Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bạch Thị Huyền (ngành Kế toán, Khoa Kế toán – Tài chính, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) thực hiện đề tài "Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng" dưới sự hướng dẫn của Th.S Lê Thị Nhật Linh trong giai đoạn khóa học 2020 – 2024.

Lý do chọn đề tài xuất phát từ vai trò của tiền lương trong nền kinh tế thị trường. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống vật chất của người lao động mà còn là yếu tố chi phí cấu thành giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp xây dựng, thương mại và thiết kế, chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác, kịp thời là cơ sở để bảo đảm quyền lợi người lao động, tạo động lực nâng cao năng suất, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý chi phí chặt chẽ và tăng cường năng lực cạnh tranh. Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng là doanh nghiệp tư nhân, do đó việc xây dựng cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đúng và thanh toán kịp thời có ý nghĩa kinh tế trực tiếp đối với đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 4 nhiệm vụ:

  1. Tìm hiểu về lịch sử hình thành, đặc điểm kinh doanh, tài sản, nguồn vốn, tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm bộ phận kế toán, chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng.
  4. Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu về tình hình lao động và tài chính được khảo sát dựa trên báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2020 – 2022; số liệu về thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thu thập chuyên sâu vào tháng 11/2023.
  • Phạm vi nội dung: Quy trình hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phát sinh tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề nghiên cứu từ lý luận kinh tế học và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại Việt Nam. Về mặt lý thuyết, trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được thừa nhận là hàng hóa; tiền lương là giá cả hàng hóa sức lao động, được xác lập dựa trên sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung – cầu. Bản chất của chi phí tiền lương chuyển từ phạm trù phân phối thuần túy sang yếu tố đầu vào của sản xuất, vừa có ý nghĩa bù đắp hao phí sức lao động vừa mang tính chất đầu tư cho nhân sự. Nghiên cứu xác lập 4 chức năng cơ bản của tiền lương (thước đo giá trị sức lao động, tái sản xuất sức lao động, kích thích, tích lũy) cùng 4 vai trò tương ứng trong tổ chức quản trị và đời sống xã hội.

Bên cạnh tiền lương, các khoản trích theo lương được nghiên cứu bao gồm 4 quỹ: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Về mặt kỹ thuật hạch toán, khóa luận sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp chuẩn mực, trọng tâm là:

  • Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết thành TK 3341 – Phải trả công nhân viên và TK 3348 – Phải trả người lao động khác).
  • Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết thành TK 3382 – Kinh phí công đoàn, TK 3383 – Bảo hiểm xã hội, TK 3384 – Bảo hiểm y tế, TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp).
  • Các tài khoản đối ứng phản ánh chi phí và thanh toán: TK 111, TK 112, TK 138, TK 141, TK 333, TK 335, TK 353, TK 551, TK 241, TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai kết hợp giữa thu thập và xử lý số liệu:

  • Nhóm phương pháp thu thập số liệu:
    • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với nhân viên kế toán tại đơn vị thực tập để làm rõ quy trình, chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh về tiền lương và bảo hiểm.
    • Phương pháp quan sát: Quan sát quy trình thực hiện công việc hàng ngày của nhân viên kế toán tổng hợp và kế toán tiền lương.
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp từ hóa đơn, chứng từ, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, sổ kế toán, báo cáo tài chính của công ty; đồng thời tham khảo các văn bản pháp luật, thông tư, nghị định, giáo trình chuyên ngành và các công trình liên quan.
  • Nhóm phương pháp xử lý số liệu:
    • Phương pháp phân tích, thống kê, mô tả: Tổng hợp các chỉ tiêu tài chính, tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh và cơ cấu lao động; mô tả sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán.
    • Phương pháp so sánh, tổng hợp và đánh giá: Đối chiếu lý luận kế toán với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp, từ đó phân tích các mặt ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp.

Nguồn dữ liệu thực tế được tác giả tiếp cận trực tiếp tại đơn vị trong thời gian 3 tháng thực tập, lấy số liệu tài chính chuỗi thời gian 2020 – 2022 và chứng từ hạch toán tiền lương tháng 11/2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lí luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về tiền lương trong doanh nghiệp. Nội dung chương làm rõ bản chất kinh tế - xã hội của tiền lương qua hai mô hình kinh tế: nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung (tiền lương do Nhà nước phân phối có kế hoạch) và nền kinh tế thị trường (tiền lương hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động và quy luật cung - cầu). Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương bao gồm tình hình thị trường lao động, chỉ số giá cả sinh hoạt và năng suất lao động.

