mở đầu của chu trình ngân sách cấp xã nhằm xác định các mục tiêu, nhiệm vụ động viên nguồn lực cho ngân sách cấp xã và phân phối các nguồn lực đó. Thực chất đó là việc lập kế hoạch của cấp xã về quy mô nguồn lực cần phải huy động trong xã hội để sử dụng cho các nhu cầu chi tiêu nhằm thực thi chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã. Hàng năm, căn cứ vào quyết định của Chính phủ, Thông tư 60/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ tài chính và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước, của địa phương, UBND tỉnh hướng dẫn chính 7 quyền xã lập dự toán NSX, thị trấn năm sau theo mẫu trình HĐND xã quyết định. - Mục tiêu lập dự toán ngân sách xã: Là công việc khởi đầu có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ các khâu của chu trình quản lý ngân sách.
Lập dự toán ngân sách là lập kế hoạch (dự toán) các khoản thu, chi của ngân sách xã cần phải thực hiện cho năm ngân sách kế tiếp, đồng thời xác lập các biện pháp có thể áp dụng nhằm đạt các chỉ tiêu thu, chi đã dự kiến. Lập dự toán ngân sách xã chỉ coi là hoàn thành khi dự toán đó HĐND xã thảo luận và thông qua. Do vậy thời gian tiến hành lập dự toán ngân sách cho một chu trình ngân sách kế tiếp phải thực thi ngay trong thời gian diễn ra chấp hành ngân sách của chu trình ngân sách hiện tại. Quá trình lập dự toán ngân sách xã nhằm mục tiêu: Huy động nguồn lực tài chính theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước và bảo đảm kiểm soát chi tiêu tổng thể; Phân bổ ngân sách phù hợp với ưu tiên trong kế hoạch phát triển KT-XH của xã và chính sách, chế độ của Nhà nước; Là cơ sở cho việc quản lý thu, chi trong khâu chấp hành ngân sách cũng như việc đánh giá, quyết toán NSP được công khai, minh bạch và bảo đảm trách nhiệm giải trình.
- Yêu cầu lập dự toán ngân sách xã: Dự toán ngấn sách xã phải tập hợp được đầy đủ các khoản thu, chi và tổng hợp theo từng lĩnh vực. Lập theo đúng biểu mẫu quy định, đúng thời hạn, đúng mục lục ngân sách nhà nước, kịp thời gửi cho các cơ quan chức năng xét duyệt, tổng hợp đồng thời phải kèm theo các báo cáo thuyết minh, căn cứ. Phải tuân theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Phải đảm bảo nguyên tắc cân đối ngân sách, chi không được vươ ̣t quá nguồn thu.
8 Dự toán chi đầu tư phát triển phải căn cứ vào các dự án đầu tư có đủ điều kiện và nguồn vốn được đảm bảo, tránh bố trí vốn dàn trải, ưu tiên bố trí vốn cho các công trình đang thực hiện dở dang. - Căn cứ lập dự toán ngân sách cấp xã: Nhiệm vụ phát triển KT - XH và bảo đảm quốc phòng, an ninh; chính sách, chế độ thu, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi ngân sách cấp xã và tỷ lệ phần trăm phân chia nguồn thu do HĐND cấp tỉnh quy định; chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách cấp xã do các cấp có thẩm quyền quy đinh; số kiểm tra về dự toán ngân sách cấp xã do UBND cấp huyện thông báo; tình hình thực hiện dự toán ngân sách cấp xã năm hiện hành và các năm trước. - Trình tự lập dự toán ngân sách cấp xã: Bộ phận tài chính kế toán cấp xã lập dự toán thu, chi và cân đối ngân sách cấp xã trình UBND cấp xã báo cáo HĐND cấp xã để xem xét gửi UBND cấp huyện và Phòng TC - KH cấp huyện. Đối vói năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách, Phòng TC - KH cấp huyện làm việc với UBND cấp xã về cân đối thu, chi ngân sách cấp xã thời kỳ ổn định mới theo khả năng và bố trí cân đối chung của NSĐP.
Đối với các năm tiếp theo thòi kỳ ổn đinh, Phòng TC - KH cấp huyện chỉ làm việc vối UBND cấp xã về dự toán ngân sách khi UBND cấp xã có yêu cầu. - Quyết định dự toán ngân sách cấp xã: Xã sau khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách của UBND huyện, UBND xã hoàn chỉnh dự toán NSX và phương án phân bổ NSX trình HĐND xã quyết định. Sau khi dự toán NSX được HĐND xã quyết định, UBND xã báo cáo UBND huyện, Phòng tài chính - kế hoạch huyện, đồng thời thông báo công khai dự toán NSX cho nhân dân biết theo chế độ công khai tài chính về NSNN. - Điều chỉnh dự toán NSX hàng năm (nếu có): trong các trường hợp có yêu cầu của UBND cấp trên để đảm bảo phù hợp với định hướng chung hoặc có biến động lớn về nguồn thu và nhiệm vụ chi.
