Chương 1: Cơ sở lý luận của tổ chức và quản lý hoạt động KH&CN. - Chương 2: Thực trạng mô hình tổ chức và quản lý hoạt động KH&CN của lực lượng CS PCCC. - Chương 3: Đề xuất mô hình tổ chức và quản lý hoạt động KH&CN của lực lượng CS PCCC. - Kết luận và khuyến nghị.
12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KH&CN. Cơ bản về tổ chức “Tổ chức là làm thành một chỉnh thể có cấu trúc, có chức năng nhất định” (Từ điển tiếng Việt 2002). Theo nghĩa rộng, tổ chức là tổng hợp các trình hoạt động dẫn tới việc tạo ra một hệ thống với tổ hợp các mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận hợp thành của hệ thống đó. Theo nghĩa hẹp, tổ chức (được hiểu là tổ chức có con người trong đó) là sự liên kết con người cùng thực hiện một chương trình hay một mục tiêu nào đó và cùng hoạt động trên cơ sở một số nguyên tắc nhất định.
Các yếu tố cơ bản của tổ chức là: Mục tiêu của tổ chức, cơ cấu của tổ chức, các cá nhân trong tổ chức, phương tiện vật chất của tổ chức và môi trường tồn tại tổ chức. Các tổ chức được phân thành hai loại dựa trên: tính năng động, mềm dẻo, linh hoạt hay cứng nhắc của cơ cấu, chính sách, thủ tục, phong cách hoạt động, sự kiểm soát và thậm chí cả triết lý tồn tại và phát triển của tổ chức.[28] Tổ chức cơ học: Bao gồm những tổ chức thể hiện sự rõ ràng, chi tiết các quyền lực với quan hệ đẳng cấp, những thủ tục làm việc với phương pháp cứng nhắc xuyên suốt trong quá trình hoạt động và điều hành của tổ chức. Tổ chức hữu cơ: Bao gồm những tổ chức có tính thích ứng cao hơn tổ chức cơ học về cơ cấu của chúng, về các thủ tục, phương pháp và chính sách. Hiện nay, những tổ chức được xây dựng trên các nguyên tắc truyền thống đều rơi vào dạng tổ chức cơ học thì các tổ chức hiện đại thường được hình thành theo lý thuyết tổ chức hữu cơ.
Trong thời đại ngày nay, khi công nghệ thông tin đã có bước phát triển vượt bậc và đã thâm nhập vào mọi mặt 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com đời sống xã hội thì sự ra đời của một loại hình tổ chức mới - tổ chức ảo như một tất yếu.1 Tổ chức cơ học Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp thì sự hình thành và phát triển lý thuyết tổ chức cơ học được đẩy mạnh. Bên cạnh đó trong lĩnh vực quân sự lý thuyết tổ chức hữu cơ cũng được phát triển. Max- Weber – nhà xã hội học người Đức – đã có những đóng góp hết sức quan trọng cho lý thuyết này khi thực hiện sự đối chiếu giữa cơ khí hoá và hình thành máy móc của tổ chức. Tổ chức cơ học luôn coi trọng tính chính xác, tính nhanh chóng, tính sáng sủa, tính đều đặn, độ tin cậy và xây dựng quy chế hoạt động rất chi tiết.
“Tổ chức cơ học được xem như một tập hợp các vị trí công tác được xác định rõ ràng, sắp xếp thành thứ bậc quy định rõ mối quan hệ giữa chúng”6. Có thể nói tổ chức cơ học được thiết kế như một cỗ máy với một số đặc trưng cơ bản sau: - Sự phân công lao động tỉ mỉ và chặt chẽ, nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức được quy định rõ ràng bằng văn bản hành chính. - Cấu trúc bậc thang quyền lực: mô hình quyền lực điều phối mọi hoạt động của tổ chức, mệnh lệnh ở cấp cao nhất sẽ đi xuyên suốt tổ chức chính xác đến từng vị trí trong tổ chức. Tuy nhiên do phải qua nhiều khâu trung gian nên xuất hiện sự sai lệch, thiếu chính xác về thông tin.
- Mọi quan hệ trong tổ chức đều được ”định danh” và được cụ thể hoá bằng văn bản hành chính. - Sự thăng tiến nghề nghiệp của cá nhân trong tổ chức được gắn với việc được thăng bậc trong nấc thang quyền lực. - Người quản lý và người bị quản lý đều nhận thức rất rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và không tồn tại tranh cãi. 6 Phạm Huy Tiến, Tổ chức học, tài liệu giảng dạy cao học, Hà nội, 2006 14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Các tài sản, phương tiện phục vụ hoạt động của tổ chức đều thuộc về tổ chức.
Ngoài những ưu điểm nổi trội dễ nhận thấy ở các tổ chức cơ học thì nhược điểm cơ bản của tổ chức cơ học chính là sự quan liêu, thiển cận và cứng nhắc là không tránh khỏi đồng thời khi môi trường biến động thì tổ chức cơ học hầu như không thể thích nghi.2 Tổ chức hữu cơ Lý thuyết tổ chức hữu cơ dựa trên quan điểm xem xét tổ chức như một cơ thể sống tồn tại trong môi trường, đòi hỏi phải thích nghi với môi trường để tồn tại và phát triển – như vậy tổ chức hữu cơ là một hệ mở. “Tổ chức hữu cơ bao gồm các phân hệ gắn liền với nhau, cá nhân, nhóm tổ chức cũng như phân hệ gắn với nhau trong một tổ chức và đặt trong hệ thống”7. Khi tổ chức hữu cơ được xem xét như một hệ thống thì vấn đề cốt lõi là tương tác trong và tương tác ngoài của hệ thống cần được xem xét và đánh giá chính xác. Điều này quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức theo hướng thích nghi và không thích nghi với môi trường.
