Tổng quan nghiên cứu

Thương mại quốc tế của Việt Nam ghi nhận bước phát triển vượt bậc khi tổng kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2018 đạt mức kỷ lục 480,17 tỷ USD, tăng hơn 52 tỷ USD so với năm 2017. Độ mở của nền kinh tế ước tính đạt 196% GDP, đưa Việt Nam vươn lên vị trí thứ 27 về xuất khẩu và thứ 25 về nhập khẩu trên phạm vi toàn cầu. Sự bùng nổ này tạo áp lực rất lớn lên ngành Hải quan, đặc biệt là các đơn vị địa phương có tốc độ công nghiệp hóa nhanh như tỉnh Đồng Nai.

Chi cục Hải quan Thống Nhất là đơn vị trực thuộc Cục Hải quan Đồng Nai, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về hải quan trên địa bàn rộng lớn gồm thị xã Long Khánh và các huyện Trảng Bom, Thống Nhất, Cẩm Mỹ, Xuân Lộc, Định Quán, Tân Phú. Địa bàn quản lý bao gồm hàng loạt khu công nghiệp trọng điểm như Sông Mây, Hố Nai, Bàu Xéo, nơi tập trung nhiều doanh nghiệp gia công giày da, may mặc, linh kiện cơ khí và đồ gỗ xuất khẩu. Dù khối lượng công việc tăng bình quân từ 10% đến 20% mỗi năm, đơn vị vẫn xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ thu ngân sách, đạt 890 tỷ đồng năm 2016, 998 tỷ đồng năm 2017 (vượt 11% chỉ tiêu) và đạt 1.100,5 tỷ đồng năm 2018 (đạt 100% kế hoạch).

Tuy nhiên, công tác quản trị nhân lực tại đơn vị còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Chất lượng nguồn tuyển dụng chưa cao với tỷ lệ ứng viên đạt phỏng vấn chỉ chiếm khoảng 50%, công tác phân tích công việc chưa gắn chặt với thực tiễn, việc đánh giá sau đào tạo chưa được lượng hóa và phương pháp đánh giá thành tích còn thiếu tính khách quan. Nghiên cứu này được thực hiện nhằm đánh giá toàn diện thực trạng quản trị nhân sự tại Chi cục Hải quan Thống Nhất giai đoạn 2016 - 2018, từ đó xây dựng hệ sinh thái giải pháp đồng bộ đến năm 2023 nhằm nâng cao năng suất lao động và đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa ngành hải quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp của ba nền tảng lý thuyết quản trị nhân sự hiện đại:

Thứ nhất, lý thuyết quản trị nguồn nhân lực của Trần Kim Dung tiếp cận nhân sự như một hệ thống đồng bộ gồm ba nhóm chức năng cốt lõi: thu hút nguồn nhân lực (hoạch định, phân tích công việc, tuyển dụng), đào tạo và phát triển nguồn nhân lực (xác định nhu cầu, tổ chức bồi dưỡng, đánh giá sau đào tạo) và duy trì nguồn nhân lực (đánh giá thành tích, đãi ngộ lương thưởng, quản trị quan hệ lao động).

Thứ hai, khung lý thuyết quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công của Trần Thị Thu và Vũ Hoàng Ngân phân tích sâu các đặc thù của khu vực hành chính nhà nước. Mô hình nhấn mạnh việc quản trị nhân sự phải gắn liền với chiến lược công, văn hóa công vụ và các quy chuẩn chức danh ngạch bậc do nhà nước ban hành.

Thứ ba, mô hình quy trình đào tạo của Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân cung cấp khung đánh giá 4 giai đoạn từ phân tích nhu cầu, thiết kế nội dung, tổ chức đào tạo đến đo lường kết quả thực hiện.

Đồng thời, nghiên cứu vận dụng chủ trương đổi mới quản trị nhân lực theo vị trí việc làm của Tổng cục Hải quan theo Quyết định 1614/QĐ-BTC và Nghị quyết 18-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu lực hoạt động công vụ. Các khái niệm trung tâm bao gồm: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, tuyển mộ nội bộ và bên ngoài, đào tạo tại chỗ, cùng hệ thống thù lao vật chất và phi vật chất.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa phân tích định tính và điều tra định lượng:

Về dữ liệu thứ cấp, tác giả thu thập và tổng hợp báo cáo tổng kết công tác chuyên môn, số liệu biến động biên chế, hồ sơ quản lý cán bộ và kết quả thu nộp ngân sách nhà nước của Chi cục Hải quan Thống Nhất từ tháng 01/2016 đến tháng 12/2018.

Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát toàn diện bằng bảng câu hỏi cấu trúc đối với toàn bộ cán bộ, công chức và người lao động đang làm việc tại đơn vị. Tổng số phiếu phát ra là 105 phiếu, thu về 105 phiếu hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi 100%. Phương pháp chọn mẫu tổng thể được áp dụng vì quy mô nhân sự của chi cục ở mức vừa phải (105 người), giúp loại bỏ hoàn toàn sai số chọn mẫu và phản ánh chính xác bức tranh thực tế của toàn cơ quan.

Bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 mức độ, từ mức 1 (rất không đồng ý) đến mức 5 (rất đồng ý). Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả (tính toán giá trị trung bình Mean và độ lệch chuẩn Standard Deviation) bằng phần mềm Excel là nhằm định lượng hóa mức độ hài lòng và đánh giá của công chức đối với 5 khía cạnh cốt lõi trong thu hút nhân lực. Độ lệch chuẩn của các biến quan sát dao động trong khoảng từ 0,601 đến 0,644, chứng minh mức độ tập trung cao của dữ liệu và tính đại diện khoa học của mẫu nghiên cứu.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích dữ liệu thực tế tại Chi cục Hải quan Thống Nhất giai đoạn 2016 - 2018 mang lại bốn phát hiện trọng tâm:

Thứ nhất, quy mô nhân sự tăng trưởng nhanh nhưng chịu sức ép lớn về cơ cấu. Tổng số lao động tăng từ 75 người năm 2016 lên 87 người năm 2017 (tăng 16%) và đạt 105 người năm 2018 (tăng 20,7%). Cơ cấu nhân sự năm 2018 có 68 công chức biên chế (chiếm 64,8%) và 37 lao động hợp đồng (chiếm 35,2%). Về giới tính, nam giới chiếm 57,1% (60 người) và nữ giới chiếm 42,9% (45 người).

Thứ hai, chất lượng học vấn và kinh nghiệm công tác của đội ngũ rất vững chắc. Tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học đạt 76,2% (80 người) và sau đại học đạt 11,4% (12 người), tổng cộng trình độ từ đại học trở lên chiếm đến 87,6%. Về thâm niên năm 2018, nhóm có từ 3 đến 10 năm kinh nghiệm chiếm tỷ trọng lớn nhất với 45,7% (48 người), nhóm trên 10 năm kinh nghiệm chiếm 25,7% (27 người), nhóm từ 1 đến 3 năm chiếm 11,4% (12 người) và dưới 1 năm chiếm 17,1% (18 người). Đội ngũ có tuổi đời trẻ với 61,9% cán bộ dưới 40 tuổi.

Thứ ba, công tác thu hút nguồn nhân lực đạt mức khá nhưng còn độ lệch lớn giữa các tiêu chí. Điểm đánh giá trung bình của biến thu hút nhân lực đạt 3,67 trên thang điểm 5. Tiêu chí quy hoạch cán bộ đúng tiêu chuẩn đạt điểm cao nhất với 4,15 điểm. Ngược lại, tiêu chí phổ biến kế hoạch phát triển nhân lực đạt điểm thấp nhất với 3,27 điểm. Tiêu chí dự báo chính xác nhu cầu nhân lực đạt 3,61 điểm và chất lượng tuyển dụng đạt 3,65 điểm.

Thứ tư, hiệu quả tuyển chọn đầu vào còn hạn chế. Năm 2016, đơn vị nhận 12 hồ sơ nhưng chỉ có 6 người đạt phỏng vấn để tuyển 4 chỉ tiêu. Năm 2017, có 25 hồ sơ với 16 người đạt phỏng vấn để tuyển 13 chỉ tiêu. Năm 2018, có 45 hồ sơ ứng tuyển nhưng chỉ có 22 người đạt vòng phỏng vấn để chọn 20 nhân sự. Tỷ lệ trúng tuyển qua phỏng vấn chỉ xấp xỉ 50%, phản ánh chất lượng nguồn ứng viên ban đầu chưa thực sự đồng đều.

Thảo luận kết quả

Dữ liệu nghiên cứu được hệ thống hóa trực quan thông qua các bảng thống kê cơ cấu lao động và biểu đồ phân bổ thâm niên, phản ánh rõ nét mối tương quan giữa sự gia tăng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu và áp lực mở rộng quy mô tổ chức.

Nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch giữa điểm số quy hoạch cán bộ (4,15) và điểm số công khai kế hoạch (3,27) bắt nguồn từ cơ chế thông tin nội bộ. Kế hoạch nhân sự thường chỉ được thông báo một lần vào đầu năm, thiếu cơ chế cập nhật định kỳ khi có sự điều chuyển công tác. Việc xây dựng kế hoạch nhân sự vẫn dựa nhiều vào kinh nghiệm chủ quan thay vì ứng dụng các mô hình định lượng tiên tiến như phân tích hồi quy tương quan giữa khối lượng tờ khai hải quan và số lượng cán bộ cần thiết.

