Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hoạt động quản lý kho hàng ngày càng trở nên phức tạp và quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành thực phẩm. Công ty TNHH Hoàng Giang Food, một doanh nghiệp chuyên chế biến và phân phối thực phẩm tại khu vực Sài Gòn, đã ghi nhận tỷ lệ lỗi trong các phiếu nhập, xuất kho và kiểm kê lên đến 10% trong tổng số phiếu hoàn thành, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động, chi phí và uy tín doanh nghiệp. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng quy trình làm việc các vị trí kho kết hợp với hệ thống quản lý kho nhằm giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu suất hoạt động của công ty. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào kho nguyên liệu và thực phẩm đã chế biến tại TP.HCM trong khoảng thời gian từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2023. Việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả không chỉ giúp giảm tỷ lệ lỗi từ 10% xuống còn 2% mà còn góp phần nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trong ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý kho hàng và Logistics hiện đại, trong đó có:

  • Khái niệm kho hàng trong Logistics: Kho là nơi lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu, thành phẩm nhằm đảm bảo cung ứng hàng hóa nhanh chóng với chi phí tối ưu. Kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì liên tục sản xuất và phân phối, giảm chi phí vận chuyển và hao hụt hàng hóa.

  • Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS): Hệ thống này hỗ trợ kiểm soát tồn kho, tối ưu hóa quy trình nhập xuất, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả sử dụng không gian kho.

  • Phương pháp DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control): Đây là quy trình cải tiến chất lượng trong Six Sigma, được áp dụng để xác định và giải quyết các vấn đề trong quy trình kho, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm lỗi.

  • Công cụ SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer): Giúp mô tả tổng quan quy trình kho, xác định các yếu tố đầu vào, đầu ra và các bên liên quan để cải tiến quy trình.

  • Sơ đồ Fishbone (Ishikawa): Dùng để phân tích nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong kho, tập trung vào các nhóm nguyên nhân như nhân lực, phương pháp, thiết bị, vật liệu, môi trường và dữ liệu.

  • Biểu đồ Pareto: Áp dụng để xác định các lỗi quan trọng nhất chiếm phần lớn tỷ lệ lỗi, từ đó ưu tiên giải quyết các vấn đề trọng yếu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu định lượng và định tính từ kho thực phẩm Công ty TNHH Hoàng Giang Food tại TP.HCM trong giai đoạn từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2023. Cỡ mẫu gồm 16.068 phiếu hoàn thành và 1.628 phiếu lỗi được phân tích chi tiết theo từng loại phiếu (xuất hủy, nhập nguyên liệu, xuất kho, sản xuất, kiểm kho). Phương pháp chọn mẫu là lấy toàn bộ phiếu trong khoảng thời gian nghiên cứu để đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy. Các công cụ phân tích bao gồm:

  • Phân tích thống kê mô tả để xác định tỷ lệ lỗi và phân bố lỗi theo quy trình.

  • Biểu đồ Pareto để xác định các lỗi chiếm tỷ trọng lớn nhất (6 lỗi chiếm 75% tổng lỗi).

  • Sơ đồ Fishbone để phân tích nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trọng yếu.

  • Sơ đồ SIPOC để mô tả tổng quan quy trình làm việc trong kho.

  • Phương pháp DMAIC được áp dụng để xây dựng và cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả.

Quá trình nghiên cứu được thực hiện theo timeline từ tháng 2 đến tháng 5 năm 2023, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích, xây dựng quy trình và đề xuất giải pháp cải tiến.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ lỗi phiếu kho cao và phân bố không đồng đều: Tổng số phiếu lỗi chiếm khoảng 10% trong tổng số phiếu hoàn thành (1.628 lỗi trên 16.068 phiếu). Trong đó, phiếu xuất (chuyển) kho có tỷ lệ lỗi cao nhất 19%, tiếp theo là phiếu nhập nguyên liệu 15%, phiếu xuất hủy 4%, phiếu sản xuất và kiểm kho đều 5%.