Tác giả phân tích cụ thể 4 hình thức trả lương phổ biến trong doanh nghiệp:

  1. Hình thức trả lương theo thời gian: Căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ chuyên môn, áp dụng chủ yếu cho lao động gián tiếp, quản lý. Các cách tính gồm lương tháng, lương tuần, lương ngày, lương giờ và lương làm thêm giờ.
  2. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành theo định mức và đơn giá; chia thành lương sản phẩm trực tiếp cá nhân, lương sản phẩm gián tiếp, lương sản phẩm tập thể và lương sản phẩm có thưởng.
  3. Hình thức trả lương khoán: Áp dụng cho các công việc không thể định mức chi tiết từng đơn vị sản phẩm mà giao toàn bộ khối lượng công việc theo đơn giá khoán.
  4. Hình thức trả lương theo doanh thu: Áp dụng cho bộ phận kinh doanh, bán hàng dựa trên doanh số cá nhân, doanh số nhóm hoặc các chỉ tiêu phát triển thị trường, thu hồi công nợ.
Hình thức trả lương Công thức xác định trong văn bản Đối tượng áp dụng chính
Lương theo tháng $\text{Tiền lương tháng} = \frac{\text{Mức tiền lương tháng}}{\text{Số ngày công chuẩn của tháng}} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$ Lao động quản lý, gián tiếp
Lương theo tuần $\text{Tiền lương tuần} = \frac{\text{Tiền lương tháng}}{52\text{ tuần}} \times 12\text{ tháng}$ Lao động tính lương theo tuần
Lương theo ngày $\text{Tiền lương ngày} = \frac{\text{Tiền lương tháng}}{\text{Số ngày làm việc bình thường trong tháng (không quá 26 ngày)}}$ Lao động nhật trình, thời vụ
Lương theo giờ $\text{Tiền lương giờ} = \frac{\text{Tiền lương ngày}}{\text{Số giờ làm việc trong ngày (8 giờ)}}$ Lao động làm việc theo giờ
Lương làm thêm giờ $\text{Lương làm thêm giờ} = \text{Tiền lương giờ thực trả} \times \text{Mức lương giờ} \times \text{Số giờ làm thêm}$ Lao động tăng ca (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ tuần, 300% ngày lễ)
Lương sản phẩm trực tiếp $\text{Tiền lương sản phẩm trực tiếp} = \text{Số lượng SP hoàn thành} \times \text{Đơn giá lương sản phẩm}$ Công nhân trực tiếp sản xuất
Lương sản phẩm gián tiếp $\text{Tiền lương SP gián tiếp} = \text{Khối lượng bộ phận trực tiếp hoàn thành} \times \text{Đơn giá bộ phận gián tiếp}$ Công nhân bảo dưỡng, phụ trợ
Lương sản phẩm tập thể $\text{Lương sản phẩm} = \text{Số lượng sản phẩm tập thể hoàn thành} \times \text{Đơn giá sản phẩm}$ Nhóm công nhân sản xuất
Lương sản phẩm có thưởng $\text{Lương có thưởng} = \text{Lương SP} + \left(\frac{%\text{ thưởng cho 1% vượt} \times %\text{ vượt định mức}}{100}\right) \times \text{Lương SP}$ Công nhân vượt định mức
Lương khoán $\text{Tiền lương khoán} = \text{Số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành} \times \text{Đơn giá khoán}$ Công việc chuyên môn theo khối lượng

Về nội dung kế toán, chương trình bày chi tiết kết cấu và nguyên tắc hạch toán của Tài khoản 334 và Tài khoản 338. Tác giả lập bảng tổng hợp nội dung phản ánh bên Nợ, bên Có và số dư của các tài khoản này. Đối với các khoản trích theo lương, văn bản trình bày rõ ràng cơ cấu tỷ lệ trích tính vào chi phí doanh nghiệp và khấu trừ vào lương của người lao động:

Khoản trích theo lương Tỷ lệ trích vào chi phí DN Tỷ lệ khấu trừ vào lương NLĐ Tổng tỷ lệ trích nộp theo văn bản
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0% (TK 3382)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 7,5% 25,0% (TK 3383)
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 5,5% (TK 3384)
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 0,0% 1,0% 1,0% (TK 3386)

Chương 1 cũng tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán thông qua sơ đồ quan hệ đối ứng tài khoản giữa TK 334, TK 338 với các tài khoản chi phí (TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642), tài khoản tiền (TK 111, TK 112), tài khoản khấu trừ (TK 138, TK 141, TK 333) và quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353).

