CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu 1. Khái niệm về hoạt động mua sắm nguyên vật liệu Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu mô tả quá trình mua hàng của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp,. Đó là việc tìm hiểu nhu cầu của thị trường, từ đó xác định và lựa chọn một hoặc một nhóm nhà cung cấp, đàm phán thương lượng giá cả và các dịch vụ đi kèm.
Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu là một khái niệm rộng hơn trong việc thu mua và nó bao gồm nhiều hoạt động như đặt hàng, xúc tiến, nhận hàng và thanh toán. Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong việc thu mua các vật liệu, bộ phận, vật tư và các dịch vụ cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ nào đó. Hoạt động mua sắm phụ liệu được chia thành hai hình thức, đó là mua số lượng lớn và mua số lượng nhỏ. Việc phân loại hai hình thức này dựa trên bảy nhân tố: Khối lượng; Tính đặc hiệu; Độ phức tạp công nghệ; Tính thiết yếu; Chất lượng; Sự đa dạng và giá trị kinh tế.
Vai trò của hoạt động mua sắm nguyên vật liệu Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải chú trọng tới nhiều yếu tố. Nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào. Trong đó nguyên vật liệu là yếu tố đáng chú ý nhất vì nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không tiến hành được.
Nguyên vật liệu là từ tổng hợp dùng để chỉ chung nguyên liệu và vật liệu. Trong đó, nguyên liệu là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đều là nguyên liệu. Tiêu chuẩn để phân biệt sự khác nhau giữa nguyên liệu và đối tượng lao động là sự kết tinh lao động của con người trong đối tượng lao động. Nguyên vật liệu trong quá trình hình thành nên sản phẩm được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
Nguyên vật liệu chính tạo nên thực thể sản phẩm, ví dụ như bông tạo thành sợi để từ sợi tạo nên thực thể vải hay kim loại tạo nên thực thể của máy móc thiết bị,. Vật liệu phụ lại bao gồm nhiều loại có loại thêm SVTH: Trương Ngọc Minh Châu 5 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Phương Trung vào nguyên liệu chính để làm thay đổi tính chất của nguyên liệu chính nhằm tạo nên tính chất mới phù hợp với yêu cầu của sản phẩm. Có loại lại dùng để tạo điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tư liệu lao động và hoạt động của con người,.
Việc phân chia như thế này không dựa vào đặc tính hoá học hay khối lượng tiêu hao mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào quá trình tạo ra sản phẩm. Vì vậy, mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò khác nhau dựa vào đặc tính của từng sản phẩm. Là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, chính vì vậy, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng chất lượng chủng loại,.
có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Để đảm cho chất lượng của sản phẩm làm ra thì phải đảm bảo được chất lượng của nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời nó cũng là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, một trong các hoạt động quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp chính là quản lý nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu. Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại phụ liệu khác nhau.
Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ thì nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại theo những tiêu thức phù hợp. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu thành từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhất định. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài). Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành SVTH: Trương Ngọc Minh Châu 6 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Phạm Phương Trung nên thực thể chính của sản phẩm. Ví dụ cụ thể, để sản xuất một chiếc áo thì nguyên vật liệu chính cấu thành nên chiếc áo này là vải, vải lót, vải tulle,… Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, gia công sản phẩm, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt còng được gọi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ: cũng được xem như là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi một số tính chất lí hoá của nguyên vật liệu chính (hình dáng, màu sắc, mùi vị,.) hoặc phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức, phục vụ cho công tác quản lý. Nguyên vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Cụ thể trong ngành dệt may, một số nguyên phụ liệu khác thường được loại ra trong quá trình sản xuất là các loại vải vụn, phụ liệu thừa hay phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà từng loại nguyên vật liệu lại được chia thành từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chi tiết, cụ thể hơn. Việc phân loại cần lập thành sổ điểm danh cho từng loại nguyên vật liệu, trong đó mỗi nhóm được sử dụng một ký hiệu riêng để người quản lý dễ dàng nhận biết và kiểm soát. Các hình thức mua sắm nguyên vật liệu Dựa trên bảy yếu tố mua hàng, hoạt động mua sắm nguyên vật liệu được chia thành hai hình thức, đó là mua số lượng lớn và mua số lượng nhỏ: Trong trường hợp mua số lượng lớn, doanh nghiệp, tổ chức,… mua một khối lượng lớn, số lượng lớn nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa của họ.
