CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN I. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền : a. Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm : Tiền mặt ( 111), TGNH( 112), Tiền đang chuyển (113).
Cả ba loại trên đề có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam ( VNĐ).
- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nghiệp vụ sau : - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có , tình hình biến động và sử dụng tiền mặt , kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt. - Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền đang chuyển, các loại kim khí quí và ngoại tệ, giám sát việc 3 Luan van chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán tiền mặt : 2.1 Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt: Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhà nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu và chi và tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhà nước nhằm điều hoà tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau: - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý tiền mặt.
Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hàng nghiêm chỉnh các chế độ thể lệ quản lý tiền mặt của nhà nước. - Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động. - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép toạ chi như các đơn vị ở xa ngân hàng nhất thiết phải thông qua thanh toán ngân hàng. Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, cho mượn tài khoản.2 Kế toán tiền mặt.
Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động của doang nhiệp và được ngân hàng thoả thuận. Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình. Không được kiêm nhiệm công tác kế toán, không được làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tư hàng hoá. Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng.
Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lê, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiên. Cuối mỗi ngày căn cứu vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quỹ tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với sỗ liệu của sổ quỹ, sổ kế toán.
nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhâ và kiến nghị 4 Luan van biện pháp xử lý. Với vàng bac, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. Có thể sử dụng mẫu sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ sau: SỔ QUỸ TIỀN MẶT ( KIÊM BÁO CÁO QUỸ) Ngày. năm Số hiệu chứng Số tiền Số hiệu từ Diễn giải TK Thu Chi Thu Chi Số dư đầu ngày FS trong ngày.
Cộng FS Số dư cuối ngày Kèm theo. chứng từ thu. chứng từ chi.năm 2000 Thủ quỹ ký Để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”. * Nội dung kết cấu TK 111: - Bên nợ : + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
+ Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Bên có : + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. + Số tiền mặt tại quỹ thiếu hụt. - Số dư bên nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn ở quỹ tiền mặt.
Tài khoản 111 gồm có 3 tài khoản cấp 2 : 5 Luan van TK 1111 : Tiền Việt Nam TK 1112 : Ngoại tệ TK 1113 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. * Trình tự kế toán tiền mặt : a. Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam - Các nghiệp vụ tăng : Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ.
Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ. Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thường Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng Có TK 131,136,1111 : Thu hồi các khoản nợ phải thu Có TK 121, 128, 138,144,244 : Thu hồi các khoản vốn ĐTNH. Có TK 338 (3381) : Tiền thừa tại quỹ chưa xác định rõ nguyên nhân. - Các nghiệp vụ Giảm : Nợ TK 112 : Gửi tiền vào TK tại NH Nợ TK 121,221 : Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 144,244 : Xuất tiền để thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 211, 213: Xuất tiền mua TSCĐ để đưa vào sử dụng Nợ TK 241 : Xuất tiền dùng cho công tác ĐTXDCB tự làm Nợ TK 152,153,156 : Xuất tiền mua vật tư hàng hóa để nhập kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên).
Nợ TK 611 : Xuất tiền mua vật tư, hàng hóa về nhập kho (theo phương pháp kiểm tra định kỳ) Nợ TK 311, 315 : Thanh toán nợ ngắn hạn đến hạn Nợ TK 331 : Thanh toán cho người bán Nợ TK 333 : Nộp thuế và các khoản khác cho ngân sách Nợ TK 334 :Thanh toán lương và các khoản cho người lao động Có TK 111(1111) : Số tiền mặt thực xuất quỹ b. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ : Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên TK 007-Nguyên tệ các loại. 6 Luan van Việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải tuân theo các quy định sau đây: - Đối với các loại TK thuộc chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, TSCCĐ.dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán. Khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược hạch toánvào TK 1113-Chênh lệch tỷ giá. - Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào tài khoản 413-Chênh lệch tỷ giá.
Tỷ giá hạch toán có thể là tỷ giá mua hoặc tỷ giá thống kê của ngân hàng và được sử dụng ổn định ít nhất trong một kỳ kế toán. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải đánh gía lại số dư ngoại tệ của các tài khoản tiền, cả khoản phải thu, các khoản nợ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kỳ để ghi sổ kế toán. TK 413-Chênh lệch tỷ giá có kết cấu như sau : - Bên nợ : + Chênh lệch tỷ giá FS giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hóa và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá FS tăng các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
+ Xử lý chênh lệch tỷ giá.