Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỐI HỢP BỔ SUNG TÀI LIỆU GIỮA CÁC THƯ VIỆN VÀ TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 1. Một số vấn đề lý luận về phối hợp bổ sung tài liệu 1. Khái niệm phối hợp bổ sung tài liệu Chúng ta đang chứng kiến hiện tượng bùng nổ thông tin với biểu hiện dễ thấy nhất là số lượng tài liệu được xuất bản tăng nhanh theo quy luật hàm số lũy thừa. Dưới sự tác động của công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là internet, sự bùng nổ thông tin càng trở nên mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
Số xuất bản phẩm được xuất bản ra quá nhiều và tăng lên với tốc độ chóng mặt đang làm đau đầu những người phụ trách công tác bổ sung trong các thư viện. Mặt khác, các thống kê trong nhiều thập kỷ cho thấy, do nhiều nguyên nhân khác nhau, giá cả tài liệu luôn luôn tăng lên, vượt quá khả năng kinh phí của hầu hết các thư viện trên thế giới. Điều này dẫn đến một nghịch lý là mặc dù các thư viện năm sau chi nhiều tiền hơn năm trước nhưng lại thường mua được số tài liệu ít hơn, hiện tượng này thường được các nhà thư viện học nhắc tới với thuật ngữ “Spent more for less” có nghĩa là chi nhiều tiền hơn nhưng lại mua được ít tài liệu hơn. Trong hoàn cảnh đó, có thể khẳng định rằng, không có bất kỳ một thư viện nào, kể cả các thư viện lớn trong các nước công nghiệp giàu có, có thể bổ sung được hết tài liệu mà bạn đọc của thư viện yêu cầu.
Để khắc phục tình trạng này, các thư viện cũng như các cơ quan thông tin không có cách nào khác là phải liên kết, phối hợp với nhau trong công tác bổ sung tài liệu.[20] Phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện không phải là một vấn đề mới, từ thế kỷ XIX, khi các nhà thư viện học phát hiện ra rằng ý tưởng xây dựng vốn tài liệu của thư viện phải toàn diện, không giới hạn, gồm mọi khoa học, mọi ngôn ngữ, mọi vật mang tin là bất khả thi thì người ta đã thấy sự cần thiết phải 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com phối hợp bổ sung giữa các thư viện. Nhiều kế hoạch phối hợp bổ sung đã ra đời với nhiều qui mô khác nhau như quốc tế, quốc gia, địa phương,. như kế hoạch Farmington ở Mỹ với 60 thư viện thành viên, ở Cộng hòa Liên bang Đức với 36 thành viên, kế hoạch phối hợp bổ sung giữa các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học thành phố London. Ích lợi của các kế hoạch phối hợp bổ sung đem lại cho các thư viện là rất to lớn.
Trước đây, với công nghệ lạc hậu, các thư viện còn xử lý những khâu nghiệp vụ bằng lao động thủ công nên các việc phối hợp bổ sung giữa các thư viện thường tiêu hao nhiều sức lực và thời gian và cũng kém hiệu quả. Ngày nay, với sự ra đời của tài liệu điện tử, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong quy trình tác nghiệp của các thư viện, việc bổ sung giữa các thư viện đã được thực hiện nhanh chóng và đạt được những kết quả to lớn không ngờ. [25] Phối hợp bổ sung là một thuật ngữ chung chỉ sự hợp tác giữa các thư viện trong việc phân chia diện bổ sung tài liệu, trao đổi danh mục tài liệu đặt mua, cùng nhau đàm phán với các nhà xuất bản để mua được tài liệu với giá hợp lý và tiến hành chia sẻ thông qua việc cho mượn giữa các thư viện, giúp thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của người dùng tin. Như vậy, mục đích chính của phối hợp bổ sung là nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, giảm đến mức thấp nhất việc bổ sung trùng lặp, để sao cho với một nguồn kinh phí đã có, các thư viện có thể thỏa mãn tốt nhất nhu cầu thông tin của bạn đọc.
Một nguyên tắc hàng đầu trong việc phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin là nguyên tắc tự nguyện của các thư viện. Phối hợp bổ sung chỉ có thể thành công khi được tiến hành với sự thống nhất cao giữa các thư viện tham gia. Thông thường các thư viện tham gia phối hợp bổ sung và chia sẻ thông tin phải ký kết một văn bản quy định những nghĩa vụ và quyền lợi của các thư viện tham gia. 17 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Sự hợp tác giữa các thư viện tồn tại dưới nhiều hình thức, trong hầu hết các nước trên thế giới và diễn ra nhiều năm qua.
Tương tự như vậy, việc phối hợp bổ sung giữa các thư viện cũng có thể được thực hiện ở những cấp độ khác nhau sau đây: Liên kết, chia sẻ thông tin: Đây là mức độ thấp nhất của hình thức phối hợp bổ sung. Liên kết, chia sẻ thông tin là cho sử dụng vốn tài liệu của nhau, mà chưa có sự thỏa thuận về sự phối hợp và hợp tác. Trong liên kết và chia sẻ, giao ước là cơ chế của sự hợp tác. Nó quy định quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên hợp tác và những mối liên hệ giữa chúng, phân biệt với phối hợp bằng quan hệ pháp lý.