Mua hàng loạt được xử lý trong các tổ chức lớn và các tổ chức đa quốc gia với quá trình thu mua theo một hệ thống tiêu chuẩn hóa chung. Trong khi đó, một số khác tổ chức sử dụng quy trình mua riêng. Nếu không có quy trình, tiêu chuẩn mua hàng phù hợp chặt chẽ thì việc mua số lượng lớn thường xuyên bị lạm dụng và thiếu kiểm soát trong quá trình mua hàng ở các tổ chức. Thực tế, việc mua sắm nguyên vật liệu số lượng lớn thường diễn ra trong thời gian dài và không khẩn cấp.
Trong trường hợp mua sắm nguyên vật liệu số lượng nhỏ, quy mô nhỏ có mặt hàng khối lượng thấp, số lượng nhỏ, với tần suất sử dụng không đáng kể, độ đa dạng SVTH: Trương Ngọc Minh Châu 7 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Phương Trung cao và độ phức tạp kỹ thuật thấp. Hoạt động mua này chủ yếu bao gồm việc mua sắm phụ tùng máy móc, linh kiện điện tử, các dụng cụ sửa chữa máy móc, thường xuyên ở văn phòng và các mặt hàng phụ khác. Thực tế, các trường hợp mua sắm với số lượng nhỏ thường là các trường hợp mua khẩn cấp, yêu cầu giao hàng trong thời gian ngắn.
Bên cạnh đó, có hai loại mua cơ bản trong kinh doanh: mua để bán lại hoặc mua để tiêu thụ, sản xuất. Mua để bán lại chủ yếu được thực hiện dưới hình thức bán lẻ hoặc bán buôn. Hình thức mua để tiêu thụ, sản xuất được gọi là mua công nghiệp. Những người mua công nghiệp thường phải đối mặt với các vấn đề phức khác nhau khi so sánh, đánh giá các nhà cung ứng.
Chẳng hạn, doanh nghiệp phải dành thời gian để dự đoán những sản phẩm nào nên được sản xuất hoặc họ nên sản xuất những gì, số lượng bao nhiêu cùng với vô vàn những vấn đề khác nhau. Quy trình mua sắm nguyên vật liệu Mua sắm nguyên liệu là một quá trình trong quy trình sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Quá trình mua của từng doanh nghiệp, tổ chức có thể khác nhau, nhưng vẫn có một số yếu tố quan trọng chung trong quá trình mua hàng giữa các doanh nghiệp, tổ chức này. Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện hình thành thỏa thuận hợp đồng giao dịch.
Sau khi nhà cung cấp giao sản phẩm hoặc dịch vụ và khách hàng ghi lại việc giao hàng (trong một số trường hợp trước khi nhận hàng về kho, nguyên liệu phải trải qua quá trình kiểm tra hàng hóa). Một hóa đơn được gửi bởi nhà cung cấp được kiểm tra chéo với đơn đặt hàng và các tài liệu chỉ định hàng hóa nào đã được nhận. Cuối cùng, doanh nghiệp thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận cho nhà cung cấp. Quy trình mua sắm chiến lược tại các doanh nghiệp, tổ chức thường diễn ra theo các bước như sau: Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng nội bộ.
Trước khi bắt đầu mua sắm nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải xác định họ cần mua những nguyên vật liệu nào, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào, có SVTH: Trương Ngọc Minh Châu 8 van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Phương Trung đặc tính gì,… Đây chính là bước thu thập dữ liệu ban đầu để đánh giá tài nguyên được sử dụng, cách hoạch địch chi phí trong việc mua sắm có hiệu quả hay không,… Bước 2: Tiến hành tìm kiếm, đánh giá các nhà cung ứng.