CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG KẾ TOÁN TINH GỌNVÀO DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ KẾ TOÁN TẠI VIỆT NAM 1.1 Tinh gọn, sản xuất tinh gọn và quản trị tinh gọn Phương thức sản xuất tinh gọn xuất hiện vào những thập niên cuối của thế kỷ XX khi kinh tế thế giới chuyển mình từ phát triển theo chiều rộng sang phát triển theo chiều sâu do sức ép nặng nề của cuộc khủng hoảng dầu mỏ. Để đáp ứng được nhu cầu quản trị cho các công ty bấy giờ thì sản xuất tinh gọn là một trong những phương pháp nhằm tinh gọn sản xuất, giảm thiểu lãng phí và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Một số tài liệu cho rằng ý tưởng và khái niệm Lean đã được bắt đầu vào thế kỷ 19 bởi Henry Ford tuy nhiên người đầu tiên thực sự là người đã tích hợp toàn bộ quá trình sản xuất tại Highland Park, MI vào năm 1913 với bộ phận hoán đổi có thể hoán chuyển với băng chuyền chuyển động và tạo ra sản xuất dòng chảy. Ông sắp xếp các dây chuyền sản xuất trong trình tự quá trình sử dụng máy chuyên dụng.
Với một bước nhảy vọt trong công nghệ đánh giá và tiến bộ trong công cụ cắt nhiều nhà cung cấp đã có thể sản xuất kim loại cứng các bộ phận, phù hợp hoàn hảo trong các tế bào sản xuất của Ford trong dây chuyền lắp ráp cuối cùng. Đây là chìa khóa cho dòng chảy liên tục thực sự (Womack J., A Lean Walk Through History, 2004) tuy nhiên các nguyên tắc của Lean vẫn chưa thật đầy đủ. Vào khoảng những năm 1960, sự ra đời của hệ thống sản xuất Toyota là tiền thân của sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), Taiichi Ohno với khả năng thiên tài của mình và liên tục cải tiến đã phát triển các nguyên tắc của Lean đã đánh dấu cho bước đầu phát triển của sản xuất tinh gọn. Sau đó, các quốc gia đã áp dụng sản xuất tinh gọn vào quy trình sản xuất của mình để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên thuật ngữ “sản xuất tinh gọn” – “Lean manufacturing” lại mới xuất hiện vào năm 1990 trong cuốn “the machine that changed the world” của tác giá James P.Jones và Daniel Roos với câu chuyện là quá trình tìm kiếm một phương thức sản xuất mới và phát triển sản phẩm ô tô dựa trên những giá trị mang lại cho khách hàng. Từ đó, thuật ngữ “Lean manufacturing” được phổ biến hơn trên thế giới bởi các doanh nghiệp ở các 19 quốc gia khác nhau, giới học thuật ở nhiều nước tập trung nghiên cứu vấn đề này để đưa nó áp dụng vào chu trình sản xuất của doanh nghiệp.1 Khái niệm về tinh gọn (Lean) Liên quan đến hệ thống tinh gọn (Lean System) chúng ta có thể nghĩ ngay đến hệ thống sản xuất Toyota (TPS, đây là triết lý quản lý xuất được xuất phát từ tập đoàn Toyota của Nhật (Taiichi Ohno 1998). Kumar (9/2003) đã mô tả tinh gọn (lean) như là một thực tế sản xuất trong đó bao gồm các nguồn lực chi phí để đạt được mục tiêu. Tư duy tinh gọn cung cấp cách xác định giá trị, nhằm tạo ra những hoạt động tốt nhất để thực hiện các hoạt động này liên tục khi được yêu cầu, dần dần làm cho chúng ngày càng hiệu quả hơn (Womack & Jones, 2007).