So sánh với các nghiên cứu quản trị công cùng thời kỳ, Chi cục Hải quan Thống Nhất gặp phải rào cản chung của các cơ quan nhà nước: bản mô tả công việc mới chỉ dừng lại ở các tiêu chuẩn ngạch công chức chung của ngành như kiểm tra viên chính (mã 08.050) hay kiểm tra viên (mã 08.051), chưa xây dựng được bản mô tả chi tiết cho từng vị trí làm việc tại văn phòng hoặc tại các đội kiểm tra thực tế ngoài hiện trường. Điều này dẫn đến sự lúng túng của nhân viên khi thực hiện các nhiệm vụ phối hợp liên ngành.

Về công tác đào tạo, hoạt động bồi dưỡng chủ yếu mang tính thụ động theo chỉ tiêu tập huấn của cơ quan cấp trên. Đơn vị chưa chủ động xây dựng quy trình đánh giá hiệu quả sau đào tạo dựa trên sự cải thiện năng suất làm việc hoặc giảm thiểu tỷ lệ sai sót nghiệp vụ. Công tác đánh giá thành tích vẫn mang nặng tính bình bầu định kỳ cuối năm, chưa lượng hóa bằng chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, tác giả đề xuất bốn nhóm giải pháp chiến lược nhằm hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Hải quan Thống Nhất đến năm 2023:

Thứ nhất, chuẩn hóa công tác hoạch định và phân tích vị trí việc làm. Lãnh đạo Chi cục cùng Bộ phận Văn phòng cần hoàn thành việc xây dựng 100% bản mô tả công việc và khung năng lực chuẩn cho tất cả các vị trí chức danh trước quý IV/2021. Áp dụng phương pháp phân tích công việc kết hợp giữa quan sát hiện trường và phỏng vấn chuyên sâu. Mục tiêu là định biên chính xác khối lượng công việc, nâng độ chính xác dự báo nhân sự đạt trên 90% và giảm áp lực quá tải cục bộ tại các đội nghiệp vụ.

Thứ hai, đổi mới quy trình tuyển chọn và đa dạng hóa nguồn tuyển dụng. Xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn hóa gồm 11 bước khoa học, thiết lập ngân hàng câu hỏi phỏng vấn tình huống thực tế gắn liền với nghiệp vụ thông quan điện tử VNACCS/VCIS. Chủ động liên kết với các trường đại học khối kinh tế, luật và ngoại thương để thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, phấn đấu nâng tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu chuyên môn sau phỏng vấn lên trên 75% trong giai đoạn 2021 - 2023.

Thứ ba, hoàn thiện quy trình đào tạo và lượng hóa công tác đánh giá sau đào tạo. Thiết lập quy trình đào tạo khép kín 4 bước: phân tích nhu cầu, thiết kế chương trình, tổ chức đào tạo và đo lường kết quả. Đẩy mạnh các phương pháp đào tạo tại chỗ như kèm cặp trực tiếp và luân chuyển công việc định kỳ giữa các bộ phận giám sát, quản lý thuế và kiểm tra sau thông quan. Triển khai đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo qua 2 cấp độ: mức độ tiếp thu kiến thức và mức độ cải thiện năng suất xử lý tờ khai sau 3 tháng làm việc.

Thứ tư, cải tiến cơ chế đánh giá thành tích và tối ưu hóa đãi ngộ. Ứng dụng bảng tham chiếu phân cấp đánh giá và xây dựng bộ chỉ số KPI gắn liền với kết quả công việc thực tế. Đề xuất áp dụng thí điểm mô hình trả lương 3P (vị trí việc làm, năng lực cá nhân và kết quả thực hiện) đối với lao động hợp đồng, đồng thời công khai minh bạch các tiêu chí thi đua khen thưởng nhằm tạo động lực duy trì tỷ lệ thôi việc dưới mức 1% mỗi năm đến năm 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, lãnh đạo và cán bộ quản lý ngành Hải quan. Công trình cung cấp mô hình thực chứng về triển khai vị trí việc làm và quản trị nhân lực theo năng lực tại một chi cục trực tiếp quản lý nhiều khu công nghiệp. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho 35 Cục Hải quan tỉnh, thành phố trong quá trình tinh giản 10% biên chế nhưng vẫn đảm bảo năng lực thông quan thông suốt.

Thứ hai, cán bộ phụ trách công tác tổ chức cán bộ tại các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn cung cấp trọn bộ quy trình 6 bước hoạch định nhân sự, phương pháp phân tích công việc và hệ thống bảng biểu đánh giá nhân viên, giúp các cơ quan công quyền chuyển đổi từ quản lý nhân sự truyền thống sang quản trị nguồn nhân lực chiến lược.