Song tính độc lập của thư viện vẫn đảm bảo tất cả những gì không liên quan đến những điều khoản trong thỏa ước: đó là tư cách pháp nhân trước đây, nghĩa là độc lập về tài chính và các vấn đề pháp lý, sự phụ thuộc theo ngành dọc, cơ cấu của vốn. Trách nhiệm của các bên được xem xét định kỳ trong Hội đồng hình thành vốn. Bổ sung tập trung Trong bổ sung tập trung, các vốn tài liệu và các quá trình xây dựng vốn tài liệu được tập trung trong tổ chức thống nhất. Để có được sự mới mẻ về chất trong vốn tài liệu thống nhất, các vốn của các thư viện riêng mất tính độc lập, trở thành bộ phận.
Những vốn trước đây được xác định lại diện và chuyên môn hóa sâu hơn. Quy trình hình thành vốn cũng thay đổi, xây dựng bộ phận tương tự để phục vụ cho các bộ phận cấu thành của vốn thống nhất. Khái niệm consortium ra đời bắt nguồn từ lĩnh vực công nghiệp. 18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Consortium có nghĩa là liên kết, Liên hợp để tạo thành một tổ hợp các đối tác có cùng mục đích hoạt động.
Trong ngành công nghiệp, đã từng có nhiều consortium xuyên quốc gia, ảnh hưởng rất lớn đề nhiều lĩnh vực như các consortium trong ngành thép hay consortium trong ngành dầu lửa ở Hoa Kỳ. [20] Các tài liệu xuất bản trong lĩnh vực khoa học thư viện đã chứng minh là khái niệm Liên hợp thư viện không phải là mới. Tuy nhiên, các thư viện đã không sử dụng chúng rộng rãi cho đến những năm 1980. Liên hợp thư viện là một nhóm của hai hay nhiều thư viện đồng ý hợp tác để thực hiện cùng một mục tiêu nào đó, thông thường là chia sẻ tài nguyên.
Liên hợp thư viện có liên quan đến hợp tác, phối hợp và cộng tác giữa các thư viện với mục đích để chia sẻ thông tin. Theo định nghĩa của Từ điển Tiếng Anh Oxford, thì thuật ngữ Liên hợp có nghĩa là “sự hợp tác nhất thời của một số cơ quan, công ty, v.v… vì một mục đích chung. Đó là một tập hợp gồm các tổ chức cùng loại tham gia sản xuất và phục vụ những sản phẩm chung, và để cung cấp dịch vụ vì một mục đích cụ thể của người dùng”. Còn theo từ điển trực tuyến Cambridge, Liên hợp là “một tổ chức của một số công ty hay ngân hàng cùng nhau tập hợp lại thành một nhóm để phục vụ cho một mục đích chung”.
Thuật ngữ Liên hợp thư viện lần đầu tiên xuất hiện trong lĩnh vực khoa học thông tin thư viện vào những năm 1950-1960 (Kopp, J. Khái niệm Liên hợp thư viện được hiểu là một “hội” hay “hiệp hội”, tức là một nhóm các thư viện cùng nhau tập hợp lại vì một mục đích chung, để đạt được những mục tiêu mà bản thân từng thư viện riêng rẽ không thể đạt được. Cụ thể hơn, Liên hợp thư viện là một hoạt động chung nhằm cung cấp và chia sẻ về chuyên môn, truy cập vào các nguồn tin điện tử và nguồn tin in mới, thúc đẩy đào tạo cán bộ thông tin, và tìm kiếm các nguồn tài trợ. Liên hợp thư viện có thể đứng ra đại diện cho các thành viên tiến hành đàm phán với các nhà xuất bản hoặc vận động với 19 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chính phủ để phân bổ kinh phí nhiều hơn cho các thư viện, góp phần nâng cao vị trí của ngành thông tin thư viện.
Bên cạnh đó, Liên hợp thư viện cũng là một khuôn khổ để các thư viện chia sẻ các nguồn lực về thông tin và con người của mình nhằm nâng cao hiệu quả của các nguồn lực đó. Theo Từ điển ALA: Liên hợp thư viện (Library consortium) là một hội các thư viện chính thức họp lại và thường giới hạn trong từng vùng, tùy theo số lượng thư viện, loại thư viện, hoặc đề mục mà thư viện chuyên chú đến, thành lập để phát triển và thực thi việc sử dụng chung tài liệu giữa các thư viện hội viên, và do đó nâng cao dịch vụ thư viện cũng như nguồn tư liệu của thư viện để phục vụ độc giả của từng thư viện. Một vài điều kiện thành lập cũng như quản trị và thủ tục điều hành cần phải đặt ra.[11] Theo Ủy ban Viễn thông Liên bang Mỹ: Liên hợp thư viện là sự hợp tác của các thư viện ở một địa phương, một vùng hoặc một quốc gia để cung cấp một cách hệ thống và có hiệu quả các nguồn tài nguyên của các thư viện công cộng, trường học, các thư viện chuyên biệt khác và các trung tâm thông tin, để tăng cường dịch vụ cho khách hàng của các thư viện.[25] Sự khởi đầu của Liên hợp (consortium) trong hoạt động thông tin thư viện bắt đầu bằng việc các tổ hợp cung cấp sách, báo, tạp chí đưa ra đề nghị với các nhà sản xuất cung cấp đồng thời nhiều loại tài liệu cho một số lượng lớn người dùng tin ở nhiều thư viện khác nhau để tiết kiệm chi phí quảng cáo, chi phí tiếp thị cũng như chi phí quản lý.