Nâng cao năng lực số cho sinh viên Lưu trữ học & Quản trị văn phòng HVHCQG

Nghiên cứu thực trạng năng lực số của sinh viên Lưu trữ học & Quản trị văn phòng (HVHCQG), đề xuất các giải pháp trang bị kỹ năng hiệu quả.

• Tác giả: Đồng Thị Bích Ngọc
• Người hướng dẫn: ThS. Trương Thị Mai Anh
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
• Đề tài: Trang bị năng lực số cho sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia
• Loại tài liệu: Báo cáo tổng hợp đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của năng lực số

Năng lực số là tập hợp các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoạt động hiệu quả trong môi trường kỹ thuật số. Đối với sinh viên Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trang bị năng lực số không chỉ là yêu cầu của thời đại mà còn là nền tảng để thành công trong sự nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng, việc nắm vững các công nghệ thông tin hiện đại trở thành điều bắt buộc. Sinh viên cần phát triển khả năng vận hành thiết bị, sử dụng phần mềm, quản lý dữ liệu và giao tiếp trong môi trường số để đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động hiện nay.

1.1. Định nghĩa năng lực số cho sinh viên

Năng lực số cho sinh viên bao gồm khả năng sử dụng công nghệ thông tin, kỹ năng xử lý thông tin, khả năng giao tiếp số và an toàn thông tin. Đây là nền tảng giúp sinh viên Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thích nghi với các yêu cầu công việc liên quan đến quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ dữ liệu và xử lý thông tin hiệu quả trong các tổ chức hiện đại.

1.2. Vai trò của năng lực số trong giáo dục đại học

Trong giáo dục đại học, năng lực số giúp sinh viên phát triển toàn diện, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động. Sinh viên có năng lực số tốt sẽ dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc hiện đại, nâng cao hiệu suất công việc và khả năng học tập suốt đời.

II. Thực trạng năng lực số của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Thực trạng cho thấy sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia có những khoảng trống đáng kể trong năng lực số. Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong vận hành thiết bị và sử dụng phần mềm chuyên nghiệp. Khả năng khai thác thông tin và dữ liệu còn hạn chế, đặc biệt là việc áp dụng các công cụ quản lý dữ liệu hiện đại. Ngoài ra, sinh viên cần cải thiện kỹ năng giao tiếp số, an toàn thông tin và sáng tạo nội dung số. Những thiếu sót này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thích nghi với công việc sau tốt nghiệp.

2.1. Khó khăn trong vận hành thiết bị và phần mềm

Nhiều sinh viên chưa thành thạo các phần mềm lưu trữ tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu hiện đại. Kỹ năng sử dụng các ứng dụng văn phòng nâng cao còn yếu. Điều này gây khó khăn khi sinh viên cần xử lý công việc hành chính số hóa trong thực tế công việc.

2.2. Hạn chế trong khai thác và bảo vệ dữ liệu

Khai thác thông tin từ các nguồn dữ liệu số chưa hiệu quả. Sinh viên thiếu hiểu biết về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các rủi ro trong môi trường số. Việc tuân thủ Luật an ninh mạng và các quy định bảo vệ thông tin còn chưa được chú trọng đúng mức.

III. Khung năng lực số dành cho sinh viên

Khung năng lực số dành cho sinh viên Lưu trữ học và Quản trị văn phòng bao gồm năm lĩnh vực chính. Thứ nhất, khả năng vận hành thiết bị và sử dụng phần mềm chuyên dụng. Thứ hai, kỹ năng khai thác thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau. Thứ ba, giao tiếp và hợp tác trong môi trường số qua các nền tảng kỹ thuật số. Thứ tư, an toàn số bao gồm bảo vệ thông tin và tuân thủ quy định pháp luật. Thứ năm, sáng tạo nội dung số và khả năng phát triển các sản phẩm số. Khung này cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho quá trình trang bị năng lực cho sinh viên.