Chương 2: Thực trạng công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết kế thương mại Tấn Hưng

Chương 2 tập trung phân tích thực tế tổ chức công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng. Phần đầu của chương giới thiệu về đơn vị:

  • Lịch sử hình thành, quá trình phát triển và các mảng hoạt động, ngành nghề kinh doanh (thể hiện qua Bảng 1).
  • Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
  • Các chính sách kế toán được đơn vị áp dụng trong hoạt động SXKD.
  • Đánh giá thực trạng tài chính và nguồn lực: Phân tích cơ cấu tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty năm 2022; Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022; Phân tích cơ cấu lao động giai đoạn 2020 – 2022 và công tác quản lý lao động.

Phần trọng tâm của chương phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

  • Trình tự ghi chép, hệ thống chứng từ kế toán ban đầu (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi, giấy báo nợ).
  • Nguyên tắc hạch toán và hệ thống tài khoản đơn vị đang sử dụng.
  • Phương pháp hạch toán cụ thể các nghiệp vụ phát sinh về tính lương, trích bảo hiểm, thanh toán lương và các khoản khấu trừ dựa trên chứng từ thực tế tháng 11/2023.
  • Quy trình tính toán và hạch toán các chế độ trợ cấp BHXH phát sinh tại doanh nghiệp.

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết kế thương mại Tấn Hưng

Dựa trên phân tích thực tế ở Chương 2, Chương 3 đưa ra các nhận xét, đánh giá toàn diện về thực trạng tổ chức công tác kế toán của công ty:

  • Đánh giá chung về công tác kế toán: Những ưu điểm trong việc tuân thủ nguyên tắc, phân công nhiệm vụ và tổ chức chứng từ.
  • Đánh giá cụ thể công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Nêu rõ các ưu điểm đạt được trong việc tính toán, trả lương cho nhân viên và các nhược điểm, hạn chế còn tồn tại trong quy trình quản lý lao động, bảng lương hoặc thời điểm trích nộp kinh phí, bảo hiểm.

Từ các hạn chế đã chỉ ra, tác giả xây dựng 3 nhóm biện pháp hoàn thiện có tính ứng dụng cho Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng:

  1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện tổ chức công tác kế toán chung ở công ty.
  2. Nhóm giải pháp về hoàn thiện công tác quản lý lao động và nâng cao hiệu quả trả lương cho người lao động.
  3. Nhóm giải pháp hoàn thiện trực tiếp công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

  • Về mặt lý luận: Hệ thống hóa đầy đủ và logic hệ thống cơ sở lý thuyết về tiền lương, các quỹ trích nộp theo lương, kết cấu các tài khoản kế toán liên quan (TK 334, TK 338) cùng hệ thống công thức tính lương chi tiết theo thời gian, sản phẩm, khoán và doanh thu. Trình bày chuẩn hóa các tỷ lệ trích lập kinh phí công đoàn (2%), bảo hiểm xã hội (25%), bảo hiểm y tế (5,5%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) theo các căn cứ văn bản ghi nhận.
  • Về mặt thực tiễn: Khảo sát, phân tích chuỗi số liệu tài chính của Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng qua báo cáo tài chính giai đoạn 2020 – 2022 và hiện trạng tài sản, nguồn vốn năm 2022. Đồng thời, mô tả chi tiết thực tế quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán tiền lương và trích bảo hiểm, chi trả trợ cấp BHXH tại đơn vị trong tháng 11/2023.
  • Đóng góp giải pháp: Đề xuất các biện pháp hoàn thiện mang tính thực tế cho doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và thương mại, tập trung vào hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, cải tiến công tác quản trị - chi trả lương và chuẩn hóa kỹ thuật hạch toán phân hệ tiền lương. Khóa luận là sự vận dụng kết hợp kiến thức đào tạo chuyên ngành tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế vào môi trường thực tế tại đơn vị thực tập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn dựa trên phạm vi nghiên cứu và điều kiện thực hiện được tác giả ghi nhận:

