CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VÀ HIỆU LỰC QUẢN LÝ. NHỮNG KHÁI NIỆM. Định nghĩa quản lý. Khái niệm quản lý: Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”.
Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”1. Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra. Như vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểu như sau: - Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên.
còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể, cá nhân người lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và được thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh… - Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong nhiều trường hợp mỗi phân hệ có thể được coi như một hệ thống phức tạp.
1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 3 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN - Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý được thực thi. - Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trước hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích con người. Nội dung của quản lý kinh tế. Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau.
Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý. Hiện nay, các chức năng quản lý thường được sem sét theo hai cách tiếp cận.
Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây: - Quản lý lĩnh vực Marketing. - Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển. - Quản lý sản xuất.
- Quản lý tài chính. - Quản lý nguồn nhân lực - Quản lý chất lượng. - Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại… 4 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức năng khác nữa.
Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phương thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức. Lập kế hoạch: Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng định như vây.
trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý như những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý. Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được.
Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể lường trước 5 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN và lượng hoá chính xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trước những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đưa ra những giải pháp, phản ứng nhưng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu. Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức và giải pháp để đạt được các mục tiêu đó.
Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hướng, mất dần cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không được thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thường dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau: a)Quá trình kế hoạch Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý. Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình như sau: Khẳng định sứ mệnh Xác định Xây dựng Xây dựng mục tiêu phương án phương thức lựa chọn phương án Nghiên cứu và dự báo Lựa chọn Thể chế hoá phương án kế hoạch hợp lý 6 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN a1) Khẳng định sứ mệnh: Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach.
Là khẳng định sứ mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hướng tới. Việc làm nay nhằm mục đích hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức.
Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hướng tới cái gì và họ đang được gì và có trách nhiệm như thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch. a2) Nghiên cứu và dự báo. Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm.
họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bước đệm để một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các con tầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hướng, cân đối lại nhưng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên cứu và dự báo phải tạo được cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có được là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh 7 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN bên trong.
Một nguyên tắc chung được đưa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro. a3) Xác định mục tiêu: Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu được tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới.