  2. 6 loại lỗi chiếm 75% tổng số lỗi: Qua biểu đồ Pareto, các lỗi trọng yếu gồm: cập nhật thiếu số lượng hàng thành phẩm giao cho chi nhánh (27%), sai sót trong xác nhận và ghi chính xác thông tin xuất kho (17%), ghi tên thành phẩm dễ gây nhầm lẫn (15%), cập nhật sai số lượng nguyên liệu nhập vào (15%), cập nhật sót số lượng đặt hàng sản xuất đầu ngày (9%) và thống kê sai số lượng hàng trên hệ thống so với thực tế (9%).

  3. Nguyên nhân lỗi chủ yếu liên quan đến nhân lực, phương pháp và thiết bị: Phân tích sơ đồ Fishbone cho thấy các lỗi lớn nhất xuất phát từ thiếu kỹ năng, sai sót trong quy trình làm việc, thiết bị hỗ trợ chưa đồng bộ và chưa tối ưu, cũng như sự tương tác chưa hiệu quả giữa nhân viên và hệ thống quản lý kho.

  4. Quy trình làm việc hiện tại chưa đồng bộ và thiếu tài liệu hướng dẫn chi tiết: Việc thiếu quy trình chuẩn và tài liệu hướng dẫn cụ thể cho từng vị trí trong kho dẫn đến sai sót trong nhập xuất, kiểm kê và xử lý hàng hóa.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy tỷ lệ lỗi phiếu kho tại Công ty TNHH Hoàng Giang Food là khá cao, đặc biệt trong các quy trình nhập và xuất kho, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và uy tín doanh nghiệp. So với các nghiên cứu trong ngành Logistics, tỷ lệ lỗi này vượt mức trung bình, cho thấy nhu cầu cấp thiết phải cải tiến quy trình và hệ thống quản lý.

Nguyên nhân chủ yếu đến từ yếu tố con người và quy trình làm việc chưa chuẩn hóa, tương tự với các nghiên cứu về quản lý kho trong ngành thực phẩm tại một số địa phương khác. Việc áp dụng công cụ DMAIC và các sơ đồ phân tích đã giúp xác định rõ các điểm nghẽn và nguyên nhân gốc rễ, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến phù hợp.

Việc xây dựng quy trình làm việc chi tiết kết hợp với hệ thống quản lý kho sẽ giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác trong nhập xuất và kiểm kê, đồng thời tăng năng suất lao động và giảm chi phí vận hành. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ Pareto và sơ đồ Fishbone để minh họa tỷ lệ lỗi và nguyên nhân, giúp các bên liên quan dễ dàng nắm bắt và tập trung giải quyết.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc chi tiết cho từng vị trí trong kho: Thiết lập bộ tài liệu hướng dẫn cụ thể cho nhân viên kho, nhân viên chế biến, nhân viên giao hàng và quản lý kho nhằm đảm bảo các bước thực hiện đúng chuẩn, giảm thiểu sai sót. Thời gian thực hiện: 3 tháng. Chủ thể: Phòng Quản lý chất lượng phối hợp với bộ phận kho.

  2. Đào tạo nâng cao kỹ năng và nhận thức cho nhân viên kho về hệ thống quản lý và quy trình làm việc: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về kỹ năng sử dụng hệ thống, quy trình nhập xuất và kiểm kê, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc. Mục tiêu giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 5% trong 6 tháng. Chủ thể: Phòng Nhân sự và Quản lý kho.

  3. Cải tiến và đồng bộ hệ thống quản lý kho (WMS): Nâng cấp phần mềm quản lý kho để hỗ trợ tự động hóa các bước nhập xuất, cảnh báo lỗi và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp với bộ phận kho.

  4. Áp dụng công cụ kiểm soát chất lượng và giám sát liên tục: Sử dụng biểu đồ Pareto và sơ đồ Fishbone để theo dõi các lỗi phát sinh, tổ chức đánh giá định kỳ và thực hiện các biện pháp kiểm soát nhằm duy trì hiệu quả cải tiến. Chủ thể: Phòng Quản lý chất lượng và Quản lý kho.

