Chương I : Tổng Quan Nghiên Cứu Chương II: Cơ Sở Lý Thuyết Về Các Nhân Tố Chi Phối Đến Việc Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Môi Trường Công Nghệ Thông Tin. Chương III: Phương Pháp Nghiên Cứu Chương IV: Kết Quả Nghiên Cứu Và Giải Pháp Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Trong Các Doanh Nghiệp Tại Việt Nam Trong Môi Trường CNTT. Chương V: Kết Luận và Kiến Nghị TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 4 CHƢƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU Các nghiên cứu đề cập đến các nhân tố đã ảnh hưởng đến quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán, thành công hay thất bại khi thực hiện hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP qua nghiên cứu Hazar Daoud & Mohamed (Vol. Accounting information systems in an ERP environment and Tunisian Firm performance.
Bên cạnh đó là việc nhận dạng và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phối đến quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán như nghiên cứu của Toni M.Somers& Klara Nelson “The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation. Nghiên cứu này còn trình bày các nhân tố trong một hệ thống thông tin kế toán thành công “Information Systems Success” của tác giả William H. DeLone và Ephraim R. McLean “Nghiên cứu của Toni M.Somers& Klara Nelson “The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation”.1 Nghiên cứu của Toni M.Somers& Klara Nelson “The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation” Mục đích của bài viết này là (1) đánh giá (CSFs) các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình thực hiện ERP, và (2) giải quyết các mối quan hệ chặt chẽ của các nhân tố chính (CSFs) của Hệ thống ERP qua các giai đoạn thực hiện dựa trên các tổ chức lớn, các Doanh nghiệp đã thực hiện một hệ thống ERP.
Tác giả đã kiểm tra ý nghĩa của các kết quả nghiên cứu và thực tiễn. Nghiên cứu thực nghiệm về các nhân tố ảnh hưởng. Ví dụ, một số các "nhân tố thành công" xác định trong bốn nghiên cứu : Trường hợp nghiên cứu của Sumner [60] bao gồm: hỗ trợ của quản lý cấp cao, thiết kế lại quy trình kinh doanh để "phù hợp" những gì các phần mềm sẽ hỗ trợ, TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 đầu tư vào việc đào tạo người sử dụng, và sử dụng "các nhà phân tích kinh doanh" với cả kiến thức kinh doanh và công nghệ. Bingi, Sharma và Godla [8]xác định các vấn đề quan trọng cho là có ảnh hưởng đến việc triển khai ERP.
Ví dụ, sự cam kết của lãnh đạo, tái cấu trúc của hệ thống hiện tại, tích hợp các hệ thống ERP với các hệ thống khác thông tin kinh doanh, phải xem xét đến việc lựa chọn và quản lý việc tư vấn và đào tạo nhân viên về hệ thống mới để đảm bảo thực hiện thành công. Tóm tắt những gì họ tin tưởng là những nhân tố cần thiết trong các dự án phần mềm ảnh hưởng đến sự thành công quản lý là việc nỗ lực phát triển phần mềm, và giữ đúng bất kỳ việc thiết kế và phương pháp phát triển, ngôn ngữ thực hiện, hoặc miền ứng dụng. Holland và Light [31] đã phát triển một khuôn mẫu cho nhóm các nhân tố quan trọng (CSFs) của quá trình triển khai ERP vào nhân tố chiến lược và chiến thuật. Fitzgerald và O'Kane [23] thảo luận về bài học kinh nghiệm của Tập đoàn Motorola tại Cork, Ireland áp dụng khái niệm các nhân tố quan trọng (CSFs) đến chương trình cải tiến quy trình xử lý phần mềm.
Các công ty trong nghiên cứu này đã được rút ra ngẫu nhiên từ hai nguồn: (1) 500 công ty lớn và, (2) một mẫu ngẫu nhiên của 200 tổ chức từ những nhà điều hành máy tính, những người này chỉ ra sự tồn tại của một hệ thống ERP. Dữ liệu được bảo đảm bằng một bảng câu hỏi qua thư điện tử. Kết quả từ nghiên cứu của “Toni M.Somers& Klara Nelson,2001 “The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation” thừa nhận rằng 22 nhân tố dưới đây: 1.1 Sự hỗ trợ từ nhà quản trị cấp cao.(Top manager support) Là cam kết của các nhà quản trị cấp cao trong quá trình đổi mới. Đặc biệt trong những năm đầu tiên của dự án không có nhân tố nào được tiên đoán là có ảnh hưởng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 quan trọng trong vấn đề tổ chức hệ thống thông tin như là sự hỗ trợ từ nhà quản trị cấp cao[8] [54].