Tư duy tinh gọn bao gồm các biện pháp chống lại lãng phí. Tư tưởng theo kiểu tinh gọn cho rằng sản phẩm sẽ không bị ảnh hưởng nếu các hoạt động lãng phí sẽ bị loại bỏ (Kömürcü, 2007) Gloria (2012) cũng mô tả quan điểm gần như Kumar, tinh gọn (lean) như là một chiến lược kinh doanh được cải tiến liên tục. Tóm lại có thể hiểu khái niệm về tinh gọn được hiểu là một tư duy liên tục được cải tiến để tạo ra những hoạt động tốt hơn bằng cách loại bỏ các lãng phí và việc loại bỏ này không làm giảm giá trị của sản phẩm.2 Khái niệm về sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) Hansen (2007) mô tả hệ thống sản xuất tinh gọn cho phép các nhà quản lý để loại bỏ lãng phí, giảm chi phí và trở nên hiệu quả hơn. Tương tự theo Wild (2010) thì mục đích chính của mô hình sản xuất kinh doanh tinh gọn là xóa bỏ lãng phí.
Norren (2010) cũng có ý kiến rằng sản xuất tinh gọn sẽ tổ chức các nguồn lực xung quanh quy trình kinh doanh và kéo các đơn vị thông qua các quy trình này để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng. Kết quả là lượng tồn kho thấp hơn, ít lỗi hơn, ít lãng phí và thời gian phản hồi của khách hàng nhanh hơn. Sản xuất theo kiểu tinh gọn cũng có thể nhằm vào nỗ lực và lãng phí thời gian để tăng sản xuất mục tiêu. Bằng việc 20 giảm các lãng phí các công ty có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác và đối mặt với các khó khăn trong tương lai.
Theo Wang (2011) sản xuất tinh gọn là sản xuất hàng hoá ít hơn so với sản xuất hàng loạt ở: ít lãng phí hơn, ít sức lao động hơn, ít không gian sản xuất, ít đầu tư vào dụng cụ và ít thời gian kỹ thuật để phát triển sản phẩm mới hơn. Boczko (2007) nói rằng sản xuất tinh gọn là một triết lý quản lý quy trình chung chủ yếu xuất phát từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) như là các phương pháp tốt nhất về công nghiệp. Sản xuất tinh gọn nổi tiếng vì sự tập trung của nó vào việc giảm "bảy chất thải" ban đầu của Toyota để nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Hansen (2007) mô tả rằng sản xuất theo kiểu tinh gọn là một cách tiếp cận được thiết kế để loại bỏ lãng phí và tối đa hoá giá trị khách hàng.
Đặc trưng của sản xuất này là cung cấp đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng chất lượng (không có sai lỗi – khuyết tật), tại thời điểm chính xác mà khách hàng cần và với chi phí thấp nhất có thể. Namen (2013) mô tả sản xuất tinh gọn là một thực tế sản xuất bao gồm các nguồn lực chi phí để đạt được mục tiêu. Trong thực tế sản xuất này thì các chất thải bị loại bỏ hoàn toàn và gia tăng giá trị trong sản xuất. Hiện tại rất nhiều công ty sử dụng Lean như là một giải pháp để cải tiến hơn so với hệ thống cũ.
Cesarony (2014) đưa ý kiến về thời gian thiết lập “không”: không khiếm khuyết, không hàng tồn kho, không lãng phí, sản xuất theo yêu cầu, giảm thiểu chi phí và tối đa hóa giá trị khách hàng thể hiện qua những ý tưởng mà một nhà sản xuất tinh gọn muốn tìm kiếm. Tóm lại có thể hiểu sản xuất tinh gọn là một hệ thống dựa trên tất cả mọi nguồn lực và các bên tham gia để đạt được sự hoàn hảo (bao gồm cả giảm lãng phí, 5 không, tối đa hóa giá trị khách hàng…) và giải quyết các vấn đề thông qua việc cải tiến liên tục.3 Khái niệm về quản trị tinh gọn (Lean management) Để áp dụng thành công sản xuất tinh gọn thì đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống quản trị tinh gọn chặt chẽ, khoa học và đạt hiệu quả. Quản trị tinh gọn là tập trung vào việc cải thiện tốc độ và chất lượng quy trình thông qua việc giảm lãng phí 21 của quy trình. Hoạt động của nó được thực hiện từ trên, tổng quan (top) cho đến chi tiết bên dưới (bottom).
