự án ● Lợi ích nghiệp vụ. ● Lợi ích người tiêu dùng. ● Lợi ích kinh tế. Đưa ra giải pháp sơ bộ: 14 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế ● Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống.
● Lập kế hoạch triển khai dự án. Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc: ● Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo… ● Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống. ● Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống. ● Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
● Xác định các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường. ● Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng. ● Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu. ● Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của phần mềm cần xây dựng với môi trường.
● Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải pháp thiết kế thích hợp. ● Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh 15 Phạm Thị Phương CQ50/41.04 Đồ án tốt nghiệp Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần: ❖ Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống. Kí pháp: là một hình chữ nhật chia làm hai phần: phần trên ghi số 0, phần dưới ghi tên hệ thống.
❖ Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống. Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí: o Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác. o Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.