Vai trò của nhà quản trị cấp cao trong việc triển khai công nghệ thông tin (IT) bao gồm sự am hiều về khả năng và hạn chế của IT, từ đó thiết lập mục tiêu phù hợp với hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), giới thiệu chiến lược CNTT của Công ty đến các nhân viên[43].2 Nhà lãnh đạo dự án.(Project champion) Sự thành công của một công cuộc đổi mới hệ thống công nghệ thông tin thường có liên quan đến sự hiện diện của nhà lãnh đạo, chính là người thực hiện việc chuyển đổi và tuyên truyền đến các nhân viên (user) trong Doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo dự án phải có trách nhiệm trong quá trình tồn tại của dự án và khả năng hiểu biết về công nghệ thông tin cũng như đặc điểm kinh doanh của Doanh nghiệp.3 Việc Đào tạo và huấn luyện cho ngƣời sử dụng hệ thống (User training and education) Vai trò của việc đào tạo người sử dụng phần mềm là nhân tố quan trọng trong quản lý hệ thống thông tin MIS (Management-Information System)[44]. Nếu thiếu sự đào tạo này thì sẽ thất bại hoàn toàn. Phải có kế hoạch đào tạo người sử dụng hệ thống phần mềm thời gian sáu tháng khi dự án bắt đầu thực hiện[14].4 Mong đợi thông tin từ cấp quản trị.(Management of expectation) Một hệ thống thông tin thất bại khi hệ thống thông tin này không đáp ứng được mong đợi của các cổ đông trong Doanh nghiệp [39, p.
Mong đợi của Doanh nghiệp có thể vượt quá khả năng của hệ thống mặc dù hệ thống đã có những đóng góp tích cực. Cần cân nhắc và đo lường nhu cầu mong đợi từ cấp quản trị trong suốt quá trình thực hiện tổ chức hệ thống thông tin ERP [30].5 Quan hệ đối tác giữa nhà cung cấp và khách hàng. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Nghiên cứu Willcock and Sykes [65] cho thấy rằng có sự phối hợp tốt giữa nhà cung cấp và Doanh nghiệp sẽ đem đến sự thành công cho dự án tổ chức hệ thống thông tin trong Doanh nghệp.6 Lợi ích từ công cụ tiên tiến của nhà tƣ vấn.
(Use of vendors’development tools) Có dấu hiệu cho biết việc cung cấp nhanh chóng công nghệ và chương trình từ nhà cung cấp có thể làm giảm đáng kể chi phí và thời gian triển khai hệ thống ERP. Một mục tiêu khác là chuyển giao kiến thức liên quan đến với việc sử dụng phần mềm và hiểu biết về quy trình kinh doanh [11].7 Việc lựa chọn cẩn thận gói phần mềm thích hợp. ( Careful selection of the appropriate package) Lựa chọn gói phần mềm đáp ứng được những quyết định quan trọng có liên quan đến ngân sách, khung thời gian, mục tiêu….sẽ định hình được toàn bộ dự án. Lựa chọn gói phần mềm ERP phải phù hợp với nhu cầu và cách xử lý thông tin của Doanh nghiệp là việc rất quan trọng để đảm bào có những điều chỉnh ít nhất và thực hiện tổ hệ thống tin thông được thành công trong Doanh nghiệp [33].
Lựa chọn sai phần mềm tổ chức hệ thống thông tin nghĩa là các ứng dụng không phù hợp với mục tiêu, chiến lược và quy trình kinh doanh của Doanh nghiệp [48].8 Quản lý dự án (Project management) Là kỷ luật sắp xếp và lo việc quản lý các tài nguyên như con người cách nào đó để cho dự án được hoàn tất bên trong các thúc ép phạm vi, chất lượng, thời gian và tổn phí như đã được hạn định. Cách quản lý dự án và cách quản lý quá trình rất khác biệt và đòi hỏi các kỹ năng kỹ thuật và triết lý khác nhau, do vậy bắt buộc phải có sự phát TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 triển của quản lý dự án. Quản lý tốt phạm vi dự án là rất tốt để tránh việc làm kế hoạch và chi phí vượt mức, đòi hỏi phải có kế hoạch và chi phí hợp lý với dự án. Nếu cho rằng phạm vị dự án rất rộng và có nhiều tham vọng, điều này có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng là tăng vấn đề điều chỉnh (customization) trên hệ thống, từ đó làm tăng thời gian và chi phí thực hiện dự án [3].9 Ban chỉ đạo dự án.
Một cơ cấu quản lý dự án với một ban chỉ đạo hoặc một nhóm các superusers ( các cấp có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý). Ban chỉ đạo (steering committee) là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp (DN), như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng… và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển hệ thống thông tin kế toán cho Doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.
Nhưng việc cần làm ngay là đưa ra một cơ cấu nhân sự kịp thời và hợp lý.10 Giá trị của nhà tƣ vấn (Use of consultant) Nhiều Doanh nghiệp nhờ Công ty tư vấn để thực hiện quy trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Những chuyên gia tư vấn có nhiều kinh nghiệm trong những ngành cụ thể, có kiến thức toàn diện các phần hành trong hệ thống [46]. Chuyên gia tư vấn có thể tham gia vào các giai đoạn khác nhau trong quá trình thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán như: phân tích nhu cầu của Doanh nghiệp, giới thiệu một giải pháp thích hợp và phương pháp quản lý cần thực hiện [62].11 Hạn chế sự hiệu chỉnh (Minimal customization) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong doanh nghiệp bằng việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức hệ thống thông tin, thì việc hiệu chỉnh (customization) là phải có. Tuy nhiên việc đưa ra yêu cầu hiệu chỉnh thường có hai mặt lợi- hại mà nhà cung cấp phần mềm và Doanh nghiệp cần quan tâm.
Cần chú ý đến mức độ khó và thời gian thực hiện việc hiệu chỉnh (customization) ảnh hưởng đến thời gian thực hiện và tài chính thực hiện. Có nhiều Doanh nghiệp do chú ý nhiều đến việc customization đã làm ảnh hưởng đến tiến độ và tài chính khi thưc hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Doanh nghiệp.