CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1 Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán 1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập Đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị được cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước ra quyết định thành lập, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước hay nhiệm vụ chuyên môn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội do Nhà nước giao. Đơn vị sự nghiệp công lập được thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu, có tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Trong quá trình hoạt động, đơn vị sự nghiệp công lập được Nhà nước cấp kinh phí hoạt động từ Ngân sách Nhà nước hoặc được bổ sung từ nguồn thu khác. Có thể phân thành 3 loại đơn vị sự nghiệp công lập theo mức độ đảm bảo kinh phí hoạt động như sau: - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp từ đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động.
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động. - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị SNCL không có nguồn thu do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động. Đơn vị SNCL thường được thiết lập theo một hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. Các đơn vị đó hình thành nên các cấp dự toán khác nhau tùy theo trách nhiệm phân cấp quản lý tài chính.
Theo Luật Ngân sách Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập trong cùng một ngành được phân thành 3 cấp: Luan van 10 - Đơn vị dự toán cấp 1: Là đơn vị trực tiếp nhận và phân bổ dự toán cho đơn vị cấp dưới và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý kinh phí của toàn ngành, giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính đồng cấp. Thực hiện cấp phát kinh phí, kiểm tra và quyết toán kinh phí trong toàn bộ hệ thống. Dựa trên phân cấp quản lý theo Luật Ngân sách Nhà nước hiện nay, đơn vị dự toán cấp 1 là các Bộ (trung ương), các Sở (cấp tỉnh) hoặc các Phòng (cấp huyện). - Đơn vị dự toán cấp 2: Là đơn vị trực thuộc của đơn vị dự toán cấp 1, có nhiệm vụ quản lý kinh phí ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp 1 và cấp 3 trong một hệ thống.
Đơn vị dự toán cấp 2 nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp 1 và phân bổ cho đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và cấp dưới trực thuộc. - Đơn vị dự toán cấp 3: Là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao. Đơn vị này nhận dự toán ngân sách từ đơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 1 (nếu không có cấp 2) và tổ chức thực hiện công tác quyết toán ngân sách của đơn vị mình. * Đặc điểm tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập Xét trên góc độ tài chính, các đơn vị sự nghiệp công lập có các đặc điểm chung sau đây: Đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị thụ hưởng Ngân sách Nhà nước trên cơ sở luật pháp và kinh phí được cấp theo nguyên tắc không hoàn lại trực tiếp.
Kinh phí chỉ sử dụng cho mục đích đã hoạch định trước và trong dự toán được giao. Khoản thu của đơn vị sự nghiệp công lập không vì mục đích lợi nhuận, nó mang tính bắt buộc và được đưa vào quỹ tập trung của Ngân sách Nhà nước (Kho bạc Nhà nước).2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp có thể thực hiện theo một trong các tiêu chí sau: - Phân loại theo ngành dọc (căn cứ vào phân cấp quản lý tài chính) - Phân loại theo cấp ngân sách - Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí 1.1 Phân loại theo ngành dọc Đơn vị hành chính sự nghiệp gồm 3 loại: - Đơn vị sự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp trực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm: + Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới. + Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
+ Tổ chức việc công tác kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành. + Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới. - Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I. Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc.
Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, Luan van 12 là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về công tác, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III.2 Phân loại theo cấp ngân sách - Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương. - Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh.
- Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện.3 Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí - Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy). Ví dụ: UBND quận, huyện, … - Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (đơn vị hành chính sự nghiệp có thu) + Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí. Ví dụ: Trường đại học Bách Khoa và một số trường đại học khác, … + Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí. Ví dụ: Các viện nghiên cứu trực thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp.
Như vậy, đơn vị hành chính sự nghiệp rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát. Đặc điểm nổi bật của đơn vị hành chính sự nghiệp là không phải là đơn vị công tác kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.3 Đặc điểm cơ chế quản lý tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập Cơ chế quản lý tài chính đối vói đơn vị sự nghiệp là hệ thống các cách thức phương pháp tổ chức quản lý quá trình tạo lập, phân phối và sử dụng các nguồn tài chính trong các đơn vị sự nghiệp. Hiện nay cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp tại nước ta là có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị. Nhà nước có quy định quyền hạn và trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp nhằm mục đích sử dụng hiệu quả, tiết kiệm các nguồn lực của đơn vị.
Đặc trưng của cơ chế này việc kiểm soát chi theo dự toán đã được phê duyệt. Cụ thể: - Về lập dự toán: Căn cứ dự toán năm đầu tiên của thời kỳ ổn định, cơ quan quản lý phân loại đơn vị sự nghiệp và việc phân loại này được ổn định trong 3 năm. Đây là cũng là căn cứ để tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn này; hệ thống tàỉ khoản kế toản được thiết lập phù họp với hoạt động tự chù của đơn vị. - Về việc giao dự toán: Bộ chủ quản hoặc cơ quan chủ quản địa phương quyết định giao dự toán thu, chi ngân sách năm đầu thời kỳ ổn định phân loại cho đơn vị sự nghiệp.
- Về việc quyết toán: quyết toán theo các mục chi của mục lục NSNN tương ứng với từng nội dung chi. Các khoản kinh phí được giao quyền tự chủ chưa sử dụng hết được thì chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng. Các khoản kinh phí không được giao quyền tự chủ tài chính chưa sử dụng hết thì phải nộp trả NSNN hoặc giảm trừ vào dự toán năm sau trừ trường hợp có ý kiến khác bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Đổi với các đơn vị sự nghiệp còn có hoạt động thu sự nghiệp với đa dạng các lĩnh vực, điều này góp phần sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có của đơn vị đông thời khuyến khích việc giảm kinh phí hoạt động từ nguồn NSNN.
Vì đặc Luan van 14 thù trên nên bộ máy kế toán cũng bị ảnh hưởng, đòi hỏi việc sắp xếp tổ chức công tác kế toán vừa hợp lý vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo được quá trình theo dõi, quản lý từ hai hoạt động sử dụng nguồn NSNN và nguồn thu sự nghiệp (hay còn gọi là nguồn thu ngoài ngân sách) một cách rõ ràng, khoa học. Từ các việc phân công kế toán phụ trách phần hành, tổ chức chứng từ, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán đến việc tổng hợp số liệu, lập các loại báo cáo đều phải có sự phân biệt giữa hai hoạt động trên.