3.1. Các thành phần của khung năng lực số

Khung năng lực bao gồm: (1) Kỹ năng kỹ thuật về công nghệ; (2) Kỹ năng thông tin trong tìm kiếm và xử lý dữ liệu; (3) Kỹ năng giao tiếp qua các nền tảng số; (4) Kỹ năng an toàn và bảo vệ; (5) Kỹ năng sáng tạo nội dung. Mỗi thành phần có các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá mức độ đạt được của sinh viên.

3.2. Mức độ hoàn thành khung năng lực

Sinh viên cần đạt các mức độ hoàn thành khác nhau tùy theo năm học. Mức độ cơ bản trong năm một, mức độ trung bình trong năm hai, và mức độ cao khi tốt nghiệp. Việc đánh giá định kỳ giúp theo dõi tiến độ phát triển năng lực số của từng sinh viên.

IV. Giải pháp trang bị năng lực số cho sinh viên

Để trang bị năng lực số hiệu quả, cần có sự phối hợp từ nhiều phía. Nhà trường cần cập nhật chương trình đào tạo, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và tổ chức đào tạo kỹ năng số. Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng phải tích hợp các nội dung số vào các môn học, mời các chuyên gia chia sẻ kinh nghiệm thực tế. Sinh viên cần chủ động học tập, tham gia các khóa đào tạo, dự án thực tế liên quan đến số hóa. Các giải pháp này không chỉ giúp sinh viên phát triển kỹ năng mà còn tạo sự sẵn sàng cho sự nghiệp sau tốt nghiệp.

4.1. Giải pháp từ phía nhà trường

Nhà trường cần xây dựng chính sách hỗ trợ phát triển năng lực số, cập nhật chương trình học với nội dung công nghệ hiện đại, xây dựng phòng thí nghiệm số, cung cấp phần mềm chuyên dụng và tổ chức các khóa đào tạo định kỳ. Đặc biệt, cơ sở vật chất phải đầu tư đủ để sinh viên có điều kiện thực hành tốt.

4.2. Giải pháp từ phía sinh viên

Sinh viên cần chủ động học tập, tham gia các khóa đào tạo ngoại khóa, thực hành với các công cụ số thực tế, tham gia dự án đúc kết kinh nghiệm, và liên tục cập nhật kiến thức về công nghệ mới. Thái độ tích cực và sự kiên trì là yếu tố quan trọng để phát triển năng lực số bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. Cơ sở lý luận về năng lực số Chương 2. Thực trạng năng lực số của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia Chương 3. Đề xuất giải pháp trang bị năng lực số cho sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia 8 CHƢƠNG 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC SỐ VÀ TRANG BỊ NĂNG LỰC SỐ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Chuyển đổi số Khái niệm Chuyển đổi số nhận được nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu với những góc nhìn khác nhau, mỗi tác giả đưa ra khái niệm dựa trên hướng nghiên cứu của mình. Tác giả Lindsay Herbert (2020) trong cuốn sách Digital transformation đã định nghĩa “Chuyển đổi số thực thụ không phải chỉ là thiết lập một hạ tầng công nghệ cho doanh nghiệp mà là kiến tạo năng lực thích nghi và tối ưu thành công các công nghệ cũng như quy trình mới cả ở hiện tại và trong tương lai”.[14] Cách hiểu này cũng được định nghĩa gần như tương tự trong cuốn Cẩm nang Chuyển đổi số của Bộ Thông tin và Truyền thông (2021) “Chuyển đổi số là thay đổi quy trình mới, mô hình tổ chức mới, phương thức cung cấp dịch vụ hoặc cung cấp dịch vụ mới”.[15] Theo Microsoft (2022), Chuyển đổi số là “quá trình sử dụng các công nghệ và quy trình kinh doanh mới để tối ưu hóa, tự động hóa và hiện đại hóa hoạt động kinh doanh của một tổ chức”.