Thứ three, giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Quản trị kinh doanh và Quản lý công. Đề tài đóng góp một case study điển hình với bộ dữ liệu khảo sát 105 cán bộ công chức, làm tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu về quản trị công vụ, hành vi tổ chức và đo lường hiệu quả lao động.

Thứ tư, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và hiệp hội logistics. Nghiên cứu giúp doanh nghiệp nắm rõ cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và tiêu chuẩn năng lực của công chức hải quan, từ đó nâng cao tính chủ động và hiệu quả phối hợp trong quá trình làm thủ tục hải quan tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp

Đặc điểm nổi bật nhất về cơ cấu nhân sự tại Chi cục Hải quan Thống Nhất là gì? Cơ cấu nhân sự của đơn vị có chất lượng học vấn rất cao và tuổi đời trẻ. Năm 2018, trong tổng số 105 nhân sự, tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học và sau đại học chiếm tới 87,6% (trong đó sau đại học chiếm 11,4%). Đồng thời, có 61,9% cán bộ dưới 40 tuổi và 71,4% có thâm niên công tác từ 3 năm trở lên, tạo nền tảng vững chắc để tiếp thu công nghệ thông quan hiện đại.

Tại sao việc xây dựng bản mô tả công việc theo vị trí việc làm lại mang tính cấp thiết? Trong giai đoạn 2016 - 2018, đơn vị chủ yếu áp dụng quy định tiêu chuẩn chức danh chung của nhà nước mà chưa có bản mô tả chi tiết cho từng vị trí thực tế tại chi cục. Việc chuẩn hóa mô tả công việc giúp phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng công chức, hạn chế tình trạng chồng chéo nhiệm vụ và tạo cơ sở chuẩn xác cho công tác tuyển dụng, đào tạo và trả lương.

Điểm hạn chế lớn nhất trong công tác thu hút nhân lực được chỉ ra từ khảo sát là gì? Khảo sát định lượng trên 105 cán bộ nhân viên cho thấy tiêu chí kế hoạch phát triển nguồn nhân lực được phổ biến rộng rãi nhận điểm số trung bình thấp nhất, chỉ đạt 3,27 trên thang điểm 5. Điều này cho thấy thông tin về kế hoạch nhân sự và lộ trình phát triển nội bộ chưa được truyền thông đầy đủ tới toàn thể công chức thừa hành.

Làm thế nào để nâng cao chất lượng nguồn tuyển dụng đầu vào tại đơn vị? Tác giả đề xuất chuẩn hóa quy trình tuyển dụng gồm 11 bước, kết hợp phỏng vấn sâu và xử lý tình huống thực tế trên hệ thống thông quan điện tử. Đơn vị cần chủ động ký kết hợp tác hướng nghiệp với các trường đại học chuyên ngành kinh tế, ngoại thương nhằm thu hút ứng viên giỏi, khắc phục tình trạng tỷ lệ đạt phỏng vấn chỉ đạt 50% như giai đoạn trước.

Mô hình đánh giá năng lực và thành tích công chức được đề xuất thực hiện ra sao? Luận văn đề xuất xây dựng hệ thống đánh giá theo bảng tham chiếu đa chiều, kết hợp giữa kết quả thực hiện chỉ tiêu công việc định lượng (KPI) và thang đo hành vi công vụ. Phương pháp này thay thế việc bình bầu định tính cuối năm, đảm bảo tính công bằng và là căn cứ chính xác để bình xét thi đua, quy hoạch cán bộ lãnh đạo.

Kết luận

Nghiên cứu về quản trị nguồn nhân lực tại Chi cục Hải quan Thống Nhất mang lại những đóng góp khoa học và thực tiễn sâu sắc:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận quản trị nhân lực trong tổ chức công gắn liền với chủ trương cải cách và hiện đại hóa ngành hải quan.
  • Phản ánh trung thực bức tranh nhân sự với sự phát triển từ 75 người năm 2016 lên 105 người năm 2018, đóng góp vào kết quả thu nộp ngân sách ấn tượng đạt 1.100,5 tỷ đồng.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn về công tác dự báo nhân lực, hạn chế trong phân tích công việc và rào cản thông tin nội bộ qua khảo sát 105 cán bộ công chức.
  • Xây dựng hệ sinh thái giải pháp khả thi gồm 4 nhóm chính sách về hoạch định, tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự gắn với khung năng lực vị trí việc làm.
  • Xác định lộ trình thực thi rõ ràng từ năm 2020 đến năm 2023 nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu suất công vụ.

Các cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị hải quan địa phương cần nhanh chóng tham khảo và ứng dụng các giải pháp trong luận văn để chuẩn hóa đội ngũ công chức, thúc đẩy cải cách hành chính và tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động thương mại quốc tế.