UBND xã tiến hành lập dự toán điều chỉnh trình HĐND xã quyết định và báo cáo UBND huyện. Chấp hành dự toán ngân sách xã Nội dung cơ bản của khâu này là tập trung đầy đủ, kịp thời mọi nguồn thu ngân sách cấp xã và cấp phát các khoản chi cho những nhu cầu đã được xác định trong dự toán ngân sách được duyệt. - Căn cứ dự toán NSX và phương án phân bổ NSX cả năm đã được HĐND xã quyết định, UBND xã phân bổ chi tiết dự toán chi NSX theo Mục lục NSNN gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ thanh toán và kiểm soát chi. - Chủ tịch UBND xã (hoặc người được uỷ quyền) là chủ tài khoản thu, chi NSX.
- Xã có quỹ tiền mặt tại xã để thanh toán các khoản chi có giá trị nhỏ. Định mức tồn quỹ tiền mặt tại xã do Kho bạc Nhà nước huyện quy định cho từng loại xã. Riêng những xã ở xa Kho bạc Nhà nước, điều kiện đi lại khó khăn, chưa thể thực hiện việc nộp trực tiếp các khoản thu của NSX vào Kho bạc Nhà nước, định mức tồn quỹ tiền mặt được quy định ở mức phù hợp. * Tổ chức thu ngân sách: + Cán bộ Tài chính xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế đảm bảo thu đứng, thu đủ và kịp thời.
+ Đơn vị, cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách, căn cứ vào thông báo thu của cơ quan thu hoặc của Cán bộ tài chính xã, lập giấy nộp tiền (nộp bằng chuyển khoản hoặc nộp bằng tiền mặt) đến Kho bạc Nhà nước để nộp trực tiếp vào NSNN. + Trường hợp đối tượng phải nộp ngân sách không có điều kiện nộp tiền trực tiếp vào NSNN tại Kho bạc Nhà nước theo chế độ quy định, thì: • Đối với các khoản thu thuộc nhiệm vụ thu của cơ quan thuế, cơ quan thuế thu, sau đó lập giấy nộp tiền và nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước. Trường hợp cơ quan thuế uỷ quyền cho Cán bộ Tài chính xã thu, thì cũng thực hiện theo quy trình trên và được hưởng phí uỷ nhiệm thu theo chế độ quy định. 10 • Đối với các khoản thu thuộc nhiệm vụ thu của Cán bộ Tài chính xã, Cán bộ Tài chính xã thu, sau đó lập giấy nộp tiền và nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước hoặc nộp vào quỹ của NSX để chi theo chế độ quy định nếu là các xã miền núi, vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện giao dịch thường xuyên với Kho bạc Nhà nước.
- Nghiêm cấm thu không có biên lai, thu để ngoài sổ sách; khi thu phải giao biên lai cho đối tượng nộp. Cơ quan Thuế, Phòng Tài chính huyện có nhiệm vụ cung cấp biên lai đầy đủ, kịp thời cho Cán bộ Tài chính xã để thực hiện thu nộp NSNN. Định kỳ, Cán bộ Tài chính xã báo cáo việc sử dụng và quyết toán biên lai đã được cấp với cơ quan cung cấp biên lai. - Trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định phải hoàn trả khoản thu NSX, Kho bạc Nhà nước xác nhận rõ số tiền đã thu vào NSX của các đối tượng nộp trực tiếp hoặc chuyển khoản vào Kho bạc Nhà nước; đối với đối tượng nộp qua cơ quan thu thì cơ quan thu xác nhận để Cán bộ Tài chính xã làm căn cứ hoàn trả.
- Việc luân chuyển chứng từ thu được thực hiện như sau: + Đối với các khoản thu NSX được hưởng 100%, Kho bạc Nhà nước chuyển một liên chứng từ thu cho Cán bộ Tài chính xã. + Đối với các khoản thu phân chia với ngân sách cấp trên, Kho bạc Nhà nước lập Bảng kê các khoản thu ngân sách có phân chia cho xã, gửi Cán bộ Tài chính xã. * Tổ chức thực hiện nhiệm vụ chi ngân sách: - Trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong việc quản lý chi NSX: (1) Các tổ chức, đơn vị thuộc xã: + Chi đứng dự toán được giao, đứng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đúng mục đích, đối tượng và tiết kiệm, có hiệu quả. 11 + Chấp hành đứng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và quyết toán sử dụng kinh phí với Ban Tài chính xã và công khai kết quả thu, chi tài chính của tổ chức, đơn vị.
(2) Cán bộ Tài chính xã: + Thẩm tra nhu cầu sử dụng kinh phí của các tổ chức đơn vị. + Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi ngân sách, sử dụng tài sản của các tổ chức đơn vị sử dụng ngân sách, phát hiện và báo cáo đề xuất kịp thòi Chủ tịch UBND xã về những vi phạm chế độ, tiêu chuẩn, định mức để có biện pháp đảm bảo thực hiện mục tiêu và tiến độ quy định. (3) Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền quyết định chi: + Việc quyết định chi phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán được phê duyệt và người ra quyết định chi phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình, nếu chi sai phải bồi hoàn cho công quỹ và tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm còn bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. - Nguyên tắc chi ngân sách: Việc thực hiện chi phải bảo đảm các điều kiện: + Đã được ghi trong dự toán được giao, trừ trường hợp dự toán và phân bổ dự toán chưa được cấp có thẩm quyền quyết định và chi từ nguồn tăng thu, nguồn dự phòng ngân sách; + Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định; + Được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
+ Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, sử dụng Lệnh chi NSX bằng tiền mặt. Kho bạc Nhà nước kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán cho khách hàng hoặc người được sử dụng.