Một sự đổi mới kinh doanh được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), cung cấp những cách mới để hiểu, quản lý và chuyển đổi cho các hoạt động kinh doanh của họ chính là chuyển đổi số. Trên thế giới, chuyển đổi số (Digital Transformation) được bắt đầu nói đến nhiều vào khoảng năm 2015, phổ biến từ 2017. Ở Việt Nam, thuật ngữ này được đề cập nhiều khoảng năm 2018. Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Chương trình chuyển đổi số Quốc gia vào ngày 03/6/2020 với tầm nhìn đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”.

Như vậy, chuyển đổi số là sự phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số. Từ những định nghĩa trên có thể hiểu rằng chuyển đổi số là một quá trình có sự tác 9 động bởi yếu tố ngoại lực (sự phát triển của cách mạng 4.0) và yếu tố nội lực (khát vọng đổi mới và hội nhập) thúc đẩy con người tư duy về phương thức làm việc mới nhanh hơn, minh bạch, tiết kiệm hơn bằng việc kế thừa và phát huy giá trị to lớn của nền tảng công nghệ kĩ thuật bao gồm: công nghệ truyền thông thế hệ thứ năm (5G), kết nối vạn vật (IOT), điện toán đám mây (Cloud computing), trí tuệ nhân tạo (Artificial intelligence), phân tích dữ liệu lớn (Big data analytics), các hệ thống quản trị dữ liệu (Data management systems) để tạo ra những dịch vụ tiện ích nhằm mang lại những hiệu quả tốt hơn trong thời đại kỹ thuật số. Có thể thấy, chuyển đổi số vừa là mục tiêu vừa là yêu cầu của sự phát triển của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Điều này bắt nguồn từ sự tiến bộ không ngừng của khoa học và công nghệ, đặt ra nhu cầu cải tiến và thích ứng với môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

Chuyển đổi số không đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là quá trình tối ưu hóa và cải thiện hiệu quả hoạt động, tác động sâu rộng đến tất cả lĩnh vực của cuộc sống xã hội. Việc thích ứng với chuyển đổi số đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo trong việc áp dụng công nghệ vào công việc hàng ngày. Điều này giúp tăng cường năng suất lao động, cải thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm, cũng như mở rộng tầm nhìn và cơ hội phát triển cho các tổ chức và doanh nghiệp. Qua đó, chuyển đổi số không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của xã hội và cộng đồng.

Nó không chỉ có tính thời điểm mà là quá trình cải biến để thích ứng với sự phát triển của khoa học công nghệ và các mục tiêu quản trị, tác động tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Năng lực số Theo Jane Secker, khái niệm năng lực số đã hình thành trong khoảng hơn 20 năm và thường được sử dụng cùng lúc với các khái niệm như kỹ năng số, năng lực thông tin, năng lực truyền thông hay năng lực học thuật (Secker, 2018). Tranh cãi xảy ra xung quanh việc khái niệm bao trùm lên khái niệm nào, khái niệm nào quan trọng hơn, cũng như nhận thức về vai trò của công nghệ, thái độ, hành vi trong các khái niệm này. Tuy nhiên, tựu chung lại, có một khối lượng thông tin khổng lồ đang tồn tại dưới dạng số và người học cần có khả năng nghi ngờ hợp lý, tư duy phản biện để đánh giá và nắm bắt được cách thức sử dụng các công cụ số trong chia sẻ thông tin phục vụ nghiên cứu và biểu đạt chính bản thân mình.

Khái niệm năng lực số do UNESCO Institude for Statistics đề xuất: “Digital 10 literacy is the ability to access, manage, understand, integrate, communicate, evaluate and create information safely and appropriately through digital technologies for employment, decent jobs and entrepreneurship. It includes competences that are variously referred to as computer literacy, ICT literacy, information literacy and media literacy” (UNESCO Institute for Statistics, 2018). Theo UNESCO năm 2018, năng lực số là khả năng truy cập, quản lý, hiểu, kết hợp, giao tiếp, đánh giá và sáng tạo thông tin một cách an toàn và phù hợp thông qua công nghệ số để phục vụ cho các công việc từ đơn giản đến phức tạp cũng như khởi nghiệp. Năng lực số là tổng hợp của năng lực sử dụng máy tính, năng lực công nghệ thông tin, năng lực thông tin và năng lực truyền thông.