  • Dữ liệu hạch toán thực tế về tiền lương và các khoản trích theo lương chỉ tập trung vào một lát cắt thời gian hẹp là tháng 11/2023, chưa bao quát toàn bộ các tháng có biến động lớn về nhân sự, thưởng cuối năm hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong cả năm tài chính.
  • Chuỗi số liệu phân tích tài chính và lao động dừng ở giai đoạn 2020 – 2022, chưa phản ánh đầy đủ các tác động kinh tế ở giai đoạn sau năm 2023.
  • Thời gian khảo sát thực tập tại doanh nghiệp kéo dài 3 tháng, tác giả tự nhận định kinh nghiệm thực tiễn bản thân còn bước đầu nên một số phân tích sâu về quản trị chi phí tiền lương còn mang tính khái quát.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán tiền lương trong cả chu kỳ năm tài chính, cập nhật theo các quy định mới nhất về luật bảo hiểm xã hội, và nghiên cứu ứng dụng các giải pháp phần mềm kế toán quản trị tiền lương chuyên sâu cho các doanh nghiệp ngành thiết kế thương mại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang chuẩn bị thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Người làm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và thương mại đang tìm kiếm mô hình tham khảo về quy trình luân chuyển chứng từ, bảng tính lương và phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản.
  • Phần đáng tham khảo nhất trong công trình là hệ thống hóa chi tiết các công thức xác định tiền lương (đặc biệt là bảng lương thời gian, làm thêm giờ và lương sản phẩm), kết cấu chi tiết của các tài khoản TK 3341, TK 3348, TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3386 cùng khung phương pháp tiếp cận phân tích thực trạng doanh nghiệp từ dữ liệu báo cáo tài chính và chứng từ nghiệp vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận khảo sát thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích tại Công ty Tấn Hưng vào mốc thời gian cụ thể nào?
Khóa luận nghiên cứu số liệu tài chính tổng hợp và tình hình lao động từ báo cáo tài chính của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022; riêng số liệu chi tiết về thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được khảo sát chuyên sâu vào tháng 11/2023.

2. Mức thanh toán tiền lương làm thêm giờ được tác giả trình bày theo tỷ lệ cụ thể nào trong chương lý luận?
Theo nội dung Chương 1, tiền lương làm thêm giờ được xác định ít nhất bằng 150% mức lương bình thường đối với ngày làm việc trong tuần; ít nhất bằng 200% đối với ngày nghỉ hàng tuần; và ít nhất bằng 300% đối với ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ phép năm).

3. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn được tác giả ghi nhận trong văn bản khóa luận là bao nhiêu?
Trong phần lý thuyết của khóa luận, tổng tỷ lệ trích KPCĐ là 2% (doanh nghiệp chịu); BHXH là 25% (người lao động đóng 7,5%, doanh nghiệp đóng 17,5%); BHYT là 5,5% (người lao động đóng 1,5%, doanh nghiệp đóng 3%); BHTN là 1% (trích vào lương người lao động).

4. Tài khoản 334 được hạch toán chi tiết thành những tài khoản cấp 2 nào trong nội dung khóa luận?
Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) được hạch toán chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên (phản ánh các khoản phải trả và thanh toán về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và thu nhập khác cho công nhân viên) và Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác (phản ánh các khoản phải trả về tiền công, tiền thưởng và thu nhập khác cho người lao động ngoài công nhân viên của công ty).

5. Tác giả đã sử dụng những phương pháp thu thập dữ liệu cụ thể nào trong quá trình thực tập tại công ty?
Tác giả đã sử dụng ba phương pháp thu thập dữ liệu chính gồm: phương pháp phỏng vấn trực tiếp nhân viên tại đơn vị thực tập; phương pháp quan sát trực tiếp các thao tác và quy trình ghi sổ của kế toán; và phương pháp nghiên cứu tài liệu từ hóa đơn, chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của công ty cùng các văn bản quy phạm pháp luật và tài liệu học thuật.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bạch Thị Huyền đã thực hiện việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về tiền lương, các khoản trích theo lương và phương pháp hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Công trình phản ánh thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, việc lập chứng từ, ghi sổ và hạch toán tiền lương tháng 11/2023 tại Công ty TNHH Thiết kế Thương mại Tấn Hưng, song song với việc đánh giá bức tranh tài chính và cơ cấu lao động giai đoạn 2020 – 2022. Dựa trên việc chỉ ra các ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán thực tế, khóa luận đã đề xuất các nhóm giải pháp có tính ứng dụng nhằm hoàn thiện quy trình quản lý lao động và nâng cao hiệu quả hạch toán chi phí tiền lương tại doanh nghiệp.