  5. Thiết lập hệ thống phản hồi và cải tiến liên tục: Khuyến khích nhân viên báo cáo các vấn đề phát sinh và đề xuất giải pháp, đồng thời tổ chức các cuộc họp đánh giá hiệu quả quy trình hàng quý để cập nhật và hoàn thiện quy trình. Chủ thể: Ban lãnh đạo công ty và các phòng ban liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Quản lý kho và nhân viên kho trong ngành thực phẩm: Giúp hiểu rõ các lỗi phổ biến, nguyên nhân và cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho.

  2. Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng và Logistics: Cung cấp kiến thức về áp dụng công cụ DMAIC, SIPOC, Fishbone và Pareto trong cải tiến quy trình kho, giúp tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng.

  3. Nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thực phẩm: Tham khảo để xây dựng hệ thống quản lý kho kết hợp công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tăng cường uy tín trên thị trường.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng và Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về phương pháp nghiên cứu, phân tích dữ liệu và xây dựng giải pháp cải tiến trong quản lý kho thực phẩm.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tỷ lệ lỗi phiếu kho lại cao tại Công ty TNHH Hoàng Giang Food?
    Tỷ lệ lỗi cao chủ yếu do sự tương tác chưa hiệu quả giữa nhân viên và hệ thống quản lý, quy trình làm việc chưa chuẩn hóa và thiếu tài liệu hướng dẫn chi tiết. Ví dụ, lỗi cập nhật thiếu số lượng hàng thành phẩm chiếm 27% tổng lỗi.

  2. Công cụ DMAIC được áp dụng như thế nào trong nghiên cứu này?
    DMAIC được sử dụng để xác định vấn đề (Define), đo lường tỷ lệ lỗi (Measure), phân tích nguyên nhân (Analyze), đề xuất cải tiến (Improve) và kiểm soát hiệu quả (Control), giúp giảm tỷ lệ lỗi từ 10% xuống mục tiêu 2%.

  3. Làm thế nào để giảm thiểu lỗi do nhân lực trong kho?
    Đào tạo kỹ năng, nâng cao nhận thức và xây dựng quy trình làm việc chuẩn là các giải pháp chính. Ví dụ, tổ chức khóa đào tạo định kỳ giúp nhân viên hiểu rõ quy trình và sử dụng hệ thống hiệu quả hơn.

  4. Vai trò của hệ thống quản lý kho trong việc cải thiện hiệu quả là gì?
    Hệ thống quản lý kho giúp kiểm soát tồn kho chính xác, tự động hóa quy trình nhập xuất, giảm sai sót thủ công và tối ưu hóa không gian lưu trữ, từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí.

  5. Làm thế nào để doanh nghiệp duy trì cải tiến quy trình kho lâu dài?
    Thiết lập hệ thống giám sát liên tục, sử dụng biểu đồ Pareto và sơ đồ Fishbone để theo dõi lỗi, đồng thời khuyến khích phản hồi và tổ chức đánh giá định kỳ giúp duy trì và nâng cao hiệu quả cải tiến.

Kết luận

  • Tỷ lệ lỗi phiếu kho tại Công ty TNHH Hoàng Giang Food hiện ở mức khoảng 10%, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và uy tín doanh nghiệp.
  • 6 loại lỗi chính chiếm 75% tổng số lỗi, tập trung chủ yếu ở quy trình nhập và xuất kho.
  • Nguyên nhân chính liên quan đến nhân lực, phương pháp làm việc và thiết bị hỗ trợ chưa đồng bộ.
  • Áp dụng các công cụ DMAIC, SIPOC, Fishbone và Pareto giúp xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả.
  • Đề xuất xây dựng quy trình làm việc chuẩn, đào tạo nhân viên, cải tiến hệ thống quản lý và thiết lập kiểm soát chất lượng nhằm giảm tỷ lệ lỗi xuống còn 2% trong thời gian tới.

Next steps: Triển khai xây dựng và chuẩn hóa quy trình làm việc, tổ chức đào tạo nhân viên, nâng cấp hệ thống quản lý kho và thiết lập hệ thống giám sát liên tục trong vòng 6 tháng tới.

Call to action: Các nhà quản lý và chuyên viên trong ngành Logistics và quản lý kho nên áp dụng các công cụ và phương pháp nghiên cứu này để nâng cao hiệu quả hoạt động kho, giảm thiểu rủi ro và tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.