Năng lực số, hay khả năng làm việc và tư duy trong môi trường số học, đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích thông tin một cách hợp lý và tư duy phản biện. Nó giúp cho việc đánh giá thông tin trở nên chính xác hơn và nắm bắt được cách sử dụng hiệu quả các công cụ số trong việc chia sẻ thông tin để phục vụ cho nghiên cứu và biểu đạt ý kiến. Năng lực số được coi là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong học tập, nghiên cứu và phát triển sự nghiệp. Không chỉ giúp cho việc xử lý thông tin một cách chính xác và nhanh chóng mà còn giúp người sử dụng hiểu rõ hơn về thế giới xung quanh thông qua các dữ liệu số.

Việc nắm vững năng lực số cũng mở ra cánh cửa cho việc tham gia vào cộng đồng quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển công nghệ, từ đó nâng cao vị thế và cơ hội cho sự phát triển cá nhân và chuyên môn. Vì vậy, việc rèn luyện năng lực số không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là một yếu tố sống còn để thành công trong môi trường học tập, nghiên cứu và sự nghiệp. Học cách sử dụng công cụ số một cách hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và phát triển bản thân mình một cách toàn diện. Trang bị năng lực số Trang bị năng lực số là khái niệm đề cập đến việc sử dụng công nghệ số để nâng cao hiệu suất và khả năng làm việc của cá nhân hay tổ chức.

Nó bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin và truyền thông để tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra giá trị và cải thiện hiệu quả hoạt động. Trang bị năng lực số không chỉ đề cập đến việc sử dụng công nghệ mà còn chú ý việc phát triển kỹ năng số để tương thích với môi trường kinh doanh hiện đại. Bên cạnh đó, trang bị năng lực số cũng có thể hiểu là khái niệm mô tả khả năng của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trong việc sử dụng 11 công nghệ số để giải quyết vấn đề, tạo ra giá trị và tiến xa trong thời đại số hóa. Như vậy, có nhiều cách hiểu, định nghĩa khác nhau về khái niệm trang bị năng lực số.

Trong đó có khái niệm “ Trang bị năng lực số là nhằm nâng cao nhận thức và hiểu biết về ứng dụng công nghệ số trong các hoạt động kinh tế - xã hội để giúp cho chúng ta có thể dễ dàng hiểu, tiếp cận, tìm kiếm và khai thác sử dụng thông tin một cách hiệu quả.” Để thành công trong thời đại số hóa ngày nay, việc đầu tư vào trang bị năng lực số là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp cá nhân hay tổ chức tận dụng tối đa hiệu suất làm việc mà còn giúp họ thích ứng và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Bằng cách học hỏi và áp dụng công nghệ số một cách thông minh, có thể mở ra nhiều cơ hội và tiềm năng mới để phát triển bản thân và hoạt động công việc một cách hiệu quả hơn. Và để trang bị năng lực số hiệu quả, cá nhân cần học cách sử dụng các công cụ số như phần mềm, ứng dụng, và máy tính để tối ưu hóa công việc hàng ngày.

Họ cũng cần hiểu về cách thức sử dụng dữ liệu để ra quyết định thông minh và tinh nhạy với thị trường. Đồng thời, việc liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức mới là yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển năng lực số theo thời gian. việc chủ động nâng cao kỹ năng số không chỉ giúp cá nhân tự tin và linh hoạt trong công việc mà còn giúp họ thích nghi và tiến bộ trong môi trường làm việc ngày càng phức tạp và đa dạng. Hãy không ngần ngại khám phá và áp dụng công nghệ số vào cuộc sống và công việc hàng ngày để trở thành một người có năng lực số mạnh mẽ và hiệu quả.