Tóm lại có thể hiểu quản trị tinh gọn là tư duy và phương thức quản trị tập trung vào việc giữ hoặc tăng doanh thu một cách bền vững và tập trung tối đa vào việc cắt giảm chi phí lãng phí (Chu Thị Thủy, Vương Thị Huệ, 2015).4 Các nguyên tắc của sản xuất Lean Các khái niệm về Lean đã phát sinh từ nhà sản xuất ô tô Toyota. Do vậy cách tiếp cận theo kiểu Lean ban đầu được áp dụng cho sản xuất hoặc môi trường sản xuất. Do đó, các nguyên tắc áp dụng cách tiếp cận Lean là được thành lập theo quan điểm sản xuất. Trong ngành công nghiệp sản xuất có bảy nguyên tắc xác định sản xuất Lean (xem Karlsson, Rognes, & Nordgren, 1995) và (Ahlstrom, 2004), đó là: a.
Xóa bỏ lãng phí (Elimination of waste): đây là nguyên tắc cơ bản nhất của sản xuất Lean. Chất thải được định nghĩa là bất cứ thứ gì không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng. Trong cuốn sách của Wang (2011) thì chất thải (lãng phí) là bất kỳ một hoạt động nào mà không dẫn đến gia tăng giá trị cho quá trình tạo ra sản phẩm hay cho sản phẩm cuối cùng. 7 lãng phí theo ông đó là: (1) Sản xuất dư thừa (Overproduction): là sản xuất một thứ trước khi nó thực sự là bắt buộc.
Sản xuất dư thừa rất tốn kém cho một nhà máy sản xuất vì nó hạn chế dòng chảy của vật liệu và làm suy giảm chất lượng và năng suất thực tế. (2) Hàng tồn kho dư thừa (Excess inventory): Dư thừa hàng tồn kho làm tăng thời gian mua hàng, tăng không gian chưa hàng tồn kho, chậm trễ xác định các vấn đề và hạn chế giao dịch. (3) Chờ (Waiting): Bất cứ khi nào hàng hoá không luân chuyển hoặc đang được xử lý thì lãng phí chờ đợi xảy ra. Phần lớn thời gian lãng phí của sản phẩm là trong quá trình chờ đợi cho các hoạt động tiếp theo.
Chờ đợi xảy ra thường do việc thiết kế luồng lưu chuyển vật liệu và thông tin kém. (4) Vận chuyển (Transportation): Vận chuyển sản phẩm trong quy trình sản xuất là phát sinh chi phí mà không làm tăng giá trị cho sản phẩm. Quá trình vận chuyển còn là cơ hội làm giảm chất lượng sản phẩm. 22 (5) Chuyển động không cần thiết (Unnecessary motion): Chuyển động này đề cập đến nhà sản xuất, người lao động hay sự di chuyển của thiết bị mà có thể gây ra thiệt hại và các vấn đề không an toàn khác.
(6) Gia công thừa (Over processing): Sử dụng các nguồn tài nguyên đắt tiền hơn cần thiết hoặc thêm các tính năng thiết kế mà khách hàng không cần. Tài nguyên đắt tiền cũng khuyến khích sản xuất quá mức để phục hồi chi phí cao đã bỏ ra. (7) Khuyết tật, phế phẩm (Defects): Các khuyết tật về chất lượng sản phẩm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh như: việc phải làm lại sản phẩm, phế liệu và các chi phí liên quan. Kéo thay vì đẩy (Pull instead of push): Các sản phẩm được kéo theo nhu cầu của khác hàng thay vì đẩy từ các phân xưởng trước trong sản xuất hàng loạt.
Các nhóm đa chức năng (Multifunctional teams): Các nhóm này nên được xây dựng bởi các nhân viên có chức năng chéo.