Ưu điểm: - Mối liên hệ chặt chẽ giữa tổ chức và môi trường. - Mục tiêu của tổ chức vừa là nguồn gốc tồn tại vừa là động lực phát triển của tổ chức. - Có nhiều sự lựa chọn mô hình của tổ chức phù hợp và thích nghi với môi trường. - Dễ thay đổi để đáp ứng nhu cầu đổi mới.
- Mối liên hệ giữa các tổ chức đa dạng và phong phú. Hạn chế: - Mối quan hệ tổ chức – môi trường có thể làm cho sự thiết kế tổ chức lệ thuộc vào môi trường mà không đánh giá cao yếu tố nội lực của tổ chức. 7 Phạm Huy Tiến, Sđd 15 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Cạnh tranh và phát triển luôn mâu thuẫn và ranh giới của chúng rất mong manh. - Khái niệm”quyền lực”trong tổ chức không rõ ràng nên có thể gây trở ngại cho quản lý.
- Hoạt động quản lý tổ chức hữu cơ không hề đơn giản nhất là trong môi trường đầy biến động. Cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án: Cấu trúc chức năng thường gặp ở các tổ chức máy móc như các vụ ở các bộ, các phòng nghiên cứu ở các viện. Cấu trúc dự án có thể xem là cấu trúc phi hình thức. Trong cấu trúc này, nguồn nhân lực là sự tập hợp để giải quyết một dự án, một chương trình, một công việc nào đó không thuộc chức năng.
Cấu trúc ma trận – mô hình của tổ chức hiện đại: Tổ hợp của cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án thành cấu trúc ma trận. Trong cấu trúc ma trận thì cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án được sử dụng linh hoạt. Đối lập với cấu trúc chức năng thì trong cấu trúc dự án nhân sự chỉ là mượn tạm thời chứ không thuộc về người quản lý dự án. Dự án kết thúc, nhân sự trở về cấu trúc chức năng.
Tuy nhiên, trong quá trình cấu trúc dự án hoạt động thì nhân sự bên trong nó chịu sự quản lý và chi phối của cả người quản lý của cấu trúc chức năng lẫn cấu trúc dự án. Cấu trúc ma trận làm tăng khả năng thích ứng với môi trường của cấu trúc chức năng bằng cấu trúc dự án nhưng không phá vỡ sự cân bằng của cấu trúc chức năng, đảm bảo cho tổ chức phát triển ổn định lâu dài nhưng vẫn có được phản ứng nhanh nhậy với môi trường. Ưu điểm này không những tổ chức dạng doanh nghiệp áp dụng mà ngay cả các tổ chức sự nghiệp cũng có thể áp dụng được làm mềm dẻo cấu trúc và tăng khả năng thích ứng với môi trường. Đó chính là giải pháp ứng dụng quy luật tự điều chỉnh của tổ chức.
Nhiều tổ chức có cấu trúc máy móc khi môi trường biến động đã điều chỉnh bằng cấu trúc ma trận để chuyển hoá, đảm bảo sự 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com tồn tại trong môi trường mới và thích nghi để tìm sự phát triển mới. Tuy nhiên nếu chuyển sang cấu trúc dự án tất cả và huỷ bỏ cấu trúc chức năng thì tổ chức mang tính tạm thời và khó thực hiện mục tiêu lâu dài của tổ chức, mặc dù tính thích nghi với môi trường vẫn đảm bảo. Cơ bản về quản lý Trong quá trình hoạt động xã hội như thực tiễn sản xuất, NCKH, loài người không thể không xem các đối tượng tác động của mình là một hệ thống để tiến hành quản lý, lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, kiểm tra và điều phối. Trong hoạt động thực tiễn quản lý còn tổng kết, đúc rút thành nguyên lý, quy luật từ đó chỉ đạo, thúc đẩy các hoạt động xã hội một cách có hiệu quả.
Thực hiện quản lý có hiệu quả là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy tiến bộ xã hội. Theo Karx Marx, bất kỳ một lao động nào hay cộng đồng nào được tiến hành trên một quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý. Theo ông, quản lý, trên phương diện khái quát nhất, là xác lập sự hài hòa giữa các công việc riêng lẻ và thực hiện những chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của toàn bộ cơ cấu tổ chức. Trên phương diện mục đích quản lý, Taylor - Nhà kinh tế học nổi tiếng người Mỹ (1856 – 1915) đã coi quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó khiến họ hoàn thành công việc tốt nhất và rẻ nhất.
Trên phương diện nội dung quản lý, Foyal (người Pháp 1841 - 1925) nói: ”Quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra” và ”Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”. Từ những khái niệm trên cho thấy, quản lý là một hoạch định hết sức quan trọng, và để quản lý thì: - Người quản lý phải hiểu biết công việc của mình quản lý một cách rõ ràng và chính xác. 17 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com - Quản lý là không làm thay mà phải biết khiến người khác thực hiện tốt công việc với giá rẻ nhất có thể được.